Timeline zur Transformation der Security
Timeline zur Transformation der Security bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zur Transformation der Security im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Planung und lückenlosen Umsetzung aller sicherheitsrelevanten Maßnahmen – etwa Zutrittskontrollen, Bewachung, Gefahrenmeldetechnik und Notfallorganisation. Sie gewährleistet, dass der Schutz von Personen, Sachwerten und Informationen am neuen Standort zum Übergangszeitpunkt vollumfänglich und rechtskonform sichergestellt ist.
Zeitplan für die Einführung des Sicherheitsmanagements (Neubau + Betrieb) – Prozessfokus bis Januar 2027
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April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, Sicherheitsbeauftragte, Arbeitsschutz, Unternehmensleitung
-Definition strategischer Ziele: Schutz von Personen, Gebäuden und Sachwerten
-Abgleich mit gesetzlichen Anforderungen: Arbeitsschutzgesetz, Bewachungsverordnung
-Festlegung physischer Schutzprinzipien (z. B. Außensicherung, Wachschutz, Besuchermanagement außerhalb der Empfangszeiten)
-Integration in das übergeordnete Sicherheits- und Notfallkonzept
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Mai 2025: Start der Mitbestimmung
Verantwortlich: Facility Management und Betriebsrat
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Juni – Juli 2025: Funktionale Prüfung der Ausführungsplanujng (Neubau)
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung
-Erhebung möglicher Sicherheitsmaßnahmen: Zugangskontrollen, Wachdienste, Perimetersicherung
-Risikobewertung nach Gebäudenutzung, Lage, Personenverkehr, Gefährdungspotenzial
-Festlegung der Schutzbedarfsstufen und Definition eines Zielbilds für physische Sicherheit
-Abgleich mit Brandschutz, Evakuierungsrouten und Flächenplanung
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Juli 2025 – Februar 2026: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Rechtsabteilung
-Erstellung von Anforderungen für Wachdienste, Streifengänge, Zutrittskontrollen und Objektschutz
-Definition von KPIs: Reaktionszeiten, Vorfallquote, Kontrollfrequenz, Anwesenheitszeiten
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Sicherheitsdienste, Zugangseinrichtungen, Kontrollstellen
-Auswahl erfahrener Sicherheitsfirmen mit DIN 77200-Zertifizierung
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Oktober – November 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Dezember 2025 – März 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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November 2026 – Januar 2027: Aufbau neuer Kontrollpunkte und Wachdienste (Pilotvorbereitung)
Verantwortlich: Facility Management, Sicherheitsdienst, Objektleitung
-Einrichtung neuer Wachpunkte, Kontrollrouten und Zugangsbeschränkungen
-Planung der Dienstzeiten, Streckenführung und Revierpläne
-Beschilderung, Sichtbarkeit und Präsenzkonzepte an Eingängen und neuralgischen Punkten
-Vorbereitung der Sicherheitsdokumentation und Meldelogik
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November 2026 – Januar 2027: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Facility Management, Sicherheitsdienst, Personalentwicklung
-Testbetrieb von Zutritts- und Kontrollroutinen mit ausgewähltem Personal
-Schulung von Sicherheitskräften in Verhalten, Rechtslagen, Eskalation und Kommunikation
-Auswertung der Pilotphase: Vorfallberichte, Nutzerfeedback, Kontrollprotokolle
-Anpassung von Routen, Übergabeprozessen und Eskalationsketten
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Februar 2027: Rollout und Betriebsfreigabe
Verantwortlich: Facility Management, Sicherheitsdienst, Unternehmenskommunikation
-Vollständiger Rollout des physischen Sicherheitskonzepts im Neubau und Bestand
-Festlegung der Sicherheitsroutinen: Kontrollgänge, Tor-/Empfangsdienste, Sperrzeiten
-Kommunikation an Mitarbeitende zu Verhalten, Zugang und Meldewegen
-Freigabe zur operativen Nutzung mit laufender Protokollführung
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März– September 2027: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Sicherheitsdienst
-Evaluierung der Vorfälle, Kontrollqualität, Nutzerakzeptanz und Verbesserungsvorschläge
-Feinjustierung von Dienstzeiten, Wachdiensten, Zutrittsregelung und Schulungsbedarf
-Erstellung von Erfahrungswerten und Standardprozessen für weitere Objekte
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September 2027 – Juni 2028: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation
-Offizielle Einführung des physischen Sicherheitskonzepts im Neubau
-Kommunikation an Nutzergruppen, Sicherheitsdienste und Dienstleister
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Integration in die Gesamtstrategie für Objektschutz und Organisationssicherheit
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2027 - ff: Laufender Betrieb der physischen Sicherheitsmaßnahmen (beide Gebäude)
-Physische Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten Schutz vor unbefugtem Zutritt, Vandalismus und Übergriffen
-Regelmäßige Kontrollgänge, Zugangskontrollen und Anwesenheitsprüfungen
-Schulung und Überprüfung von Sicherheitsdiensten und internen Akteuren
-Protokollierung, interne Audits und regelmäßige Optimierung
-Eskalationsmanagement bei Vorfällen und klar geregelte Notfallroutinen
