Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Zutrittsberechtigungen ausgeben und sperren

Facility Management: Security » Sicherheitskonzept » Eigentum » Zutrittsberechtigungen ausgeben und sperren

Die Vergabe von Zutrittsberechtigungen ist ein entscheidendes Element, um die Sicherheit von Unternehmensressourcen und sensiblen Informationen zu gewährleisten

Die Vergabe von Zutrittsberechtigungen ist ein entscheidendes Element, um die Sicherheit von Unternehmensressourcen und sensiblen Informationen zu gewährleisten

Ein effizientes System zur Verwaltung von Zutrittsberechtigungen ermöglicht es, Berechtigungen zielgerichtet zu erteilen, zu überwachen und bei Bedarf zu entziehen. Die Überprüfung von Zutrittsberechtigungen sollte regelmäßig erfolgen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu bestimmten Bereichen haben. Im Falle eines Sicherheitsvorfalls oder einer Kündigung müssen Unternehmen in der Lage sein, Zutrittsberechtigungen umgehend zu sperren, um den Schutz des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Zutrittskontrolle: Verwaltung von Zugangsberechtigungen

Zutrittsberechtigungen ausgeben und sperren

Effizienter Zugangskontrollprozess

Ein strukturierter Prozess zur Ausgabe von Zugangsausweisen mit Identitätsprüfung, Autorisierung und Dokumentation für Mitarbeiter und externe Personen.

In Zusammenarbeit und auf Grundlage des Flächenmanagements sowie des Personalbereichs werden die notwendigen Zutrittsberechtigungen vergeben. Diese Berechtigungen bilden die Grundlage für die Ausgabe von Schlüsselklassen sowie die Transponder- oder Kartenprogrammierung. Das System wird regelmäßig aktuell gehalten und gepflegt.

Die Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters im Facility Management, der in der Ausgabestelle für Betriebsausweise beschäftigt ist, kann etwa wie folgt aussehen:

Einsatzzeit:

Werktags, außer feiertags jeweils 8 Stunden.

Fachliche und persönliche Qualifikation:

  • EDV-Grundkenntnisse,

  • Schließtechnische Kenntnisse,

  • Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch,

  • VS-Ermächtigung,

  • zuverlässig, verschwiegen, vertrauenswürdig,

  • Genauigkeit bei der Arbeitsdurchführung.

Leistungsbeschreibung (Tätigkeiten, Verantwortungsbereich):

  • Ausgabe/Rücknahme von Schlüsseln,

  • Schlüsselbewegungsprotokollierung,

  • Administration von Schließgruppen,

  • kleine Montagearbeiten bei Änderung von Schließgruppen,

  • Sicherungsscheinverwaltung,

  • Melde- und Berichtswesen,

Technisch/organisatorische Voraussetzungen:

  • Die Suche nach Schlüsseln muss über Raumzuordnung, Mitarbeiter, Schließplänen und anderen Varianten möglich sein.

  • Als Reportmöglichkeiten sind folgende erforderlich:

  • Darstellung von Schließplänen in Tabellenform,

  • Schlüsselraumberichte,

  • Schlüssel/ Mitarbeiterreports,

  • Mitarbeiter/ Schlüsselreports,

  • Listen mit Schlüsselrückgabeterminen,

  • Reports von Schlüsseln von früheren Mitarbeitern,

  • Berichte über die Zutrittsberechtigung pro Raum,

  • Listen über Schlüssel pro Organisationseinheit,

  • Darstellung von eingelagerten Schließzylindern und Schlüsseln.

Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen an das Objekt

Diese Beschreibung ist ideal typisch und muss jeweils ans konkrete Objekt angepasst werden.

Schließpläne führen und fortschreiben

Für diese Tätigkeit sähe eine ideal typische Beschreibung folgendermaßen aus:

Effiziente Verwaltung von Schließplänen

  • Software beherrschen und einsetzen für die Schließplanverwaltung bzw. Schlüssel, Transponder- oder Kartenprogrammierung,

  • Ersatzschlösser und -schlüssel verwalten und vorhalten,

  • ggf. Ersatz beschaffen,

  • ggf. Schlösser sperren,

  • Schließplan verwalten,

  • der Schließplan muss ständig aktuell sein. Die Ersatzschlüssel usw. müssen mit dem Plan übereinstimmen. Eine regelmäßige Inventur ist durchführen.

Schließsysteme programmieren / anpassen

Bereits in der Neubauphase sollte bei der Planung das optimale Schließsystem entwickelt und vorgegeben werden. Durch das Facility Management ist hierzu die Abstimmung mit dem Architekten nötig, um:

Software zur Schließplanverwaltung einsetzen

  • Software zu bestimmen und einsetzen für die Schließplanverwaltung

  • bzw. Schlüssel, Transponder- oder Kartenprogrammierung.

  • und die Schließplan zu erarbeiten.

Zutrittsberechtigungen ausgeben, zurücknehmen

In Zusammenarbeit und auf Grundlage des Flächenmanagements sowie des Personalbereichs werden die Zutrittsberechtigungen vergeben. Diese Berechtigungen bilden die Grundlage für die Ausgabe von Schlüsselklassen sowie die Transponder- oder Kartenprogrammierung. Das System wird regelmäßig aktuell gehalten, damit zu jeder Zeit erkennbar ist, wer zu welchen Räumen Zutritt hat bzw. hatte.