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Zutrittsberechtigungen ausgeben und sperren

Zutrittsberechtigungen ausgeben und sperren

In Zusammenarbeit und auf Grundlage des Flächenmanagements, sowie des Personalbereiches sind die notwendigen Zutrittsberechtigungen zu vergeben.

Diese sind Grundlage für die Ausgabe von Schlüsselklassen bzw. der Transponder- oder Kartenprogrammierung. Das System ist aktuell zu pflegen.

Die Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters im Facility Management, der in der Ausgabestelle für Betriebsausweise beschäftigt ist, kann etwa wie folgt aussehen:

Einsatzzeit:

Werktags, außer feiertags jeweils 8 Stunden.

Fachliche und persönliche Qualifikation:

  • EDV-Grundkenntnisse,

  • Schließtechnische Kenntnisse,

  • Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch,

  • VS-Ermächtigung,

  • zuverlässig, verschwiegen, vertrauenswürdig,

  • Genauigkeit bei der Arbeitsdurchführung.

Leistungsbeschreibung (Tätigkeiten, Verantwortungsbereich):

  • Ausgabe/Rücknahme von Schlüsseln,

  • Schlüsselbewegungsprotokollierung,

  • Administration von Schließgruppen,

  • kleine Montagearbeiten bei Änderung von Schließgruppen,

  • Sicherungsscheinverwaltung,

  • Melde- und Berichtswesen,

Technisch/organisatorische Voraussetzungen:

  • Die Suche nach Schlüsseln muss über Raumzuordnung, Mitarbeiter, Schließplänen und anderen Varianten möglich sein.

  • Als Reportmöglichkeiten sind folgende erforderlich:

  • Darstellung von Schließplänen in Tabellenform,

  • Schlüsselraumberichte,

  • Schlüssel/ Mitarbeiterreports,

  • Mitarbeiter/ Schlüsselreports,

  • Listen mit Schlüsselrückgabeterminen,

  • Reports von Schlüsseln von früheren Mitarbeitern,

  • Berichte über die Zutrittsberechtigung pro Raum,

  • Listen über Schlüssel pro Organisationseinheit,

  • Darstellung von eingelagerten Schließzylindern und Schlüsseln.

Diese Beschreibung ist ideal typisch und muss jeweils ans konkrete Objekt angepasst werden.

Schließpläne führen und fortschreiben

Für diese Tätigkeit sähe eine ideal typische Beschreibung folgendermaßen aus:

  • Software beherrschen und einsetzen für die Schließplanverwaltung bzw. Schlüssel, Transponder- oder Kartenprogrammierung,

  • Ersatzschlösser und -schlüssel verwalten und vorhalten,

  • ggf. Ersatz beschaffen,

  • ggf. Schlösser sperren,

  • Schließplan verwalten,

  • der Schließplan muss ständig aktuell sein. Die Ersatzschlüssel usw. müssen mit dem Plan übereinstimmen. Eine regelmäßige Inventur ist durchführen.

Schließsysteme programmieren / anpassen

Bereits in der Neubauphase sollte bei der Planung das optimale Schließsystem entwickelt und vorgegeben werden. Durch das Facility Management ist hierzu die Abstimmung mit dem Architekten nötig, um:

  • Software zu bestimmen und einsetzen für die Schließplanverwaltung

  • bzw. Schlüssel, Transponder- oder Kartenprogrammierung.

  • und die Schließplan zu erarbeiten.

Zutrittsberechtigungen ausgeben, zurücknehmen

In Zusammenarbeit und auf Grundlage des Flächenmanagements, sowie des Personalbereiches sind die Zutrittsberechtigungen zu vergeben.

Diese sind Grundlage für die Ausgabe von Schlüsselklassen bzw. der Transponder- oder Kartenprogrammierung. Das System ist aktuell zu pflegen, damit zu jeder Zeit erkennbar ist, wer zu welchen Räumen Zutritt hat bzw. hatte.

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