Angebotsaufforderung im Ausschreibungsverfahren

Untertitel: Strukturierung transparenter und vergleichbarer Angebote für rechtlich konforme und hochwertige Sicherheitsdienste

1. Allgemeine Informationen
RFQ-Referenz-Nr.:
Ausschreibungsdatum:
Ausschreibende Stelle (Auftraggeber):
Ansprechpartner:
E-Mail:
Telefon:
Einreichungsfrist:

2. Einleitung & Zweck
Diese Anfrage zur Angebotsabgabe (Request for Quotation, RFQ) wird zur Beschaffung von betrieblichen Sicherheitsdienstleistungen für [einen Unternehmensstandort/mehrere Unternehmensstandorte] herausgegeben. Der Zweck dieser RFQ besteht darin, von vorqualifizierten Dienstleistern detaillierte Preis- und Leistungsvorschläge für klar definierte Sicherheitsaufgaben zu erhalten. Der Leistungsumfang umfasst standardisierte Sicherheitsdienste wie:

-Bewachung und Objektschutz
-Zugangskontrolle
-Videoüberwachung (Monitoring)
-Streifendienst
-Empfangssicherheitsdienst

Alle eingeladenen Bieter müssen ihre Angebote in dem vorgegebenen Format einreichen, um eine transparente, vergleichbare und regelkonforme Auswertung zu gewährleisten.

3. Anwendungsbereich der RFQ
Diese RFQ findet in folgendem Kontext Anwendung:

-Die benötigten Sicherheitsleistungen sind standardisiert und wiederkehrend.
-Der Leistungsumfang ist vollständig definiert und erfordert keine konzeptionelle Entwicklung durch die Bieter.
-Es werden ausschließlich vorab geprüfte und vertrauenswürdige Bieter zur Angebotsabgabe eingeladen.
-Die Auswahl des Dienstleisters erfolgt primär auf Grundlage von Preis, Qualität und Compliance.

4. Anschreiben & Bieteranweisungen
Alle teilnehmenden Bieter werden aufgefordert:

-Ihre Angebote bis zur in Abschnitt 1 genannten Frist einzureichen.
-Die bereitgestellten Formulare und Vorlagen zu verwenden (siehe Anhänge).
-Sämtliche Anfragen und Klarstellungen ausschließlich an die genannte Kontaktperson zu richten.
-Ihre Angebotsunterlagen im PDF-Format (technische und Compliance-Dokumente) sowie das Preisblatt im Excel-Format einzureichen.

5. Leistungsumfang
Der ausgewählte Sicherheitsdienstleister stellt qualifiziertes Personal zur Verfügung, um folgende Aufgaben zu erfüllen:

Einsatzorte:
-(Hauptstandort)
-[Weitere Standorte bei Bedarf]

Schichtzeiten:
-Tagdienst: (werktags)
-Nachtdienst: (werktags)
-Feiertagsdienst: Ja, Abdeckung der Tagdienstzeiten auch an Feiertagen (nach Absprache)

Aufgaben umfassen unter anderem:
-Zugangskontrolle für Mitarbeiter, Besucher und Lieferanten
-Besetzung und Überwachung des Empfangsbereichs
-Alarmüberwachung und Interventionsdienst bei Alarmen
-Regelmäßige Rundgänge auf dem Gelände (Häufigkeit und Routen durch den Auftraggeber vorgegeben)
-CCTV-Monitoring und Auswertung von Videoaufzeichnungen
-Berichtswesen bei Sicherheitsvorfällen gemäß Vorgabe des Auftraggebers

6. Personalanforderungen
Die eingesetzten Sicherheitskräfte müssen folgende Qualifikationen und Anforderungen erfüllen:

-Gültiger Sachkundenachweis gemäß § 34a GewO (Bewachungserlaubnis)
-Aktuelle Erste-Hilfe-Ausbildung (Erste-Hilfe-Schein)
-Ausbildung zum Brandschutzhelfer
-Einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis
-Sprachkenntnisse in Deutsch (mindestens B2) und Englisch (mindestens A2/B1)
-Professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung

7. Organisatorischer Rahmen
-Vertragsbeginn:
-Vertragslaufzeit:

Dem Angebot beizufügende Unterlagen:
-Ausgefülltes Preisblatt (Anlage A)
-Versicherungsnachweise (Anlage B)
-Compliance-/Integritätserklärungen (Anlage C)
-Unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA, Anlage D)

8. Rechtliche und Compliance-Vorgaben
Bieter müssen mit ihrem Angebot folgende Nachweise und Erklärungen vorlegen:
-Schriftliche Bestätigung der Einhaltung aller geltenden arbeitsrechtlichen Gesetze, gesetzlichen Lohnvorgaben und einschlägigen Tarifverträge.
-Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen sowie Nachweise der Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen.
-Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung und ggf. einer Vertrauensschadenversicherung.
-Nachweise über einschlägige Zertifizierungen (z.B. DIN 77200 für Sicherheitsdienstleistungen, ISO 9001 – falls vorgeschrieben oder vorhanden).
-DSGVO-Konformitätserklärung (Datenschutz) sowie eine vom Bieter unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA).

9. Preisgestaltung und Kostenaufschlüsselung
Alle Preisangebote sind unter Verwendung der bereitgestellten Excel-Vorlage einzureichen. Die Angebotspreise sind als Stundensätze anzugeben für:

-Tagdienst
-Nachtdienst
-Feiertagsdienst

Jeder dieser Stundensätze ist transparent wie folgt aufzuschlüsseln:

-Grundlohn (Basislohn des Sicherheitspersonals)
-Gesetzliche Sozialabgaben
-Zuschläge und Prämien (z.B. Nachtzuschlag, Feiertagszuschlag)
-Gemeinkosten/Verwaltungskosten
-Gesamtbetrag pro Stunde

10. Einreichung und Fristen
-Format der Angebote: Schriftliche Angebotsunterlagen im PDF-Format (technische und organisatorische Beschreibung) sowie Preisangaben im Excel-Format.
-Einreichungsweg: Elektronisch per E-Mail (siehe Kontakt-E-Mail in Abschnitt 1) oder über das vorgesehene Beschaffungsportal.
-Abgabetermin für Angebote: 15.09.2025, 17:00 Uhr MEZ.
-Frist für Bieterfragen: 01.09.2025, 17:00 Uhr MEZ (alle Fragen sind bis zu diesem Termin schriftlich einzureichen).

11. Bewertungskriterien
Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt anhand folgender Hauptkriterien:

-Preis und Kostentransparenz des Angebots
-Einhaltung der geforderten Leistungsbeschreibung und rechtlichen Vorgaben
-Qualifikation und Erfahrung des vorgeschlagenen Personals
-Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bei der Dienstleistungserbringung

12. Verfahren nach der Bewertung & Zuschlag
Alle Angebote werden durch ein internes Gremium, bestehend aus Vertretern des Einkaufs, der Unternehmenssicherheit und der Rechts-/Compliance-Abteilung, prüfend bewertet. Während der Evaluierungsphase können Bieter zur Klarstellung bestimmter Angebotsdetails kontaktiert werden; sämtliche Kommunikation wird dabei dokumentiert. Der Zuschlag wird an den Bieter erteilt, der insgesamt das wirtschaftlichste sowie den Anforderungen voll erfüllende Angebot vorgelegt hat. Nach Zuschlagserteilung werden alle nicht berücksichtigten Bieter schriftlich benachrichtigt. Auf Wunsch kann nicht berücksichtigten Teilnehmern ein Feedback zur Bewertung ihres Angebots gegeben werden.