3G10 Mitarbeiterselbstauskünfte
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Mitarbeiterselbstauskünfte für transparente Personalprozesse
- Titelblatt
- Zweck
- Anwendungsbereich
- Inhaltliche Anforderungen
- Dokumentationsprozess
- Vorlage
- Aufbewahrung
- Anlagenverzeichnis
- Konformitätserklärung
- Unterschrift
Titelblatt & Identifikation
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Mitarbeiter‑Selbstauskünfte – Bestätigung von Zuverlässigkeit & Integrität für [Objektname] |
| Rechtlicher Name des Dienstleisters | [Name der juristischen Person] |
| Sitz des Dienstleisters | [Vollständige Adresse des Dienstleisters] |
| Kontaktinformationen | Telefon: [Nummer], E‑Mail: [Adresse] |
| Kontaktinformationen | [TT.MM.JJJJ] |
| Referenznummer des Vertrags/Vergabeverfahrens | [Nummer] |
| Versionsnummer & Änderungshistorie | [Version – Datum – kurze Beschreibung der Änderungen] |
| Unterschrift & Stempel des bevollmächtigten Vertreters | [Name, Funktion, Datum, Unterschrift, Unternehmensstempel] |
Zweck des Dokuments
Dieses Dokument bestätigt gegenüber dem Auftraggeber, dass sämtliche für die Objektbewachung eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter des Dienstleisters eine schriftliche Selbstauskunft über ihre Zuverlässigkeit, Integrität und die Einhaltung des vereinbarten Verhaltenskodex abgegeben haben.
Der Dienstleister versichert, dass alle eingesetzten Mitarbeiter die gesetzlichen, vertraglichen und ethischen Eignungskriterien erfüllen, die für Bewachungsaufgaben nach § 34a Gewerbeordnung (GewO) erforderlich sind.
Die folgenden Personengruppen, die im Rahmen des Vertrages Sicherheitsdienstleistungen erbringen, sind von der Selbstauskunftspflicht erfasst:
Stationäre Sicherheitskräfte: uniformierte oder zivile Mitarbeiter, die festgelegte Bereiche überwachen.
Streifendienstmitarbeiter: Personal, das regelmäßige oder anlassbezogene Kontrollgänge durchführt.
Leitstellen‑/Notrufzentrale‑Operatoren: Mitarbeiter der Sicherheits‑ oder Notrufzentrale, die Alarme entgegennehmen und Einsatzkräfte koordinieren.
Vorgesetzte und Teamleiter: Personen mit Weisungs‑ oder Führungsbefugnis, die den operativen Einsatz der Sicherheitskräfte verantworten.
Jeder Mitarbeiter muss durch seine Unterschrift verbindlich erklären, dass er:
Keine relevanten Vorstrafen besitzt – insbesondere keine Verurteilungen wegen Gewalt‑, Diebstahls‑, Betrugs‑ oder sonstiger sicherheitsrelevanter Delikte.
Keinem verbotenen Verein nach dem Vereinsgesetz oder verfassungswidrigen Organisationen angehört oder angehört hat und nicht Mitglied einer extremistischen Organisation ist.
Keine unerlaubte Nebentätigkeit im Sicherheitsgewerbe ausübt und kein sonstiges Arbeitsverhältnis besitzt, das seine Zuverlässigkeit beeinträchtigt.
Nicht Gegenstand anhängiger Straf‑ oder Ermittlungsverfahren ist, die die Eignung für Sicherheitsaufgaben in Frage stellen.
Mit den objektspezifischen Dienstanweisungen, dem Verhaltenskodex sowie den Verschwiegenheits‑ und Datenschutzverpflichtungen (einschließlich DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz) vertraut ist und diese einhält.
Verpflichtet ist, Änderungen unverzüglich mitzuteilen, sobald sich die unter Ziff. 1–5 genannten Angaben ändern.
Verifizierungs‑ und Dokumentationsprozess
Zeitpunkt der Erhebung: Die Selbstauskunft ist im Rahmen der Einstellung und spätestens vor der erstmaligen Entsendung zum Objekt einzuholen.
Zuständigkeit für die Prüfung: Die Personal‑ oder Compliance‑Abteilung des Dienstleisters überprüft die Vollständigkeit und Plausibilität der Angaben.
Rechtliche Grundlage: Die Überprüfung der Zuverlässigkeit erfolgt auf Grundlage des § 34a GewO. Die zuständige Behörde hat zur Prüfung mindestens Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister, dem Bundeszentralregister und Stellungnahmen der Landespolizei einzuholen.
Datenschutz und Speicherung: Die ausgefüllten Formulare werden nur zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet und entsprechend § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gespeichert. Der Dienstleister stellt sicher, dass personenbezogene Daten vertraulich behandelt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden.
Vorlage beim Auftraggeber
Einsichtnahme: Auf schriftliche Anfrage des Auftraggebers stellt der Dienstleister die vollständigen Selbstauskünfte der eingesetzten Mitarbeiter zur Verfügung, sofern dies datenschutzrechtlich zulässig ist.
Regelmäßige Bestätigung: Für periodische Compliance‑Prüfungen kann dem Auftraggeber eine zusammenfassende Liste bereitgestellt werden, in der bestätigt wird, dass für alle eingesetzten Mitarbeiter gültige Selbstauskünfte vorliegen.
Aufbewahrung und Aktualisierung
Die Selbstauskünfte werden für die Dauer des Einsatzes des jeweiligen Mitarbeiters und für den gesetzlich vorgeschriebenen Nachweiszeitraum aufbewahrt.
Eine jährliche Bestätigung der Angaben ist verpflichtend; bei Veränderungen der persönlichen Verhältnisse ist eine sofortige Aktualisierung erforderlich.
Anlagenverzeichnis
Anlage A : Muster der Mitarbeiter‑Selbstauskunft (Formular zur Erhebung der Angaben gemäß Abschnitt 4).
Anlage B : Mitarbeiterbestätigung des Verhaltenskodex (Dokument zur schriftlichen Bestätigung der Kenntnis und Einhaltung des Verhaltenskodex).
Anlage C : Vertraulichkeitserklärung (Formular zur Verpflichtung auf Geheimhaltung und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen).
Konformitätserklärung
Der Dienstleister bestätigt hiermit, dass alle für [Objektname] eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter eine ordnungsgemäß ausgefüllte und unterschriebene Selbstauskunft eingereicht haben. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die Zuverlässigkeit von Bewachungspersonal nach § 34a GewO und die Beachtung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen (insbesondere DSGVO und BDSG) werden gewährleistet. Zertifizierungen nach DIN 77200 attestieren, dass der Dienstleister die für Sicherheitsdienste wesentlichen Anforderungen an Organisation, Personalführung und Unternehmensabläufe erfüllt. Kunden profitieren dadurch von transparenten Prozessen und zuverlässigen Leistungen.