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Prüfungstechniken im Sicherheits‑FM fest verankern

Facility Management: Security » Betrieb » Prüfungen

Prüfungstechniken fest verankern: Sicherheit – Betrieb – Prüfungen

Prüfungstechniken fest verankern: Sicherheit – Betrieb – Prüfungen

Facility Management (FM) umfasst die ganzheitliche Bewirtschaftung und den Betrieb von Immobilien und technischen Anlagen. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Sicherheit im Betrieb – also der Schutz von Menschen, Sachwerten und Umwelt während des Gebäudebetriebs. Dies erfordert ein systematisches Einbinden von Prüfungstechniken und Inspektionsprozessen in das tägliche FM. Versäumnisse in diesem Bereich können gravierende Folgen haben: von Unfällen und Sachschäden bis hin zu Haftungsrisiken für Betreiber. In der Praxis zeigen Vorfälle und Studien, dass unabhängige Prüfungen zahlreiche Mängel erst sichtbar machen und Unfälle verhindern. Gleichzeitig stehen FM-Verantwortliche vor Herausforderungen wie komplexen gesetzlichen Vorgaben, begrenzten Ressourcen und zunehmender Technisierung der Gebäudewelt.

Die Analyse der Rechtsgrundlagen (vom ArbSchG über BetrSichV und DGUV bis zu DIN/ISO-Normen) zeigt unmissverständlich, dass Compliance im FM-Betrieb keine Option, sondern Pflicht ist – und zwar eine, die bei Nichtbeachtung gravierende Konsequenzen haben kann. Die Betreiberverantwortung zwingt FM-Verantwortliche, systematisch für sichere Anlagen und Arbeitsmittel zu sorgen, wozu Prüfungen als zentrales Mittel gehören. Nur mit ausreichend kompetentem Personal – intern oder extern – lassen sich Prüfkonzepte mit Leben füllen. Hier besteht branchenweit die Aufgabe, Qualifikationsdefizite zu schließen und Bewusstsein zu fördern, da nach wie vor in manchen Unternehmen die Risiken unterschätzt werden. Mit einem professionell implementierten Prüf- und Sicherheitsmanagement wird diese Schutzfunktion erfüllt und die Grundlage für einen rechtssicheren, effizienten und nachhaltigen Gebäudebetrieb gelegt. Das vorliegende Konzept und die Empfehlungen zeigen einen Weg auf, wie dies in wissenschaftlich fundierter und praxisgerechter Weise erreicht werden kann – sodass Sicherheit im Facility Management keine Zusatzaufgabe, sondern eine Selbstverständlichkeit ist.

Prüfungen im Gebäudemanagement – Rechtssicherheit, Funktionalität und Betriebskontinuität

Theoretische und rechtliche Grundlagen

Ein effektives Sicherheits- und Prüfmanagement im FM fußt auf klaren gesetzlichen Vorgaben, Normen und theoretischen Modellen. Zentral ist das Konzept der Betreiberverantwortung: Der Betreiber einer Immobilie oder Anlage trägt die rechtliche Verantwortung dafür, dass alle Sicherheitspflichten eingehalten werden. In Bereichen, in denen Leib, Leben oder erhebliche Sachwerte gefährdet sein könnten, verlangt die Rechtsprechung vom Betreiber ein besonders hohes Maß an Sorgfalt. Die Nichterfüllung dieser Pflichten kann zu Schadenersatz, Bußgeldern oder sogar Strafverfolgung führen. Es ist daher Aufgabe des Facility Managements, durch organisatorische Vorkehrungen und Prüfkonzepte solche Folgen zu vermeiden.

Rechtliche Rahmenwerke: In Tabelle 1 sind einige der wichtigsten Rechtsgrundlagen und Normen zusammengefasst, die das Sicherheits-FM regeln. Diese Vorgaben definieren was geprüft werden muss, wie oft und durch wen. Sie stellen die verpflichtende Basis dar, auf der FM-Organisationen eigene Prüfpläne aufbauen.

Vorschrift / Norm

Inhalt und Zweck

Relevanz für FM-Sicherheit

ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz)

Verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitsbedingungen systematisch auf Gefährdungen zu beurteilen (§5 ArbSchG) und Maßnahmen zu treffen.

Grundlage für alle Sicherheitsmaßnahmen. Gefährdungsbeurteilungen identifizieren Risiken und legen Schutzmaßnahmen fest; hierzu zählen auch regelmäßige Prüfungen.

BetrSichV (BetriebssicherheitsV)

Konkretisiert Anforderungen an sichere Verwendung von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen. §15 BetrSichV verlangt wiederkehrende Prüfungen solcher Anlagen. Betreiber müssen Prüffristen per sicherheitstechnischer Bewertung (Gefährdungsbeurteilung) ermitteln.

Regelt Prüfpflichten im Betrieb. Betreiber legen anhand von Risikoanalysen fest, welche Anlagen (z.B. Aufzüge, Druckbehälter) wann geprüft werden müssen, und sorgen für Durchführung durch befähigte Personen oder ZÜS (zugelassene Überwachungsstellen).

DGUV-Vorschriften (Unfallverhütung)

Regeln der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, z.B. DGUV Vorschrift 3 („Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“). Verlangen den sicheren Zustand von Anlagen und regelmäßige elektrotechnische Prüfungen.

Konkrete Unfallverhütungsvorschriften. DGUV V3 ist für alle Betriebe mit Elektroanlagen Pflicht und Kernstück des Arbeitsschutzes zur sicheren Nutzung elektrischer Anlagen. Verstöße können Unfälle, Versicherungsprobleme und Haftung nach sich ziehen.

DIN-/VDI-Normen

Technische Normen geben anerkannte Regeln der Technik vor. Beispiele: DIN VDE 0701-0702 (Prüfung ortsveränderlicher E-Geräte), VDI 6022 (Hygieneinspektionen RLT-Anlagen), VDI 4068 (Qualifikation befähigter Personen), etc.

Stand der Technik für Prüfungen. Erleichtern die rechtskonforme Umsetzung, da Gesetze oft den „Stand der Technik“ fordern. Durch Befolgung z.B. von VDE-Prüfvorschriften wird die Sicherheit und Dokumentation gewährleistet.

ISO-Standards (international)

Z.B. ISO 45001 (Managementsystem für Arbeitsschutz), ISO 31000 (Risikomanagement-Leitfaden) und ISO 41001 (FM-Managementsystem). Sie setzen Rahmen für systematisches Vorgehen.

Managementrahmen. Unterstützen Organisationen dabei, Sicherheit und Compliance strukturiert zu verankern. ISO 41001 etwa hilft, alle geltenden Vorschriften einzuhalten und sichere, effiziente FM-Prozesse aufzubauen. Durch solche Standards wird PDCA (Plan-Do-Check-Act) im Unternehmen verankert.

Wichtige rechtliche Vorgaben und Normen für Sicherheitsprüfungen im FM.

Diese Regularien machen deutlich: Sicherheits-FM bedeutet Compliance-Management. Der Betreiber muss alle relevanten Gesetze kennen und in eigenen Prozessen abbilden. So fordert §3 BetrSichV i.V.m. TRBS 1203, dass Prüfungen nur von „zur Prüfung befähigten Personen“ durchgeführt werden dürfen – also von Fachkräften, die durch Ausbildung, Erfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit die nötige Kompetenz haben. Für gewisse Anlagen (z.B. Aufzüge, Druckbehälter) schreibt der Gesetzgeber unabhängige Prüforganisationen (TÜV, DEKRA etc.) vor. Betreiberpflichten können zwar auf externe Dienstleister übertragen werden, jedoch verbleibt eine Organisationsverantwortung: Insbesondere die Veranlassung von Gefährdungsbeurteilungen und die Sicherstellung der Prüfungen sind Kernpflichten, die beim Betreiber bzw. dessen Leitung liegen und nicht vollständig delegiert werden können. Eine klare Vertragsgestaltung und Auswahl qualifizierter Partner sind hier essenziell, um Haftungsrisiken (Organisationsverschulden) zu vermeiden.

Theoretische Modelle und Standards: In der Wissenschaft und Praxis haben sich Modelle etabliert, die helfen, Sicherheitsprüfungen systematisch zu integrieren. Das Dreistufenmodell der GEFMA 710/720/730-Zertifizierung beispielsweise orientiert sich an ISO 9001 und bewertet FM-Organisationen in Stufe 1 nach Rechtskonformität (GEFMA 710), in Stufe 2 nach Management-Kompetenz und in Stufe 3 nach integraler Prozessverantwortung. Dies verdeutlicht, dass Rechtssicherheit ein Qualitätsmerkmal im FM ist. Unternehmen, die höchste Standards bei Prozessen und Sicherheit nachweisen, gewinnen nicht nur an Sicherheit selbst, sondern auch an Marktakzeptanz und können Risiken wie Ausfälle oder Haftungsfälle reduzieren. Weitere Modelle, wie der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) aus dem Qualitäts- und Umweltmanagement, lassen sich übertragen, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für Sicherheit und Prüfungen aufzusetzen. Dabei werden strategische Ziele (Plan) gesetzt – etwa 100% fristgerechte Prüfungen –, Maßnahmen umgesetzt (Do), deren Wirksamkeit kontrolliert (Check) und der Prozess bei Abweichungen angepasst (Act).

Es bilden Gesetze, Normen und Standards gemeinsam das Fundament, auf dem ein Sicherheits-FM-System aufbaut. Sie geben Verbindlichkeit (durch Gesetze) und Orientierung (durch Normen und Guidelines). Ein FM-Bereich, der diese Grundlagen verstanden und umgesetzt hat, schafft die Voraussetzung, Prüfungstechniken effektiv in den Betrieb zu integrieren.

Methodik und Implementierungsansätze

Um Prüfungstechniken fest im FM-Alltag zu verankern, bedarf es durchdachter Methoden und Umsetzungsstrategien. Dies betrifft organisatorische Prozesse ebenso wie technische Hilfsmittel und personelle Maßnahmen. Im Folgenden werden zentrale Handlungsfelder und Ansätze beschrieben.

Organisatorische Integration in den FM-Betrieb

Zunächst muss ein organisatorischer Rahmen geschaffen werden, der Prüfungen systematisch steuert. Ein bewährter Ansatz ist die Einrichtung eines Prüfmanagement-Prozesses innerhalb des Gebäudebetriebs.

Typische Schritte sind:

  • Erfassung aller prüfpflichtigen Anlagen und Risiken: Mittels Gefährdungsbeurteilung nach ArbSchG §5 werden alle relevanten Anlagen, Arbeitsmittel und Einrichtungen identifiziert, die regelmäßig geprüft werden müssen. Beispiele sind Aufzugsanlagen, elektrische Betriebsmittel, Druckbehälter, Brandschutzeinrichtungen, Regalanlagen, Persönliche Schutzausrüstung usw. Dazu gehört auch, Prüffristen risikobasiert festzulegen – höheres Risiko = häufigere Prüfung.

  • Prüfplan und Verantwortlichkeiten: Auf Grundlage dieser Bewertung wird ein zentraler Prüfkalender erstellt, der alle wiederkehrenden Prüfungen mit Terminen und Verantwortlichen enthält. Verantwortlichkeiten werden klar zugewiesen, z.B. an interne Techniker (sofern befähigt) oder externe Prüfdienstleister. Wichtig ist, dass in der FM-Organisation eine klare Rolle (oder Stelle) für Compliance/Prüfmanagement benannt wird, die die Übersicht behält. In vielen Unternehmen ist dies Teil der Aufgaben des Technischen Leiters oder HSE-Managers (Health, Safety, Environment). GEFMA 190 betont die Notwendigkeit klarer Organisationsstrukturen für Betreiberpflichten – inkl. Delegation mit Überwachung.

  • Vertragsgestaltung mit Dienstleistern: Wird die Prüfung an externe Fachfirmen oder Sachverständige vergeben, müssen Verträge die Pflichten genau regeln (Prüfumfang, Intervalle, Meldung von Mängeln, Dokumentationspflicht). Zwar kann der Betreiber sich durch solche Delegation entlasten, jedoch nur bei sorgfältiger Auswahl und Kontrolle der Auftragnehmer. Externe Prüfberichte sollten intern geprüft und archiviert werden.

  • Dokumentation und Nachverfolgung: Alle Prüfergebnisse müssen lückenlos dokumentiert sein – idealerweise zentral in einem CAFM-System (Computer Aided Facility Management) oder speziellen Prüfbuch. Die Dokumentation dient einerseits als Nachweis der Compliance gegenüber Behörden oder im Haftungsfall, andererseits als Grundlage, um festgestellte Mängel nachzuverfolgen. Ein wichtiges Prinzip ist: Prüfen allein genügt nicht – Abstellen von Mängeln und Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen sind ebenso notwendig. Daher sollte der Prozess vorsehen, dass Befunde aus Prüfungen in Maßnahmen/Tickets überführt werden, denen nachgegangen wird, bis der Mangel behoben und erneut geprüft ist.

  • Controlling und Reporting: Ein regelmäßiges Reporting an die FM-Leitung bzw. Geschäftsführung stellt sicher, dass das Top-Management über den Status der Anlagen und evtl. Risiken informiert ist. Kennzahlen wie „Prüftermin-Einhaltungsquote“ oder „Anzahl kritischer Mängel“ können im Rahmen des FM-Controllings erhoben werden. Diese Transparenz schafft Rückhalt und Bewusstsein im Management. Laut Experten verschafft erst ausreichende Dokumentation und Kenntnis der Prüf-Erfordernisse die Sicherheit vor unangenehmen Folgen wie Bußgeldern oder Schadensersatz.

Organisatorisch muss Sicherheits-FM also als fest verankerter Prozess verstanden werden, nicht als Ad-hoc-Aufgabe. Viele Unternehmen implementieren dazu Compliance-Module in ihren FM-Softwares oder nutzen Wartungsplaner-Tools, die an anstehende Prüfungen erinnern und die Historie speichern. Die Verankerung im Betrieb kann durch interne Audits überprüft werden (dazu mehr in Abschnitt Risikomanagement und Audits). Entscheidend ist ein Sicherheitsbewusstsein auf allen Ebenen: Von der Geschäftsführung, die Ressourcen und Rückendeckung für Prüfprogramme bereitstellt, bis zum Haustechniker, der einen Mangel entdeckt und meldet, anstatt ihn zu ignorieren.

Integration moderner Prüftechnologien (IoT, digitale Tools)

Die Digitalisierung bietet heute mächtige Werkzeuge, um Prüfungen effizienter, genauer und lückenlos durchzuführen. Eine erfolgreiche Implementierung von Prüfungstechniken im FM beinhaltet daher die Nutzung zeitgemäßer Technologien:

  • Digitale Checklisten und mobile Apps: Papierbasierte Prüfprotokolle werden zunehmend durch mobile Lösungen ersetzt. Mit speziellen Prüf-Apps auf Tablets oder Smartphones können Techniker Checklisten Schritt für Schritt abarbeiten, Fotos von Mängeln erfassen und sofort in der Cloud speichern. Dies standardisiert die Vorgehensweise und verhindert, dass Prüfpunkte vergessen werden – die Prüfung ist erst beendet, wenn alle Punkte abgehakt sind. Gleichzeitig reduzieren solche Tools den Nachbereitungsaufwand: Prüfberichte werden automatisch generiert, was die bürokratische Arbeit im Büro minimiert. Ein Praxisbeispiel liefert die VdS Schadenverhütung, die eine eigene App für Brandschutzprüfungen eingeführt hat. Diese erlaubt Offline-Bearbeitung (wichtig in Kellern ohne Netz) und integriert Normen und Kundenunterlagen, sodass der Prüfer vor Ort alle nötigen Informationen parat hat. Checklisten führen durch die Prüfung, Messergebnisse und Komponenten können direkt erfasst werden, und am Ende entsteht ein konsolidierter Bericht. Die Folge: höhere Effizienz und Nachvollziehbarkeit in täglichen Prüfaufgaben. Auch im allgemeinen FM sind Anwendungsfelder vielfältig: So nennt eine Branchenanalyse digitale Checklisten als Hilfe bei Arbeitsschutzinspektionen, Brandschutzkontrollen, Qualitätsrundgängen, Mängelerfassung oder Reinigungschecks.

  • Internet of Things (IoT) und Sensorik: IoT-Sensoren ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung sicherheitsrelevanter Parameter in Gebäuden. Beispielsweise können vernetzte Sensoren Temperaturen an elektrischen Verteilungen messen (zur Früherkennung von Überhitzung oder Kabelbränden), CO-Konzentrationen in Tiefgaragen überwachen oder Schwingungen an Maschinen aufzeichnen. Diese zustandsorientierte Überwachung liefert Echtzeit-Daten und kann Wartungs- oder Prüfbedarf auslösen, bevor ein geplanter Intervall erreicht ist (Stichwort Predictive Maintenance). Für das Sicherheits-FM bedeutet IoT eine Chance, Risiken dynamisch zu managen: Anstatt starr nach Kalender zu prüfen, kann man prüfpflichtige Einrichtungen bei auffälligen Sensorwerten außerplanmäßig kontrollieren. Zugleich erhöht es die Transparenz über den Anlagenzustand 24/7. Beispiele: Vernetzte Rauchmelder melden ihre Funktionsfähigkeit selbst, Notbeleuchtungen prüfen sich autonom zyklisch und senden Status, und Smart-Metering erkennt Unregelmäßigkeiten im Energieverbrauch, die auf technische Probleme hindeuten könnten. Wichtig bei IoT ist allerdings die IT-Sicherheit (kein unbefugter Zugriff) und die Integration der Daten in ein zentrales Dashboard für FM-Verantwortliche. IoT kann menschliche Prüfungen nicht völlig ersetzen, aber gezielt ergänzen – etwa indem es potenzielle Gefahren meldet, die dann von einem Techniker begutachtet werden.

  • Datenmanagement und KI: Die Fülle an Prüf- und Sensordaten kann heute mit Analytics-Tools ausgewertet werden, um Schwachstellen oder Muster zu erkennen. Zum Beispiel kann eine FM-Software alle Prüfberichte der letzten Jahre auswerten, um häufige Mängel oder häufende Ausfälle zu identifizieren. Daraus lassen sich präventive Maßnahmen ableiten (z.B. Schulung für das Personal, wenn immer wieder gleiche Bedienfehler auftreten). Perspektivisch kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel, etwa um anhand von Bildern automatisch Korrosionsschäden zu erkennen oder um aus der Historie die optimalen Prüfintervalle risikobasiert zu kalkulieren.

  • Plattformen zur Prüfverwaltung: Wie erwähnt, setzen viele Organisationen modulare Software ein, um den gesamten Prüfprozess zu steuern. Diese Plattformen ermöglichen: Planung von Terminen, automatische Benachrichtigungen, Verwaltung der benötigten Informationsmengen (Gesetze, Normen je Anlage) und oft eine Schnittstelle zu ERP-Systemen (z.B. SAP) für Auftragsverwaltung. Moderne Lösungen erlauben zudem, dass externe Dienstleister direkt eingebunden sind – sie erhalten digitale Aufträge und laden Berichte hoch. Dadurch entsteht ein durchgängiger Informationsfluss. VdS etwa integrierte ihr Tool mit SAP, um Prüfaufträge und Stammdaten direkt abzugleichen.

Die Integration dieser Technologien adressiert mehrere der klassischen Problemfelder: Informationsflut, Dokumentationsaufwand, Personalknappheit. Durch intelligente Software wird den Prüfteams automatisch der relevante Normenstand und die Anlagendokumentation bereitgestellt, was angesichts teils 50 Jahre alter Anlagen (mit historischen Vorschriften) enorm hilft. Papierakten reichen hierfür nicht mehr aus. Zudem entlastet Digitalisierung hochqualifizierte Experten von Routinearbeiten, sodass ihre knappe Zeit besser genutzt wird. Dies ist wichtig, da Fachpersonal eine Engstelle darstellt – im Brandschutz etwa benötigen Prüfsachverständige neben einem Ingenieurstudium noch eine vierjährige Zusatzausbildung. Entsprechend wertvoll ist jede Effizienzsteigerung durch Technik. Zusammengefasst trägt der gezielte Technikeinsatz dazu bei, dass Prüfprozesse verlässlich, nachvollziehbar und ressourcenschonend ablaufen – eine entscheidende Voraussetzung für die feste Verankerung im FM-Alltag.

Qualifikation des Personals und Kompetenzentwicklung

Kein Prüfkonzept kann ohne kompetentes Personal wirksam werden. Menschen machen letztlich die Prüfungen, bewerten Befunde und treffen Entscheidungen. Daher ist die Qualifikation und ständige Weiterbildung der beteiligten Mitarbeiter ein Schlüsselfaktor.

Hier einige Aspekte und Ansätze:

  • Gesetzliche Anforderungen an Prüfer: Viele Vorschriften definieren konkrete Qualifikationen. Der Begriff der „zur Prüfung befähigten Person“ nach BetrSichV (§2 (6) und TRBS 1203) verlangt fachliche Ausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe Tätigkeit im jeweiligen Prüfbereich. Praktisch heißt das: z.B. elektrische Anlagen dürfen nur von Elektrofachkräften mit Zusatzschulung geprüft werden, Druckbehälter von Ingenieuren mit Speziallehrgang, Regalprüfungen von geschulten „Regalinspekteuren“ usw. Unternehmen müssen sicherstellen, dass interne Mitarbeiter diese Voraussetzungen erfüllen oder rechtzeitig externe Sachverständige beauftragen. Einfach einen Hausmeister „alles prüfen“ zu lassen, ist unzulässig und gefährlich. In der Vergangenheit wurden in Betrieben oft Allround-Haustechniker als „Mädchen für alles“ eingesetzt – teils ohne klare Qualifikationsnachweise. Angesichts immer komplexerer Technik und strengerer Vorschriften (Arbeits- und Umweltschutz) reicht das nicht mehr aus. Es bedarf verschiedener Spezialisten mit definierter Ausbildung und Befähigung.

  • Aus- und Weiterbildung: Unternehmen sollten aktiv in die Schulung ihres FM-Personals investieren. Zum einen sind gesetzlich vorgeschriebene Schulungen zu beachten (z.B. jährliche Unterweisungen, spezifische Sachkundigen-Lehrgänge). Zum anderen empfiehlt sich der Aufbau eines Weiterbildungsplans: Mitarbeiter werden gezielt zu „befähigten Personen“ weiterqualifiziert. In Deutschland gibt es zahlreiche Seminare mit Zertifikat, etwa zum Aufzugswärter, zur befähigten Person für Leitern und Tritte, für Brandschutz (Brandschutzbeauftragte), für Elektrotechnik (Verantwortliche Elektrofachkraft) etc. Fachorganisationen wie TÜV, Dekra oder VDI bieten solche Lehrgänge an. Auch die VDI-Richtlinie 4068 Blatt 1 gibt Kriterien vor, welche Qualifikation eine befähigte Person haben muss. Wichtig ist, dass Lernen nicht einmalig bleibt: Technik und Normen entwickeln sich weiter, daher sind Auffrischungen nötig (z.B. alle 3-5 Jahre). Einige Zertifikate verlangen ohnehin Wiederholungskurse.

  • Kompetenzmatrix: Es hat sich bewährt, eine Übersicht zu führen, welche Kompetenzen im Team vorhanden sind und welche fehlen. In einer Kompetenzmatrix kann man z.B. auflisten: „Wer darf was prüfen?“. So sieht man, ob kritische Abhängigkeiten bestehen (etwa nur eine Person mit gültiger Schaltberechtigung) und kann rechtzeitig Nachfolger aufbauen. Falls Prüfaufgaben outgesourct sind, sollte man dennoch intern jemanden benennen, der Sachkunde zur Prüfung hat, um Dienstleister zu steuern und deren Berichte fachkundig beurteilen zu können.

  • Sensibilisierung und Sicherheitskultur: Über die formale Qualifikation hinaus spielt die Einstellung der Mitarbeiter eine Rolle. Sicherheitskultur bedeutet, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen Gefahren ernst nehmen, Vorschriften achten und proaktiv handeln. FM-Teams sollten ermutigt werden, Mängel sofort zu melden, auch wenn es „nur eine Kleinigkeit“ scheint. Ebenso gehört dazu, dass etwa ein Objektleiter im Zweifel eine Anlage abschaltet, wenn die Sicherheit fraglich ist, statt das Risiko einzugehen. Dieses Verantwortungsbewusstsein wird durch Vorleben von oben und durch regelmäßige Schulungen (z.B. Toolbox-Meetings, Safety Days) gefördert.

  • Management Awareness: Nicht zuletzt müssen Firmenleitungen die Bedeutung der Prüfpflichten verstehen. Es kommt vor, dass betriebswirtschaftlicher Druck dazu verleitet, Prüfungen aufzuschieben oder unqualifiziertes Personal einzusetzen. Viele Führungskräfte sind sich der Gefahren und Haftungsfolgen nicht ausreichend bewusst. Hier kann Aufklärung helfen, etwa durch Berichte von Vorfällen, Kennzahlen zu Ausfallrisiken oder externe Beratung. Die Botschaft muss sein: Wer an Sicherheit spart, gefährdet Menschenleben, setzt Betrieb und Versicherungsschutz aufs Spiel und riskiert juristische Konsequenzen. Im Gegensatz dazu schützen ein solides Prüfregime und investiertes Training letztlich auch das Unternehmen selbst.

Die FM-Abteilung kann als internes Kompetenzzentrum für Sicherheit und Prüfungen agieren. In größeren Organisationen gibt es dafür eigene Stellen, z.B. Sicherheitsingenieur / Fachkraft für Arbeitssicherheit, die eng mit FM kooperiert, oder Qualitätsmanager, der auf Einhaltung solcher Pflichten achtet. Letztlich ist ein gut qualifiziertes Team die Grundvoraussetzung dafür, dass Prüfverfahren nicht nur auf dem Papier existieren, sondern in der Praxis sachgerecht durchgeführt und kontinuierlich verbessert werden.

Risikomanagement und Prüfstrategien

Ein zentrales Paradigma moderner Instandhaltungs- und Sicherheitskonzepte ist das risikobasierte Vorgehen. Nicht alle Anlagen und Prüfaufgaben sind gleichermaßen kritisch – daher sollten Ressourcen dort konzentriert werden, wo das Risiko am höchsten ist. Gesetzlich ist dieses Prinzip bereits angelegt: §3 BetrSichV verlangt eine Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel, aus der Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen abgeleitet werden. Praktisch bedeutet das: Anstatt starre Intervalle einzuhalten, entscheidet man aufgrund einer Risikoanalyse, wie oft geprüft wird. Beispielsweise kann bei einer wenig genutzten Maschine ein längeres Prüfintervall vertretbar sein, während bei einer Aufzugsanlage in einem öffentlichen Gebäude (hohe Nutzungsfrequenz, hohes Gefahrenpotenzial) strikte jährliche Prüfungen einzuhalten sind.

Risikomanagement im FM umfasst:

  • Identifikation von Risiken: Welche Gefahren gehen von den verschiedenen Anlagen aus? (etwa elektrischer Schlag, Brand, Mechanikversagen, Legionellen etc.)

  • Bewertung: Wie wahrscheinlich ist ein Zwischenfall und wie schwer wären die Konsequenzen? Dies fließt in die Intervalldefinition ein.

  • Steuerung: Neben Prüfungen können auch andere Maßnahmen Risiken reduzieren (Wartungen, technische Verbesserungen, Redundanzen). Prüfstrategien sollten im Kontext anderer Sicherheitsmaßnahmen gesehen werden.

  • Überwachung: Laufendes Monitoring der Risikoindikatoren (z.B. Störungshäufigkeiten, Beinahe-Unfälle) und Anpassung der Prüfstrategie, falls sich das Risikoprofil ändert.

Eine Herausforderung ist, dass Risiken oft interdisziplinär sind. Daher sollte die Gefährdungsbeurteilung im Team erfolgen, mit Einbindung von Fachkräften für Arbeitssicherheit, Betriebsärzten und den verantwortlichen Technikern. Auch die Mitarbeiter vor Ort sind wertvolle Informanten, da sie Gefahrenstellen aus erster Hand kennen.

Audit- und Kontrollstrategien sind ein weiterer Baustein: Sie prüfen, ob das, was auf dem Papier geplant ist, in der Realität funktioniert. Interne Audits können z.B. jährlich durch die QS-Abteilung oder externe Berater durchgeführt werden, um folgende Fragen zu klären: Sind alle Prüfungen durchgeführt und dokumentiert? Sind die Qualifikationen der Prüfer nachgewiesen? Wurden festgestellte Mängel behoben? Solche Audits decken Lücken auf und dienen der ständigen Verbesserung. Ein Beispiel für externe Auditierung ist die erwähnte GEFMA-Zertifizierung: In Stufe GEFMA 710 wird formal geprüft, ob ein rechtskonformes Prüf- und Betreiberorganisationssystem existiert. Das Ergebnis kann genutzt werden, um intern nachzusteuern und Schwachstellen gezielt zu schließen.

Die Diskussion um Prüfstrategien berührt auch den wirtschaftlichen Aspekt: Prüfungen und Wartungen kosten Geld und erfordern Anlagenstillstände. Hier gilt es, einen optimalen Punkt zu finden. Zu wenig Prüfaufwand erhöht Unfall- und Ausfallrisiken drastisch (mit oft exorbitanten Folgekosten bei einem Schadensfall), zu viel Aufwand bindet unnötig Ressourcen. Risk Assessment hilft, die richtige Balance zu treffen. Unternehmen, die proaktiv prüfen, vermeiden Unfälle und zeigen eine vorbildliche Sicherheitskultur, was auch von Versicherern honoriert wird (z.B. durch niedrigere Prämien bei nachgewiesenem Prüfregime). Umgekehrt können Vernachlässigungen fatal sein: Der TÜV-Report 2014 deckte auf, dass schätzungsweise über 150.000 Aufzüge in Deutschland nicht geprüft wurden, weil Betreiber ihrer Pflicht nicht nachkommen – mit potenziell unkalkulierbaren Folgen. Dieses Beispiel illustriert, dass Nichtstun kein akzeptables Risiko darstellt.

Fazit in puncto Risikomanagement: Prüfungen im FM sollten nach dem Motto „so sicher wie nötig, so effizient wie möglich“ geplant werden. Ein methodisches Risikomanagement liefert die Grundlage, um die knappen Prüfressourcen dort einzusetzen, wo sie den größtmöglichen Nutzen für Sicherheit und Betriebsfähigkeit stiften. Gleichzeitig muss durch Audits und Kennzahlen überwacht werden, dass der geplante Schutz auch tatsächlich erreicht wird – Sicherheitsmanagement ist kein statischer Zustand, sondern ein dynamischer Prozess.

Strategische Verankerung in Governance und Qualitätssicherung

Damit Sicherheits-Prüfungen nicht als lästige Pflicht, sondern als selbstverständlicher Teil des Facility Managements wahrgenommen werden, ist eine strategische Verankerung im Unternehmen erforderlich. Dies beginnt bei der Corporate Governance: Die Unternehmensleitung muss die Bedeutung der Betreiberverantwortung anerkennen und unterstützen.

Einige Wege, wie die strategische Verankerung aussehen kann:

  • Politik und Leitlinien: Viele Unternehmen formulieren eine Arbeitssicherheits- oder Qualitäts-Policy, in der sie sich zu Sicherheit und Compliance bekennen. FM-spezifisch könnte dies in einer Leitlinie zur Betreiberverantwortung münden, die klarmacht, dass Gesetzestreue und regelmäßige Prüfungen nicht verhandelbar sind. Solche Vorgaben setzen den Ton „von oben“ und helfen FM-Managern, bei Budget- oder Personaldiskussionen Rückendeckung zu haben („Management Commitment“).

  • Integriertes Managementsystem: Die Einbindung der Prüfprozesse in ein zertifiziertes Managementsystem (ISO 9001 für Qualität, ISO 45001 für Arbeitsschutz, ISO 41001 für FM) ist ein starker Hebel. Dadurch werden Prüfungen Teil der regulären Management-Zyklen: Es gibt Ziele (z.B. 100% Prüferfüllung, Null Unfälle), regelmäßige Managementbewertungen, Audits und Korrekturmaßnahmen. Wie bei ISO 14001 für Umweltbelange kann PDCA dabei helfen, die Prozesse iterativ zu verbessern. ISO 41001:2018 als FM-spezifisches System schreibt zwar keine einzelnen Prüfungen vor, aber es fordert die Organisation auf, alle für den FM-Betrieb geltenden Anforderungen zu ermitteln und einzuhalten – was implizit sämtliche gesetzlichen Prüfpflichten umfasst. Eine ISO-41001 zertifizierte FM-Abteilung wird also typischerweise über robuste Compliance-Prozesse verfügen.

  • FM-Governance-Gremien: In größeren Organisationen kann ein Betreiberverantwortungs- oder Safety-Komitee eingerichtet werden, dem Vertreter aus FM, Arbeitssicherheit, Rechtsabteilung und Management angehören. Dieses Gremium überwacht auf hoher Ebene die Einhaltung von Prüf- und Wartungsvorschriften, entscheidet bei Zielkonflikten (z.B. Produktion vs. Anlagenstillstand zur Prüfung) und sorgt für Eskalation, falls Risiken nicht behoben werden. So wird das Thema in die Unternehmensführung integriert.

  • Qualitätssicherung und Dokumentation: Strategisch verankert ist eine Sache vor allem dann, wenn sie messbar und sichtbar wird. Hier spielen Qualitätssicherungs-Methoden eine Rolle: Etwa das Einführen von KPI (Key Performance Indicators) für den Prüfprozess (wie erwähnt, % termingerechter Prüfungen, Durchschnittszeit bis Mängelbehebung etc.). Das regelmäßige Kommunizieren dieser Kennzahlen im Managementreport steigert die Aufmerksamkeit. Auch Erfolge – z.B. „1000 Tage unfallfrei“ oder „Audit ohne Abweichungen bestanden“ – sollten hervorgehoben werden, um die Relevanz positiv zu unterstreichen.

  • Kultur und Motivation: Strategische Verankerung gelingt, wenn Mitarbeiter den Sinn verstehen und mitziehen. Eine Sicherheitskultur (die über reines Befolgen von Regeln hinausgeht) muss wachsen. Das Management kann Anreize setzen, z.B. Prämien für vorgeschlagene Sicherheitsverbesserungen oder öffentliche Anerkennung für vorbildliches Verhalten. Es geht darum, vom „Muss“ zum „Wollen“ zu kommen: Prüfungen werden nicht nur gemacht, weil sie gesetzlich vorgeschrieben sind, sondern weil alle im Unternehmen ein Interesse an sicherem, störungsfreiem Betrieb haben.

Ein Best-Practice-Beispiel sind Unternehmen, die FM-Excellence-Zertifikate nach GEFMA 730 anstreben. Hier zeigt sich, dass jene Betreiber und Dienstleister, die erstklassige Prozess- und Sicherheitsstandards vorweisen, sich im Markt positiv abheben. Ein solches Unternehmen hat Sicherheit und Qualität als Markenkern verankert. Zwar ist nicht jeder Betrieb an externen Zertifikaten interessiert, doch die dahinterliegenden Prinzipien gelten allgemein: Nur wer Sicherheits-Prüfungen als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse begreift, wird langfristig erfolgreich, rechtskonform und effizient agieren.

Empfehlungen

  • 1. Ganzheitliches Compliance-Konzept entwickeln: Organisationen sollten ein schriftliches Konzept der Betreiberverantwortung etablieren. Dieses umfasst eine vollständige Auflistung aller prüf- und wartungspflichtigen Einrichtungen, die zugehörigen Rechtsgrundlagen und Normen sowie definierte Prüfintervalle und Zuständigkeiten. Ein solches „Prüfkataster“ schafft Transparenz und dient als Referenz für alle Beteiligten. Es sollte idealerweise in das vorhandene Managementsystem eingebettet sein (z.B. als Teil des integrierten Managementhandbuchs).

  • 2. Dedizierte Verantwortliche benennen: Eine klare Rollenverteilung ist entscheidend. Je nach Unternehmensgröße empfiehlt sich die Benennung eines Verantwortlichen für Prüf- und Sicherheitstechnik (ggf. im Rahmen eines HSE-Managers oder QM-Beauftragten), der die Koordination aller Prüfprozesse übernimmt. Dieser sollte direkt an die FM-Leitung berichten. Vor Ort in Liegenschaften können Objektverantwortliche als „Augen und Ohren“ fungieren, die Mängel melden und Prüfungen vor Ort begleiten.

  • 3. Digitale Werkzeuge einsetzen: Nutzen Sie moderne CAFM- und Prüfsoftware, um Termine, Ergebnisse und Dokumente zu verwalten. Richten Sie automatische Erinnerungen ein, sodass keine Frist versäumt wird. Integrieren Sie mobile Apps für Inspektionsrundgänge, damit Prüfende vor Ort alle Checkpunkte digital abhaken können – inklusive Foto- und Spracherfassung für Befunde. Achten Sie bei der Tool-Auswahl auf Schnittstellen (z.B. zu SAP oder anderen Systemen) und auf Nutzerfreundlichkeit, insbesondere Offline-Fähigkeit bei großen Anlagen. Ein Pilotprojekt für ein solches Tool – zunächst in einem Teilbereich – kann helfen, Akzeptanz zu gewinnen und Prozesse anzupassen.

  • 4. Personal gezielt schulen und zertifizieren: Erstellen Sie einen Ausbildungsplan für Ihr Team. Welche Zertifikate sind vorhanden, welche fehlen? Planen Sie jährlich Weiterbildungen ein – vom Grundlagenseminar „Recht und Normen im FM“ bis zu spezifischen Lehrgängen (etwa zur befähigten Person nach TRBS 1203). Fördern Sie Mitarbeiter, mehrere Qualifikationen zu erwerben (Multi-Skill), sofern das machbar ist. Halten Sie Wissen durch regelmäßige Unterweisungen frisch. Darüber hinaus: Motivieren Sie Mitarbeiter, sicherheitsrelevante Beobachtungen mitzuteilen (z.B. per einfachem Meldeformular oder App).

  • 5. Risikobasierte Priorisierung vornehmen: Überprüfen Sie bestehende Wartungs- und Prüfpläne dahingehend, ob Intervalle wirklich risikogerecht sind. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Gefährdungsbeurteilungen sowie Ausfall-Statistiken. Konzentrieren Sie sich auf „kritische Assets“ – jene Anlagen, bei denen ein Versagen schwerwiegende Folgen hätte (Brandschutzsysteme, Druckanlagen, Aufzüge etc.), und stellen Sie sicher, dass hier lückenlos geprüft wird. Weniger kritische Prüfungen können ggf. terminlich etwas flexibilisiert werden, wenn Ressourcenengpässe bestehen – aber immer im Rahmen der gesetzlichen Mindestanforderungen.

  • 6. Interne Audits und Reviews implementieren: Führen Sie – mindestens jährlich – ein internes Audit Ihres Prüfmanagements durch. Dies kann durch die QS-Abteilung oder externe Experten erfolgen. Prüfen Sie stichprobenartig Anlagen und Dokumentationen: Wurden die vorgeschriebenen Prüfungen tatsächlich durchgeführt? Gibt es vollständige Nachweise? Wie schnell wurden festgestellte Mängel behoben? Solche Audits decken blinde Flecken auf und stärken die Rechtsicherheit. Die Ergebnisse sollten im Managementmeeting diskutiert und Verbesserungsmaßnahmen beschlossen werden. Dokumentieren Sie zudem alle Entscheidungen bei Abweichungen (z.B. bewusste Risikoakzeptanz bei Verlängerung eines Intervalls) schriftlich.

  • 7. Kommunikation und Einbindung der Stakeholder: Sorgen Sie dafür, dass das Thema Sicherheit und Prüfungen im Unternehmen sichtbar ist. Berichten Sie regelmäßig über Kennzahlen oder besondere Ereignisse (z.B. erfolgreich bestandene TÜV-Abnahme). Informieren Sie Nutzer der Gebäude über bedeutende Prüfungen, vor allem wenn sie Einfluss auf den Betrieb haben (etwa Abschaltung von Anlagen für Tests). Durch proaktive Kommunikation schaffen Sie Verständnis, warum Prüfungen wichtig sind – das kann auch etwa bei Mietern oder Kunden positiv wahrgenommen werden („dieser Betrieb tut etwas für Sicherheit“).

  • 8. Nutzung externer Expertise: Scheuen Sie nicht, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Komplexe Regelwerke oder Spezialprüfungen (z.B. Explosionsschutz-Anlagen) können Beratung erfordern. Der Austausch mit Verbänden (GEFMA-Arbeitskreise, TÜV-Kundenforen) liefert neue Ideen und hilft, den eigenen Stand einzuordnen. Bei kritischen Anlagen kann ein zweiter Blick sinnvoll sein: lassen Sie z.B. einmal einen unabhängigen Gutachter drüberschauen, ob alle Prüfplichten erfüllt werden – quasi ein „Audit durch die Hintertür“.

  • 9. Strategische Planung und Budgetierung: Stellen Sie einen mehrjährigen Plan auf, der kommende Aufwendungen für Prüfungen und eventuelle Modernisierungen berücksichtigt. Alte Anlagen ohne zeitgemäße Sicherheitseinrichtungen verursachen oft viel Prüf- und Wartungsaufwand – hier kann mittelfristig ein Austausch ökonomischer und sicherer sein. Argumentieren Sie im Budgetprozess mit Total Cost of Ownership: Vorbeugende Prüfungen mögen Kosten verursachen, aber ungeprüfte Anlagen können im Ernstfall um ein Vielfaches teurer werden (ganz abgesehen von Personenschäden).

  • 10. Förderung einer Sicherheitskultur: Last but not least – fördern Sie intern eine Kultur, in der Sicherheit als gemeinsamer Wert gesehen wird. Feiern Sie Erfolge (z.B. unfallfreie Jahre), thematisieren Sie Beinahe-Unfälle offen, damit man daraus lernt, und setzen Sie Führungskräfte als Vorbilder ein. Wenn ein Facility Manager selbstschützend Abstriche bei Prüfungen macht, wird das Team diesen Kurs übernehmen. Wenn er hingegen mit gutem Beispiel vorangeht und etwa eigeninitiativ auf neue Vorschriften reagiert, signalisiert das allen: Sicherheit hat Priorität.

Durch diese Maßnahmen wird die fest verankerte Prüfstruktur Schritt für Schritt Realität. Es zeigt sich dann in der Praxis, dass Sicherheit und effiziente Abläufe kein Widerspruch sind, sondern Hand in Hand gehen – ein gut organisiertes Prüfwesen erhöht die Anlagenzuverlässigkeit, reduziert Störungen und Unfälle und schafft Vertrauen bei Nutzern und Eigentümern.