Sicherheitsüberprüfungen und Background-Checks des Personals

Eine gute Ausschreibung beschränkt sich nicht auf allgemeine Zusicherungen, sondern legt auch konkrete Mindestprüfungen fest, die für jede Sicherheitskraft durchzuführen sind.

Diese Maßnahmen gelten in der Sicherheitsbranche als Best Practice, um die Integrität des eingesetzten Personals sicherzustellen. Identitäts- und Strafregisterprüfungen bilden die absolute Grundlage jeder Zuverlässigkeitsüberprüfung, da sie bereits vor Einstellung potenzielle Risikopersonen aussortieren. Die Kontrolle der beruflichen Vorgeschichte und das Einholen von Referenzen erlauben es, das Bild des Bewerbers zu verifizieren und Unregelmäßigkeiten oder Warnhinweise aufzudecken – in den Empfehlungen des Verfassungsschutzes wird beispielsweise betont, auf Lücken und Widersprüche im Lebenslauf zu achten und Referenzen abzufragen. In besonders sicherheitskritischen Funktionen kann eine finanzielle Überprüfung zusätzliche Erkenntnisse liefern, ob ein Mitarbeiter möglicherweise unter einem Druck steht, der ihn erpressbar macht. All diese Bausteine zusammen ergeben ein umfassendes Prüfprofil. Die Ausschreibung sollte folglich deutlich machen, dass jeder Sicherheitsmitarbeiter mindestens diese Prüfungen durchlaufen haben muss, bevor er beim Auftraggeber eingesetzt wird – für besonders kritische Positionen entsprechend mehr. Damit wird signalisiert, dass keine Abstriche bei der Zuverlässigkeitsüberprüfung toleriert werden und dass die Vergabe an Anbieter erfolgt, die ihr Personal nachweislich gründlich durchleuchten.

Bei Bewachungsaufträgen in hoch-sicherheitsrelevanten Bereichen oder kritischen Sektoren kann es erforderlich sein, über die üblichen Hintergrundchecks hinauszugehen und förmliche Sicherheitsüberprüfungen (Sicherheitsfreigaben) zu verlangen. In solchen Fällen sollte die Ausschreibung klar definieren, welche Sicherheitsstufe verlangt wird.

Beispielsweise kann gefordert werden, dass Sicherheitspersonal eine Ü2- oder Ü3-Sicherheitsüberprüfung nach dem deutschen Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) erfolgreich durchlaufen hat, falls der Auftrag dies erfordert. Die Gesetzeslage sieht drei Stufen von Sicherheitsüberprüfungen vor – von der einfachen Ü1 bis zur erweiterten Ü3 mit Sicherheitsermittlungen. Solche Überprüfungen werden von den Verfassungsschutzbehörden durchgeführt und beinhalten je nach Stufe Maßnahmen wie Identitätsfeststellung, Abfragen des Strafregisters, Einbeziehung des Ehepartners und auch Ermittlungen im Umfeld (Nachbar- oder Referenzbefragungen). In Branchen oder Bereichen, in denen Zugang zu Verschlusssachen besteht oder Lebens- und verteidigungswichtige Einrichtungen geschützt werden (z.B. Kernkraftwerke, Militäranlagen, hochkritische IT-Einrichtungen), sind derartige Überprüfungen häufig gesetzlich vorgeschrieben oder vom Auftraggeber gewünscht. Die Ausschreibung sollte in solchen Fällen unmissverständlich angeben, welche Sicherheitsüberprüfung vorausgesetzt wird.

Zu berücksichtigen ist, dass für sicherheitsempfindliche Tätigkeiten in nicht-öffentlichen Stellen (d.h. in der Privatwirtschaft) ebenfalls Verfahren des vorbeugenden personellen Sabotageschutzes existieren. Hier ist in Deutschland das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) zuständig, das in Zusammenarbeit mit dem Verfassungsschutz präventive Sicherheitschecks in Unternehmen veranlassen kann. Ein Beispiel: Betreibt der Auftraggeber kritische Infrastruktur (etwa ein Energieversorger oder Telekommunikationsknoten), könnte in der Ausschreibung gefordert werden, dass das eingesetzte Personal einer erweiterten Zuverlässigkeitsüberprüfung unterzogen wird, bei der auch eine regelmäßige Abfrage beim Verfassungsschutz erfolgt. Tatsächlich erlaubt §9 Abs.2 der Bewachungsverordnung der zuständigen Behörde, für Bewachungsaufgaben an Objekten mit besonderer Gefahr für die Allgemeinheit eine Nachrichtendienst-Abfrage durchzuführen – in der Praxis eine Art verkürzte Sicherheitsüberprüfung durch den Verfassungsschutz. Der Auftraggeber kann somit verlangen, dass Anbieter in der Lage sind, Personal bereitzustellen, das eine solche vertiefte Überprüfung bestehen kann bzw. bereits positiv abgeschlossen hat.

In der Angebotsphase müssen Bieter daher klarstellen, ob sie bereits über sicherheitsüberprüftes Personal verfügen und wie sie ggf. die Überprüfung neuer Mitarbeiter handhaben. Da eine Ü2/Ü3-Überprüfung durch die Behörde typischerweise mehrere Wochen oder Monate dauern kann, sollte der Bieter darlegen, wie er in der Zwischenzeit die Stelle besetzt (z.B. mit bereits überprüftem Personal aus dem Bestand) und welche Unterstützung er Mitarbeitern im Überprüfungsverfahren bietet. Der Zeitfaktor ist ein wichtiger Punkt: Der Auftraggeber wird bevorzugt solche Anbieter wählen, die entweder sofort ausreichend freigeprüfte Kräfte stellen können oder ein überzeugendes Konzept haben, um die Clearance zügig für alle neuen Mitarbeiter zu erlangen.

Zusätzlich zu nationalen Sicherheitsüberprüfungen können kundenspezifische Zuverlässigkeitschecks verlangt werden. Manche Unternehmen oder Branchen haben eigene Programme zur Hintergrundprüfung – z.B. verlangen Flughafenbetreiber eine Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß §7 Luftsicherheitsgesetz für jeden, der im Sicherheitsbereich arbeiten soll. Ein anderes Beispiel ist der Atomsektor, wo §12b Atomgesetz behördliche Überprüfungen für Personal in Kernanlagen vorsieht. Die Ausschreibung sollte alle derartigen speziellen Anforderungen benennen, damit Anbieter wissen, dass sie diese ebenfalls erfüllen müssen. So könnte formuliert werden: „Der Bieter stellt sicher, dass eingesetztes Personal die Anforderungen gemäß XYZ-Gesetz (z.B. LuftSiG, AtG, IT-Sicherheitskatalog) erfüllt und die erforderlichen behördlichen Überprüfungen erfolgreich bestanden hat.“

• bestätigen, dass sie Mitarbeiter mit der geforderten Sicherheitsfreigabe bereitstellen können (oder schon im Team haben),

• erklären, wie sie das Verfahren organisieren (inkl. Zeitplanung bis zur Erlangung der Freigabe für evtl. neu einzustellende Mitarbeiter),

• zusichern, etwaige Unterstützung des Auftraggebers (z.B. Zutritt, Unterlagen für die Überprüfung) proaktiv zu leisten.

So wird sichergestellt, dass nur solche Sicherheitsdienstleister zum Zuge kommen, die den hohen Sicherheitsstandard des Auftraggebers teilen und erfüllen. Dies minimiert das Risiko, dass unzureichend überprüfte Personen in Hochsicherheitsbereiche gelangen, und stellt die Weichen für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Behörden im Rahmen von Sicherheitsüberprüfungen.

Um die Einhaltung der oben genannten Vorgaben überprüfen zu können, sollte der Auftraggeber verlangen, dass die Bieter konkrete Unterlagen und Erklärungen zu ihrer Personalüberprüfung bereits mit dem Angebot einreichen.

• Eigenklärung zur Personalüberprüfung: Eine vom Bieter unterschriebene Selbsterklärung, dass er die in der Ausschreibung geforderten Hintergrund- und Sicherheitschecks für alle eingesetzten Mitarbeiter durchführt und einhalten wird. Darin sollte bestätigt werden, dass kein Mitarbeiter eingesetzt wird, der die gesetzlichen Voraussetzungen (Zuverlässigkeit, §34a GewO etc.) nicht erfüllt, und dass das interne Prüfverfahren des Bieters den datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht. Diese Erklärung hat bindenden Charakter und wird Vertragsbestandteil – eine falsche Angabe hätte somit Konsequenzen. Sie dient dem Auftraggeber als zusätzliche Absicherung, dass der Bieter die Thematik ernst nimmt und rechtlich zu verantworten bereit ist.

• Muster-Nachweise oder Zertifikate: Die Ausschreibung kann zudem verlangen, dass der Bieter Belege für bereits durchgeführte Überprüfungen in anonymisierter Form vorlegt. Dies könnten z.B. Muster eines Führungszeugnisses (geschwärzt) oder ein Auszug einer bestandenen Sicherheitsüberprüfung sein, die einer ihrer Mitarbeiter erhalten hat. Auch die Vorlage eines Beispiel-Zertifikats (etwa „Unterrichtung nach §34a GewO“ oder IHK-Prüfungszeugnis) einer eingesetzten Kraft kann verlangt werden. Dadurch kann sich der Auftraggeber ein Bild davon machen, welche Dokumente der Bieter im Ernstfall präsentieren würde und ob diese den Anforderungen genügen. Bereits laufende Verträge oder Referenzen können hier hilfreich sein: Hat ein Bieter z.B. schon einen Auftrag mit Ü2-überprüftem Personal, könnte er entsprechende Bestätigungen (ggf. vom Kunden anonymisiert) beilegen. Wichtig ist, dass vertrauliche Daten geschützt werden – daher die Forderung nach Muster oder geschwärzten Kopien. Insgesamt untermauert ein solcher Nachweis die Glaubwürdigkeit der Angaben des Bieters.

• Erklärung zur DSGVO/BDSG-Konformität: Weil beim Background Screening personenbezogene (teils sensible) Daten verarbeitet werden, muss der Bieter im Angebot darlegen, dass er alle Datenschutzvorschriften – insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – einhält. In diesem Kontext sollte kurz beschrieben werden, wie die Einwilligung der Bewerber/Mitarbeiter eingeholt wird, wie Daten sicher gespeichert und wer darauf Zugriff hat. Schließlich sind Vorstrafendaten und ähnliche Informationen besonders schutzwürdig. Der Verfassungsschutz betont in seinen Hinweisen zum präventiven Screening ausdrücklich, dass vor jeder einzelnen Datenverarbeitung die Voraussetzungen des Datenschutzes geprüft werden müssen (DSGVO, BDSG). Eine entsprechende Passage im Angebot zeigt, dass dem Bieter die rechtliche Sensibilität bewusst ist und er Maßnahmen ergreift, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

• Beachtung kundeninterner Sicherheitsrichtlinien: Der Bieter sollte sich im Angebot verpflichten, sämtliche sicherheitsspezifischen Vorgaben des Auftraggebers einzuhalten. Darunter fällt zum Beispiel, dass alle eingesetzten Mitarbeiter eine Verschwiegenheitserklärung (Geheimhaltungsverpflichtung) unterzeichnen, die vom Auftraggeber vorgegeben wird, oder dass sie an speziellen Sicherheitsschulungen des Auftraggebers teilnehmen. Oft verlangt der Auftraggeber auch, dass das Sicherheitspersonal mit den hausinternen Notfall- und Verhaltensregeln vertraut gemacht wird. Eine schriftliche Bestätigung im Angebot, diese Pflichten umzusetzen, sowie eventuell Beispiele (z.B. ein Vordruck „Verpflichtung auf das Betriebsgeheimnis“) untermauern die Ernsthaftigkeit.

• Melde- und Austauschpflicht bei Auffälligkeiten: Eine sehr wichtige Anforderung ist die Bereitschaft des Bieters, den Auftraggeber zu informieren und unverzüglich zu reagieren, falls ein eingesetzter Mitarbeiter die Sicherheitskriterien nicht mehr erfüllt. Das Angebot sollte explizit beinhalten, dass der Bieter den Auftraggeber benachrichtigt, wenn z.B. gegen einen Sicherheitsmitarbeiter ein Strafverfahren eingeleitet wird, eine erteilte Sicherheitsfreigabe erlischt oder der Mitarbeiter aus einem anderen Grund nicht mehr die Zuverlässigkeit besitzt. Ebenso muss der Bieter zusichern, in einem solchen Fall den betreffenden Mitarbeiter sofort aus dem Objekt abzuziehen und durch eine ebenso qualifizierte und überprüfte Ersatzkraft zu ersetzen. In professionellen Verträgen ist verankert, dass der Auftraggeber das Recht hat, den Austausch von Personal zu verlangen – ohne Angabe von Gründen, wie im Goethe-Beispiel formuliert – und der Auftragnehmer dem unverzüglich nachkommen muss. Im Angebot sollte daher stehen, dass der Bieter dieser Klausel zustimmt und genügend Ersatzpersonal mit gleicher Qualifikation in Reserve hält, um einen nahtlosen Austausch zu gewährleisten. Durch diese Verpflichtung kann der Auftraggeber sicher sein, dass auch nach Vertragsschluss keine Abstriche gemacht werden: Sollte ein Sicherheitsmitarbeiter nachträglich negativ auffallen, wird er umgehend ersetzt und die Sicherheit bleibt gewahrt.

Die Anforderung dieser Unterlagen schon im Rahmen der Angebotsabgabe versetzt den Auftraggeber in die Lage, die Versprechen der Bieter bereits vor der Zuschlagsentscheidung zu verifizieren. Es reicht nicht aus, wenn ein Anbieter lediglich behauptet „Wir prüfen unser Personal“ – er muss es durch konkrete Dokumente und schriftliche Garantien untermauern. Diese geforderten Nachweise fließen anschließend in die Vertragsbedingungen ein, was bedeutet: Kommt der Auftragnehmer den Zusicherungen nicht nach (z.B. legt er im Einsatzfall doch kein Führungszeugnis vor oder meldet Vorfälle nicht), verstößt er gegen den Vertrag. So wird aus den ausgeschriebenen Anforderungen ein einklagbares Recht des Auftraggebers. Letztlich gilt hier das Motto: “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.” Der Auftraggeber wird dem gewählten Dienstleister zwar vertrauen, stellt aber von Beginn an klar, dass dieses Vertrauen auf überprüfbaren Fakten beruhen muss.

Um die Qualität der Angebote im Hinblick auf Personal-Screening und Sicherheitsüberprüfungen transparent zu bewerten, sollte der Auftraggeber dedizierte Wertungskriterien für diesen Themenkomplex vorsehen.

Durch die Aufnahme solch differenzierter Bewertungskriterien stellt der Auftraggeber sicher, dass die Thematik Hintergrundprüfung bei der Vergabeentscheidung angemessen gewichtet wird. So kann bspw. ein preislich günstiges Angebot abgewertet werden, wenn es bei den Zuverlässigkeitskriterien schwach ist – was absolut im Interesse der Sicherheit liegt. Gleichzeitig werden Anbieter belohnt, die in diesem Bereich vorbildlich aufgestellt sind. Im Sinne einer qualitativen Vergabe (Bestbieterprinzip) sollte diesem Kapitel ein signifikanter Anteil der Punkte zukommen, z.B. 20–30% der Gesamtbewertung. Dies entspricht auch den Empfehlungen des „Bestbieterhandbuchs“ der EU für Sicherheitsdienstleistungen, das eine Mindestgewichtung von 60% für Qualitätsaspekte (inkl. Zuverlässigkeit) vorsieht. Insgesamt schafft man so einen Marktanreiz: Sicherheitsunternehmen, die systematisch gut prüfen, haben bessere Chancen auf Aufträge. Dadurch wird einerseits das Risiko für den Auftraggeber minimiert und andererseits ein Branchenstandard für hohe Personalzuverlässigkeit gefördert.

Die Sicherstellung von Zuverlässigkeit endet nicht mit Zuschlagserteilung – nach Vertragsbeginn müssen klare Pflichten des Auftragnehmers definiert sein, um die fortlaufende Einhaltung der Sicherheitsanforderungen zu garantieren.

• Aktuelle Personalliste mit Nachweisen: Der Auftragnehmer muss zu jedem Zeitpunkt eine aktuelle Liste aller im Objekt eingesetzten Mitarbeiter führen und dem Auftraggeber verfügbar machen. Vor dem ersten Dienst müssen sämtliche Personen vom Auftraggeber offiziell genehmigt werden. Praktisch wird oft vereinbart, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber vor Dienstbeginn die Personalien und Qualifikationsnachweise jeder Wachperson übermittelt und dessen Zustimmung einholt. Jeglicher Personalwechsel ist dem Auftraggeber vorab anzuzeigen. Dieses Vorgehen war z.B. Bedingung in einem Vertrag der Goethe-Instituts: Dort durfte der Sicherheitsdienst keinen Mitarbeiter austauschen oder neu einsetzen, ohne vorherige Zustimmung des Auftraggebers, und der AG konnte jederzeit ohne Angabe von Gründen den Zutritt einzelner Personen untersagen. Solche Klauseln gewährleisten, dass der Auftraggeber immer weiß, wer auf seinem Gelände tätig ist, und dass er Personen mit Bedenken fernhalten kann. Zudem müssen für jede gemeldete Person die prüfrelevanten Unterlagen (Führungszeugnis, 34a-Nachweis etc.) vorliegen – entweder bei der Objektleitung einsehbar oder auf Anforderung vorzeigbar.

• Meldepflicht bei sicherheitsrelevanten Vorfällen: Der Auftragnehmer ist vertraglich zu verpflichten, den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn bei einem eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter Umstände auftreten, die dessen Zuverlässigkeit oder Einsatzfähigkeit betreffen. Konkret: sollte ein Wachmann z.B. polizeilich in Erscheinung treten (Ermittlungsverfahren, Verhaftung), den Führerschein verlieren (relevant für Revierfahrer), die Sachkundeprüfung nicht rechtzeitig erneuern oder sonstige Probleme haben, muss dies sofort gemeldet werden. Ähnliches gilt, falls eine erteilte Sicherheitsfreigabe widerrufen oder nicht verlängert wird – der Auftraggeber hat ein Recht, dies umgehend zu erfahren. In solchen Fällen muss der Auftragnehmer darüber hinaus sofort reagieren und die betroffene Person von der Objektbetreuung abziehen. Bereits die öffentliche Hand hat hierzu Vorkehrungen: Gemäß Bewachungsverordnung benachrichtigen Staatsanwaltschaften und Gerichte die Gewerbeämter, wenn gegen Wachpersonal einschlägige Anklagen erhoben oder Verurteilungen ausgesprochen werden, damit die Zuverlässigkeit neu bewertet werden kann. Die gleiche Konsequenz muss intern gelten: verliert ein Mitarbeiter seine einwandfreie Weste, darf er nicht weiter beim Kunden eingesetzt bleiben. Die Ausschreibung sollte verlangen, dass der Bieter dieser Austausch- und Meldungspflicht ausdrücklich zustimmt.

• Stichproben und Audit-Rechte: Es sollte vertraglich fixiert sein, dass der Auftraggeber jederzeit (auch unangekündigt) Überprüfungen durchführen darf, ob die vereinbarten Zuverlässigkeitskriterien eingehalten werden. In der Praxis könnte der Auftraggeber z.B. verlangen, zu einem beliebigen Zeitpunkt eine aktuelle Liste aller eingesetzten Wachleute samt Führungszeugnisdatum zu sehen, oder er könnte Personalkontrollen am Werkstor durchführen. Der Auftragnehmer muss bereit sein, hierbei mitzuwirken und die benötigten Informationen bereitzustellen. Im Peeler-Group-Leitfaden wird empfohlen, im Vertrag Audit-Rechte und die Möglichkeit zum sofortigen Austausch ungeeigneten Personals festzuschreiben. Dies dient dazu, Vertrauen zu schaffen, aber eben auch Kontrolle zu ermöglichen. Wenn z.B. neue Mitarbeiter hinzukommen, könnte der Auftraggeber stichprobenartig deren Unterlagen sehen wollen – ein professioneller Dienstleister wird dem nicht nur zustimmen, sondern solche Audits aktiv erleichtern (etwa durch gut gepflegte Unterlagen vor Ort).

• Fortschreibung von Clearances und Zertifikaten: Sofern der Auftrag relevierte behördliche Überprüfungen beinhaltet (z.B. Ü2-Clearance für alle Mitarbeiter), muss der Auftragnehmer dafür sorgen, dass diese Fortgeltung während der gesamten Vertragsdauer haben. Sicherheitsüberprüfungen des Bundes werden üblicherweise alle fünf Jahre aktualisiert und alle zehn Jahre wiederholt. Entsprechend muss das Ablaufdatum im Blick behalten werden. Der Auftragnehmer sollte einen Prozess etablieren, um rechtzeitig die Verlängerung zu beantragen, damit kein Mitarbeiter plötzlich ohne gültige Überprüfung dasteht. Gleiches gilt für andere Qualifikationen: Viele Nachweise (Erste-Hilfe-Schein, Waffensachkunde, etc.) haben Ablauffristen. Der Auftragnehmer steht in der Pflicht, die Qualifikationen und Überprüfungsstatus aller eingesetzten Kräfte aktuell zu halten. Es kann vertraglich verlangt werden, dass er dem Auftraggeber eine Übersicht der Gültigkeiten bereitstellt bzw. proaktiv mitteilt, wenn z.B. eine Nachschulung oder Nachüberprüfung ansteht. So bleibt der „Sicherheitsstatus“ des Personals über Jahre hinweg konsistent.

• Berichtswesen und Monitoring: Der Auftraggeber kann einen periodischen Report über die Einhaltung der Zuverlässigkeitsauflagen verlangen. Beispielsweise könnte der Auftragnehmer verpflichtet sein, einmal jährlich schriftlich zu bestätigen, dass alle im Objekt eingesetzten Mitarbeiter weiterhin zuverlässig sind und keine Negativmerkmale aufgetreten sind. Alternativ kann er dem Auftraggeber auch Zugang zu einem Dashboard gewähren, das – soweit datenschutzkonform möglich – die aktuellen Prüfungsstände zeigt (z.B. „MA X: Führungszeugnis zuletzt geprüft am… nächster Check fällig am…“). Ein solches Monitoring erleichtert beiden Seiten das Nachhalten der vereinbarten Standards. Im Idealfall erstellt der Sicherheitsdienst einen „Prüfkalender“ (z.B. wann welche Mitarbeiter zur Wiederholungsüberprüfung anstehen) und teilt diesen mit dem Auftraggeber. Diese Transparenz fördert Vertrauen und ermöglicht dem Auftraggeber, seine Kontrollfunktion effektiv wahrzunehmen, ohne in die operative Detailarbeit eingreifen zu müssen.

All diese Punkte zielen darauf ab, dass die zu Vertragsbeginn hohen Standards über die gesamte Laufzeit gehalten werden. Die sorgfältige Personalauswahl darf kein einmaliges Ereignis sein; sie muss kontinuierlich fortgeschrieben werden. Aus Sicht des Auftraggebers bilden diese vertraglichen Pflichten ein Sicherheitsnetz: Sollte der Auftragnehmer in Versuchung geraten, später doch weniger streng zu sein (etwa aus Personalmangel jemanden einzusetzen, der noch nicht geprüft ist), hätte er einen Vertragsbruch zu befürchten. Umgekehrt weiß der Dienstleister, dass er sich keine Nachlässigkeiten leisten darf, da der Auftraggeber Kontrollmöglichkeiten hat. Das entspricht auch den Vorstellungen der Branche: Zuverlässigkeitsüberprüfungen regelmäßig zu wiederholen und die Dokumentation jederzeit bereitzuhalten, ist Teil moderner Qualitätsstandards. Mit solch klaren Pflichten wird die abstrakte Forderung nach Zuverlässigkeit in der Praxis mit Leben gefüllt. Das Ergebnis ist ein lebendiges Sicherheitskonzept, bei dem Personalvetting ein integraler Bestandteil des täglichen Betriebes wird – zum Nutzen der Sicherheit aller.