Rechnungs‑ und Vergütungs­richtlinie

Ein weiterer Kernpunkt ist die Offenlegung der Vergütungsstruktur für das Sicherheitspersonal im Angebot. Der Auftraggeber sollte verlangen, dass Bieter darlegen, wie sie die Löhne ihrer Mitarbeiter kalkulieren und sicherstellen, dass diese den Anforderungen entsprechen.

• Zusicherung der Einhaltung von Lohnuntergrenzen: Jeder Bieter muss ausdrücklich bestätigen, dass sämtliches eingesetztes Sicherheitspersonal mindestens gemäß den geltenden gesetzlichen Mindestlöhnen und einschlägigen Tarifverträgen entlohnt wird. In Deutschland bedeutet dies zum Beispiel: Bezahlung nach dem gültigen Tarifvertrag für Sicherheitsdienstleistungen (etwa den BDSW-Tarif) je nach Bundesland und Tätigkeitsprofil, oder zumindest der gesetzliche Mindestlohn, sofern dieser höher liegt. Diese Garantie schützt den Auftraggeber davor, unwissentlich einen Dienstleister zu beauftragen, der Lohndumping betreibt. (Tatsächlich verlangen viele öffentliche Auftraggeber eine Tariftreue-Erklärung aus genau diesem Grund.) Durch die Vorgabe der Tarifbindung in der Ausschreibung wird erreicht, dass Angebote, die darauf basieren, „Lohndumping“ zu betreiben, gar nicht erst zum Zuge kommen.

• Aufschlüsselung der Personalkostenkomponenten: Um die Kalkulation nachvollziehbar zu machen, sollte der Bieter im Angebot darstellen, wie sich sein Stundenverrechnungssatz für das Sicherheitspersonal zusammensetzt. Das umfasst den Bruttostundenlohn für den Sicherheitsmitarbeiter sowie die Arbeitgebernebenkosten. Letztere beinhalten die Sozialabgaben des Arbeitgebers (z.B. Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung), die gesetzliche Unfallversicherung, lohngebundene Umlagen sowie Ansprüche auf bezahlte Ausfallzeiten (Urlaubsentgelt, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) und ggf. Zuschläge (Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge gemäß Gesetz/Tarif). Ebenso sind zusätzliche freiwillige Leistungen zu nennen, etwa Uniform- oder Ausrüstungspauschalen oder Fahrgeld, falls vorgesehen. Ziel ist, dass der Auftraggeber sieht, welcher Anteil des berechneten Stundensatzes direkt an den Mitarbeiter fließt und welcher Anteil für verpflichtende Arbeitgeberaufwände reserviert ist. Dadurch wird transparent, dass der Preis auf rechtmäßiger und fairer Entlohnung basiert und z.B. Urlaub oder Sozialversicherungen nicht „vergessen“ wurden.

Um sicherzustellen, dass auch in der Vertragsdurchführung alles mit rechten Dingen zugeht, sollten in der Ausschreibung klare Vorgaben für die Rechnungslegung und Leistungsdokumentation gemacht werden. Der Bieter muss wissen, welche Abrechnungsnachweise der Auftraggeber erwartet.

• Einzelnachweis der geleisteten Stunden pro Objekt/Schicht: Die Vertragsbedingungen sollten festlegen, dass jede Rechnung des Sicherheitsdienstleisters eine aufschlüsselte Darstellung der erbrachten Leistung enthalten muss. Konkret heißt das: Auf der Rechnung sind die tatsächlich geleisteten Wachstunden pro Dienstposten und Tag auszuweisen, idealerweise mit Bezug auf den Dienstplan (Schichtzeiten) und eventuell auf die jeweiligen Mitarbeiter. Beispielsweise könnte eine Monatsrechnung Zeile für Zeile aufführen: “Objekt A – Pforte Tagdienst – 160 Stunden zum Satz X €/h = …; Objekt A – Pforte Nachtschicht – 80 Stunden zum Satz Y €/h = …; Objekt B – Revierstreife – 60 Stunden …” etc. So kann der Auftraggeber jede berechnete Stunde einem definierten Auftragsposten zuordnen. Wenn vertraglich vorgesehen, können auch die Namen oder ID-Nummern der eingesetzten Wachpersonen angegeben werden, was die Nachvollziehbarkeit weiter erhöht. Wichtig ist: Es dürfen nur vertraglich vereinbarte Leistungen in Rechnung gestellt werden, nichts darüber hinaus. (In diesem Sinne fordert z.B. der öffentliche Auftraggeber oft, dass jede Position der Rechnung genau einer Leistungsposition des Vertrags entsprechen muss.) Diese granularen Rechnungsangaben ermöglichen dem Auftraggeber eine direkte Leistungsprüfung.

• Erforderliche Leistungsnachweise (Stundennachweise): Die Ausschreibung sollte vorschreiben, dass jeder Rechnung Arbeitszeitnachweise beizufügen sind. Das können unterschriebene Stundenzettel der Wachleute sein oder digitale Zeiterfassungsprotokolle aus einem Wachbuch- oder Wächterkontrollsystem. Der Dienstleister muss dem Auftraggeber somit die Belege liefern, die die in Rechnung gestellte Zeit bestätigen. Moderne Sicherheitsunternehmen arbeiten oft mit elektronischer Zeiterfassung und Echtzeit-Wächterkontrollsystemen, die lückenlose Logs erzeugen. Führende Anbieter gehen dazu über, ihren Rechnungen automatisch detaillierte Schichtprotokolle beizulegen – mit Angabe jeder Schicht, der Zeit, des verantwortlichen Sicherheitsmitarbeiters und des berechneten Satzes – um „volle Transparenz für den Kunden“ zu schaffen. Eine solche Praxis sollte in der Ausschreibung ausdrücklich begrüßt bzw. gefordert werden. Wo vorhanden, können auch elektronische Zugangsdaten, Wachrundengänger-Protokolle (mit RFID/NFC-Zeitstempeln) oder Berichte aus einem Videomanagement- oder Alarmmanagementsystem als Nachweis dienen, dass Personal vor Ort war. Essenziell ist: Der Auftragnehmer muss belegen, dass die fakturierten Stunden tatsächlich geleistet wurden.

• Standardformat und Turnus der Abrechnung: Es ist sinnvoll, festzulegen, in welchem Rhythmus die Rechnungslegung zu erfolgen hat (üblich ist monatlich, etwa zum Monatsende, oder vierzehntägig bei kürzeren Intervallen) und in welchem Format die Daten geliefert werden. Zum Beispiel kann verlangt werden, dass die Rechnung selbst als PDF-Dokument eingereicht wird und eine Excel-Aufstellung aller Positionen beiliegt. In dieser Aufstellung sollten die Stunden idealerweise nach Einsatzort, Datum und Schicht sortiert sein. Dadurch kann die prüfende Stelle – z.B. das Rechnungswesen oder der Sicherheitsverantwortliche des Kunden – sehr einfach die Daten filtern und abgleichen. Einheitliche Formate und klare Strukturen erleichtern die Rechnungsprüfung erheblich und verhindern Missverständnisse.

• Kontroll- und Abstimmungsverfahren: Bereits in der Ausschreibung kann erwähnt werden, dass der Auftraggeber sich vorbehält, Rechnungen mit den zugehörigen Einsatzaufzeichnungen abzugleichen. Für den Bieter bedeutet das, dass er sich auf eventuelle Nachfragen einstellen muss. In der Praxis sollte der Vertrag vorsehen, dass jede Rechnung erst nach Prüfung durch den Auftraggeber freigegeben wird. Die Prüfung besteht typischerweise darin, die gemeldeten Stunden mit den Dienstplänen und Wachprotokollen des betreffenden Monats zu vergleichen. Regelmäßige Stichproben oder 100%-Abgleiche – je nach Vertragsvolumen – sind anzukündigen. Ein Beispiel aus einem Prüfbericht: Dort wird empfohlen, „Rechnungen für Sicherheitsdienstleistungen mit den täglichen Wachbüchern zu vergleichen und Abweichungen zu klären“. Genau das sollte auch im Vertrag gelebt werden. Der Sicherheitsdienstleister muss demnach wissen, dass Unstimmigkeiten (z.B. mehr abgerechnete Stunden als per Wächterkontrollsystem registriert) aufgeklärt werden müssen, bevor eine Zahlung erfolgt.

Diese Anforderungen an Rechnungen und Nachweise stellen sicher, dass der Auftraggeber jederzeit den Überblick behält. Schwarze Schafe in der Branche, die etwa „Phantomstunden“ abrechnen, werden so abgeschreckt. Gleichzeitig fördert es ein partnerschaftliches Verhältnis: Der Dienstleister rechnet nur ab, was er nachweisbar geleistet hat, und der Kunde bezahlt zeitnah, weil alle benötigten Informationen vorhanden sind. Insgesamt erhöhen klare Rechnungs- und Dokumentationsstandards die Verlässlichkeit und Transparenz in der Vertragsdurchführung.

Bei mehrjährigen Sicherheitsverträgen stellt sich die Frage, wie mit veränderten Kostenfaktoren – insbesondere Lohnsteigerungen – umgegangen wird. Deshalb sollte bereits in der Ausschreibung das Thema Preisanpassungen adressiert werden. Bieter müssen angeben, ob ihre angebotenen Preise über die gesamte Vertragslaufzeit fest sind oder ob (und unter welchen Bedingungen) Preisänderungen zulässig sind.

• Festpreise vs. indexierte Preise: Bietet ein Bieter echte Festpreise an, die z.B. für 2 oder 3 Jahre unverändert gelten, so muss er alle erwartbaren Kostensteigerungen in diese Preise einrechnen. Vorteil: Der Auftraggeber hat Planungssicherheit. Alternativ können Bieter preisindex-gebundene Angebote machen. Das heißt, die Preise werden während der Laufzeit regelmäßig an einen definierten Index angepasst, etwa an die Inflation (Verbraucherpreisindex) oder an einen Lohnindex. In der Ausschreibung sollte klar sein, welche Art gewünscht oder erlaubt ist. Viele öffentliche Aufträge verlangen z.B., dass bei langfristigen Verträgen eine Preisgleitklausel für Mindestlohnänderungen enthalten sein muss – oder umgekehrt, manche Auftraggeber schließen Preisanpassungen aus. Wichtig: Wenn eine Indexierung vorgesehen ist, muss der Bezugsindex und der Anpassungszeitraum eindeutig benannt werden (z.B. “jährliche Anpassung zum 1. Januar entsprechend der prozentualen Änderung des Verbraucherpreisindex, Basis = Indexstand Oktober des Vorjahres”).

• Erlaubte Gründe für Preisänderungen: Sollte ein Bieter Preisanpassungen während der Vertragslaufzeit vorbehalten wollen, so sind die Triggerbedingungen dafür eng zu definieren.

• Gesetzliche Erhöhung des Mindestlohns: Steigt der gesetzliche Mindestlohn, was unmittelbaren Einfluss auf die Sicherheitsmitarbeiterlöhne hat, kann eine Preisanpassung greifen. Beispielsweise könnten die Stundensätze um den gleichen Prozentsatz erhöht werden, um den Mehrkosten Rechnung zu tragen.

• Tariflohnerhöhungen: Falls das eingesetzte Personal nach Tarif bezahlt wird, sind während der Vertragslaufzeit Tarifsteigerungen möglich. In vielen Bundesländern steigen die Tariflöhne für Sicherheitsdienste jährlich oder zweijährlich. Der Vertrag kann daher vorsehen, dass bei Inkrafttreten neuer Tariflöhne die Vergütung entsprechend angepasst wird. Das hält den Dienstleister finanziell stabil und garantiert dem Personal weiterhin tarifgerechte Bezahlung.

• Steigende Lohnnebenkosten: Erhöhen sich gesetzliche Arbeitgeberabgaben – z.B. höhere Sozialversicherungsbeiträge oder neue Umlagen –, können diese die Kalkulation erheblich beeinflussen. Eine faire Klausel würde erlauben, dass solche „Änderungen der anwendbaren Rechtsvorschriften“, die die Kosten des Dienstleisters erhöhen, weitergegeben werden dürfen. (Analog sollte natürlich auch gelten, dass Kostensenkungen an den Auftraggeber weiterzugeben sind, wobei das in der Praxis selten vorkommt.)

• Außergewöhnliche Teuerungsraten: In Fällen extremer Inflation könnten generelle Preisanpassungen vereinbart werden, beispielsweise wenn die Inflation eine bestimmte Schwelle überschreitet. Allerdings sollte dies dann mit einem Index verknüpft sein (siehe oben), um objektiv zu bleiben.

• Transparenz und Vorankündigung: Wenn eine Preisanpassungsklausel greift, muss der Auftragnehmer verpflichtet sein, rechtzeitig vorher einen schriftlichen Anpassungsantrag zu stellen. Üblich sind z.B. 60 Tage im Voraus. Dieser Antrag muss die Begründung und Berechnung enthalten, wie sich der neue Preis zusammensetzt. Der Auftraggeber kann so die Berechtigung prüfen. Ein Beispiel: “Aufgrund der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns von 12,00 € auf 13,00 € ab Datum X erhöhen sich unsere Lohnkosten um Y%. Wir beantragen daher, den Stundensatz für Objektwachdienst um Y% von … € auf … € zu erhöhen.” – Beigelegt sein sollte eine Übersicht, welche Vertragspositionen betroffen sind und wie sich die Zahlen herleiten. Wichtig ist, dass ohne einen solchen formellen Prozess keine Preisänderung wirksam wird. Das schützt den Auftraggeber vor überraschenden Preiserhöhungen.

• Vertragliche Umsetzung: Die Ausschreibung sollte klarstellen, dass nur die explizit vereinbarten Anpassungsgründe zulässig sind und alle anderen Risiken vom Auftragnehmer getragen werden. Das zwingt die Bieter, ihre Angebote sorgfältig zu kalkulieren. Gleichzeitig kann im Vertrag festgelegt werden, dass der Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht hat, falls z.B. der Mindestlohn sprunghaft steigt und der Dienstleister eine sehr hohe Preisanpassung verlangen muss – so sind beide Seiten abgesichert. Üblich ist auch der Satz, dass Preisanpassungen nach unten (z.B. bei Senkung von Sozialabgaben) ebenso nachvollziehbar an den Auftraggeber weiterzugeben sind, um Einseitigkeit zu vermeiden.

Insgesamt soll durch solche Klauseln ein ausgewogenes Verhältnis geschaffen werden: Der Dienstleister bleibt leistungsfähig, wenn Kosten steigen, und der Auftraggeber behält trotzdem Kontrolle über das Budget. In der Angebotsbewertung werden Bieter bevorzugt, die transparente und faire Preisanpassungskonzepte vorlegen, gegenüber solchen, die unklare oder ungünstige Klauseln fordern.

Um die verschiedenen Angebote auch in puncto Abrechnung und Vergütung objektiv vergleichen zu können, sollten im Bewertungsschema der Ausschreibung entsprechende Kriterien vorgesehen werden.

• Preistransparenz: Wie übersichtlich und nachvollziehbar stellt der Bieter seine Kalkulation dar? Gibt es eine detaillierte Aufschlüsselung der angebotenen Preise in Lohn, Nebenkosten, etc.? Ein Angebot, das die Kostenkomponenten klar beziffert, ermöglicht einen „Apfel-zu-Apfel“-Vergleich zwischen den Bietern. Ein Pluspunkt ist hier z.B., wenn der Bieter bereitwillig seine Kalkulation offenlegt – nach dem Motto seriöser Anbieter: Transparenz schützt beide Seiten und erlaubt den besten Vergleich. In der Bewertung gibt eine hohe Punktzahl für Angebote, die alle verlangten Preisdetails liefern; Abzüge gibt es, wenn etwas undurchsichtig bleibt (z.B. ein Pauschalpreis ohne Erläuterung).

• Einhaltung von Arbeits- und Lohnstandards: Dieser Aspekt bewertet, inwiefern das Angebot die Compliance mit geltenden Arbeitsrechtsnormen und Tarifbindungen erfüllt. Indikatoren sind z.B., ob der Bieter ausdrücklich die Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns zusichert, ob er (falls relevant) die Tariftabellen des Wach- und Sicherheitsgewerbes anführt und ob er darstellt, welche arbeitsrechtlichen Verpflichtungen (Urlaub, Zuschläge, Arbeitszeitbegrenzungen) eingehalten werden. Angebote, die klar auf Tariflöhne und gesetzliche Mindestbedingungen Bezug nehmen, zeigen hier Stärke. Ein Angebot, das deutlich unter Tarif bezahlt oder keine Aussage zur Mitarbeitervergütung macht, würde in diesem Kriterium schlecht abschneiden – zu groß wäre das Risiko von Lohndumping und daraus resultierenden Problemen. Hintergrund: Öffentliche Auftraggeber haben in der Vergangenheit Sozialkriterien eingeführt, um Lohndumping zu verhindern; auch private Auftraggeber achten zunehmend auf solche Kriterien, da faire Löhne oftmals bessere Dienstleistungsqualität bedeuten.

• Rechnungsprüfbarkeit (Nachvollziehbarkeit der Abrechnung): Hier wird bewertet, ob das Vergütungskonzept geeignet ist, die laufende Rechnungskontrolle zu erleichtern. Ein gutes Angebot wird beschrieben haben, wie die Stunden erfasst und belegt werden (z.B. mit digitalem Wächterkontrollsystem, monatlichen Reports, etc.). Außerdem punktet ein Bieter, der vereinbart, Transparenz bei den Rechnungen zu gewährleisten – etwa indem er Musterdokumente liefert oder erläutert, dass jede Rechnung eine genaue Stundenaufstellung enthalten wird. Ein sehr positives Signal ist, wenn der Bieter von sich aus Kontrollmöglichkeiten einräumt (z.B. „der Auftraggeber erhält auf Wunsch Zugang zu unserem Online-Zeiterfassungssystem“). Wichtig ist auch, wie der Bieter mit Abweichungen umzugehen gedenkt – etwa ob er zustimmt, dass nur die tatsächlich geleisteten Stunden in Rechnung gestellt werden. Sollte ein Bieter hier gar nichts zu sagen, würde man zumindest verlangen, dass der Vertrag entsprechende Prüfmechanismen vorsieht. Als konkreten Indikator könnte man sehen: Ist das Zusammenspiel von Einsatzdokumentation und Rechnung im Angebot beschrieben? Ein Auditor würde später überprüfen, ob z.B. Abweichungen zwischen Wachbuch und Rechnung geklärt werden – dafür sollte das Konzept des Bieters Vorkehrungen erkennen lassen.

• Kostenrealismus und Nachvollziehbarkeit: Mit diesem Kriterium wird bewertet, ob das Angebot preislich schlüssig und realistisch ist. Es wird geprüft, ob der Angebotspreis angesichts der geforderten Leistung plausibel ist – weder unrealistisch niedrig noch unnötig hoch. Indikatoren sind z.B.: Liegt der Stundenverrechnungssatz in einem üblichen Marktbereich? Stimmen die Personalkostenanteile? Hat der Bieter alle erwartbaren Kosten (Zuschläge, Overhead, Reserve für Krankheitsvertretung etc.) einkalkuliert? Ein unrealistisch niedriger Preis könnte darauf hindeuten, dass der Bieter entweder Kosten übersehen hat oder beabsichtigt, an der Personalqualität oder -entlohnung zu sparen – was langfristig zu Ausfällen führen kann. Solche Angebote würden in der Bewertung schlecht abschneiden. Ein angemessener, gut begründeter Preis dagegen erhält eine bessere Bewertung. Hier fließt auch ein, ob der Bieter ein gut begründetes Verhältnis von Preis zu Leistung darstellt. Insgesamt soll dieses Kriterium sicherstellen, dass man keinen Anbieter wählt, der später Probleme bekommt, seinen Verpflichtungen nachzukommen, nur weil er sich verkalkuliert oder den Preis künstlich gedrückt hat.

• Preis-Leistungs-Verhältnis (Value for Money): Dieses Kriterium betrachtet den Gesamtnutzen des Angebots für das eingesetzte Geld. Anders ausgedrückt: Wie nachhaltig und begründet ist das Preismodell? Ein Bieter, der vielleicht nicht der billigste ist, aber ein hervorragend transparentes, rechtssicheres und mitarbeiterfreundliches Vergütungskonzept bietet, könnte hier sehr hoch bewertet werden – weil die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass der Auftrag störungsfrei und in hoher Qualität erfüllt wird. Umgekehrt würde ein Billigstbieter, der nur den Preis vordergründig niedrig hält (aber Risiken mitbringt, z.B. durch potenzielle Verstöße oder unzufriedenes Personal), im Value-for-Money-Ranking niedriger liegen. Bewertet wird also, ob das Angebot auf lange Sicht wirtschaftlich sinnvoll ist. Dazu gehört z.B., ob der Bieter darlegt, wie er gute Leute rekrutiert und hält (Stichwort faire Löhne, Weiterbildung – was wiederum dem Auftraggeber zugutekommt). Ein ausgewogenes Angebot, das einen marktgerechten Preis mit einem soliden Ausführungskonzept verbindet, erzielt hier Bestnoten.

Durch die Aufnahme solcher Kriterien im Wertungsraster wird sichergestellt, dass nicht blind dem günstigsten Angebot der Zuschlag erteilt wird, sondern dem wirtschaftlichsten, das alle Faktoren berücksichtigt. Das Abrechnungskonzept des Bieters wird damit zu einem zentralen Bestandteil der Qualitätsbewertung. Es lohnt sich für Bieter also, Mühe in transparente und rechtskonforme Vergütungsmodelle zu stecken – und für den Auftraggeber lohnt es sich, diese Aspekte differenziert zu bewerten, um einen zuverlässigen Partner zu finden.

Eine klar definierte Abrechnungs- und Vergütungspolitik in Sicherheitsdienst-Verträgen stellt einen entscheidenden Mehrwert dar. Sie gewährleistet, dass Sicherheitsmitarbeiter fair entlohnt werden, der Auftraggeber rechtlich auf der sicheren Seite ist und die vertraglichen Kosten von Anfang an transparent und überprüfbar bleiben. Eine solche Transparenz vermeidet Unstimmigkeiten während der Vertragsdurchführung und beugt finanziellen Überraschungen vor. Letztlich schafft sie Vertrauen: Die Sicherheitskräfte wissen, dass sie ordnungsgemäß bezahlt werden (was ihre Motivation und Leistungsbereitschaft steigert), der Dienstleister weiß, dass seine legitimen Kosten abgedeckt sind, und der Auftraggeber weiß genau, wofür er zahlt.

• Verpflichtende Kostenaufschlüsselung und Lohnerklärung in der Ausschreibung: Jedes Angebot muss in einem vorgegebenen Schema die Zusammensetzung der Preise darlegen und der Bieter sollte eine Erklärung unterzeichnen, dass er alle anwendbaren Lohnvorschriften (Mindestlohn, Tariftreue usw.) einhält. Dies sollte als fester Ausschreibungsbestandteil verankert sein. Damit erzwingt man von Anfang an Transparenz und Vergleichbarkeit. Unerklärlich niedrige Angebote fallen so direkt auf, und unseriöse Anbieter werden abgeschreckt.

• Klar definierte Rechnungsprüfungsprozesse im Vertrag: Es sollte bereits im Vertrag festgelegt werden, wie die Leistungsverrechnung kontrolliert wird. Zum Beispiel kann vereinbart werden, dass monatlich ein Bericht mit Soll-Ist-Stunden pro Objekt vorzulegen ist und dass der Auftraggeber Einsicht in die Wachbücher oder elektronischen Zeiterfassungsdaten erhält. Wichtig ist, dass der Rechnungsfreigabeprozess geregelt wird: Der Auftraggeber prüft und genehmigt die Rechnungen auf Basis der Nachweise. Klauseln zur Zusammenarbeit in diesem Prozess (etwa Fristen für Nachlieferungen von Belegen) sorgen für klare Verhältnisse. Der Auftraggeber sollte sich auch das Recht vorbehalten, bei Auffälligkeiten zusätzliche Prüfungen durchzuführen. Insgesamt gilt: „Dokumentierte Prüfung und Freigabe von Dienstleisterrechnungen“ sowie „Abgleich der abgerechneten Stunden mit den täglichen Einsatzprotokollen“* müssen als verbindliche Schritte etabliert werden.

• Regelmäßige Audits und Stichproben: Es ist sinnvoll, während der Vertragslaufzeit periodisch (z.B. jährlich) interne Audits durchzuführen. Dabei werden stichprobenartig einige Rechnungszeiträume ausgewählt und komplett nachgeprüft: Wurden wirklich an jedem abgerechneten Tag die entsprechenden Sicherheitskräfte vor Ort eingesetzt? Stimmen die in Rechnung gestellten Stunden mit den Schichtplänen und Zutrittslogs überein? Solche Überprüfungen kann der Auftraggeber in Eigenregie oder mit Hilfe externer Prüfer durchführen. Die Erfahrung zeigt, dass allein die Ankündigung regelmäßiger Stichprobenprüfungen die Genauigkeit der Abrechnungen erhöht. Sollte ein Audit Abweichungen feststellen, müssen diese mit dem Dienstleister geklärt und ggf. in Gutschriften/Nachbesserungen münden. Im erwähnten Prüfbericht wurde z.B. als Empfehlung festgehalten: „Abgerechnete Stunden sind mit den Wachbucheinträgen zu vergleichen und Unstimmigkeiten zu bereinigen.“ Solche Audits sichern die Vertragstreue und schützen vor finanziellen Verlusten durch Fehlabrechnungen.

Durch diese Schritte schafft der Auftraggeber eine Kontrollstruktur, die sowohl fair als auch effektiv ist. Gute Dienstleister haben damit kein Problem – im Gegenteil, sie können ihre Zuverlässigkeit unter Beweis stellen. Problematische Anbieter hingegen werden Schwierigkeiten haben, die geforderten Standards zu erfüllen, und scheiden idealerweise schon im Vergabeverfahren aus. Insgesamt erhöhen klare Abrechnungs- und Vergütungsregeln die Qualität der Sicherheitsdienstleistungen, da sie für alle Beteiligten Verlässlichkeit schaffen und den Fokus auf eine nachhaltige, rechtskonforme Auftragsdurchführung legen.