Fachbetriebliche Zulassungen und spezielle Befugnisse

Bei der Erstellung einer Ausschreibung (Vergabeunterlagen) für Sicherheitsdienstleistungen sollten Beschaffer klar festlegen, dass Bieter alle einschlägigen Lizenzen und Genehmigungen als Teil ihres Angebots einreichen müssen. Diese Vorgabe gehört in die Eignungskriterien oder muss als obligatorische Bestandteil der Angebotsunterlagen genannt werden.

• Gewerbeanmeldung und Registerauszug: Ein Nachweis über die rechtliche Existenz des Unternehmens (z.B. Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung). Damit wird belegt, wer Vertragspartner wäre und dass es sich um ein ordentlich angemeldetes Unternehmen handelt.

• Aktuelle Bewachungserlaubnis / Gewerbeerlaubnis: Kopie der gültigen Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes (etwa der §34a-GewO-Bescheid in Deutschland) oder eines vergleichbaren Befähigungsnachweises der zuständigen Behörde. Diese Urkunde ist zentral – sie weist nach, dass der Bieter als Sicherheitsfirma tätig sein darf. Wichtig ist, dass sie noch gültig ist (nicht abgelaufen) und im Zweifel bundesweit bzw. im Einsatzgebiet Anerkennung findet. Die Ausschreibung kann auch verlangen, dass der Bieter zusichert, dass diese Erlaubnis für die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird.

• Spezielle Genehmigungen entsprechend dem Auftragsumfang: Sämtliche zusätzlichen Berechtigungen, die für die vorgesehenen Leistungen erforderlich sind, müssen dokumentiert werden.

• Bei Aufträgen mit bewaffnetem Objektschutz oder Personenschutz: Vorlage der waffenrechtlichen Erlaubnis für das Unternehmen oder der Angestellten (Bescheid der Behörde, Waffenscheine der Mitarbeiter). Dazu gehören oft Schießnachweise, Sachkundeprüfungs-Zeugnisse und Führungszeugnisse, um die Zuverlässigkeit nach § 5 WaffG zu belegen.

• Bei Videoüberwachung oder Alarmaufschaltung: Nachweis einer Leitstellen-Zertifizierung oder -Erlaubnis. Der Bieter sollte z.B. ein VdS-Zertifikat einer Notruf- und Service-Leitstelle oder eine Herstelleranerkennung für Alarmanlagen vorlegen, sofern gefordert. Außerdem kann ein Datenschutznachweis (z.B. Benennung eines Datenschutzbeauftragten, TÜV-Datenschutzsiegel) verlangt werden, um sicherzustellen, dass Überwachungsdaten rechtmäßig verarbeitet werden.

• Für Diensthundeführer (Hunde-Einsatz): Falls Wachhunde eingesetzt werden, Nachweise über entsprechende Schulungen und Prüfungen (etwa Sachkundebescheinigung nach DGUV für Hundeführer). In manchen Bundesländern gibt es z.B. einen „Hundeführerschein“ für Diensthundehalter; sofern relevant, gehört der in die Unterlagen.

• Bei Fernüberwachung oder Einsatz technischer Sicherheitsmaßnahmen: Zertifikate über die technische Kompetenz (z.B. Schulungsnachweise für die Bedienung bestimmter Sicherheitssysteme, ISO-Qualifizierungen für IT-Sicherheit etc.).

• Einsatzort- bzw. regionalspezifische Befugnisse: Eine Erklärung oder Nachweis, dass der Bieter im Geografischen Einsatzbereich tätig werden darf. Das ist insbesondere bei ausländischen Bietern oder überregionalen Aufträgen relevant. Ein ausländischer Sicherheitsdienst sollte z.B. belegen, dass seine Bewachungserlaubnis in Deutschland anerkannt wird oder dass er eine Niederlassung mit deutscher Lizenz hat. Oder wenn in einem Bundesland zusätzliche Meldepflichten (z.B. beim Landeskriminalamt oder Verfassungsschutz) bestehen, sollte der Bieter dies erfüllt haben. Auch bei Objekten mit Hausausweispflicht (z.B. bestimmte Industriegelände) könnte verlangt werden, dass der Bieter bestätigt, dass er die Voraussetzungen für die Ausstellung solcher Ausweise erfüllt (hier spielt z.B. das Bewacherregister eine Rolle, in dem Sicherheitsmitarbeiter in Deutschland erfasst werden).

• Subunternehmer-Einsatz (falls vorgesehen): Falls der Bieter Teile der Leistung an Nachunternehmer vergeben will, muss er dies in der Regel schon im Angebot angeben und Genehmigungen und Qualifikationen der Nachunternehmer ebenfalls darlegen. Zudem kann eine Erklärung gefordert werden, dass Subunternehmer nur mit Zustimmung des Auftraggebers eingesetzt werden und denselben Lizenzanforderungen genügen. Einige öffentliche Auftraggeber fordern z.B., dass für jeden Nachunternehmer ebenfalls eine §34a-GewO Erlaubnis und entsprechende Nachweise beigefügt werden, um sicherzustellen, dass die gesamte Lieferkette lizensiert ist.

• Erklärung zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben: Üblich ist eine vom Bieter unterschriebene Compliance-Erklärung, dass er alle nationalen Vorschriften und branchenspezifischen Gesetze beachtet. Darin wird versichert, dass das Unternehmen sämtliche erforderlichen Zulassungen besitzt und keine Verstöße gegen Gewerbe- oder Strafvorschriften vorliegen. Diese Selbsterklärung hat zwar in erster Linie deklaratorischen Charakter, untermauert aber die anderen Nachweise. Oft fließt hier auch eine Bestätigung ein, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (bei öffentlichen Vergaben) vorliegen – was z.B. einschlägige Straftaten oder Zuverlässigkeitsmängel betreffen würde.

• Gültigkeit und Aktualität: Sie müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig und nicht abgelaufen sein. Lizenzen, die kurz vor Ablauf stehen, könnten kritisch gesehen werden – der Bieter sollte in so einem Fall idealerweise darlegen, dass der Verlängerungsantrag gestellt ist. Ein abgelaufenes Dokument wird in der Regel nicht akzeptiert. Behörden können Lizenzen zudem entziehen oder aussetzen, was im schlimmsten Fall das Angebot disqualifiziert; deshalb ist auf Aktualität zu achten.

• Amtliche Ausfertigung: Die Unterlagen sollten nach Möglichkeit amtlich beglaubigt oder im Original vorgelegt werden. Häufig steht in Ausschreibungen der Satz, dass Kopien nur anerkannt werden, wenn sie amtlich beglaubigt sind, um Manipulation auszuschließen. Gegebenenfalls behält sich der Auftraggeber vor, die Originale zur Einsicht anzufordern. Viele Behörden ziehen relevante Unterlagen (wie Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister etc.) auch selbständig heran, um sicherzugehen.

• Sprache der Unterlagen: Fremdsprachige Urkunden müssen mit Übersetzung eingereicht werden. Ist die Ausschreibung etwa in deutscher Sprache, so müssen alle Belege auf Deutsch vorliegen oder mit einer beeidigten Übersetzung ins Deutsche versehen sein. Ein in Spanien ausgestelltes Sicherheitszertifikat müsste also übersetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Wertungskommission den Inhalt korrekt versteht.

• Vollständigkeit: In der Summe müssen alle geforderten Nachweise lückenlos vorliegen. Fehlt ein verlangtes Dokument oder ist es inhaltlich unzureichend, führt dies in der Regel zum Ausschluss des Angebots wegen Nichterfüllung der Eignungskriterien. Daher sollten Bieter die Ausschreibung sehr sorgfältig studieren und eine Checkliste aller geforderten Zulassungen führen. Für den Auftraggeber empfiehlt es sich ebenso, eine Prüfliste zu verwenden: Jedes Angebot kann dann bei Öffnung bereits dahingehend kontrolliert werden, ob z.B. die Kopie der Gewerbeerlaubnis, die Versicherungsnachweise, ggf. die Waffengenehmigung etc. enthalten sind.

Durch diese Anforderungsliste stellt der Ausschreibende sicher, dass die rechtliche Einsatzfähigkeit jedes Bieters vor einer inhaltlichen Bewertung bestätigt ist. Es ist im Grunde eine Qualifikationshürde, die unzureichend aufgestellte Anbieter fernhält. Sollte ein Bieter versuchen zu erklären, er reiche eine bestimmte Erlaubnis “später” nach, ist dem mit Skepsis zu begegnen – im Zweifel darf er nicht berücksichtigt werden, weil das Schutzniveau der ausgeschriebenen Leistung sonst gefährdet wäre. Die Forderung nach diesen Unterlagen ist somit auch ein Filter: Sie trennt die Spreu vom Weizen bereits im Teilnahmewettbewerb. Für sicherheitskritische Aufträge ist diese Vorauswahl unabdingbar, denn sie garantiert, dass nur solche Firmen in Betracht kommen, die behördlich geprüft und befugt sind, die anvertraute Schutzaufgabe zu erfüllen.

Nicht jeder Sicherheitsauftrag gleicht dem anderen. Je nach Einsatzort und Auftragsart können zusätzliche bzw. erhöhte Zulassungsvoraussetzungen für Bieter gelten.

Diese Beispiele zeigen, dass für verschiedene Szenarien unterschiedliche Zusatzgenehmigungen maßgeblich sind. Als Grundsatz gilt: Der Bieter muss alle obligatorischen Voraussetzungen, die sich aus dem spezifischen Auftrag ergeben, bereits vor Angebotsabgabe erfüllen oder klar dokumentieren können. Die Vergabestelle sollte in der Ausschreibung eindeutig benennen, in welchen Auftragskonstellationen zusätzliche Nachweise erwartet werden. Ein Flughafen-Bewachungsauftrag wird z.B. unmissverständlich verlangen, dass nur Anbieter mit luftsicherheitsüberprüftem Personal zum Zuge kommen; ein Objekt mit Alarmaufschaltung könnte die Zertifizierung der Leitstelle fordern usw.

Die Bieter ihrerseits sind gehalten, diese Anforderungen genau zu lesen und ihr Angebot entsprechend auszustatten. Im Zweifelsfall sollten sie im Rahmen von Bieterfragen klären, was anerkannt wird (z.B. ob eine ausländische Zertifizierung als gleichwertig akzeptiert wird). Besser ist jedoch, im Angebot großzügig Nachweise zu geben – also nicht nur minimal zu erfüllen, sondern Stärke zu zeigen. Beispielsweise schadet es nicht, freiwillige Zertifikate wie ISO 9001 oder Ausbildungsnachweise zusätzlich beizulegen, auch wenn sie nicht explizit gefordert wurden, sofern sie die Eignung untermauern.

Für die Vergabestelle empfiehlt es sich, die Bewertung dieser Szenario-Nachweise vorab festzulegen. Oft werden sie als Muss-Kriterien gehandhabt: Fehlt der Nachweis, wird das Angebot ausgeschlossen. In anderen Fällen können sie auch bewertet werden (siehe nächster Abschnitt Bewertung). Wichtig ist, dass ein hoher Sicherheitsstandard des Auftraggebers nur erreicht werden kann, wenn tatsächlich nur Anbieter mit dem passenden Zulassungsprofil berücksichtigt werden. Durch die vorgelagerten Eignungsprüfungen wird erreicht, dass der später beauftragte Sicherheitsdienst die Arbeit von Tag eins an rechtmäßig und fachkundig ausüben darf – zusätzliche nachträgliche Genehmigungen einzuholen birgt Risiken und sollte vermieden werden.

In der Angebotsbewertung geht es nicht nur darum, ob ein Bieter die verlangten Zulassungen vorgelegt hat (ja/nein), sondern gegebenenfalls auch um die Qualität und Passgenauigkeit dieser Nachweise. Gerade in Vergabeverfahren, wo neben dem Preis auch Qualitätskriterien zählen, können Zulassungen und Zertifikate ein Kriterium sein, um die Leistungsfähigkeit der Bieter zu differenzieren.

Die Berücksichtigung solcher Kriterien erlaubt es, Angebote differenziert zu bewerten, anstatt lediglich festzustellen, ob Mindestanforderungen erfüllt sind. Alle seriösen Bieter werden zwar die Grundzulassungen vorlegen; dennoch kann es signifikante Unterschiede geben, wie umfassend und zukunftssicher die Genehmigungslage des Unternehmens ist. Ein Unternehmen, das lediglich das Nötigste mit Mühe erfüllt, wird hier schwächer abschneiden als eines, das proaktiv in Qualitätssiegel und Zusatzschulungen investiert hat.

Wichtig ist, dass die Vergabestelle in den Ausschreibungsunterlagen klar definiert, ob und wie diese Kriterien in die Wertung einfließen. Handelt es sich um Eignungskriterien, dann dienen sie der Vorauswahl (Bestehen/Nichtbestehen). Sind es Zuschlagskriterien, muss eine Bewertungsmatrix angegeben werden. Beispielsweise könnte man für „Qualität der Zulassungen/Zertifizierungen“ eine Gewichtung vorsehen, wo ein Bieter mit mehreren relevanten Zertifikaten die volle Punktzahl erhält, während einer mit nur den Minimalnachweisen weniger Punkte bekommt. Dadurch wird Transparenz geschaffen und Willkür vorgebeugt.

In der Praxis trägt eine solche qualitative Bewertung dazu bei, den „Bestbieter“ im Sinne des qualitativ hochwertigsten Angebots zu ermitteln, anstatt ausschließlich nach dem günstigsten Preis zu vergeben. Gerade im Sicherheitsbereich ist dies im Interesse des Auftraggebers, da Qualitätsmängel gravierende Folgen haben können. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die in Compliance und Ausbildung investieren (also z.B. jährliche Überprüfungen, interne Audits, zusätzliche Zertifikate), in der Leistungserbringung zuverlässiger und professioneller agieren.

Nicht zuletzt kann die Vergabestelle stichprobenartig oder generell die Echtheit und Gültigkeit der vorgelegten Nachweise überprüfen, etwa indem sie bei der ausstellenden Behörde rückfragt. Im BDSW-Best-Practice-Leitfaden wird empfohlen, den ausgewählten Bieter sowohl vor Zuschlagserteilung als auch nach Auftragsvergabe einem Audit zu unterziehen, um sicher zu sein, dass alle Bedingungen erfüllt werden und alle Gesetze eingehalten werden. Sollten sich hierbei Unstimmigkeiten zeigen (z.B. ein Zertifikat ist doch abgelaufen oder wurde entzogen), kann der Auftraggeber entsprechende Konsequenzen ziehen, die idealerweise im Vergabeverfahren vorbehalten wurden.

Es ermöglicht die Bewertung von Spezialzulassungen als Kriterium eine feinere Auswahl des Dienstleisters und setzt Anreize für höhere Qualitätsstandards in der Sicherheitsbranche. Sie stellt sicher, dass nicht nur formal legale, sondern optimal qualifizierte Anbieter zum Zuge kommen, was letztlich der Sicherheit und Zufriedenheit des Auftraggebers dient.

Die Verpflichtungen eines Sicherheitsdienstleisters im Hinblick auf Zulassungen enden nicht mit der Auftragserteilung – im Gegenteil. Der Dienstleister ist während der gesamten Vertragslaufzeit dafür verantwortlich, seine Lizenzen und Genehmigungen aufrechtzuerhalten und Veränderungen unverzüglich mitzuteilen.

• Fortwährende Gültigkeit aller Lizenzen: Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass alle für die Leistungserbringung erforderlichen Genehmigungen über die gesamte Vertragsdauer hinweg gültig sind. Er hat rechtzeitig Verlängerungen zu beantragen und Gebühren zu entrichten, damit es zu keinem Genehmigungsloch kommt. In vielen Verträgen findet sich eine Klausel, dass der Verlust einer notwendigen Erlaubnis als Vertragsbruch gewertet wird. Praktisch bedeutet dies: Würde beispielsweise die Bewachungserlaubnis nach §34a GewO des Unternehmers widerrufen, läge ein so schwerwiegender Mangel vor, dass der Auftraggeber zur Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt wäre. Ähnliches gilt bei Wegfall der Waffentrageerlaubnis für bewaffnete Dienste – ohne Lizenz keine Leistung. Es empfiehlt sich daher, dies klar zu vereinbaren (etwa: “Der Auftragnehmer garantiert den Bestand aller erforderlichen behördlichen Erlaubnisse. Jeder Entzug oder Ablauf einer solchen Erlaubnis berechtigt den Auftraggeber zur fristlosen Kündigung des Vertrages.”).

• Meldepflicht bei Änderungen: Der Sicherheitsdienstleister muss verpflichtet werden, den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn eine Zulassung ausgesetzt, widerrufen oder in sonstiger Weise in Frage gestellt wird. Sollte z.B. ein Verfahren anhängig sein, das die Zuverlässigkeit nach §34a GewO in Zweifel zieht, oder die Behörde Auflagen erteilt, muss der Auftraggeber das zeitnah erfahren. Nur so kann dieser angemessene Schritte einleiten (z.B. erhöhtes Monitoring, Ersatzdienstleister in Bereitschaft). Auch personelle Änderungen bei Schlüsselpersonal mit benötigten Prüfungen (etwa Wechsel der verantwortlichen Aufsichtsperson die gemäß Bewachungsverordnung gemeldet ist) sollten meldepflichtig sein. Absolute Transparenz ist hier gefordert, damit keine böse Überraschung eintritt, wenn etwa bei einer Kontrolle auffällt, dass die rechtliche Basis fehlt.

• Vorlage erneuerter Bescheinigungen: Für längerfristige Verträge (mehrjährige Laufzeit) sollte vertraglich festgehalten werden, dass der Auftragnehmer in regelmäßigen Abständen aktualisierte Nachweise vorlegen muss. Beispielsweise jährlich oder zum Jahrestag des Vertragsbeginns könnte der Sicherheitsdienst dazu verpflichtet werden, unaufgefordert Kopien aller wesentlichen Genehmigungen und Versicherungsnachweise einzureichen. Speziell wenn Lizenzen eine bestimmte Gültigkeitsdauer haben (z.B. Waffenschein 3 Jahre, Erste-Hilfe-Schein 2 Jahre usw.), kann eine Synchronisation mit dem Vertrag erfolgen: “Der AN hat jeweils 4 Wochen vor Ablauf einer benötigten Erlaubnis den erneuerten Nachweis dem AG vorzulegen.” So behält der Auftraggeber den Überblick. In der Praxis verlangen etwa einige Auftraggeber jährlich eine Fortschreibung der Zulassungs- und Qualifikationsnachweise oder führen Jahresgespräche, in denen diese Punkte abgefragt werden.

• Kontroll- und Prüfungsrechte (Audits): Der Auftraggeber sollte sich im Vertrag ausdrücklich das Recht sichern, jederzeit die Einhaltung der Zulassungsvorschriften zu überprüfen. Dazu können Audits oder Inspektionen zählen, z.B. Einsichtnahme in Unterlagen, Vor-Ort-Kontrollen auf dem Gelände, Personalkontrollen (Überprüfung, ob eingesetztes Personal den vorgeschriebenen Qualifikationen entspricht). Besteht etwa die Vermutung, dass ungenügend geschultes Personal eingesetzt wird, kann der Auftraggeber kurzfristig die Vorlage der Schulungsnachweise verlangen oder selbst stichprobenartig Personalien prüfen. Diese Auditierungsmöglichkeit ist in der Sicherheitsbranche durchaus üblich und dient dem Zweck, die fortlaufende Compliance sicherzustellen. Wo besonders hohe Risiken bestehen (z.B. Objektschutz in Kernkraftwerken oder militärischen Bereichen), kann im Vertrag sogar eine regelmäßige externe Überprüfung (durch zertifizierte Auditoren) vereinbart werden.

• Verankerung von Sanktionen im Vertrag: Es sollte klar definiert sein, welche Konsequenzen Verstöße gegen die Lizenzauflagen nach sich ziehen. Neben der bereits erwähnten Kündigung als ultima ratio können auch Vertragsstrafen festgelegt werden. Beispielsweise könnte der Vertrag bestimmen, dass für jeden Tag, an dem eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt, eine bestimmte Strafe fällig wird. Oder dass bei Einsatz eines Mitarbeiters ohne die verlangte Qualifikation (z.B. ohne Sachkundeprüfung auf einem Posten, wo sie nötig wäre) ein Pauschalbetrag einbehalten wird. Solche Mechanismen erhöhen den Druck auf den Auftragnehmer, seinerseits internes Monitoring zu betreiben. Oft wird auch festgeschrieben, dass der Auftragnehmer im Falle eines Lizenzverlustes auf eigene Kosten für adäquaten Ersatz sorgen muss (z.B. Unterauftragnehmer mit gültiger Lizenz, sofern zulässig, oder Übergangslösung in Abstimmung mit dem Auftraggeber).

Als Beispiel für Post-Award-Management sei ein Szenario skizziert: Ein Sicherheitsdienst hat den Zuschlag für eine mehrjährige Bewachung erhalten. Nach zwei Jahren stellt sich heraus, dass die IHK-Sachkundeprüfung eines eingesetzten Wachmanns abgelaufen ist (theoretisch lebenslang gültig, in der Praxis könnte er aber eine Fortbildung versäumen, oder denken wir an einen Erste-Hilfe-Schein der abläuft). Ohne vertragliche Regelung wäre es allein Sache des Dienstleisters, das zu korrigieren. Mit vertraglicher Verpflichtung kann der Auftraggeber sofort einschreiten, den Austausch der Person verlangen und ggf. eine Vertragsstrafe verhängen, weil vereinbart war, dass stets nur qualifiziertes Personal gestellt wird.

Ein weiteres Beispiel: Eine regelmäßige Jahresaudit durch den Auftraggeber ergibt, dass zwar die Firmenlizenz ok ist, aber ein gefordertes Qualitätszertifikat (z.B. DIN 77200) nicht rezertifiziert wurde und inzwischen erloschen ist. Hier kann der Auftraggeber – gestützt auf die Vereinbarung, dass alle im Angebot versprochenen Zertifikate aufrechtzuerhalten sind – den Dienstleister abmahnen und eine kurze Frist zur Wiedereinführung setzen. Kommt das Unternehmen dem nicht nach, könnten Vergütungen gekürzt oder im Extremfall der Vertrag gelöst werden.

Die Nach-Auftrags-Vergabe-Phase erfordert vom Auftraggeber also weiterhin Aufmerksamkeit. Zwar hat die Ausschreibung den richtigen Anbieter ausgewählt, doch die Überwachung der Compliance muss fortdauern. Sicherheitsdienste sollen als Partner agieren, aber eben als solche auf Augenhöhe, bei denen der Auftraggeber jederzeit prüfen darf, ob die vereinbarten Standards gehalten werden. Dies wird auch von Auditing-Stellen empfohlen: Besonders dort, wo das Risiko der Nichtbeachtung rechtlicher Bestimmungen hoch ist, sollten Auftraggeber vertraglich Auditrechte festschreiben und nutzen.

Zusammengefasst ist es wesentlich, die Pflicht zur kontinuierlichen Lizenz-Compliance im Vertrag festzuhalten und mit geeigneten Kontroll- und Sanktionsmöglichkeiten zu versehen. So schützt sich der Auftraggeber vor schleichenden Erosionen der Leistungsgüte oder Legalität im Laufe der Zeit. Für den Sicherheitsdienstleister wiederum ist klar, dass er dauerhaft liefern muss, was er versprochen hat – nicht nur zum Stichtag der Angebotsabgabe, sondern an jedem einzelnen Tag der Vertragserfüllung.