Allgemeine Bewachung (Objektschutz und Streifendienst)

• Sichtbare Wachpräsenz in ausgewiesenen Zonen: Eine starke physische Präsenz ist ein Grundpfeiler der Abschreckung. Von Sicherheitsbeamten wird erwartet, dass sie sichtbar und regelmäßig durch die ihnen zugewiesenen Bereiche patrouillieren. Allein der Anblick eines aufmerksamen, uniformierten Wachmanns wirkt auf potenzielle Kriminelle abschreckend. Regelmäßige Patrouillen (zu Fuß oder mit dem Auto) verhindern nicht nur Fehlverhalten, sondern helfen den Wachleuten auch, sich mit den normalen Bedingungen vertraut zu machen, sodass sie Ungewöhnliches schnell bemerken. Diese sichtbare Präsenz gibt Mitarbeitern und Besuchern die Gewissheit, dass die Sicherheit aktiv gewährleistet wird.

• Kontinuierliche Überwachung und Kontrolle: Die allgemeinen Anforderungen schreiben in der Regel vor, dass Wachpersonal Sicherheitssysteme aktiv überwacht und jederzeit eine Überwachung durchführt. Dazu gehört die Besetzung von CCTV-Kameras, Alarmanlagen und Kontrollräumen sowie die Durchführung routinemäßiger Patrouillenkontrollen. Durch die Überwachung von Kameras und Alarmanlagen können Wachleute Vorfälle frühzeitig erkennen – zum Beispiel einen Eindringling auf der Videoüberwachung oder auf eine aufgebrochene Tür reagieren. Auch von Streifenpolizisten wird erwartet, auf verdächtige Aktivitäten oder Sicherheitsrisiken zu achten. Die Ausschreibung gewährleistet eine 24/7- Wachsamkeit: Jede Schicht muss sich der Überwachung widmen, damit nichts übersehen wird.

• Strenge Zugangskontrolle für alle Mitarbeiter und Fahrzeuge: Die Durchsetzung von Ein- und Ausgangsprotokollen ist eine weitere universelle Praxis. Wachpersonal muss die Identität und die Zugangsberechtigung von Mitarbeitern, Besuchern, Auftragnehmern und Fahrzeugen überprüfen, die kontrollierte Bereiche betreten. Dies bedeutet die Kontrolle von Ausweisen, die Erfassung von Besuchern, die Kontrolle von Lieferungen und die Sicherstellung, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten. Durch die Standardisierung der Zutrittskontrolle an allen Standorten verhindert die Ausschreibung Versäumnisse (z. B. einen nicht kontrollierten Besucher), die zu Sicherheitsverletzungen führen könnten. Auch VIPs oder Wartungsunternehmen sollten sich gemäß den allgemeinen Anforderungen ordnungsgemäß anmelden und verifizieren lassen. Eine konsequente Zutrittskontrolle verhindert, dass sich unbefugte Personen unbemerkt Zutritt verschaffen.

• Frühzeitige Erkennung, Meldung und Eskalation von Vorfällen: Die allgemeinen Sicherheitsrichtlinien verlangen von den Wachleuten, Vorfälle oder Anomalien proaktiv zu erkennen und einem strukturierten Melde-/Eskalationsprozess zu folgen. Bemerkt ein Wachmann beispielsweise einen defekten Zaun, eine unverschlossene Tür oder eine unbefugte Person, wird von ihm erwartet, sofort zu handeln – die Situation zu untersuchen oder einzudämmen und sie anschließend gemäß Protokoll zu melden. Meldeformulare und Kommunikationswege (wer zuerst anzurufen ist usw.) werden in der Regel in der Ausschreibung festgelegt. Ziel ist es, sicherzustellen, dass auch kleinere Probleme rechtzeitig dokumentiert und weitergeleitet werden, bevor sie zu größeren Problemen werden. Die Anforderungen können vorschreiben, dass alle Sicherheitsvorfälle, egal wie klein, protokolliert und innerhalb festgelegter Zeiträume an das Management oder den Sicherheitskontakt des Kunden weitergeleitet werden. Dies schafft eine nachvollziehbare Spur und ermöglicht eine schnelle Reaktion des Managements bei allen Vorfällen.

• Schlüssel- und Vermögensverwaltung: Die sichere Verwaltung von Schlüsseln, Zugangskarten und anderen sensiblen Wertgegenständen ist obligatorisch. Ausschreibungen schreiben in der Regel vor, dass Sicherheitskräfte alle Schlüssel und Geräte, die sie handhaben, streng protokollieren. So müssen beispielsweise Schlüssel zu Gebäuden oder Fahrzeugen registriert, in sicheren Schlüsselboxen aufbewahrt und niemals unbeaufsichtigt gelassen werden. Werden dem Sicherheitsdienstleister Generalschlüssel oder Alarmcodes anvertraut, ist er für deren sichere Aufbewahrung verantwortlich. Ein Verlust durch Fahrlässigkeit kann schwerwiegende Folgen haben. Verträge haften den Sicherheitsdienstleister oft für Schäden, die durch mangelhafte Schlüsselverwaltung entstehen. Standardprotokolle wie Schlüsselausgabeprotokolle, die doppelte Kontrolle kritischer Schlüssel und die Zählung der Schlüssel am Schichtende werden daher einheitlich durchgesetzt. Ebenso müssen alle wertvollen Gegenstände, die der Wachmann beaufsichtigt (wie Geräte im Wachraum, Funkgeräte oder vertrauliche Dokumente), kontrolliert und verschlossen werden, wenn sie nicht verwendet werden. Diese Maßnahmen verringern das Risiko von internem Diebstahl oder unbefugter Nutzung kritischer Gegenstände.

• Einhaltung standortspezifischer SOPs (Standard Operating Procedures) bei gleichzeitiger Wahrung allgemeiner Standards: Jeder Standort kann eigene detaillierte SOPs haben (z. B. kann eine Produktionsanlage SOPs zum Schutz gefährlicher Stoffe haben oder ein Büro spezifische Besucherabläufe). Der Abschnitt „Allgemeine Sicherheit“ stellt klar, dass das Wachpersonal diese lokalen SOPs zusätzlich zu den übergreifenden Unternehmensstandards befolgen muss. In der Praxis bedeutet dies, dass die grundlegenden Anforderungen (Patrouillenhäufigkeit, Zugangskontrolle usw.) überall gelten, das Wachpersonal jedoch auch in allen zusätzlichen Anweisungen geschult werden und diese befolgen muss, die für seinen Posten spezifisch sind. Durch die Aufnahme dieser Informationen in die Ausschreibung stellt der Kunde sicher, dass Anpassungen an jeden Standort zwar zulässig sind, aber niemals den grundlegenden Richtlinien widersprechen oder diese untergraben. Das Wachpersonal wird angewiesen, das allgemeine Sicherheitsethos des Unternehmens beizubehalten, auch wenn es sich an die Besonderheiten eines bestimmten Standorts anpasst. Diese Balance garantiert sowohl Konsistenz als auch Flexibilität – lokale Risiken werden über Standort-SOPs gesteuert, jedoch immer im Rahmen der allgemeinen vertraglich festgelegten Anforderungen.

Durch die verbindliche Umsetzung der oben genannten operativen Praktiken an allen Standorten schafft die Ausschreibung eine einheitliche Sicherheitslage. Jede Wachmannschaft, ob in der Zentrale, im Lager oder an einem entfernten Standort, führt die Kernaufgaben zur Gefahrenabwehr und Reaktion auf Vorfälle durch. Diese Konsistenz ist entscheidend; sie verhindert, dass das Sicherheitsniveau an einem Standort aufgrund von Nachlässigkeit oder Unwissenheit abfällt. Die spezifischen Praktiken (Patrouillen, Überwachung, Zugangskontrolle, Berichterstattung usw.) bilden im Wesentlichen die Mindeststandards für die Servicequalität , die der Kunde jederzeit erwartet. Anbieter, die an der Ausschreibung teilnehmen, müssen genau darlegen, wie sie diese Praktiken umsetzen werden (z. B. Patrouillenpläne, CCTV-Überwachungspläne, Berichtsvorlagen), um die Anforderungen zu erfüllen oder zu übertreffen.

• Ordnungsgemäße Lizenzierung von Sicherheitsunternehmen und -personal: Der Anbieter muss die nationalen Gesetze für die private Sicherheitsbranche einhalten. In Deutschland bedeutet dies beispielsweise, dass er über die erforderlichen Gewerbeerlaubnisse verfügt und alle Wachleute über die vorgeschriebenen Qualifikationen gemäß § 34a der Gewerbeordnung (GewO) verfügen. Gemäß § 34a GewO ist für Sicherheitskräfte eine Sachkundeprüfung oder eine gleichwertige, von der IHK zertifizierte Ausbildung erforderlich, die Kenntnisse über gesetzliche Vorschriften, das Recht der öffentlichen Sicherheit, den Umgang mit Waffen usw. nachweist. Eine konforme Ausschreibungsantwort bestätigt, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter über die erforderlichen Lizenzen verfügen (z. B. über eine Bewachungsgewerbeerlaubnis nach § 34a und eine bestandene Prüfung oder eine gleichwertige Zertifizierung). Es dürfen keine nicht lizenzierten Wachen eingesetzt werden, und die entsprechenden Qualifikationsnachweise müssen auf Anfrage verfügbar sein. Dadurch wird sichergestellt, dass das Sicherheitspersonal gemäß den deutschen Gesetzen rechtlich befugt und entsprechend geschult ist.

• Einhaltung von Arbeitsrecht, Lohnvorschriften und Tarifverträgen: Die Ausschreibung verpflichtet den Sicherheitsdienstleister, bei der Beschäftigung von Wachpersonal alle geltenden Arbeitsvorschriften einzuhalten. Dazu gehört die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) , wie z. B. die Einhaltung der maximalen Schichtlänge und die Gewährung angemessener Ruhezeiten. Dazu gehört auch die Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns und die Einhaltung aller relevanten Tarifverträge für die Sicherheitsbranche. Wenn beispielsweise ein regionaler Sicherheitstarifvertrag oder der Standardtarifvertrag der Gewerkschaft höhere Löhne oder Zusatzleistungen vorsieht, muss der Auftragnehmer die Wachleute entsprechend bezahlen. Der Vertrag kann ausdrücklich festlegen, dass die Löhne der Wachleute den Mindeststandards entsprechen oder diese übertreffen müssen und dass Leistungen wie Überstundenvergütung, Urlaubsgeld usw. gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gewährt werden. Die Prüfer der Ausschreibung werden die Bieter wahrscheinlich bitten, die Einhaltung der Vorschriften durch Nachweise über Lohnzahlungen oder eine Erklärung zur Personalpolitik zu bestätigen. Durch die Durchsetzung der arbeitsrechtlichen Einhaltung vermeidet der Kunde das Risiko illegaler Beschäftigungspraktiken oder unterbezahlter Wachleute (was zu Streiks oder Reputationsschäden führen kann). Bei der Ausschreibung der Sicherheitsdienste in Ingolstadt beispielsweise mussten die Bieter sicherstellen, dass das Personal gemäß allen geltenden Arbeits- und Sozialgesetzen, einschließlich der Tarifverträge, vergütet wird..

• DSGVO und Datenschutzkonformität: Moderne Sicherheitsunternehmen verarbeiten personenbezogene Daten – beispielsweise Besucherprotokolle, Videoüberwachungsaufnahmen von Personen, Fahrzeugregistrierungsdaten, Vorfallberichte mit Namen usw. Die allgemeinen Anforderungen der Ausschreibung machen deutlich, dass alle diese Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den entsprechenden nationalen Datenschutzgesetzen verarbeitet werden müssen. Das bedeutet, dass der Sicherheitsdienstleister nur die notwendigen personenbezogenen Daten erheben, diese vor unbefugtem Zugriff schützen und nicht länger als nötig aufbewahren darf. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass CCTV-Aufzeichnungen sicher gespeichert und nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, sofern sie nicht für Ermittlungen benötigt werden. Besucherlogbücher müssen möglicherweise einen Datenschutzhinweis enthalten. Bieter sollten nachweisen, dass sie sich der DSGVO-Verpflichtungen bewusst sind, z. B. der Einholung einer Einwilligung oder der Bereitstellung einer Rechtsgrundlage für die Überwachung, der Bereitstellung von Informationshinweisen (z. B. Schilder mit der Aufschrift „Videoüberwachung in Betrieb“ und Datenschutzrichtlinien für Besucher) und der Wahrung der Rechte betroffener Personen (z. B. wenn jemand eine Kopie seiner Videoüberwachungsbilder anfordert). In der Ausschreibung könnte die Einhaltung des Datenschutzes in Bereichen wie Videoüberwachungsrichtlinien und Besuchermanagementsystemen ausdrücklich erwähnt werden . Durch die Einbeziehung der DSGVO-Konformität als Grundlage schützt sich der Kunde vor Geldbußen oder Skandalen, die durch den Missbrauch personenbezogener Daten entstehen könnten.

• Arbeitsschutzbestimmungen und ordnungsgemäße Verwendung von PSA: Sicherheitskräfte müssen häufig körperlich anstrengende Aufgaben bewältigen (z. B. Patrouillen im Freien, Konfrontation mit Eindringlingen). Ihre Gesundheit und Sicherheit gehören daher zu den allgemeinen Anforderungen. Die Ausschreibung erfordert die Einhaltung von Arbeitsschutzgesetzen wie dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und allen standortspezifischen Sicherheitsvorschriften. Auftragnehmer müssen den Wachleuten bei Bedarf geeignete persönliche Schutzausrüstung (PSA) zur Verfügung stellen – zum Beispiel Warnwesten für Nachtpatrouillen, Taschenlampen oder stichfeste Westen, wenn die Risikobewertung dies erfordert. Sie müssen die Wachleute auch in Arbeitssicherheit schulen (z. B. sichere Patrouillen in Gefahrenbereichen, Schulung im Umgang mit Feuerlöschern usw.). Die Einhaltung von Arbeitsschutzbestimmungen stellt sicher, dass die Sicherheitsmaßnahmen weder die Wachleute noch andere gefährden. Es bedeutet auch, dass die Wachleute bei der Arbeit sichere Praktiken befolgen (z. B. nicht auf instabile Oberflächen klettern, Gefahren melden usw.). In vielen Ausschreibungen werden Bieter gebeten, ihre Arbeitsschutzrichtlinien vorzulegen oder zu bestätigen, dass sie die Arbeitsschutzgesetze einhalten. So wurde beispielsweise im Ausschreibungsauszug von Ingolstadt explizit darauf hingewiesen, dass die Vorschriften zum Schutz der Arbeitnehmer (wie ArbZG und ArbSchG) eingehalten werden müssen und dass der Auftraggeber die Einhaltung prüfen kann. Dies bedeutet, dass die Wachen sich verpflichtet haben, innerhalb sicherer Arbeitszeiten und unter Bedingungen zu arbeiten, die alle gesetzlichen Sicherheitsanforderungen erfüllen, einschließlich der Verfügbarkeit von Erste-Hilfe-Kästen und Notfallmaßnahmen.

Durch die Festlegung dieses Rechts- und Compliance-Rahmens stellt der Abschnitt „Allgemeine Sicherheit“ sicher, dass jeder Sicherheitsdienstleister, der den Auftrag erhält, rechtmäßig und ethisch handelt. Er schützt den Kunden, indem er von vornherein verlangt, dass der Bieter über die entsprechenden Lizenzen verfügt, seine Mitarbeiter fair behandelt, die Privatsphäre respektiert und ein sicheres Arbeitsumfeld gewährleistet. Bei der Angebotsbewertung werden die Angebote in der Regel auf diese Aspekte geprüft (manchmal müssen Bieter Kopien von Lizenzen, Versicherungsnachweisen usw. beifügen). Insgesamt schafft dieser Rahmen gleiche Wettbewerbsbedingungen, da nur qualifizierte, gesetzestreue Sicherheitsfirmen berücksichtigt werden – was wiederum die Integrität und den Ruf des Sicherheitsprogramms des Kunden wahrt.

• Mindestqualifikationen und Zertifizierungen: In der Ausschreibung werden die Mindestqualifikationen festgelegt, die jeder Sicherheitsmitarbeiter vor dem Einsatz erfüllen muss. Wie bereits erwähnt, sollten Wachleute in Deutschland beispielsweise über die Befähigungsbescheinigung nach §34a GewO oder eine gleichwertige Qualifikation verfügen. In anderen Kontexten kann ein High-School-Abschluss oder der Abschluss bestimmter Sicherheitsschulungen erforderlich sein. Bieter müssen oft bestätigen, dass ihre Wachleute eine Grundausbildung zum Sicherheitsbeamten, Erste-Hilfe-/CPR-Kurse, Brandschutzschulungen usw. absolviert haben, je nachdem, was zutrifft. Für risikoreichere oder spezialisierte Positionen können Zusatzqualifikationen (wie Lizenzen für bewaffnete Wachen oder erweiterte Sicherheitsdiplome) vorgeschrieben sein. Grundsätzlich sollte kein Wachmann „unerfahren“ oder ungeschult sein – der Kunde erwartet vom ersten Tag an qualifizierte Arbeitskräfte . Bei der Angebotsabgabe kann von den Unternehmen verlangt werden, Kopien von Zertifikaten oder eine Liste mit den Qualifikationen jedes vorgeschlagenen Wachmanns vorzulegen. Diese Anforderung schützt den Kunden, indem unqualifiziertes Personal herausgefiltert und sichergestellt wird, dass das Sicherheitsteam über seine Aufgaben und rechtlichen Verantwortlichkeiten informiert ist.

• Hintergrundüberprüfungen und Freigaben: Vertrauenswürdigkeit ist im Sicherheitsbereich von größter Bedeutung, daher beinhalten allgemeine Anforderungen in der Regel eine Hintergrundüberprüfung. Alle Sicherheitsmitarbeiter sollten einer Überprüfung ihres Strafregisters (und manchmal auch einer Bonitätsprüfung) unterzogen werden, um frühere Straftaten oder Warnsignale zu erkennen. In sensiblen Umgebungen benötigen Wachleute möglicherweise eine höhere Sicherheitsüberprüfung oder eine behördliche Überprüfung. In der Ausschreibung wird der Auftragnehmer wahrscheinlich die Bestätigung verlangen, dass keiner der Wachleute eine disqualifizierende Vorstrafe hat und dass aktuelle Hintergrundüberprüfungen vorliegen. Beispielsweise kann in einer Ausschreibung festgelegt werden, dass „jeder Sicherheitsbeamte einen guten Leumund, ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis und keine Straftaten vorweisen“ muss . In der Sicherheitsausschreibung der Wettbewerbskommission wurde ausdrücklich festgelegt, dass die Beamten eine Überprüfung des Strafregisters und der Kreditwürdigkeit bestehen müssen. Negative Ergebnisse würden sie von der Beauftragung ausschließen. Auch Richtlinien zu Drogentests könnten in diesen Bereich fallen. Durch die Durchsetzung von Hintergrundüberprüfungen minimiert der Kunde das Risiko von Insider-Bedrohungen oder Haftungsansprüchen, die durch die Beschäftigung von Personen mit einer problematischen Vergangenheit entstehen.

• Uniform- und Pflegevorschriften: Um Autorität und Professionalität auszustrahlen, müssen Wachleute eine angemessene Uniform tragen und ein gepflegtes Erscheinungsbild wahren. Der Abschnitt „Allgemeine Sicherheit“ beschreibt die Kleidung des Sicherheitspersonals (z. B. einen bestimmten Uniformstil oder zumindest die Standarduniform des Auftragnehmers mit Firmenaufnähern und Ausweisen) sowie grundlegende Pflegevorschriften. Beispielsweise forderte eine Ausschreibung einer US-Stadt, dass „der zugewiesene Sicherheitsmitarbeiter gut sichtbar und als solcher erkennbar sein und eine professionelle Uniform und ein entsprechendes Abzeichen tragen muss“. Uniformen müssen in der Regel deutlich den Namen des Sicherheitsunternehmens und den Namen des Wachmanns (durch Aufnäher oder Ausweise) zeigen, gemäß den örtlichen Vorschriften. Zu den Pflegestandards können eine glatte Rasur oder ein gepflegter Bart, ein ordentlicher Haarschnitt, das Fehlen sichtbarer, anstößiger Tattoos oder Piercings usw. gehören, um ein repräsentatives Erscheinungsbild zu gewährleisten. Die Ausschreibung legt diese Erwartungen fest, um sicherzustellen, dass alle Wachleute ein einheitliches Bild abgeben, das zum Unternehmensumfeld des Kunden passt. Ein professionelles Erscheinungsbild trägt außerdem dazu bei, dass Wachleute Respekt erregen und für Mitarbeiter und Besucher leicht erkennbar sind. Bieter fügen ihrem Angebot häufig ein Foto oder eine Beschreibung ihrer Uniform bei, um die Einhaltung der Vorschriften zu belegen. Letztendlich vermitteln uniformierte, gepflegte Wachleute ein Gefühl von Sicherheit und Ordnung, während ein schlampiges Erscheinungsbild das Image des Kunden schädigen könnte.

• Verhaltens- und Leistungserwartungen: Die Ausschreibung legt das erwartete Verhalten und Auftreten des Sicherheitspersonals fest. Wichtige Eigenschaften sind Professionalität, Diskretion und gute Kundenservice- Fähigkeiten. Sicherheitskräfte sind in der Regel die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter und Besucher und müssen daher höflich und hilfsbereit sein und die Werte des Kunden vertreten. Die Anforderungen können vorsehen, dass Sicherheitskräfte im Umgang höflich und respektvoll sind, bei Bedarf Hilfe oder Anweisungen geben und auch unter Druck ruhig bleiben. Von ihnen wird außerdem Diskretion erwartet – beispielsweise die Vertraulichkeit vertraulicher Informationen und das Vermeiden von Klatsch über Sicherheitsfragen oder Kundengeschäfte. Die Ausschreibung der Stadt Cudahy verlangte ausdrücklich, dass Sicherheitskräfte „sich gegenüber der Öffentlichkeit und Beamten höflich und professionell verhalten“. Es wurde auch Wert darauf gelegt, gegenseitiges Vertrauen und Zusammenarbeit mit der Gemeinschaft aufzubauenDies spiegelt wider, wie sich Wachen als Beschützer und Servicebotschafter verhalten sollten. Zu den Leistungserwartungen gehören außerdem Eigenschaften wie Wachsamkeit, Zuverlässigkeit (pünktliches Erscheinen, Nichtverlassen von Posten) und Reaktionsschnelligkeit. Die Ausschreibung kann gewisse Englischkenntnisse (und lokale Sprachkenntnisse) erfordern, damit die Wachen effektiv kommunizieren können.. Es könnte auch Dinge wie die Nutzung privater Mobiltelefone während der Arbeit verbieten (um Aufmerksamkeit zu gewährleisten). Durch die Festlegung dieser Verhaltensstandards stellt der Kunde sicher, dass das Sicherheitspersonal das Unternehmen gut repräsentiert und seine Aufgaben gewissenhaft erfüllt. Jegliche Versäumnisse (z. B. Unhöflichkeit gegenüber einem Vorgesetzten oder Schlafen am Arbeitsplatz) stellen einen Verstoß gegen den Vertrag dar.

Es setzen die Personalstandards einen Maßstab für die Qualität der mit der Sicherheit beauftragten Personen. Alle Bieter müssen nachweisen, wie sie ihr Personal rekrutieren, prüfen und führen, um diese Standards zu erfüllen – beispielsweise durch die Beschreibung des Einstellungsprozesses, der Schulungsprogramme, der Einhaltung der Kleiderordnung und der Disziplinarverfahren bei Fehlverhalten. Diese allgemeinen Anforderungen geben dem Auftraggeber die Gewissheit, dass die eingesetzten Personen qualifiziert, vertrauenswürdig und in Aussehen und Verhalten professionell sind. Sie schaffen zudem Einheitlichkeit: Ob in Berlin oder München, in der Tag- oder Nachtschicht – alle erfüllen die gleichen Grundstandards an Kompetenz und Professionalität, die das Unternehmen erwartet.

• Funkgeräte und sichere Kommunikationsgeräte: Zuverlässige Kommunikation ist für Sicherheitsteams unerlässlich. Die Ausschreibung sieht vor, dass die Wachen mit Funkgeräten (Walkie-Talkies) oder gleichwertigen sicheren Kommunikationsgeräten ausgestattet sind, um sich untereinander, mit der Leitstelle und gegebenenfalls mit den örtlichen Polizeibehörden in Verbindung setzen zu können. Beispielsweise könnte die Spezifikation lauten: „Alle Sicherheitskräfte müssen mit tragbaren Funkgeräten mit dedizierten Frequenzen für das Gelände ausgestattet sein .“ So können die Wachen Verstärkung anfordern oder Vorfälle sofort melden. In einem Fall wurde in einer Ausschreibung der Stadt darauf hingewiesen, dass die Wachdienste „Funkgeräte und/oder Mobiltelefone nutzen sollten, um Informationen schnell an städtische Mitarbeiter und Rettungskräfte weiterzuleiten“.. Darüber hinaus sollte die Kommunikation verschlüsselt oder gesichert sein, wenn vertrauliche Informationen übermittelt werden. Die Ausschreibung kann außerdem eine rund um die Uhr besetzte Sicherheitsleitstelle mit Festnetztelefonen, Notfallkontaktlisten und möglicherweise einer Gegensprechanlage für alle Posten vorschreiben. Durch die Festlegung der Kommunikationsausrüstung stellt der Kunde sicher, dass kein Wachmann isoliert wird und dass der Informationsfluss sowohl im Routinebetrieb als auch in Krisensituationen schnell erfolgt.

• Zutrittskontroll- und Besuchermanagementsysteme: Die allgemeinen Anforderungen erfordern häufig den Einsatz elektronischer Zutrittskontrollsysteme (oder die Integration in das bestehende System des Kunden) zur Verwaltung des Zutritts zu Einrichtungen. Dazu können Schlüsselkarten- oder RFID-Ausweissysteme für Mitarbeiter, biometrische Lesegeräte, Drehkreuze oder Sicherheitsschlösser gehören, die von Wachpersonal überwacht werden. Die Ausschreibung kann vom Auftragnehmer verlangen, die Zutrittskontrollsoftware des Kunden zu betreiben oder, falls noch nicht vorhanden, eine solche bereitzustellen. Ebenso wird typischerweise ein Besuchermanagementsystem (VMS) zur Erfassung von Besuchern und zur Ausgabe von Besucherausweisen erwartet.. Wenn Gäste ankommen, sollten Wachleute beispielsweise eine digitale Anmelde-App oder ein Logbuch verwenden, um deren Daten zu erfassen, einen temporären Ausweis auszudrucken und ihren Ein- und Ausgang zu protokollieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle eintretenden Nicht-Mitarbeiter protokolliert werden und sich keine unbefugten Besucher frei bewegen. Moderne Anbieter bevorzugen möglicherweise digitale Besuchersysteme, die Ausweisscans und Fotos erfassen und so die Sicherheit und Compliance verbessern (da diese Systeme zur Einhaltung der DSGVO beitragen können, indem sie Besucherdaten sicher speichern und eine maßgeschneiderte Datenerfassung ermöglichen). Durch die Aufnahme dieser Systeme in die Anforderungen stellt der Kunde sicher, dass jeder Standort seine Zugänge streng kontrolliert und jederzeit weiß, wer sich auf dem Gelände befindet. Bieter werden gegebenenfalls gebeten, die von ihnen verwendete Besucherverwaltungssoftware zu beschreiben oder anzugeben, wie diese in das bestehende Kartenzugangssystem des Kunden integriert wird.

• Überwachungs- und Alarmüberwachungstools: Nahezu alle Unternehmensstandorte nutzen Überwachungskameras und Alarmsysteme (Einbruchmelder, Feuermelder). Die Ausschreibung sieht vor, dass der Sicherheitsdienstleister für die aktive Überwachung dieser Systeme verantwortlich ist. Bei Videoüberwachung könnte dies bedeuten, dass ein Mitarbeiter im Sicherheitskontrollraum die Kamerabilder überwacht oder zumindest regelmäßige Kamerarundgänge/Patrouillen durchführt. Das Sicherheitspersonal sollte im Umgang mit dem DVR oder der Videoverwaltungssoftware geschult sein, um Aufnahmen bei Bedarf wiedergeben zu können. Zu den Alarmüberwachungstools gehören Einbruchmelder (Türkontakte, Bewegungsmelder) und Panikalarme; das Sicherheitsteam muss wissen, wie auf jedes Alarmsignal zu reagieren ist (z. B. einen Alarm bei offener Tür untersuchen oder bei einem nachgewiesenen Einbruch die Polizei rufen). Die Ausschreibung kann vom Auftragnehmer die Bereitstellung eines Fernüberwachungsdienstes verlangen, falls das Personal vor Ort nicht rund um die Uhr im Einsatz ist, oder die Integration von Alarmen in das Wachrundgangsystem. Zusätzlich könnte die Kommunikation mit Alarmreaktionseinheiten vorgeschrieben sein (z. B. sollte sich das Sicherheitspersonal bei einem Alarm in der Nacht mit einer Schnelleinsatzgruppe oder der Polizei abstimmen). Durch die Festlegung dieser Erwartungen stellt der Kunde sicher, dass kein Alarm unbeantwortet bleibt und die Videoüberwachung effektiv als Präventionsinstrument eingesetzt wird. So könnten beispielsweise Richtlinien vorschreiben, dass alle kritischen Bereiche videoüberwacht werden und dass die Kameras während der Betriebszeiten kontinuierlich überwacht werden.. Die Bieter müssen bestätigen, dass sie hierfür Personal bereitstellen und gegebenenfalls alle von ihnen zur Verbesserung der Überwachung eingesetzten Analyse- oder Erkennungstechnologien (wie etwa Bewegungserkennungsalarme) erwähnen.

• Mobile Patrouillenverifizierungssysteme (RFID, QR-Code, GPS-Tracking): Um sicherzustellen, dass die Wachen wie vorgeschrieben patrouillieren und alle Kontrollpunkte abdecken, verlangen Ausschreibungen heute oft den Einsatz elektronischer Kontrollrundgangsysteme. Diese Technologien ermöglichen es den Wachen, sich an verschiedenen Patrouillenpunkten anzumelden und ihre Patrouillenrouten in Echtzeit aufzuzeichnen. Zu den gängigen Lösungen gehören RFID-Tag-Systeme (bei denen Tags an wichtigen Standorten angebracht werden und die Wachen ein Lesegerät tragen, um jeden Tag durchzuziehen) oder QR-Code-Systeme, bei denen die Wachen Codes mit einem Smartphone scannen. Einige Systeme nutzen GPS-Tracking über eine mobile App, um zu protokollieren, wo der Wachmann patrouilliert hat. Die Anforderung könnte lauten: „Der Auftragnehmer muss ein Wächterrundgang-Verifizierungssystem implementieren, das einen zeitgestempelten Nachweis der Patrouillen an allen ausgewiesenen Kontrollpunkten in der vereinbarten Häufigkeit liefert .“ Normalerweise wird erwartet, dass die Daten dem Kunden zur Überprüfung zur Verfügung stehen, entweder in Form von Berichten oder über ein Online-Portal, um sicherzustellen, dass keine Patrouillen ausgelassen werden. Dies fördert die Rechenschaftspflicht; wenn beispielsweise in einem Bereich ein Diebstahl passiert und die Protokolle zeigen, dass der Wachmann dort entgegen den Anweisungen stundenlang nicht patrouilliert ist, wäre dies ein Verstoß. Ein fortschrittliches Wächterrundgangsystem verbessert sowohl Transparenz als auch Effizienz: Es kann Warnmeldungen generieren, wenn ein Kontrollpunkt verpasst wird oder ein Wachmann hinter dem Zeitplan zurückliegt. Durch diese Anforderung stellt die Ausschreibung sicher, dass der Anbieter moderne Tools einsetzt, um „faules Bewachungspersonal“ oder gefälschte Papierprotokolle zu vermeiden. Bieter können Punkte sammeln, indem sie eine robuste Patrouillenüberwachungslösung beschreiben (z. B. „Wir verwenden eine GPS-fähige App, die jeden Kontrollpunkt-Scan mit einem Zeitstempel versieht und dem Kunden eine Live-Patrouillenverfolgung ermöglicht“ ). Dies überzeugt den Kunden nicht nur von einer lückenlosen Abdeckung, sondern zeigt auch Innovation und Zuverlässigkeit des Services.

• Andere Ausrüstungs- und Systemstandards: Im Abschnitt „Allgemeine Sicherheit“ wird möglicherweise zusätzliche Ausrüstung aufgeführt, die der Auftragnehmer je nach Umgebung bereitstellen muss. Dazu können Gegenstände wie Taschenlampen , Wachmannstäbe , Metalldetektoren oder Handscanner (für Zugangspunkte, an denen Taschen- oder Personenkontrollen erforderlich sind), Fahrzeugkontrollspiegel usw. gehören. Auch Software oder Geräte zur Vorfallmeldung können dazugehören (z. B. die Anforderung, dass Wachleute digitale Vorfallmeldeformulare auf einem Tablet verwenden oder ein sicheres E-Mail-System zum Senden täglicher Berichte). Wenn der Kunde über eine bestehende Sicherheitsmanagement-Softwareplattform verfügt (wie ein integriertes Sicherheitsmanagementsystem oder ein Vorfallmanagementsystem), könnte die Ausschreibung den Bieter zu deren Nutzung verpflichten. Andernfalls muss der Bieter möglicherweise eine grundlegende IT-Ausstattung für das Wachpersonal bereitstellen (z. B. Computer in den Wachposten, um Berichte zu schreiben und E-Mails abzurufen). Zusätzlich könnte Alarmausrüstung wie Schlüssel für alle Notausgänge, Feuerlöscher an den Posten, Erste-Hilfe-Kästen und Defibrillatoren erwähnt werden. Und für Standorte, an denen Fahrzeugpatrouillen erforderlich sind, könnte die Ausschreibung ein gekennzeichnetes Sicherheitsfahrzeug mit GPS verlangen . All diese Maßnahmen stellen sicher, dass die Wachen nicht unterbesetzt sind. Beispielsweise ist ein Wachmann ohne Taschenlampe bei einer Nachtpatrouille nicht effektiv – daher wird im Vertrag ausdrücklich festgelegt, dass die Wachen über die notwendige Ausrüstung verfügen müssen (und der Auftragnehmer die Kosten für deren Bereitstellung trägt). Die Ausschreibung des jamaikanischen öffentlichen Dienstes ist ein Beispiel dafür, dass der Auftragnehmer alle notwendigen Arbeitskräfte, Aufsichtspersonen, Vorräte, Ausrüstung, Versicherungen und Uniformen bereitstellen muss.– und deckt die gesamte Bandbreite der benötigten Ressourcen ab.

Es garantieren die allgemeinen Sicherheitsanforderungen an Ausrüstung und Technik, dass das Sicherheitsteam seine Aufgaben mithilfe geeigneter Tools effektiv erfüllen kann. Sie sorgen für gleiche Bedingungen, indem sichergestellt wird, dass jeder Bieter die Kosten und den Plan für die Bereitstellung dieser Ressourcen einbezieht. Von der Kommunikation über die Überwachung bis hin zur Patrouillenverfolgung verbessern diese Technologien bei richtiger Anwendung die Sicherheitsabläufe erheblich. Wichtig ist, dass der Kunde durch die Standardisierung konsistente Berichte und Leistungen erhält. (Wenn beispielsweise an jedem Standort dasselbe Patrouillenverfolgungssystem verwendet wird, kann der Sicherheitsmanager des Kunden die Einhaltung der Patrouillenvorschriften im gesamten Portfolio schnell prüfen.) Bieter heben häufig die von ihnen eingesetzte fortschrittliche Technologie als Mehrwert hervor, müssen aber mindestens die in der Ausschreibung angegebene Ausrüstungsliste erfüllen. Das Ergebnis ist ein technologiegestütztes Sicherheitsprogramm, das proaktiv, nachvollziehbar und effizient ist.

• Umfassende Schulung in Notfallmaßnahmen: Von allen Sicherheitsmitarbeitern wird erwartet, dass sie in verschiedenen Notfallszenarien geschult sind – dies umfasst in der Regel Brandschutz , medizinische Notfälle und Evakuierungsverfahren als Grundlage. Das Wachpersonal sollte wissen, wie man im Brandfall reagiert (z. B. Feuerlöscher bedienen, Feuermelder aktivieren, bei der Evakuierung helfen) und mit den Evakuierungswegen und Sammelpunkten des Gebäudes vertraut sein. Sie sollten außerdem über grundlegende Erste-Hilfe- und Wiederbelebungskenntnisse verfügen, um medizinische Vorfälle wie Verletzungen oder Herzinfarkte vor Ort behandeln zu können. Die Ausschreibung kann Zertifikate oder den Nachweis einer solchen Ausbildung verlangen. PalAmerican Security weist beispielsweise darauf hin, dass Sicherheitskräfte im Rahmen der Lizenzierung in der Regel in Brandschutz, medizinischen Notfällen und sogar im Umgang mit Naturkatastrophen geschult werden . Sie lernen, Situationen einzuschätzen und Risiken zu minimieren.. Die Ausschreibung verstärkt dies, indem sie den Auftragnehmer verpflichtet, fortlaufende Notfallschulungen anzubieten (manchmal mit Angabe einer bestimmten Stundenzahl oder Übung pro Jahr). Auf diese Weise stellt der Kunde sicher, dass die Wachleute im Notfall nicht in Panik geraten oder wirkungslos sind. Stattdessen befolgen sie erprobte Verfahren, die mit dem Notfallplan des Unternehmens übereinstimmen.

• Fähigkeit, Vorfälle bis zum Eintreffen der Behörden einzudämmen und zu bewältigen: Sicherheitskräfte müssen in der Lage sein, bei einem Vorfall sofort einzugreifen. Die allgemeinen Anforderungen betonen, dass Wachpersonal als Ersthelfer vor Ort fungiert – nicht als Ersatz für Feuerwehr oder Polizei, sondern als Überbrückung bis zum Eintreffen dieser Einsatzkräfte. Dies kann die Eindämmung eines kleinen Brandes mit Feuerlöschern, die Erste Hilfe für Verletzte oder die physische Sicherung eines Bereichs bei einem Sicherheitsverstoß bedeuten. Verursacht beispielsweise eine aggressive Person Schaden, sollten Wachpersonal wissen, wie sie die Person bei Bedarf (im Rahmen der gesetzlichen Grenzen) sicher deeskalieren oder festhalten können, um weitere Verletzungen zu verhindern, und gleichzeitig die Polizei rufen. Besteht der Verdacht, dass es sich bei einem Paket um eine Bombe handelt, sollten Wachpersonal den Bereich absperren und die Protokolle für Bombendrohungen befolgen. Diese Erwartungen werden typischerweise dadurch umgesetzt, dass Wachpersonal in Techniken zur Stabilisierung von Vorfällen geschult wird – beispielsweise in den Grundlagen der Brandbekämpfung, Selbstverteidigungs-/Kontrolltaktiken und Krisenmanagement. Die PalAmerican-Quelle betont, dass Wachleute, wenn sie entsprechend geschult sind (in HLW, AED-Einsatz, Brandschutz usw.), als Ersthelfer fungieren können, bis die Behörden eintreffen , und so Leben retten und eine Eskalation verhindern können.. In Ausschreibungen wird dies möglicherweise nicht genau so formuliert, aber sie verlangen vom Sicherheitsanbieter eine Bescheinigung, dass die Wachen „auf Notfälle (Feuer, medizinische Versorgung, Sicherheitsvorfälle) reagieren und die Situation im Rahmen ihrer Aufgaben eindämmen können, bis sie von den Rettungsdiensten abgelöst werden.“

• Teilnahme an regelmäßigen Notfallübungen: Ein Plan auf dem Papier reicht nicht aus; Praxis ist entscheidend. Der Abschnitt „Allgemeine Sicherheit“ schreibt oft vor, dass der Sicherheitsdienstleister aktiv an den geplanten Notfallübungen des Kunden (Feuerübungen, Evakuierungsübungen, Lockdown-Übungen usw.) teilnimmt und manchmal auch eigene Übungen für das Sicherheitspersonal durchführt. Beispielsweise könnte eine Ausschreibung lauten: „Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle zugewiesenen Wachen an vierteljährlichen Feuer-Evakuierungsübungen und anderen vom Kunden organisierten Notfallübungen teilnehmen .“ In einigen Fällen wird der Sicherheitsdienstleister gebeten, gemeinsame Übungen mit den Interessenvertretern des Kunden zu leiten oder zu organisieren. Die TOR des Sicherheitsdienstes von Yalelo Uganda ist ein anschauliches Beispiel: Sie verpflichtete den Anbieter, vierteljährliche Notfallübungen zu organisieren oder daran teilzunehmen und sogar umfassende taktische Simulationen für Szenarien wie Einbrüche oder Sicherheitsvorfälle zu unterstützen. Durch Übungen erhalten Wachleute praktische Erfahrung in ihren Aufgaben (z. B. das Einweisen von Personen zu Ausgängen während einer Evakuierung oder das Testen von Kommunikationskanälen während einer Ausgangssperre). Übungen helfen auch dabei, Schwachstellen in Plänen oder Schulungen zu erkennen, die dann behoben werden können. Die obligatorischen Übungen bei der Ausschreibung gewährleisten eine Kultur der Vorbereitung. Sie bedeuten auch, dass das Sicherheitspersonal mit wichtigen Ansprechpartnern des Kunden (wie Brandschutzbeauftragten oder Notfallmanagern) vertraut ist und reibungslos mit ihnen kooperieren kann. Bei der Bewertung werden die Bieter möglicherweise gebeten, ihre Erfahrungen mit der Teilnahme an Übungen oder ihre Schulungsplanung zu beschreiben, um ihr Engagement für die Vorbereitung einzuschätzen.

• Kenntnisse der Notfallausrüstung und -verfahren: Im Rahmen der Vorbereitung müssen Wachleute mit der Notfallausrüstung vor Ort vertraut sein. Die allgemeinen Anforderungen sehen vor, dass Wachleute im Umgang mit Feuerlöschgeräten (Schlauchtrommeln, Löschdecken) und Alarmtafeln geschult sind und wissen, wo sich Erste-Hilfe-Kästen und Defibrillatoren befinden. Sie sollten außerdem mit dem spezifischen Notfallkommunikationsprotokoll des Kunden vertraut sein – zum Beispiel, wen zuerst zu rufen ist (Feuerwehr oder Gebäudemanager des Kunden) und welche Informationen weitergegeben werden müssen. Einige Ausschreibungen verlangen, dass mindestens ein Wachmann pro Schicht ein zertifizierter Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragter ist. Die Wachleute müssen möglicherweise auch Notfallausrüstungen (Taschenlampen, Warnwesten usw.) bereithalten. All diese Details tragen dazu bei, dass das Sicherheitsteam im Notfall schnell, effektiv und im Einklang mit den Notfallplänen des Kunden handeln kann.

Durch die Einbettung dieser Verpflichtungen zur Notfallvorsorge garantiert die Ausschreibung, dass sich die Sicherheitskräfte nicht nur auf den Schutz vor externen Bedrohungen konzentrieren, sondern auch ein integraler Bestandteil des Sicherheitsnetzes des Unternehmens für alle Krisen sind. Bei der Bewertung der Angebote achtet der Kunde auf Nachweise dafür, dass ein Bieter über solide Schulungsprogramme und eine Erfolgsbilanz im Umgang mit Notfällen verfügt. Ein überzeugendes Angebot könnte beispielsweise hervorheben, dass 100 % der Sicherheitskräfte über eine Erste-Hilfe- und Brandschutzausbildung verfügen und monatlich szenariobasierte Notfalltrainings durchführen . Letztendlich trägt dieser Teil der Ausschreibung zur allgemeinen Widerstandsfähigkeit des Unternehmens bei – ein Sicherheitsteam, das auf alles vorbereitet ist, vom medizinischen Notfall bis zur Naturkatastrophe. Dadurch werden Schäden begrenzt und eine schnelle Wiederherstellung unterstützt, falls etwas schiefgeht..

• Detaillierte Vorgehensweise für die allgemeine Sicherheit: Bieter müssen in der Regel eine Vorgehensweise oder einen technischen Vorschlag vorlegen, in dem sie erläutern, wie sie alle allgemeinen Sicherheitsanforderungen erfüllen werden. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine schriftliche Beschreibung des geplanten Sicherheitsprogramms, der Verfahren und Kontrollen. Sie sollte darlegen, wie der Bieter die vorgeschriebenen Maßnahmen (Patrouillen, Zugangskontrolle, Reaktion auf Vorfälle usw.) umsetzt, wie er Compliance und Schulungen verwaltet und wie er die Qualität an allen Standorten überwacht und sicherstellt. Wie Ausschreibungsexperten anmerken, fungiert eine Vorgehensweise in einem Angebot als „strategische Darstellung, die genau erklärt, wie Sie den Auftrag erfüllen möchten, einschließlich operativer Details, Ressourcenzuweisung, Risikomanagement und mehr“.. Der Bieter könnte beispielsweise Zeitpläne für die Patrouillenhäufigkeit, die Befehlshierarchie (welche Vorgesetzten mehrere Standorte beaufsichtigen) und Protokolle für gängige Szenarien beifügen. Die Methodenbeschreibung ist für die Gutachter von entscheidender Bedeutung, um zu erkennen, dass der Bieter die allgemeinen Sicherheitserwartungen wirklich versteht und konkrete Pläne zu deren Erfüllung hat. Sie sollte speziell auf den Kontext des Kunden zugeschnitten und nicht allgemein gehalten sein – in Ausschreibungen werden die Bieter häufig aufgefordert, auf bestimmte Risiken oder Anforderungen einzugehen, die in der RFP genannt wurden. Ein überzeugendes Angebot nimmt Bezug auf die Sicherheitsrichtlinie oder das Risikoprofil des Kunden und richtet den Ansatz des Bieters daran aus, wodurch Verständnis und Vorbereitung demonstriert werden.

• Bestätigung der Personalqualifikationen und Compliance-Verfahren: Der Bieter möchte die Gewissheit, dass das Personal des Bieters die allgemeinen Sicherheitsstandards erfüllt. Daher müssen Angebote oft einen Personalplan oder eine Qualifikationsübersicht enthalten . Dies könnte eine Tabelle sein, in der jeder vorgeschlagene Wachmann oder zumindest die Anzahl der Wachleute zusammen mit ihren Zertifizierungen aufgeführt sind (z. B. „10 Wachleute mit Lizenz nach §34a GewO, alle mit Erste-Hilfe-Zertifikat und mehr als 5 Jahren Erfahrung“). Wenn bestimmte Positionen wie die eines Sicherheitsmanagers oder Schichtleiters benötigt werden, muss der Bieter möglicherweise Lebensläufe oder Biografien beifügen, die die Erfahrung und Qualifikationen dieser Personen belegen. Darüber hinaus werden die Bieter gebeten, ihre Prozesse zur Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen: beispielsweise eine Erklärung, dass alle Wachleute vor der Beauftragung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung und einem Drogentest unterzogen werden., oder dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern jährliche Auffrischungsschulungen zu DSGVO und Gesundheit & Sicherheit anbietet . Wenn die RFP detailliert ist, können die Bieter angeben, wie sie die fortlaufende Einhaltung sicherstellen (z. B. „Wie stellen Sie sicher, dass alle Lizenzen der Wachleute gültig bleiben?“). Im Wesentlichen sucht der Kunde nach einem Nachweis, dass der Anbieter die richtigen Leute für die Arbeit einsetzt und die erforderlichen Standards während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhält. Alle erforderlichen Lizenzen (Sicherheitslizenz des Unternehmens, ggf. Waffenlizenzen usw.) müssen möglicherweise beigefügt werden. Indem dies zu einer Einreichungsanforderung gemacht wird, kann der Kunde die Qualität des Personals jedes Bieters und seine Strenge in Bezug auf die Einhaltung der HR-Vorschriften vergleichend bewerten.

• Liste der im allgemeinen Betrieb zu verwendenden Geräte und Systeme: Bieter werden üblicherweise gebeten, anzugeben, welche Geräte, Technologien und Werkzeuge sie zur Erfüllung der allgemeinen Sicherheitsanforderungen einsetzen werden. Dies entspricht den in Abschnitt 6 erörterten Geräteanforderungen. Das Angebot kann eine Bestandsaufnahme oder Beschreibung erfordern, zum Beispiel: „Wir liefern zwei Handfunkgeräte pro Standort, ein Streifenfahrzeug für den Hauptcampus, ein computergestütztes Besucherprotokollsystem und ein Wächterrundgang-Trackingsystem (RFID-basiert der Marke XYZ) zur Abdeckung aller Kontrollpunkte.“ Die Ausschreibung könnte die Bieter ausdrücklich anweisen, die Kommunikationsgeräte, Überwachungssysteme, Zugangskontrollintegration und sonstige Sicherheitstechnologie aufzulisten, die sie verwenden oder installieren möchten. Erwartet der Kunde vom Auftragnehmer die Verwaltung bestehender Systeme (z. B. die Nutzung der Videoüberwachung des Kunden), sollte der Bieter dessen Fähigkeit dazu bestätigen. In manchen Fällen, insbesondere wenn neue Technologieinvestitionen erforderlich sind, müssen Bieter möglicherweise Spezifikationen oder Broschüren der vorgeschlagenen Systeme vorlegen. Wenn in der Ausschreibung beispielsweise steht „Der Auftragnehmer muss ein Streifenüberwachungssystem bereitstellen“, kann der Bieter eine kurze Beschreibung seines Systems und seiner Funktionsweise beifügen. Dieser Teil des Angebots wird bewertet, um sicherzustellen, dass die Tools des Bieters angemessen und modern sind. Dabei werden auch wertschöpfende Technologien hervorgehoben: Ein Bieter, der eine hochmoderne Vorfallmanagement-Software oder eine KI-gestützte Videoüberwachung anbietet, könnte beim Innovationsgrad besser abschneiden. Der Kunde wird jedoch zumindest prüfen, ob die gesamte erforderliche Ausrüstung tatsächlich bereitgestellt wird und von akzeptabler Qualität ist. Beispielsweise bedeutet die Anforderung einer Backup-Kommunikation, dass der Bieter einen zweiten Telefonanschluss oder ein Mobiltelefon für Notfälle erwähnen sollte – das Fehlen solcher Details könnte eine Compliance-Lücke darstellen.

• Musterberichte, Formulare und Protokolle: Um zu beurteilen, wie der Bieter mit Dokumentation und Verfahren umgeht, werden in Ausschreibungen manchmal Beispiele wichtiger Dokumente verlangt . Dazu kann die Vorlage eines Vorfallberichtsformulars, eines täglichen Tätigkeitsberichts oder eines Streifenprotokolls gehören, die das Unternehmen verwendet. Die Bereitstellung dieser Muster zeigt dem Kunden das Format und die Gründlichkeit der Berichterstattung des Bieters. Beispielsweise möchte der Kunde sehen, dass ein Vorfallbericht alle notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, beteiligte Personen, Beschreibung, ergriffene Maßnahmen usw.) klar und deutlich erfasst. Ein Musterstreifenprotokoll könnte veranschaulichen, wie Wachen ihre Rundgänge aufzeichnen (Zeitstempel, gemachte Beobachtungen). In einigen RFPs gibt es eine Anforderung wie: „Bieter sollten Beispiele ihrer Standardformulare für Vorfallberichte und Schichtprotokolle beifügen .“ Die Yalelo TOR geht implizit darauf ein, indem sie eine Erstellung von Vorfallberichten nach bestimmten Vorlagen erwartet.– Ein Bieter kann dies nachweisen, indem er eine Vorlage einreicht, die er an das Format des Kunden anpasst. Falls die Ausschreibung spezifische Berichtspflichten vorsieht (wie wöchentliche Zusammenfassungen oder monatliche Analysen), können Bieter zusätzlich ein Modell oder eine Gliederung eines solchen Berichts beifügen. All dies hilft den Gutachtern, die Vorbereitung des Bieters auf administrative Sicherheitsaspekte zu beurteilen, nicht nur auf die physische Bewachung. Gut strukturierte, professionelle Berichtsformulare deuten auf einen höheren organisatorischen Reifegrad des Sicherheitsunternehmens hin. Umgekehrt könnte es ein Zeichen dafür sein, dass ein Bieter keine solchen Muster vorlegen kann, dass ihm etablierte Verfahren fehlen. Durch die Überprüfung dieser Dokumente kann der Kunde auch sicherstellen, dass die Dokumentation des Auftragnehmers den gesetzlichen Anforderungen und internen Standards entspricht. (Beispielsweise sollte ein Besucherprotokoll den Datenschutzbestimmungen entsprechen und das Vorfallformular einen Abschnitt für Folgemaßnahmen enthalten, die der Kunde möglicherweise verlangt.)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dieser Teil der Ausschreibung die Bieter dazu zwingt, konkret darzulegen, wie sie das Programm zur allgemeinen Sicherheit umsetzen werden . Es reicht nicht aus, wenn ein Bieter sagt: „Wir werden die Anforderungen erfüllen“ – er muss Pläne, Vorlagen und Leistungsnachweise vorlegen. Aus der Methodenbeschreibung (der Beschreibung, wie sie es umsetzen werden)) bis hin zu den unterstützenden Dokumenten (Lizenznachweise, Musterformulare) ermöglichen diese Einreichungen dem Kunden, das Verständnis und die Bereitschaft des Bieters zu überprüfen. Für den Bieter ist die gründliche Behandlung all dieser Punkte entscheidend, um bei der technischen Bewertung gut abzuschneiden. Ein konformer und detaillierter Vorschlag, der jede allgemeine Anforderung mit einem klaren Plan verknüpft, wird hervorstechen. Im Wesentlichen stellen die Einreichungsanforderungen des Abschnitts „Allgemeine Sicherheit“ sicher, dass der ausgewählte Auftragnehmer von Anfang an mit einem gut durchdachten, standardkonformen Sicherheitsbetrieb loslegen kann, anstatt ihn erst nach der Auftragsvergabe spontan zu entwickeln.

• Ausrichtung auf das Risikoprofil und die Sicherheitsziele des Kunden: Die Gutachter beurteilen, wie gut der Plan des Bieters zu dessen individuellen Sicherheitsanforderungen und Risikoumfeld passt. Zeigt das Angebot Verständnis für die Branche, die Bedrohungslandschaft und die in der Ausschreibung beschriebenen Sicherheitsziele des Kunden? Der Bieter sollte seine Vorgehensweise auf die Standorte und Abläufe des Kunden zugeschnitten haben (anstatt eine Einheitslösung anzubieten). Beinhaltet das Risikoprofil des Kunden beispielsweise ein hohes Risiko des Diebstahls geistigen Eigentums, sollte das Angebot konkret darauf eingehen, wie allgemeine Sicherheitsmaßnahmen sensible Informationen schützen. Angebote, die die Sicherheitsbedenken und -ziele des Kunden in ihrem allgemeinen Sicherheitsplan klar widerspiegeln, werden von den Gutachtern höher bewertet. Gemäß bewährten Verfahren fördert die moderne Beschaffung eine „risikobasierte Bewertung“ , d. h. die Prüfung, wie gut jeder Anbieter spezifische organisatorische Bedrohungen und Risiken adressieren kann. Wenn ein Bieter nachweist, dass sein allgemeines Sicherheitskonzept die Risiken des Kunden wirksam reduziert (durch robuste Kontrollen und langjährige Erfahrung), entspricht es in hohem Maße diesem Kriterium.

• Robustheit der operativen Kontrollen und Verfahren: Dieses Kriterium prüft die Solidität und Glaubwürdigkeit der vom Bieter vorgeschlagenen Sicherheitspraktiken. Sind die beschriebenen Patrouillenroutinen, Zugangskontrollen, Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle usw. ausreichend streng und gut entwickelt? Die Gutachter sollten prüfen, ob der Bieter ausreichend Details angegeben hat, um nachzuweisen, dass diese Kontrollen systematisch und nicht ad hoc erfolgen. Eine szenariobasierte Bewertung kann verwendet werden: Einige Ausschreibungen enthalten hypothetische Vorfallszenarien, um zu sehen, wie die Bieter damit umgehen würden.. Ein Bieter, der Schritt für Schritt darlegen kann, was seine Wachen tun, wenn um 2 Uhr morgens ein Alarm losgeht oder wie sie Tailgating an einem Zugangspunkt verhindern, wird gute Ergebnisse erzielen. Die Vollständigkeit und Klarheit der SOPs im Angebot spiegeln die Robustheit des Programms wider. Auch alle Maßnahmen zur Qualitätssicherung (Aufsicht durch Vorgesetzte, elektronische Trackingsysteme usw.) tragen zur Robustheit bei. Im Wesentlichen fragt sich der Kunde: Wird der Plan dieses Bieters voraussichtlich zu effektiven Sicherheitsabläufen im Alltag führen? Wenn ein Angebot vage ist oder sich zu sehr auf allgemeine Aussagen verlässt („unsere Wachen werden häufige Patrouillen durchführen“), kann es als schwächer beurteilt werden als eines, das konkrete Angaben liefert („die Wachen werden jede Zone alle 30 Minuten patrouillieren und RFID-Kontrollpunkte zur Überprüfung verwenden“ – unterstützt durch Technologie, wie bereits erwähnt). Starke operative Kontrollen im Angebot legen nahe, dass der Bieter die allgemeinen Sicherheitsanforderungen zuverlässig und ohne Lücken erfüllen wird.

• Nachgewiesene Erfahrung und bisherige Leistungen mit ähnlichen Rahmenbedingungen: Der Kunde bewertet die einschlägige Erfahrung des Bieters bei der Implementierung vergleichbarer Sicherheitsprogramme. Dies beinhaltet häufig die Prüfung von Fallstudien oder Referenzen, in denen der Bieter Sicherheitsleistungen unter ähnlichen allgemeinen Anforderungen erbracht hat. Ein Bieter, der beispielsweise fünf große Unternehmenskunden mit Sicherheitskräften an mehreren Standorten betreut und dort hohe Leistungskennzahlen erzielt, wird positiv bewertet. Die Ausschreibung kann explizit Punkte für bisherige Erfahrungen vergeben oder die Bieter auffordern, zwei bis drei Projekte ähnlichen Umfangs zu beschreiben. Die Gutachter achten auf Nachweise, dass der Bieter dem Umfang und der Komplexität des Auftrags gewachsen ist und mit Best Practices der Unternehmenssicherheit vertraut ist. Dazu gehört auch die ordnungsgemäße Überprüfung der Qualifikationen – sie stellt sicher, dass Unternehmen und Mitarbeiter über alle erforderlichen Zertifizierungen und Lizenzen verfügen, was praktisch eine Voraussetzung für Kompetenz ist. Studien zeigen, dass eine unzureichende Überprüfung der Qualifikationen zu Misserfolgen führen kann., daher werden die Gutachter auch dies genau prüfen. Sie können Referenzen einholen oder behördliche Unterlagen prüfen, um die Erfolgsbilanz des Bieters zu bestätigen (z. B. keine Compliance-Verstöße oder Vertragskündigungen in der Vergangenheit). Insgesamt schafft ein Bieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Bezug auf konsistente Sicherheitsdienstleistungen, die Erfüllung von KPIs und die reibungslose Einhaltung von Rahmenbedingungen Vertrauen, dass er diesen Erfolg für den Kunden wiederholen kann.. Andererseits können Neulinge oder Personen ohne einschlägige Erfahrung als risikoreicher eingestuft werden.

• Integration von Innovation und Effizienzmaßnahmen: Kunden legen zunehmend Wert auf Innovationen im Sicherheitsbereich, da diese die Effektivität steigern und Kosten senken können. Daher können Angebote danach bewertet werden, wie gut der Bieter moderne Tools, Technologien und effiziente Verfahren in den allgemeinen Sicherheitsplan integriert. Dies kann den Einsatz digitaler Systeme (Incident-Management-Software, Analytik, KI für die Überwachung, mobile Apps für die Berichterstattung) und kreativer Lösungen wie Fernüberwachung oder intelligente Analyse von Sicherheitsdaten umfassen. Beispielsweise könnte ein Bieter ein KI-gestütztes Kamerasystem vorschlagen, das Wachen automatisch vor Eindringlingen warnt, oder Datenanalysen zur Optimierung von Patrouillenrouten. Bei der Bewertung wird berücksichtigt, ob diese Innovationen einen echten Mehrwert bieten und mit den Zielen des Kunden übereinstimmen. Eine Ausschreibung kann ein spezifisches Kriterium für „Mehrwert und Innovation“ enthalten, bei dem Punkte für die Übererfüllung der Grundanforderungen durch die Einführung neuer Ideen vergeben werden. Effizienzmaßnahmen wie eine intelligente Planung zur Gewährleistung einer vollständigen Abdeckung mit minimalen Überstunden oder die Nutzung elektronischer Arbeitsabläufe zur Beschleunigung der Berichterstattung spielen ebenfalls eine Rolle. Wichtig ist, dass Innovationen die grundlegenden Standards nicht beeinträchtigen, sondern verbessern. Beispielsweise kann die Verwendung einer mobilen App für das Besuchermanagement den Check-in beschleunigen und die Genauigkeit der Aufzeichnungen verbessern, was wahrscheinlich gut abschneiden würde. Ebenso zeugt die Integration von Technologie in Angebote von zukunftsorientiertem Denken: Die Zycus-Einblicke in die Beschaffung deuten darauf hin, dass Dinge wie KI-gestützte Überwachung und Szenariosimulationen zu den Best Practices gehören. Ein Bieter, der solche Ansätze verfolgt, beispielsweise durch die Beschreibung von szenariobasiertem Training oder KI-basierter Vorfallmusteranalyse, könnte eine hohe Bewertung erhalten. Schließlich bevorzugt der Kunde eine Lösung, die nicht nur den heutigen Anforderungen entspricht, sondern auch zukunftssicher und effizient ist. Daher erfüllen Angebote, die kontinuierliche Verbesserungsprozesse, den Einsatz modernster Technologie oder einzigartige Lösungen für häufige Probleme (wie die Reduzierung von Fehlalarmen oder die Verbesserung der Wachsamkeit des Wachpersonals) hervorheben, dieses Kriterium.

Bei der Evaluierung werden diese Kriterien häufig gewichtet. So können beispielsweise Ausrichtung und Methodik das größte Gewicht haben, Erfahrung und Innovation etwas weniger, aber immer noch wichtig. Das Evaluierungsteam des Kunden kann eine Bewertungsmatrix verwenden, in der es für jedes Angebot für jeden dieser Aspekte eine qualitative Punktzahl (z. B. 0–5) vergibt. Ein ganzheitliches Beispiel: Angenommen, Bieter A legt einen stark maßgeschneiderten Plan mit detaillierten Verfahren vor und verfügt über 10 Jahre einschlägige Erfahrung, bietet aber nur minimale Innovationen; Bieter B hingegen bietet einen eher generischen Plan, aber mit ausgefallener Technologie. Bieter A könnte bei Ausrichtung und Robustheit besser abschneiden, Bieter B könnte bei Innovation besser abschneiden, aber bei Ausrichtung verlieren. Das erfolgreiche Angebot wird typischerweise das Angebot sein, das eine gute Ausgewogenheit erreicht oder in den meisten Bereichen herausragt – idealerweise ein umfassender, gut ausgerichteter, erfahrener und zukunftsorientierter Ansatz .

Zur Veranschaulichung empfehlen die Leitlinien der Sicherheitsbranche die Verwendung szenariobasierter Bewertungen in RFPs, um Anbieter in mehreren Dimensionen über den Preis hinaus wirklich zu testen.. Das bedeutet, dass ein Angebot, das klar erklärt, wie mit Szenario X oder Y umgegangen wird (unter Berücksichtigung von Risiken und operativen Details), überzeugen wird. Außerdem wird im Beschaffungswesen empfohlen, risikobasierte Bewertungskriterien zu entwickeln. Dies unterstreicht, dass der Kunde genau prüfen wird, ob der Bieter die jeweiligen Risiken bewältigen kann. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bewertungskriterien sicherstellen, dass der Auftrag nicht nur an den Anbieter mit den niedrigsten Kosten vergeben wird, sondern an den Vorschlag, der den besten Wert und die beste Zuverlässigkeit bietet , um den General Security-Auftrag zum Schutz der Mitarbeiter und Vermögenswerte des Kunden zu erfüllen.