Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzhandbuch

Einzureichende Unterlagen: Die Bieter müssen das vollständige QHSE-Handbuch als Teil ihres technischen Angebots einreichen. Dabei soll es sich um das vollständige, detaillierte Handbuch handeln (kein bloßes Resümee), vorzugsweise im PDF-Format, das alle oben beschriebenen Elemente abdeckt. Falls das Unternehmen getrennte Handbücher für Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz führt, sind entsprechend alle drei einzureichen und eindeutig zu benennen. Die Dokumentation muss aktuell sein und die tatsächlich gelebten Prozesse widerspiegeln.

• Aktualitätsnachweis: Das Handbuch sollte erkennen lassen, dass es kürzlich überprüft oder überarbeitet wurde (idealerweise innerhalb der letzten 12 Monate). Ein veraltetes Handbuch kann auf ein eingeschlafenes Managementsystem hindeuten. Oft werden Bieter aufgefordert zu versichern, dass das vorgelegte Handbuch dem aktuell in ihrem Betrieb gültigen Stand entspricht und kürzlich von der Leitung freigegeben wurde. Beispielsweise könnte eine Titelseite mit Revisionsnummer und -datum sowie der Erklärung enthalten sein: „Dieses Handbuch ist gültig ab [Datum]“. Regelmäßige Aktualisierungen sind wichtig, da sich Normen und Vorschriften weiterentwickeln – ISO-zertifizierte Systeme schreiben daher mindestens jährliche Management-Bewertungen und regelmäßige Audits vor.

• Nachweis von Zertifizierungen: Neben der Beschreibung im Handbuch sollten Kopien aller relevanten Zertifikate (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 usw. oder nationale Äquivalente) und ggf. Auditberichte eingereicht werden. Die Ausschreibung könnte explizit verlangen: „Fügen Sie Nachweise über einschlägige Zertifizierungen sowie letzte Auditprotokolle bei.“ Falls der Bieter von einer akkreditierten Stelle zertifiziert wurde, untermauern diese Urkunden seine Angaben im Handbuch. Ferner, falls in den letzten Jahren externe Audits (z. B. behördliche Inspektionen oder Audits durch andere Kunden) stattgefunden haben, ist eine Zusammenfassung der Ergebnisse oder eine Bestätigung über Mängelfreiheit hilfreich. Manche Ausschreibungen liefern dafür Formblätter oder Anlagen, in denen Zertifizierungen und Auditdaten aufzulisten sind.

• Inhaltsübersicht oder Index: Es kann von Vorteil sein, dem Handbuch eine Gliederung oder Kurzbeschreibung beizufügen, insbesondere wenn es sehr umfangreich ist. Im Angebotsdokument könnte der Bieter zu jedem der drei Bereiche (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit) eine kurze Zusammenfassung mit Verweisen auf die jeweiligen Kapitelseiten im Handbuch geben. Dies erleichtert den Prüfern das Auffinden bestimmter geforderter Inhalte. Beispielsweise könnte im Anschreiben stehen: „Kapitel 5 des Qualitäts-Handbuchs – Internes Auditverfahren (Seiten XX–YY) – entspricht der Ausschreibungsanforderung nach Beschreibung des Auditprozesses.“ Obwohl nicht immer vorgeschrieben, demonstriert ein solcher Index Klarheit und Kundenorientierung (was sich in der Bewertung unter „Struktur/Verständlichkeit“ positiv niederschlagen kann).

• Unterzeichnete Verpflichtungserklärung: Eine von einer bevollmächtigten Person (Geschäftsführer, QHSE-Leiter o. ä.) unterzeichnete Erklärung, die bestätigt: (a) dass die im eingereichten Handbuch beschriebenen Richtlinien und Verfahren in den tatsächlichen Betriebsabläufen des Bieters implementiert sind, und (b) dass der Bieter bereit ist, diese dokumentierten Verfahren im Falle einer Auftragserteilung bei der Leistungserbringung für den Kunden einzuhalten. Im Wesentlichen garantiert dieses Schreiben, dass das Handbuch nicht nur „Theorie auf Papier“ ist, sondern im Unternehmen gelebte Praxis wiedergibt und im Auftragsfall auch so angewandt wird. Die Erklärung könnte z. B. lauten: „Hiermit bestätigen wir, dass das beigefügte Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzhandbuch die Managementsysteme der [Firmenname] zutreffend beschreibt. Im Falle einer Beauftragung verpflichten wir uns, alle darin festgelegten Bestimmungen bei der Erbringung der Dienstleistung für [Name des Auftraggebers] anzuwenden und etwaige kundenspezifische Anforderungen in unsere Verfahren zu integrieren.“ Damit hat der Auftraggeber später eine Handhabe – sollte der Auftragnehmer sein eigenes Handbuch nicht befolgen, kann auf die unterzeichnete Zusage verwiesen werden.

• Gleichwertige Nachweise bei fehlender Zertifizierung: Verfügt der Bieter in einem der Bereiche (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz) nicht über eine formale ISO-Zertifizierung, so muss er dennoch gleichwertige interne Dokumente vorlegen, um die Belastbarkeit seines Systems zu demonstrieren. Ausschreibungen schreiben oft, dass ISO-Zertifikate bevorzugt oder für die Höchstpunktzahl erforderlich sind, erlauben aber Bietern ohne Zertifikat die Vorlage „anderer Nachweise für ein etabliertes Managementsystem“. In der Praxis bedeutet dies, dass das Handbuch des Bieters in diesem Fall besonders detailliert sein sollte, um den Mangel einer externen Bestätigung auszugleichen. Das Unternehmen könnte auch interne Auditprotokolle oder ein Gutachten eines Beraters beifügen, die zeigen, dass das System trotz fehlender Zertifizierung den Anforderungen der Norm entspricht. Beispielsweise kann ein Bieter ohne ISO 14001 seine Umweltpolitik, ein Rechtskataster mit den einschlägigen Umweltvorschriften und Beispielberichte zum Monitoring (z. B. Emissionsmessungen) einreichen, um die Wirksamkeit seines EMS zu untermauern. Entscheidend ist, dass fehlende Zertifizierungen nicht mit fehlenden Systemen gleichzusetzen sind. Bieter sollten in ihrem Angebot klar darauf eingehen, indem sie ggf. darlegen, welche Pläne zur Zertifizierung bestehen oder inwiefern ihre internen Standards den ISO-Forderungen entsprechen (manchmal wird auch ein Schreiben einer Zertifizierungsstelle anerkannt, das bestätigt, dass man sich im Zertifizierungsprozess befindet).

• Format und Sprache der Dokumente: In der Ausschreibung wird festgelegt sein, in welcher Form das Handbuch vorzulegen ist (digital als PDF oder gedruckt) und in welcher Sprache. In diesem Fall sollte das Handbuch in der Ausschreibungssprache Englisch eingereicht werden, sofern nichts anderes gefordert ist. Bieter sollten darauf achten, dass das Dokument benutzerfreundlich ist – idealerweise mit Lesezeichen oder einem Inhaltsverzeichnis – da die Prüfer gezielt nach bestimmten Inhalten (Qualitätspolitik, Beispiel-Risikoanalyse etc.) suchen werden. Sämtliche unterstützenden Dokumente (etwa separate Richtlinien oder Verfahrensanweisungen, auf die im Handbuch verwiesen wird) sollten beigefügt oder auf Anforderung verfügbar gemacht werden.

Durch die Erfüllung dieser Anforderungen liefert der Bieter einen transparenten Einblick in seinen Ansatz für Qualitäts-, Umwelt- und Sicherheitsmanagement. Der Auftraggeber gewinnt die Gewissheit, dass der potenzielle Auftragnehmer nicht nur Absichtserklärungen abgibt, sondern diese auch mit Dokumenten und einer Management-Unterschrift belegt. Als zusätzliche Sicherheit kann in der Ausschreibung auch festgehalten werden, dass im Zuschlagsfall die QHSE-Dokumentation des Gewinners einer Validierung unterzogen wird – d. h. der Auftraggeber kann das eingereichte Handbuch und dessen Umsetzung zu Beginn der Leistungserbringung nochmals prüfen. Daher sollten Bieter keinesfalls ein generisches Handbuch einreichen, das in der eigenen Organisation gar nicht gelebt wird; das Handbuch muss mit der Realität übereinstimmen, und die unterzeichnete Erklärung untermauert diese Übereinstimmung. Zusammengefasst muss das Angebot eine vollständige, aktuelle QHSE-Dokumentation, Nachweise zu relevanten Zertifizierungen und Audits, eine Verpflichtungserklärung und sonstige Belege enthalten, welche darlegen, dass das dokumentierte System des Bieters in der Lage ist, qualitativ hochwertige, sichere und umweltgerechte Sicherheitsdienstleistungen zu erbringen.

Die bloße Einreichung eines QHSE-Handbuchs genügt nicht – die Qualität und Relevanz seines Inhalts wird durch das Bewertungsteam der Ausschreibung geprüft und benotet. Üblicherweise enthalten Ausschreibungen konkrete technische Bewertungskriterien (oft in Form einer Bewertungsmatrix), die sich auf Managementsysteme und Dokumentationen beziehen.

• Zertifizierungen & Audit-Historie: Leitfrage: Verfügt der Bieter über anerkannte Zertifizierungen und einen Audit-Trail? Die Prüfer kontrollieren, ob gültige ISO-9001/14001/45001-Zertifikate (oder vergleichbare, unabhängig geprüfte Standards) vorgelegt und aktuell sind. Volle Punktzahl wird in der Regel vergeben, wenn alle drei einschlägigen Zertifikate vorhanden sind (bzw. falls nicht, überzeugende gleichwertige Systeme nachgewiesen werden). Außerdem wird darauf geachtet, ob Hinweise auf kürzlich erfolgte interne oder externe Audits sowie Management-Reviews vorhanden sind – dies zeigt, dass das System aktiv betrieben wird. So würde ein Bieter, der ISO-Zertifikate beilegt und z. B. anführt „letztes Überwachungsaudit ISO 9001 im März 2024 – keine Hauptabweichungen“, eine hohe Wertung signalisieren. Der Besitz solcher Zertifikate ist oft eine Grundvoraussetzung oder bringt erhebliche Vorteile – eine aktuelle Ausschreibung vergab beispielsweise direkte Punkte für die Vorlage eines zertifizierten QM-Handbuchs samt Qualitätsgrundsatz. Falls der Bieter keine formalen Zertifikate hat, hängt die Wertung davon ab, wie überzeugend er ein gleichwertiges Niveau an Kontrolle darlegen kann (detaillierte Verfahren, Auditprotokolle etc.).

• Struktur und Klarheit der Dokumentation: Leitfrage: Ist das Handbuch gut strukturiert, verständlich und nachvollziehbar? Die Bewerter bevorzugen Handbücher, die übersichtlich aufgebaut sind (mit logischer Gliederung, erkennbaren Überschriften und einer leserfreundlichen Aufbereitung) und so formuliert sind, dass sie den Bogen von der Richtlinie zur Umsetzung spannen. Wichtig ist der „roter Faden“ von der Policy zur Aktion – das Handbuch sollte nicht nur abstrakte Richtlinien aufzählen, sondern exakt aufzeigen, wie diese in der Praxis umgesetzt werden. Bewertungsmatrizen honorieren oft Dokumentationen, die prägnant und zugleich umfassend sind und unnötigen Ballast vermeiden. Außerdem sollte das Handbuch standort- bzw. objektspezifisch relevante Informationen enthalten: Allzu generischer Text kann negativ auffallen. Wenn z. B. der Auftrag ein Firmencampus ist, wäre ein Handbuchabschnitt über Hafensicherheit offenkundig irrelevant – das könnte Abzüge wegen mangelnder Fokussierung bringen. Umgekehrt zeigt das Einfügen standortbezogener Risikoanalysen oder Verfahrensanweisungen (die auf das Umfeld des Auftraggebers zugeschnitten sind), dass der Bieter sich mit den spezifischen Erfordernissen auseinandergesetzt hat. Klarheit bezieht sich auch auf die Sprache: Kurze Absätze, Aufzählungen und ggf. Grafiken (etwa Flussdiagramme für Alarmabläufe) verbessern die Lesbarkeit und signalisieren, dass der Bieter in der Lage ist, Verfahren auch intern verständlich zu kommunizieren.

• Umfang und Abdeckung (Komplettheit): Leitfrage: Deckt das Handbuch alle Aspekte der geforderten Leistungen und Abläufe ab? Das Bewertungsteam prüft, ob die Dokumentation des Bieters auf den gesamten Leistungsumfang eingeht – sowohl die personalbezogenen als auch die technischen bzw. systembezogenen Komponenten des Auftrags. Für Wachschutzdienste bedeutet dies, dass vom Personaleinsatz, der Schulung, der Dienstdurchführung, der Aufsicht bis hin zum Meldewesen und Reporting alles abgedeckt sein muss. Sollte der Auftrag auch technische Sicherheitssysteme (z. B. CCTV-Überwachung, Alarmmanagement) umfassen, so sollte das Handbuch auch dafür Prozeduren enthalten (etwa Leitstellenbetrieb, Wartung der Geräte, Cybersecurity-Aspekte bei Sicherheitstechnik). Komplettheit heißt auch ausreichende Tiefe in jedem Bereich: Beispielsweise sollte im Arbeitsschutzteil nicht nur pauschal stehen „wir erfüllen die gesetzlichen Vorgaben“, sondern konkrete Verfahren zu zentralen Risiken beschrieben sein. Ein umfassendes Handbuch vermittelt den Prüfern das Gefühl, dass „nichts dem Zufall überlassen“ wird – alle kritischen Prozesse wurden durchdacht und verschriftlicht. Lücken oder dünn behandelte Themen führen zu Punktabzug, da sie potenzielle Schwachstellen in der Umsetzung vermuten lassen. Kurz gesagt, das Handbuch sollte den vollen Leistungsumfang und alle relevanten Risikofelder im Kontext des Auftrags lückenlos adressieren.

• Nachweis einer Verbesserungskultur: Leitfrage: Nutzt der Bieter das Handbuch bzw. das Managementsystem aktiv zur Verbesserung oder ist es ein statisches Dokument? Die Bewerter suchen nach Anzeichen dafür, dass das Unternehmen sein Managementsystem lebendig hält und zur stetigen Optimierung einsetzt. Wichtige Indikatoren sind: das Vorhandensein eines internen Auditplans und Zusammenfassungen von Auditergebnissen, Beispiele für Nichtkonformitätsberichte und deren abgeschlossene Korrekturmaßnahmen, Beschreibungen von Management-Review-Beschlüssen sowie allgemeine Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung. Wenn zum Beispiel ein Abschnitt des Handbuchs erläutert, wie das Unternehmen Leistungsabweichungen (wie verpasste Rundgänge oder verspätete Zwischenfallmeldungen) erfasst und welche Korrekturschritte daraus folgten – etwa zusätzliche Schulungen oder Prozessänderungen – dann signalisiert dies eine reife Kultur. Enthält das Handbuch zudem kleinere Fallstudien oder Kennzahlen (etwa „Im letzten Jahr meldeten Wachleute X Sicherheitsbeobachtungen, aus denen Y Verbesserungsmaßnahmen resultierten“), untermauert dies die aktive Nutzung des Systems. Demgegenüber wird ein Handbuch, das nur theoretische Vorgaben aufzählt, ohne Rückmeldeschleifen zu erwähnen, tendenziell schwächer bewertet. Viele Normen fordern die Dokumentation von Vorfällen und Verbesserungen – so verlangt ISO 9001/45001 z. B. Aufzeichnungen über Zwischenfälle, Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen – daher bringt der Nachweis solcher Aufzeichnungen Punkte. Kurz gesagt wollen die Bewerter sehen, dass das Handbuch nicht bloß zur Zierde existiert, sondern dass das Unternehmen tatsächlich aus seinem QHSE-System lernt und sich verbessert.

• Relevanz für den Einsatzort des Auftraggebers: Leitfrage: Inwieweit passt das Handbuch zum spezifischen Kontext des zu vergebenden Auftrags? Dieser Aspekt überschneidet sich zwar mit „Komplettheit“ und „Klarheit“ oben, wird aber häufig gesondert betrachtet. Der Bieter sollte zeigen, dass er die Branche und den Standort des Auftraggebers versteht. Handelt es sich beispielsweise um einen Industriebetrieb, könnte das Handbuch besondere Sicherheitsverfahren im Umgang mit Maschinen, beim Betreten von Anlagen des Kunden (z. B. Schleusen, Werksausweise) oder beim Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen (Ex-Schutz) hervorheben – was darauf hinweist, dass die Integration in die Abläufe des Kunden geplant ist. Geht es um eine Verwaltungs- oder Konzernzentrale, stehen ggf. Aspekte wie Servicequalität, Informationsschutz (Vertraulichkeit) und Notfallplanung im Bürokomplex im Vordergrund. Die Aufnahme maßgeschneiderter Dienstanweisungen oder Praktiken für den Kundenstandort ist ein starkes Plus. Einige Ausschreibungen vergeben explizit Punkte für innovative oder zusätzliche Maßnahmen, die der Bieter vorschlägt, um standortspezifische Herausforderungen zu meistern. Relevanz bedeutet auch, dass das Handbuch mit etwaigen Vorgaben des Auftraggebers übereinstimmt (sofern im Lastenheft der Ausschreibung bestimmte Anforderungen genannt wurden, sollte das Handbuch diese widerspiegeln). Bei der Bewertung fällt ein Handbuch negativ auf, das wie ein generisches „Copy-Paste“-Produkt wirkt und den Kundenkontext überhaupt nicht erwähnt; wohingegen ein Handbuch, das eindeutig auf die Situation und Risiken des Auftraggebers eingeht (z. B. den Standortnamen nennt oder bekannte Risiken wie „Demonstrationen vor Ort“ adressiert, falls zutreffend), deutlich besser abschneidet. Dies signalisiert, dass der Bieter mit einem auf den Kunden zugeschnittenen Plan antritt und nicht nur eine Schablone vorlegt.

Jeder dieser Bereiche kann mit Punkten oder Gewichtungen versehen sein. Beispielsweise könnten Zertifizierungen 10 Punkte ausmachen, Vollständigkeit 10 Punkte, Klarheit 5 Punkte usw., abhängig von den Prioritäten des Auftraggebers. Ein Praxisbeispiel: Der südafrikanische CSIR (Council for Scientific and Industrial Research) hat in einer Ausschreibung Punkte in der Fachbewertung speziell für Qualitätsmanagement (inkl. Pflicht zur Vorlage eines QMS-Handbuchs mit Qualitätspolitik) und einen Umweltmanagementplan vergeben. Bieter mussten dort sowohl eine Mindestpunktzahl insgesamt als auch mindestens 50 % in jedem Einzelkriterium erreichen, um überhaupt in die nächste Phase (Preisbewertung) zu gelangen. Dies zeigt, dass Auftraggeber QHSE-Handbücher nicht nur anfordern, sondern deren Qualität auch quantitativ in die Bewertung einfließt.

Es wird das QHSE-Handbuch also dahingehend geprüft, wie gut es die Fähigkeit des Bieters belegt, den Auftrag qualitätsgerecht, umweltverträglich und sicher auszuführen. Ein hoch bewertetes Handbuch ist zertifiziert, verständlich geschrieben, vollständig, durch Beispiele/Belege untermauert und auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten. Bieter sollten das Handbuch nicht als Formalie betrachten, sondern als Kernstück ihres technischen Angebots, das in einem knappen Rennen den Ausschlag geben kann.

• Erhöhte Professionalität und Konsistenz: Wenn ein Sicherheitsdienstleister nach einem dokumentierten Managementsystem arbeitet, führt dies zu einer professionelleren und gleichbleibenderen Leistungserbringung. Die Wachkräfte befolgen festgelegte Abläufe, Vorfälle werden einheitlich gehandhabt und es besteht weniger Abhängigkeit von Improvisationen einzelner Personen. Diese Prozessstabilität bedeutet, dass die Sicherheitsdienstleistung vorhersehbar und zuverlässig ist – ein entscheidender Faktor für den Schutz des Kunden. Wie bereits erwähnt, verfügen Unternehmen mit ISO-orientierten Systemen (wie ISO 9001) über Instrumente wie stichprobenartige Kontrollen und Qualitätsaudits, die die Leistung der Wachleute verbessern – etwas, das von Kunden sehr geschätzt wird. Die Forderung nach dem Handbuch filtert faktisch diejenigen Anbieter heraus, die diese Mechanismen haben, von jenen, die sie nicht haben. Sie hebt auch den Branchenstandard an: Sicherheitsfirmen wissen, dass sie geordnete Strukturen (Richtlinien, Schulungen, Aufsicht) vorweisen müssen, um größere Aufträge zu gewinnen; dadurch verbessert sich insgesamt die Professionalität in der Branche.

• Vermeidung von Zwischenfällen und Haftungsfällen: Ein gut implementiertes QHSE-System identifiziert und entschärft Risiken proaktiv – seien es Sicherheitsrisiken, Umweltgefahren oder Arbeitssicherheitsprobleme. Für den Auftraggeber bedeutet dies weniger kritische Zwischenfälle vor Ort. Beispielsweise kann ein Arbeitsschutz-Handbuch mit wirksamen Gefährdungsbeurteilungen Arbeitsunfälle vermeiden (etwa Übergriffe auf Wachpersonal oder Verletzungen von Sicherheitskräften), was Ausfälle, Störungen und mögliche Haftungen reduziert. Umweltverfahren verhindern Umweltverschmutzungen (z. B. unsachgemäße Entsorgung von Abfällen oder auslaufende Betriebsstoffe von Fahrzeugen), die sonst zu Bußgeldern oder behördlichen Auflagen führen könnten, in die der Kunde mit hineingezogen würde. Qualitätskontrollprozesse erkennen Mängel im Dienst (etwa unbesetzte Posten oder nicht beachtete Alarme), bevor daraus Sicherheitsvorfälle entstehen. Kurzum, die Handbuchpflicht fungiert als Risikominderungsinstrument. Sie zwingt Bieter, Risiken im Voraus durchzudenken und Gegenmaßnahmen bereitzustellen. Der Kunde profitiert durch weniger Störfälle, und sollte doch etwas passieren, liegt ein klares Verfahren für Reaktion und Schadensbegrenzung vor. Dies bedeutet auch weniger Strafzahlungen oder Compliance-Verstöße – z. B. ein Auftragnehmer, der sich an Arbeitszeitgesetze hält (dokumentiert in seinen Handbüchern), wird den Auftraggeber nicht durch Verstöße (wie etwa Missachtung des Mindestlohns oder Überstundenregelungen) in Schwierigkeiten bringen. Behörden und Fachkreise heben immer wieder hervor, dass die Einführung von Standards wie ISO 45001 oder ähnlichen dazu beiträgt, Arbeitsunfälle zu senken und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

• Ausrichtung an ESG- und Governance-Zielen des Auftraggebers: Viele Unternehmen – insbesondere Konzerne mit ausgeprägter CSR-Strategie (Corporate Social Responsibility) oder Nachhaltigkeitsagenda – legen großen Wert darauf, dass ihre Dienstleister Umwelt- und Sozialstandards einhalten. Durch die Forderung eines Umwelt- und Arbeitsschutzhandbuchs stellt der Auftraggeber sicher, dass der Sicherheitsdienstleister seine Werte und Praktiken mit den eigenen Nachhaltigkeits- und Governance-Grundsätzen in Einklang bringt. Das liefert auch handfeste Nachweise für die ESG-Berichterstattung des Auftraggebers – etwa kann er vermelden, dass 100 % seiner Sicherheitslieferanten nach ISO 14001 und ISO 45001 arbeiten, was einen Beitrag zu den Environmental- und Social-Säulen im ESG-Rating leistet. Zudem sind das Handbuch und eventuelle Zertifikate auditierbare Belege, mit denen sich Investoren oder Stakeholder zufriedenstellen lassen, die sich für die Verantwortung in der Lieferkette interessieren. Es werden so auch Themen wie Menschenrechte und Arbeitsbedingungen im Sicherheitsdienst erfasst (z. B. stellt man sicher, dass Wachleute faire Arbeitszeiten und ausreichende Schutzausrüstung haben – was als Teil des „Social“-Kriteriums im ESG gilt). In einem Nachhaltigkeitsbericht oder ESG-Report kann der Auftraggeber diese Anforderungen als Teil seiner verantwortungsvollen Beschaffungspolitik anführen. Insgesamt stärkt dies die Governance in der Lieferkette des Auftraggebers: Ein so kritischer Bereich wie Sicherheit wird in Übereinstimmung mit Best Practices und ethischen Standards gemanagt.

• Möglichkeit zur externen Auditierung und Rechenschaft: Ein großer Vorteil eines ISO-basierten Handbuchs ist, dass es extern auditierbar ist. Wenn der Sicherheitsanbieter zertifiziert ist, prüft ein unabhängiger Auditor regelmäßig die Einhaltung. Das schafft eine zusätzliche Verantwortlichkeitsebene, die über das normale Vertragsmanagement des Kunden hinausgeht. Selbst wenn der Auftraggeber nicht ständig kontrolliert, sorgt allein die Aufrechterhaltung der Zertifizierung dafür, dass der Auftragnehmer diszipliniert bleibt (denn bei groben Abweichungen droht der Zertifikatsentzug). Zusätzlich hat der Auftraggeber (oder ein beauftragter Dritter) die Möglichkeit, die Einhaltung des Handbuchs durch den Dienstleister während der Vertragslaufzeit zu auditieren. Viele Verträge räumen dem Auftraggeber das Recht ein, beim Auftragnehmer QHSE-Audits durchzuführen. Ein klar definiertes Handbuch erleichtert solche Audits und macht sie effektiver – man prüft den Dienstleister an seinen eigenen Vorgaben. Für den Auftraggeber bedeutet dies weniger Unklarheiten im Umgang mit dem Auftragnehmer: Die Erwartungen sind im Handbuch eindeutig festgelegt, und die Leistung kann daran gemessen werden. Es vereinfacht auch Change Management – falls der Auftraggeber ein Verfahren ändern muss (z. B. eine zusätzliche Zugangskontrollstufe einführen), kann dies formal ins Handbuch aufgenommen werden und fließt so in Schulungen und Abläufe ein. Zusammengefasst macht die Handbuchforderung informelle oder ungeschriebene Praktiken zu einem transparenten, einklagbaren Rahmen.

• Nachweis einer kontinuierlichen Verbesserungskultur: Qualitativ betrachtet investiert ein Bieter, der ein überzeugendes QHSE-Handbuch einreicht, erfahrungsgemäß in die ständige Verbesserung seiner Dienstleistungen. Dies kann eine Partnerschaftsmentalität zwischen Kunde und Auftragnehmer fördern. Beispielsweise sorgen im Handbuch beschriebene Verbesserungsprozesse (Kundenfeedback-Schleifen, Vorfallauswertungen usw.) dafür, dass sich der Sicherheitsdienst über eine mehrjährige Vertragsdauer hinweg tatsächlich verbessert, effizienter wird und sich immer besser an die Bedürfnisse des Kunden anpasst. Der Kunde „kauft“ somit nicht nur einen statischen Service, sondern geht eine Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer ein, der sich im Rahmen seines Systems mitentwickelt. Dies kann im Laufe der Zeit zu Innovationen führen – vielleicht werden Umweltziele ambitionierter, neues Training für aufkommende Bedrohungen eingeführt oder neue Technologien integriert –, alles innerhalb der Strukturen des Managementsystems. Eine solche Dynamik ist für beide Seiten vorteilhaft: Der Auftragnehmer kann durch nachgewiesene Verbesserungen den Auftrag langfristig sichern, und der Kunde profitiert von aktuellen Best Practices.

• Unterstützung interner Richtlinien (Verhaltenskodex, CSR): Die meisten großen Unternehmen haben interne Richtlinien wie Lieferantenkodizes, Arbeitssicherheitsstandards oder Umweltvorgaben. Fordert man von Sicherheitsanbietern ein QHSE-Handbuch, hilft dies direkt, diese internen Standards auf die Lieferanten zu übertragen. Der Sicherheitsdienstleister trägt im Grunde die Compliance-Kultur des Auftraggebers mit – heruntergebrochen auf seine eigenen Mitarbeiter vor Ort. Hat z. B. der Auftraggeber einen Kodex, der vorschreibt, dass alle auf dem Gelände tätigen Personen jährlich eine Sicherheitsunterweisung erhalten müssen, kann er durch Einsicht in das Arbeitsschutzhandbuch des Dienstleisters sicherstellen, dass dies für die Wachleute erfolgt. Das verringert den Aufwand des Auftraggebers, solche Anforderungen separat durchsetzen zu müssen. Zudem schafft es Dokumentation, die der Auftraggeber in eigenen Audits und Berichten nutzen kann. Fragt z. B. ein externer Prüfer den Auftraggeber, wie er gewährleistet, dass der beauftragte Sicherheitsdienst Umweltauflagen einhält, kann dieser auf die Ausschreibungsvorgabe und das vorliegende Handbuch als Teil der Antwort verweisen. In gewissen regulierten Branchen oder kritischen Infrastrukturen kann der Nachweis der Kontrolle über outgesourcte Sicherheitsdienste (mittels solcher Handbücher) sogar eine compliance-Anforderung sein. In Sektoren wie Energie oder Luftfahrt verlangen Behörden oft, dass auch Auftragnehmer Sicherheitsprogramme haben – hier dient das Handbuch als entsprechender Nachweis.

In der Summe erhöht die Pflicht zur Einreichung eines QHSE-Handbuchs das Service-Niveau sowie die Verantwortlichkeit erheblich. Sie filtert diejenigen Anbieter heraus, die keinen Wert auf dokumentierte Qualität legen, und belohnt diejenigen, die es tun (denn diese haben in der Vergabe einen Vorteil). Das Endergebnis ist ein sichererer, gefahrloserer und nachhaltigerer Sicherheitsbetrieb für den Auftraggeber, mit weniger unliebsamen Überraschungen. Branchenverbände wie CoESS und UNI-Europa empfehlen seit langem, umfangreiche Qualitätskriterien in Sicherheitsausschreibungen zu verankern – genau aus diesen Gründen: Es führt zu besseren Ergebnissen und vermeidet die Fallstricke reiner Niedrigstpreis-Vergaben, bei denen Standards leiden könnten. Durch die konsequente Forderung solcher Handbücher haben sich auch die Sicherheitsanbieter entsprechend weiterentwickelt: Sie investieren in ihre Managementsysteme, was letztlich dem gesamten Markt zugutekommt.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Forderung nach einem Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzhandbuch als fester Bestandteil von Sicherheits­ausschreibungen im Unternehmensumfeld eine Best Practice darstellt, die auf vielen Ebenen Mehrwert schafft. Sie zwingt Sicherheitsdienstleister dazu, ihre operative Reife unter Beweis zu stellen, gibt dem Auftraggeber Sicherheit in Bezug auf Compliance und Risikosteuerung und hilft letztlich, den ausgelagerten Sicherheitsdienst mit den eigenen Werten und rechtlichen Pflichten des Auftraggebers in Einklang zu bringen.

Für den Auftraggeber reduziert die Handbuchpflicht den Aufwand der eigenen Due Diligence. Anstatt sich nur auf Versprechungen oder kurz gehaltene Fragebogenantworten im Angebot verlassen zu müssen, erhält er ein substanzielles Dokument, das offenlegt, wie der Dienstleister sein Geschäft Tag für Tag betreibt. Diese Transparenz erleichtert die Auswahl eines Partners, der professionell und verantwortungsvoll agiert. Sie setzt auch den Rahmen für die Vertragsdurchführung: Der gewinnende Bieter weiß, dass der Auftraggeber erwartet, dass die dokumentierten Verfahren eingehalten werden, und das Handbuch kann als Maßstab in regelmäßigen Leistungsbesprechungen und Audits dienen. Im Grunde wird das Handbuch zu einem Teil des Vertrags (oft wird es vertraglich referenziert), was dem Auftraggeber ein Instrument gibt, die Qualitäts- und Sicherheitsvorgaben durchzusetzen.

• QHSE-Dokumentation in allen größeren Ausschreibungen vorschreiben: Bei sicherheitskritischen, langfristigen oder hochwertigen Verträgen (z. B. Bewachung von Konzernzentralen, Industriearealen, kritischen Infrastrukturen, großen Liegenschaften) sollten stets die Vorlage der Qualitäts-, Umwelt- und Sicherheitsdokumentation der Bieter verlangt werden. Dies sollte als feste Vorgabe (nicht freiwillig) in die Ausschreibungsunterlagen aufgenommen werden, sodass das Fehlen bereits zum Ausschluss führen kann. Kleinere oder weniger riskante Aufträge können dies abgestuft handhaben (vielleicht nur ein einfacherer Sicherheitsplan anstelle des kompletten Handbuchs), aber bei allen wesentlichen Vorhaben sind die vollen Unterlagen gerechtfertigt.

• Anerkennung von Zertifikaten oder internen Äquivalenten: In der Ausschreibung sollte formuliert sein, dass einschlägige ISO- oder gleichwertige Zertifizierungen der Managementsysteme vorteilhaft sind (bzw. sofern gewünscht vom Auftraggeber, sogar verpflichtend), aber Bieter ohne diese Zertifikate dennoch aufgefordert sind, gleichwertige Nachweise ihres Systems zu erbringen. So wird Inklusivität mit Anspruch kombiniert – es gibt durchaus leistungsfähige Anbieter, die Normvorgaben erfüllen, ohne formal zertifiziert zu sein. Wichtig ist, dass deren Handbuch die Anforderungen erfüllt. Hat der Auftraggeber eine starke Präferenz für zertifizierte Anbieter, kann dies in der Bewertung berücksichtigt werden (z. B. Extrapunkte für Zertifikate). In sicherheitskritischen Bereichen oder wo es Vorschrift ist, kann man Zertifizierungen auch direkt als Ausschlusskriterium festlegen (einige Behördenausschreibungen verlangen z. B. ISO 9001 als Teilnahmevoraussetzung).

• Aktualität und fortlaufende Verbesserung einfordern: In die Unterlagen sollte aufgenommen werden, dass das Handbuch innerhalb der letzten z. B. 12 Monate überprüft oder aktualisiert worden sein muss und dass der Auftragnehmer sich verpflichtet, es jährlich oder bei Bedarf fortzuschreiben. Das gewährleistet, dass das Dokument kein „verstaubtes Regelwerk“ ist. Weiterhin sollte im Vertrag festgehalten sein, dass der Auftragnehmer größere Änderungen an seinem Managementsystem dem Auftraggeber melden und aktualisierte Versionen des Handbuchs zur Verfügung stellen muss (z. B. jährlich). Dadurch bleibt das Managementsystem über die Vertragsdauer dynamisch und anpassungsfähig.

• Handbuch im Vertragsmanagement nutzen: Nach Zuschlag sollte der zuständige Vertrags- bzw. Sicherheitsmanager des Auftraggebers das eingereichte Handbuch als Basis für das Monitoring heranziehen. Man kann gemeinsame Durchsprachen (z. B. jährlich) mit dem Auftragnehmer ansetzen, um die QHSE-Performance zu überprüfen – analog zu einem internen Auditmeeting. Außerdem sollte man die Inhalte in reguläre Dienstleister-Audits einbeziehen: Beispielsweise die Überprüfung vor Ort, ob die Wachleute die im Handbuch beschriebenen SOPs befolgen, ob Aufzeichnungen (etwa Ereignisprotokolle, Trainingsnachweise) wie im Handbuch angegeben geführt werden, etc. Stellt man Abweichungen zwischen Handbuch und Praxis fest, sind Korrekturmaßnahmen einzufordern. So wird das Handbuch zu einem lebenden Bestandteil der Zusammenarbeit.

• Verbesserungen durch Zusammenarbeit fördern: Den gewonnenen Auftragnehmer sollte man ermutigen, im Laufe der Zeit Verbesserungen des Handbuchs bzw. der Prozesse vorzuschlagen, insbesondere um neu auftretende Herausforderungen auf dem Gelände zu bewältigen. Der Vertrag kann bspw. eine Klausel enthalten, dass das QHSE-Handbuch bzw. die Verfahren nach den ersten 6 Monaten Betrieb gemeinsam überprüft werden, um „Lessons Learned“ am Standort einzuarbeiten. Dieser kontinuierliche Verbesserungsansatz stellt sicher, dass Dokumentation und Betrieb im Einklang bleiben und optimiert werden.

Letztlich ist die Anforderung eines QHSE-Handbuchs in der Ausschreibung ein wirkungsvolles Mittel, um Professionalität, Nachhaltigkeit und Rechtskonformität sicherzustellen. Sie bewegt die Branche hin zu einem systematischeren und verantwortungsvolleren Modell, in dem Sicherheit nicht nur von einzelnen Wachleuten abhängt, sondern von den Prozessen und Werten, die ihr Handeln leiten. Auftraggeber erhalten die Gewissheit und die konkreten Nachweise, dass ihre Sicherheitsdienstleister den Erwartungen entsprechen. Wie ein Beschaffungsleitfaden feststellt, bieten mehrere ISO-Zertifizierungen (Qualität, Umwelt, Sicherheit) zusammen dem Auftraggeber die Gewähr, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, „hochwertige, umweltfreundliche und sichere Dienstleistungen“ zu erbringen – genau das Ergebnis, das in modernen Sicherheitsverträgen angestrebt wird. Die Etablierung von QHSE-Handbüchern als Standard in Ausschreibungen ist somit kein bürokratischer Selbstzweck, sondern eine strategische Maßnahme, um das Niveau von Sicherheitsdienstleistungen anzuheben, während man gleichzeitig die Compliance- und ESG-Erwartungen des Auftraggebers in den täglichen Sicherheitsbetrieb einbettet. Auf diese Weise schützen Organisationen nicht nur ihre Mitarbeiter und Sachwerte, sondern auch ihren Ruf und ihre Unternehmenswerte – durch eine Partnerschaft mit Sicherheitsanbietern, die in jeder Hinsicht professionell agieren.