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Dienstanweisung Wachdienst / Objektbezogene Einsatzanweisung

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Dienstanweisungen für Sicherheitsmitarbeiter – Objektbezogene Einsatzanweisungen in Ausschreibungen der Unternehmenssicherheit

Dienstanweisungen für Sicherheitsmitarbeiter – Objektbezogene Einsatzanweisungen in Ausschreibungen der Unternehmenssicherheit

Jedes zu sichernde Objekt hat individuelle Gegebenheiten – von der Geländeaufteilung über Zutrittsregelungen bis zur spezifischen Risikolage. Daher müssen Sicherheitskräfte nach klar definierten, standortspezifischen Abläufen handeln, um effektiv und einheitlich schützen zu können. Objektbezogene Dienstanweisungen sind in diesem Zusammenhang unerlässlich, da sie die individuellen Sicherheitsanforderungen und -bedingungen eines bestimmten Objekts berücksichtigen. Die Einbindung von mit dem Objekt vertrauten Mitarbeitern in die Erstellung solcher Anweisungen verbessert deren Genauigkeit und Relevanz erheblich.

In Sicherheitsdienst-Ausschreibungen ist die Forderung nach der Vorlage von Dienstanweisungen von großer Bedeutung. Indem bereits im Angebot objektbezogene Dienstanweisungen oder Konzepte dafür enthalten sind, zeigt der Sicherheitsdienstleister, dass er in der Lage ist, maßgeschneiderte, vertragskonforme und dokumentierte Abläufe für den Einsatz vor Ort bereitzustellen. Eine solche schriftliche Ausarbeitung gewährleistet, dass die angebotenen Sicherheitsdienstleistungen konsistent und prüfbar (auditierbar) umgesetzt werden können.

Ein weiterer Vorteil klar definierter Dienstanweisungen liegt in der Einheitlichkeit über alle Schichten hinweg: Alle Wachpersonen orientieren sich an denselben Vorgaben, unabhängig davon, wer Dienst hat. Das stellt ein gleichbleibend hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau sicher und reduziert das Risiko von Fehlverhalten oder Missverständnissen. Gleichzeitig werden Haftungsrisiken für Auftragnehmer und Auftraggeber verringert, da Pflichten, Befugnisse und Verfahren eindeutig festgelegt und nachvollziehbar dokumentiert sind. Darüber hinaus erleichtert eine detaillierte Dienstanweisung die Einarbeitung und Schulung von neuem Sicherheitspersonal sowie die Dienstaufsicht im laufenden Betrieb. Im Ernstfall unterstützt sie eine koordinierte Reaktion auf Zwischenfälle, da jeder weiß, welche Schritte zu unternehmen sind. Regelmäßige Aktualisierungen der Anweisung stellen sicher, dass auf veränderte Bedingungen oder neue Bedrohungen flexibel reagiert werden kann. Zusammengefasst tragen gut ausgearbeitete Dienstanweisungen maßgeblich zu konsistentem Wachverhalten, rechtlicher Compliance und zur Zufriedenheit des Auftraggebers bei.

Definition und Zweck objektbezogener Dienstanweisungen

Zweck objektbezogener Dienstanweisungen

Eine objektbezogene Dienstanweisung – auch objekt- oder auftragsbezogene Dienstanweisung genannt – ist ein schriftliches Dokument des Sicherheitsdienstleisters (Auftragnehmers), das alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Abläufe und Kommunikationswege für einen konkreten Einsatzort („Objekt“) verbindlich festlegt. Sie wird vor Dienstbeginn erstellt und vom Auftraggeber geprüft bzw. genehmigt. In Deutschland ist der Sicherheitsunternehmer sogar gesetzlich verpflichtet, eine solche schriftliche Dienstanweisung zu erstellen, um Tätigkeit, Verhalten, Meldungen und Eigensicherung der Mitarbeiter im privaten Sicherheitsdienst zu regeln. Diese Anweisung darf selbstverständlich nicht im Widerspruch zu Grundrechten, Gesetzen, Verordnungen oder Unfallverhütungsvorschriften stehen. Verstöße gegen die Dienstanweisung können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen (Abmahnung, Kündigung etc.), was ihren bindenden Charakter unterstreicht.

In der Praxis besteht eine vollständige Dienstanweisung meist aus zwei Teilen: einer allgemeinen Dienstanweisung und einer objektspezifischen Dienstanweisung. Erstere enthält unternehmensweit gültige Regeln für alle Sicherheitsmitarbeiter, z.B. zu rechtlichen Pflichten, Verhalten und verbotenen Handlungen (etwa Alkohol- und Drogenverbot, Geheimhaltungspflichten, Uniformtrageordnung, Verbot unerlaubter Bewaffnung usw.). Die allgemeine Dienstanweisung definiert also die generellen Rechte und Pflichten sowie Verhaltensweisen, die für jedes Objekt gelten. Demgegenüber bezieht sich die objektbezogene Dienstanweisung auf den konkreten Auftrag bzw. Standort und beschreibt die spezifischen Aufgaben und Vorgehensweisen an genau diesem Objekt. Im Sicherheitsgewerbe gilt der Grundsatz, dass die objektbezogene Dienstanweisung den schriftlich festgehaltenen Willen des Sicherheitsunternehmers darstellt, durch den er seinem Personal die aus dem Bewachungsvertrag übernommenen Tätigkeiten für das jeweilige Objekt vorgibt. Jede dieser objektbezogenen Anweisungen ist individuell und sollte mit hoher Sachkunde erstellt werden.

Der Zweck einer solchen Dienstanweisung liegt darin, den oft abstrakt formulierten Bewachungsvertrag in praktisch umsetzbare Handlungsanweisungen für das Wachpersonal zu übersetzen. Sie legt im Detail fest, was jeder Sicherheitsmitarbeiter tun muss, wann und wie die Aufgaben auszuführen sind, und wem er Bericht zu erstatten hat bzw. wie er bei bestimmten Vorkommnissen zu escalieren hat. Dadurch dient sie als zentrale Grundlage für die Einweisung, Schulung und spätere Kontrolle des Personals am Objekt. Tatsächlich verlangen die einschlägigen Vorschriften (z.B. DGUV Vorschrift 23), dass jeder Sicherheitsmitarbeiter vor Tätigkeitsbeginn und anschließend regelmäßig anhand der Dienstanweisung unterwiesen wird. Jeder Mitarbeiter muss die Inhalte kennen, verstehen und die Kenntnisnahme schriftlich bestätigen (dies erfolgt typischerweise im Rahmen der Dokumentation der Dienstanweisung). Die Dienstanweisung fungiert somit auch als Instrument der Qualitätssicherung und Accountability: Der Dienstleister kann die Einhaltung der vorgeschriebenen Abläufe überprüfen, und der Auftraggeber kann nachvollziehen, ob der Dienst vertragsgerecht und standardkonform ausgeführt wird. Zusammengefasst bildet die objektbezogene Dienstanweisung den organisatorischen Rahmen für den Sicherheitsdienst am Objekt und schafft Klarheit über Aufgaben und Verantwortlichkeiten – von der täglichen Routine bis zum Notfall.

Vorgaben für Bieter: Welche Unterlagen im Angebot eingereicht werden müssen

Im Rahmen einer Sicherheitsdienst-Ausschreibung müssen Bieter in der Regel Nachweise über ihr Konzept der Dienstanweisungen liefern. Oft fordert der Auftraggeber, dem Angebot ein Muster einer objektspezifischen Dienstanweisung beizufügen – sei es als vollständiges Beispiel oder als Inhaltsverzeichnis/Gliederung. Dieses Dokument soll dem Auftraggeber ermöglichen zu beurteilen, ob der Anbieter in der Lage ist, eine hochwertige und objektspezifische Anleitung für das Sicherheitspersonal zu erstellen. Die eingereichte Muster-Dienstanweisung sollte daher möglichst detailliert und praxisnah sein. Sie muss erkennen lassen, welche Inhalte der Bieter typischerweise abdeckt und wie diese an die Besonderheiten des jeweiligen Objekts angepasst werden können (Platzhalter oder Beispiele für objektbezogene Informationen sind üblich). Wichtig ist, dass sowohl standort-spezifische als auch rollen-spezifische Aspekte berücksichtigt werden – d.h. die Anweisung sollte differenzieren zwischen verschiedenen Posten (z.B. Pforte, mobiler Streifendienst, Objektleitung), falls im Objekt unterschiedliche Sicherheitsfunktionen bestehen.

Neben dem eigentlichen Mustertext verlangen Ausschreibungen häufig auch eine Beschreibung des Erstellungs- und Pflegeprozesses für Dienstanweisungen. Der Bieter muss darlegen, wie solche Anweisungen entwickelt und implementiert werden: Etwa durch Objektbegehungen und Risikoanalysen im Vorfeld, durch Abstimmung mit dem Auftraggeber über Inhalte und Freigabeprozesse, und durch regelmäßige Überarbeitung. Hier sollte der Anbieter erläutern, wie er sicherstellt, dass die Dienstanweisung vor Einsatzbeginn vom Auftraggeber genehmigt wird und wie zukünftige Aktualisierungen vorgenommen werden (inklusive Schulung der Mitarbeiter bei Änderungen, siehe Abschnitt 6). Die Zusage, ein etabliertes Qualitätssicherungsverfahren für Dienstanweisungen zu haben, wirkt vertrauensbildend.

Ebenfalls erwartet wird eine Bestätigung, dass die finalen Dienstanweisungen alle relevanten rechtlichen und kundeninternen Vorgaben einhalten. Dazu gehört die Konformität mit deutschen Gesetzen (z.B. Arbeitsschutzgesetz, Datenschutz-Grundverordnung, Bewachungsverordnung) und einschlägigen Normen sowie mit spezifischen Sicherheitsrichtlinien des Auftraggebers (z.B. Zugangskontrollrichtlinien, Werkschutzvorschriften des Unternehmens). Der Bieter sollte also versichern, dass er die Dienstanweisung individuell an das Objekt anpasst und nicht einfach ein generisches Standard-Dokument unverändert verwendet. In manchen Ausschreibungen macht der Auftraggeber bereits konkrete Vorgaben für Struktur oder Inhalte der Dienstanweisung, die erwartet werden. In diesem Fall muss der Bieter aufzeigen, wie er diese Anforderungen umsetzt. Generell bleibt eine vorab eingereichte Muster-Dienstanweisung allerdings solange ein allgemeines Dokument des Anbieters, bis es nach Zuschlag in Abstimmung mit dem Auftraggeber zur echten objektbezogenen Dienstanweisung weiterentwickelt wird. Diese Vorgehensweise – erst Muster, dann finale Version – ist üblich und erlaubt dem Auftraggeber, bereits in der Angebotsphase die Qualität des Konzepts zu bewerten.

Mindestinhalt der Dienstanweisung (Struktur und Schwerpunkte)

  • Allgemeine Objekt- und Einsatzinformationen: Name und Adresse des Objekts, Beschreibung des Geländes/Gebäudes, Art der Nutzung, Geltungsbereich der Sicherheitsaufgaben sowie relevante Ansprechpersonen auf Auftraggeberseite (inkl. Kontaktdaten).

  • Dienstzeiten und Schichtübergaben: Uhrzeiten für Dienstbeginn und -ende, Prozedere für Öffnungs- und Schließroutinen (z.B. Auf-/Zusperren von Gebäuden, Aktivieren/Deaktivieren von Alarmanlagen) sowie Regelungen zur ordnungsgemäßen Dienstübergabe zwischen Wachpersonen.

  • Rundgänge und Kontrolltätigkeiten: Festlegung geplanter Patrouillen (innen und außen) mit definierten Routen, Kontrollpunkten und Häufigkeiten. Hier werden Freigeländekontrollen (Außenbereiche), Außenhautkontrollen (Überprüfung von Türen/Fenstern, Perimeter) und Innenkontrollen (Binnenbereiche, sensiblen Zonen) beschrieben. Schwerpunkte oder besonders zu prüfende Bereiche können hervorgehoben sein (z.B. Serverräume, Zäune, Tore).

  • Zutrittskontrolle und Empfangsdienst: Klare Regeln, wer Zugang zum Objekt erhält und unter welchen Bedingungen. Verfahren für die Kontrolle von Mitarbeitern, Besuchern, Lieferanten und externen Dienstleistern (z.B. Ausweiskontrolle, Besucherausweise ausgeben, Anmeldelisten führen). Falls ein Empfangs- oder Pfortendienst gestellt wird, sind Aufgaben wie Begrüßung, Registrierung, Ausgabe von Besucherkarten, Begleitung betriebsfremder Personen sowie Telefondienste (Annahme externer Anrufe außerhalb der Bürozeit) festgelegt.

  • Alarm- und Störfallmanagement: Verhalten bei Alarmen aller Art, z.B. Feueralarm, Einbruch- oder Überfallalarm, technische Störungen (Aufzugsnotruf, Gebäudeleittechnik) usw. Es ist zu definieren, wer im Alarmfall was zu tun hat: Alarmweiterleitung (z.B. Feuerwehr rufen, Interventionsdienst informieren), erste Maßnahmen durch das Wachpersonal (wie Brandbekämpfung mit Feuerlöschern oder Evakuierungsunterstützung) und Nachbereitung (Meldung, Protokollierung). Ebenso gehören Handlungsanweisungen für andere Notfälle dazu, etwa bei medizinischen Vorfällen (Erste Hilfe leisten, Rettungsdienst alarmieren) oder bei Bedrohungslagen (z.B. Bombendrohung, aktive Gewalttäter – hierauf ggf. nur Verweis auf separate Notfallpläne).

  • Umgang mit besonderen Personengruppen und Situationen: Anweisungen für den korrekten Umgang mit Besuchern, Lieferanten, externen Dienstleistern und ggf. auch schwierigen Personen (Aggressoren, unbefugte Personen). Dazu zählen Prozeduren zur Identitätsfeststellung, Begleitung bestimmter Besucher (z.B. Handwerker) im Objekt, Kontrolle mitgeführter Gegenstände und Maßnahmen bei Regelverstößen (etwa Zutrittsverweigerung bei fehlender Berechtigung).

  • Schlüssel- und Ausweismedien-Verwaltung: Genaue Regeln, wie Schlüssel, Zugangskarten oder Codes verwaltet werden. Wer darf welche Schlüssel übernehmen, wie und wo werden sie aufbewahrt (Schlüsselschrank), wie wird die Ausgabe/Rückgabe dokumentiert und was ist bei Verlust eines Schlüssels zu tun. Dies ist ein sicherheitskritischer Bereich und entsprechend detailliert festgelegt.

  • Kommunikations- und Meldesystem: Vorgaben zur dienstlichen Kommunikation (z.B. mit Handfunkgeräten, Telefon) und zum Meldewesen. Hier wird definiert, welche Informationen im Wachbuch oder digitalen System zu dokumentieren sind (z.B. Rundgangzeiten, besondere Vorkommnisse) und welche Ereignisse sofort mündlich oder telefonisch zu melden sind, an wen und in welcher Reihenfolge. Ein Beispiel: „Bei sicherheitsrelevanten Vorkommnissen ist unverzüglich der Schichtleiter und anschließend der Kunde gemäß Alarmplan zu informieren.“. Auch die Rufbereitschaft und Erreichbarkeit von Vorgesetzten oder Notdiensten fällt unter diesen Punkt.

  • Berichtswesen und Dokumentation: Klare Anweisungen, wie Vorfälle zu dokumentieren sind (Eintragungen im Wach- bzw. Dienstbuch, Erstellen von Meldungen oder Berichten) und an wen diese Berichte gehen. Es kann Standardformulare für Schadensmeldungen, Unfallberichte etc. geben, die als Anlage der Dienstanweisung beigefügt sind. Lückenlose Dokumentation ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und spätere Auswertung von Sicherheitsvorfällen.

  • Eskalationsstufen und Alarmkette: Festlegung, wann welches Management-Level oder welche externe Stelle eingeschaltet werden muss. Zum Beispiel: Wann wird der Objektverantwortliche des Kunden benachrichtigt? Wann Polizei oder Feuerwehr? Wer ist Stellvertreter, falls Primärkontakte nicht erreichbar sind? Eine klare Eskalationsmatrix verhindert Verzögerungen in Notfällen und stellt sicher, dass das Wachpersonal weiß, bis zu welchem Punkt es eigenständig handeln darf und wann Führungskräfte hinzugezogen werden müssen.

  • Verbotene Handlungen und besondere Einschränkungen: Angabe von Tabus im Dienst, um Fehlverhalten vorzubeugen. Dazu gehören in der Regel das Verbot privater Tätigkeiten während des Dienstes, Alkoholverbot und das Verbot, Dienstposten unbesetzt zu lassen. Ebenso dürfen Wachpersonen keine Anweisungen vom Auftraggeber ausführen, die über den Auftrag hinausgehen oder der Sicherheit zuwiderlaufen. Weitere Beispiele: Verbot, eigenes Geld oder Wertgegenstände im Objekt zu verwahren, oder Einschränkungen bei der Nutzung privater Handys. Solche Punkte aus der allgemeinen Dienstanweisung können in der objektspezifischen Anweisung nochmals bekräftigt oder konkretisiert werden. Auch Nebenaufgaben, die nicht zum Sicherheitsauftrag gehören (z.B. handwerkliche Hilfstätigkeiten), sind entweder ausgeschlossen oder nur in definiertem Rahmen erlaubt, da sie sonst Versicherungsschutz gefährden können. Schließlich können an dieser Stelle auch objektbezogene Besonderheiten erwähnt werden, etwa dass bestimmte Bereiche nur in Begleitung betreten werden dürfen oder dass Fotografieren im Objekt verboten ist – je nach Hausordnung des Kunden.

Diese Aufzählung bildet den typischen Mindestinhalt einer objektspezifischen Dienstanweisung ab. Je nach Objekt und Branche können zusätzliche Kapitel hinzukommen (z.B. Arbeitssicherheit bei industriellen Betrieben mit gefährlichen Anlagen, Umweltschutzmaßnahmen bei Chemieunternehmen, besondere Anweisungen für Veranstaltungen, etc.). Am Ende der Dienstanweisung befindet sich oft ein Unterschriftenfeld, in dem alle eingesetzten Mitarbeiter die Kenntnisnahme der Anweisung bestätigen, sowie ein Änderungsprotokoll und ein Anlagenteil mit ergänzenden Unterlagen (z.B. Lagepläne, Notfallkontakte, Gesetzesauszüge). Insgesamt stellt die Dienstanweisung somit ein umfassendes Nachschlagewerk dar, das vom täglichen Routineablauf bis zum Ernstfall alle Handlungsanweisungen für das Sicherheitspersonal enthält.

Einbindung von Kundenrichtlinien und SOPs

Objektbezogene Dienstanweisungen dürfen nicht isoliert im „Silo“ entstehen – sie müssen eng mit den bestehenden Vorgaben des Auftraggebers verzahnt sein. Das bedeutet, dass alle relevanten Unternehmensrichtlinien, Sicherheitskonzepte und Notfallpläne des Kunden in die Dienstanweisung einfließen sollen. Insbesondere ist darauf zu achten, dass keine Widersprüche zwischen der Dienstanweisung und den kundenseitigen Regeln bestehen. Im Idealfall wird die Dienstanweisung so formuliert, dass sie die bereits vorhandenen Standard Operating Procedures (SOPs) des Unternehmens unterstützt und konkretisiert.

Ein zentraler Aspekt ist die Konsistenz mit betrieblichen Sicherheits- und Notfallplänen. Beispielsweise muss die Dienstanweisung an den bestehenden Brandschutz- und Evakuierungsplan des Objekts angepasst sein: Die Rollen des Sicherheitsdienstes im Brandfall (z.B. Alarmierung der Feuerwehr, Unterstützung bei der Evakuierung, Bereitstellung von Feuerlöschern) werden entsprechend diesen Plänen festgelegt. Ähnliches gilt für den Bereich Arbeitsschutz – falls das Unternehmen besondere Arbeitsschutzregeln oder PSA-Pflichten (Persönliche Schutzausrüstung) hat, müssen diese auch vom Sicherheitsdienst eingehalten werden. Dienstanweisungen beinhalten daher explizit die Mitwirkung des Wachpersonals an den Schutzkonzepten des Kunden, etwa in Bezug auf Brandschutz, Arbeitssicherheit und Datenschutz. So wird zum Beispiel in einer Objektanweisung vorgeschrieben sein, dass das Sicherheitspersonal im Alarmfall die internen Evakuationshelfer unterstützt oder dass es regelmäßige Sicherheitsbegehungen gemeinsam mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit begleitet.

Datenschutz ist ein weiterer wichtiger Punkt: Die Dienstanweisung muss die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien des Auftraggebers sicherstellen, z.B. beim Umgang mit Besucherdaten und Videoaufzeichnungen. Vorgaben aus der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fließen hier ein – etwa wer Einsicht in Besucherprotokolle haben darf, wie lange solche Daten aufbewahrt werden oder dass Kameraaufzeichnungen nicht unbefugt herausgegeben werden dürfen. Das Sicherheitspersonal wird angewiesen, vertrauliche Informationen des Unternehmens zu schützen und die einschlägigen Vorschriften strikt zu beachten.

Damit alle diese Aspekte stimmig integriert sind, erfolgt die Erstellung der Dienstanweisung idealerweise in enger Abstimmung mit dem Kunden. Der finale Inhalt wird von beiden Seiten überprüft. Üblich ist, dass der Auftraggeber und Auftragnehmer die fertige objektbezogene Dienstanweisung gemeinsam gegenzeichnen, bevor der Dienst startet. Durch diese gemeinsame Freigabe wird sichergestellt, dass sämtliche Kundenanforderungen und Compliance-Vorgaben abgedeckt sind. Die Dienstanweisung wird damit auch offiziell zum Teil des Bewachungsvertrags erklärt, was für beide Seiten Rechtssicherheit schafft. Der Sicherheitsdienstleister verpflichtet sich, den Dienst genau nach diesen Vorgaben zu erbringen, und der Auftraggeber bestätigt, dass die Anweisung seinen Erwartungen entspricht. Diese Verzahnung mit den Kundenrichtlinien und die beidseitige Autorisierung machen die Dienstanweisung zu einem lebendigen, akzeptierten Dokument im täglichen Sicherheitsbetrieb.

Aktualisierung und Versionskontrolle der Dienstanweisungen

Eine Dienstanweisung ist kein statisches Dokument – Änderungen im Objekt oder im Ablauf müssen sich zeitnah darin widerspiegeln. Der Sicherheitsdienstleister sollte bereits im Angebot darlegen, wie er Änderungen handhabt, denn eine klare Regelung für Überarbeitung und Versionierung ist Teil der Qualitätssicherung. Empfohlen wird, regelmäßige Überprüfungen der Dienstanweisung durchzuführen – beispielsweise jährlich oder halbjährlich – sowie anlassbezogene Überarbeitungen, sobald es relevante Vorfälle oder Änderungen gibt (z.B. Umbauten am Objekt, geänderte Öffnungszeiten, neue Gefährdungen). In der Fachliteratur wird betont, dass objektbezogene Dienstanweisungen dynamische Prozesse beschreiben, die einer ständigen Überprüfung und Aktualisierung bedürfen. Verändert der Auftraggeber Prozesse oder Anforderungen, so muss der Sicherheitsunternehmer dies berücksichtigen und die Anweisung entsprechend auf den neuesten Stand bringen. Ein regelmäßiges Überprüfungsverfahren (z.B. ein jährliches Review-Meeting mit dem Kunden) sollte fest im Prozess verankert sein.

Ebenso wichtig wie die Aktualisierung an sich ist die Kommunikation von Änderungen. Alle Wachpersonen müssen über neue oder geänderte Dienstanweisungen rechtzeitig informiert werden, bevor diese in Kraft treten. In der Praxis erhält jeder Mitarbeiter die revidierte Fassung und muss die Kenntnisnahme erneut schriftlich bestätigen – beispielsweise mittels Unterschrift auf einem Schulungsnachweis oder direkt auf einem Unterschriftenblatt in der Dienstanweisung. Schulungs- oder Unterweisungsmaßnahmen bei Änderungen (etwa kurze Briefings vor Schichtbeginn) stellen sicher, dass niemand nach veralteten Vorgaben arbeitet. Die Dienstanweisung selbst enthält meist ein Kapitel „Dokumentation“, in dem die Unterschriften der Mitarbeiter zur Kenntnisnahme, das Inkrafttreten der Anweisung und ggf. Änderungen dokumentiert sind. Eine klare Versionsverwaltung mit Versionsnummer, Datum und Freigabevermerk verhindert Verwechslungen und ermöglicht es, alte Stände archiviert nachzuvollziehen.

Sollten ad-hoc Änderungen im Ablauf notwendig werden – beispielsweise der Auftraggeber betraut das Sicherheitspersonal kurzfristig mit einer zusätzlichen Aufgabe, oder es wird eine neue Sicherheitslücke entdeckt – dann darf das Wachpersonal diese nicht einfach informell durchführen, sondern es muss eine Anpassung der Dienstanweisung erfolgen. Deshalb enthält eine gute Dienstanweisung einen Passus, der das Wachpersonal verpflichtet, Änderungen oder neue Gefahren unverzüglich an den Arbeitgeber (Sicherheitsfirma) zu melden. Nur so kann der Arbeitgeber die Anweisung offiziell anpassen und das Personal instruieren. Dieser Punkt („Meldung durch Mitarbeiter bei Prozessänderungen“) darf nicht fehlen, da ansonsten Änderungen unkoordiniert blieben. Gleichzeitig gilt: Eine Änderung der Dienstanweisung ist immer auch eine Änderung des Bewachungsvertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und bedarf deshalb der beiderseitigen schriftlichen Bestätigung. Praktisch bedeutet dies, dass der Auftraggeber neuen oder geänderten Inhalten zustimmen muss, bevor diese gültig werden – meist durch Unterschrift der geänderten Seiten oder eines Nachtrags. Dadurch wird formell sichergestellt, dass beide Parteien über den aktuellen Leistungsumfang einig sind. Insgesamt garantieren diese Maßnahmen, dass die Dienstanweisung stets aktuell, gültig und von allen verstanden ist. Ein durchdachtes Versionsmanagement – inklusive Verantwortlichkeiten für Updates und klare Intervalle für Reviews – ist somit fester Bestandteil eines professionellen Sicherheitsdienstes.

Bewertungskriterien in der Ausschreibung

  • Vollständigkeit und Relevanz: Deckt die vorgelegte Muster-Dienstanweisung alle wesentlichen Inhalte ab, die für den ausgeschriebenen Auftrag wichtig sind? Eine gute Dienstanweisung beinhaltet alle in Abschnitt 4 genannten Punkte in angemessener Tiefe. Sie sollte spezifisch auf die Risiken und Abläufe des Kunden eingehen (oder zumindest dies erkennen lassen), anstatt nur allgemeine Standardtexte zu liefern. Fehlen wichtige Themen oder sind Passagen offensichtlich unpassend für das beschriebene Objekt, wirkt dies sich negativ auf die Bewertung aus.

  • Klarheit der Rollen und Abläufe: Sind die Zuständigkeiten, Aufgaben und Meldelinien verständlich und eindeutig definiert? Der Auftraggeber prüft, ob aus dem Dokument klar hervorgeht, wer was wann zu tun hat und wer Weisungsbefugnis besitzt. Unklare Formulierungen oder Widersprüche in den Anweisungen deuten auf mangelhafte Qualität hin. Positiv fällt hingegen auf, wenn die Dienstanweisung übersichtlich strukturiert ist (eventuell mit Nummerierung oder Stichpunkten) und die Abläufe logisch beschrieben sind, sodass sich das Personal im Ernstfall daran orientieren kann.

  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Bewertet wird auch, inwieweit das Konzept des Bieters auf verschiedene Objekttypen anwendbar bzw. anpassbar ist. Wenn der Anbieter ein starres Schema vorlegt, das Besonderheiten außer Acht lässt, kann das ein Nachteil sein. Hingegen ist ein standardisiertes, aber flexibel anpassbares Format vorteilhaft – insbesondere wenn es sich an Branchenstandards orientiert. Beispielsweise demonstriert ein nach DIN 77200 zertifiziertes Sicherheitsunternehmen durch eine einheitliche Struktur seiner Dienstanweisungen hohe Professionalität. Ein solcher Anbieter hat meist für alle Objekte einen konsistenten Aufbau, was die Schulung erleichtert und Qualität sichert. Dieses Kriterium zielt darauf ab, ob der Bieter erkennen lässt, dass er sein Sicherheitskonzept individuell zuschneiden kann und nicht nach „Schema F“ verfährt.

  • Einhaltung von Vorschriften und Kundenrichtlinien: Der Auftraggeber achtet darauf, dass die Muster-Dienstanweisung keine Regelungen enthält, die gegen geltendes Recht oder die eigenen Richtlinien verstoßen. Im Gegenteil: Eine gute Dienstanweisung referenziert relevante gesetzliche Anforderungen (z.B. Arbeitsschutz, Bewachungsverordnung, Datenschutz) und integriert die Sicherheitsstandards des Unternehmens. Dies signalisiert, dass der Bieter mit dem Regulierungsrahmen vertraut ist. Keine Klausel der Dienstanweisung darf Grundrechte oder Gesetze verletzen – dies wäre ein Ausschlusskriterium. Ebenso positiv bewertet wird, wenn der Bieter darlegt, wie die Anweisung mit der bestehenden Organisation des Auftraggebers harmoniert (z.B. Erwähnung der Hausordnung, Notfallkonzepte des Kunden etc.). Insgesamt gilt: Je stärker die Dienstanweisung auf Compliance und Kundenanforderungen abgestimmt ist, desto besser.

Neben diesen inhaltlichen Kriterien spielt natürlich auch die Darstellung eine Rolle: Eine verständliche Sprache, gute Gliederung und ggf. visuelle Hilfsmittel (z.B. Fluchtwegskizzen im Anhang) machen die Anweisung nutzerfreundlich. All dies fließt implizit in die Wertung ein. In der Summe wird ein Bieter, der eine durchdachte, objektspezifische und praxisgerechte Dienstanweisung vorlegen kann, einen Wettbewerbsvorteil haben. Es zeigt sich daran, dass der Anbieter professionell vorbereitet ist, hohe Qualitätsstandards erfüllt und sich intensiv mit den Anforderungen des Kunden auseinandergesetzt hat – was für den Auftraggeber ein entscheidender Pluspunkt ist.

Schlussfolgerung

Klare und umfassende Dienstanweisungen sind im Bereich Unternehmenssicherheit unverzichtbar. Sie bilden das Rückgrat für ein konsistentes Handeln der Sicherheitsmitarbeiter, gewährleisten die Einhaltung von Gesetzes- und Kundenauflagen und schaffen Transparenz gegenüber dem Auftraggeber. Schon in der Ausschreibungsphase auf objektspezifische Dienstanweisungen zu pochen, hat sich als wirkungsvolles Mittel erwiesen, die Qualität der angebotenen Sicherheitsdienstleistung sicherzustellen.

Indem der Auftraggeber von allen Bietern verlangt, ein Muster ihrer objektbezogenen Dienstanweisung vorzulegen, stellt er sicher, dass der letztendlich ausgewählte Dienstleister professionell vorbereitet ist. Der Sicherheitsanbieter muss dadurch bereits vorab zeigen, dass er das Objekt und dessen Risiken verstanden hat und in der Lage ist, Personal systematisch darauf vorzubereiten. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Zusammenarbeit reibungslos beginnt und späteren Problemen (durch unklare Aufgaben oder Nichtbeachtung von Regeln) vorgebeugt wird.

Es wird daher empfohlen, die Vorlage objektspezifischer Dienstanweisungen als Pflichtbestandteil des technischen Angebots in Sicherheitsdienst-Ausschreibungen festzuschreiben. Die so gewonnenen Einblicke in Vorgehensweise, Anpassungsfähigkeit und Professionalität der Bieter helfen dem Auftraggeber, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Langfristig trägt dies zu höherer Sicherheit, Compliance und Zufriedenheit auf beiden Seiten bei – denn ein Sicherheitsdienst, der von Anfang an über klare, abgestimmte Anweisungen verfügt, kann seine Aufgabe effizient und verantwortungsvoll erfüllen.