Notfallkonzept in Ausschreibungen

• Feuer- oder Rauchereignisse: Jeder Ausbruch von Feuer oder wahrnehmbarer Rauch. Das Sicherheitspersonal sollte bereit sein, Alarme auszulösen, die Evakuierung einzuleiten, erste Löschmaßnahmen zu ergreifen (sofern sicher) und sich mit der Feuerwehr abzustimmen. Klare Protokolle für Brandvorfälle sind von entscheidender Bedeutung, da bei der Evakuierung von Personen und der Schadensbegrenzung jede Sekunde zählt.

• Eindringen, unbefugter Zutritt oder Einbruch: Sicherheitsverletzungen wie Einbrüche, unbefugte Zutrittsversuche oder Diebstahl/Vandalismus. Wachpersonal benötigt Maßnahmen, um die Bedrohung schnell einzuschätzen und einzudämmen – zum Beispiel durch die Konfrontation oder Festnahme unbefugter Personen, sofern diese sicher sind, die Abriegelung von Bereichen und die Alarmierung der Polizei. Zu dieser Kategorie gehören auch Situationen mit aktiven Schützen oder bewaffneter Aggression, in denen eine sofortige Abriegelung und der Einsatz der Strafverfolgungsbehörden von entscheidender Bedeutung sind.

• Aggression, Körperverletzung oder Amoklauf: Jeder Gewaltvorfall, sei es durch eine verärgerte Person, die Schaden anrichtet, oder durch einen Amoklauf. Der Plan sollte schnelle Maßnahmen vorsehen: Überfallalarm auslösen, Polizei rufen, Mitarbeiter schützen (z. B. durch „Run, Hide, Fight“-Protokolle) und Menschen in Sicherheit bringen. (Diese Gewaltbedrohungsszenarien überschneiden sich mit Sicherheitsverletzungen, verdienen aber aufgrund ihrer Schwere besondere Aufmerksamkeit im Konzept.)

• Medizinische Notfälle: Medizinische Vorfälle, die vom Kollaps einer Person über schwere allergische Reaktionen bis hin zum Herzstillstand reichen. Sicherheitspersonal ist oft als erstes vor Ort – es sollte über Erste-Hilfe- und CPR/AED-Schulungen verfügen, um das Opfer zu stabilisieren, bis medizinisches Personal eintrifft. Der Notfallplan sollte beschreiben, wie Wachen auf Verletzungen oder Gesundheitskrisen reagieren, einschließlich der Kontaktaufnahme mit dem Rettungsdienst, der Bereitstellung medizinischer Geräte vor Ort und der Dokumentation des Vorfalls.

• Bombendrohungen oder verdächtige Gegenstände: Jede Bedrohung durch einen Sprengsatz oder der Fund eines verdächtigen Pakets muss ernst genommen werden. Das Konzept muss Protokolle für den Umgang mit Bombendrohungen enthalten – typischerweise das ruhige Sammeln von Informationen, die Benachrichtigung der Polizei/des Bombenräumkommandos und die Unterstützung bei einer kontrollierten Evakuierung, falls angeordnet.Das Sicherheitspersonal sollte die Vorgehensweisen der Checkliste für Bombendrohungen kennen (z. B. wie von den Behörden empfohlen) und davon absehen, die Gebäudebewohner zu alarmieren, bis die nächsten Schritte klar sind.

• Technische Störungen und Betriebsstörungen: Hierbei handelt es sich um Ausfälle kritischer Geräte oder Systeme, die die Sicherheit oder den Betrieb gefährden können. Beispiele hierfür sind Personen, die in Aufzügen stecken bleiben, Stromausfälle, Ausfälle der Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen oder der Ausfall eines Sicherheitsüberwachungssystems. Der Notfallplan sollte sicherstellen, dass das Wachpersonal weiß, wie es reagieren muss – zum Beispiel, wie es Personen aus einem festsitzenden Aufzug befreien oder wie es bei einem Stromausfall auf Notstromversorgung/-beleuchtung umschalten kann.Auch wenn es sich dabei nicht um vorsätzliche „Angriffe“ handelt, können sie Notsituationen schaffen (Menschen geraten im Dunkeln in Panik oder sind gefangen, wichtige Systeme sind offline), die von der Sicherheit bewältigt werden müssen.

• Auslöser für Evakuierung oder Abriegelung: Das Konzept sollte Szenarien klar definieren, die eine Evakuierung des Gebäudes erforderlich machen (z. B. Feueralarm, Gasleck oder Bombendrohung) und solche, die eine Abriegelung/Schutzraumsicherung erfordern (z. B. ein aktiver Schütze oder ein gefährlicher Austritt von außen). Obwohl es sich nicht um einen separaten „Vorfalltyp“ handelt, ist es wichtig zu verstehen, wann evakuiert und wann vor Ort gesichert werden muss. Der Plan sollte jedem der oben genannten Notfalltypen die entsprechenden Schutzmaßnahmen (Evakuierung, Abriegelung usw.) zuordnen und Richtlinien für deren Durchführung bereitstellen. Im Wesentlichen legt das Konzept für jede Gefahr – sei es Feuer, Gewalt oder technisches Versagen – fest, ob die Bewohner fliehen, sich verstecken oder bleiben sollten und wie das Sicherheitspersonal diese Entscheidung kommuniziert und umsetzt.osha.gov.

Durch die Abdeckung aller oben genannten Kategorien stellt das Notfallkonzept sicher, dass der Sicherheitsdienstleister auf „alle vernünftigerweise vorhersehbaren Notfälle am Arbeitsplatz“ vorbereitet ist.für den Standort relevanten Ereignissen, von alltäglichen Vorfällen bis hin zu Worst-Case-Szenarien.

• Alarmreaktion und Benachrichtigung: Klare Verfahren für die Alarmierung bei einem erkannten Vorfall und die Benachrichtigung aller relevanten Parteien. Dies legt fest, wer berechtigt ist, verschiedene Alarme (Feueralarm, Panikalarm usw.) auszulösen und wie Informationen intern und an externe Einsatzkräfte weitergeleitet werden. Beispielsweise könnte der Plan vorsehen, dass der diensthabende Sicherheitsbeamte bei einem Einbruch oder Brand sofort die Notrufnummer 911 anrufen und anschließend den diensthabenden Sicherheitsmanager benachrichtigen muss. Außerdem wird beschrieben, wie die Gebäudebewohner gewarnt werden (z. B. durch Durchsagen über die Lautsprecheranlage oder Alarmsirenen), damit jeder weiß, dass ein Notfall vorliegt.Effektive Alarmreaktionsprotokolle stellen sicher, dass keine Zeit verloren geht, um Hilfe auf den Weg zu bringen und die in Gefahr befindlichen Personen zu alarmieren.

• Evakuierungsverfahren: Detaillierte Pläne für die sichere Evakuierung von Personal in Notfällen, die ein Verlassen des Gebäudes erfordern. Diese Komponente sollte vorgefertigte Evakuierungsrouten und Ausgänge (oft auf Grundrissen mit Pfeilen dargestellt), ausgewiesene Sammelpunkte in sicherer Entfernung und Methoden zur Erfassung aller evakuierten Personen umfassen.osha.govDas Konzept sieht vor, für jede Schicht oder jeden Bereich Evakuierungsbeauftragte oder Verantwortliche zuzuweisen – diese Personen helfen den Menschen, den Weg zu den Ausgängen zu finden und kontrollieren während einer Evakuierung Büros oder Toiletten.osha.gov. Auch Verfahren zur Unterstützung von Menschen mit Behinderungen oder Besuchern sind festgelegt. Kurz gesagt: Das Notfallkonzept stellt sicher, dass eine „unorganisierte Evakuierung“ – die zu Verwirrung oder Verletzungen führen kann – durch einen klaren, geordneten Plan, in den alle eingewiesen sind, vermieden wird.osha.gov.

• Eskalationsstruktur (Befehlskette): Eine definierte Hierarchie für Entscheidungsfindung und Kommunikation im Falle eines Vorfalls. Sie legt den Eskalationspfad vom Wachpersonal bis zur höheren Führungsebene fest. Beispiel: Sicherheitsbeauftragter → Standortsicherheitsleiter → Sicherheitsmanager/Krisenteam des Kunden . Das Konzept legt fest, wie und wann ein Vorfall gemeldet werden muss – z. B. meldet ein Wachpersonal einen Notfall sofort dem Sicherheitsleiter, der sich dann mit dem zuständigen Notfallbeauftragten des Kunden in Verbindung setzt, sobald die ersten Kontrollmaßnahmen ergriffen wurden. Visuelle Hilfsmittel wie Anrufbäume oder Eskalationsdiagramme können diesen Prozess veranschaulichen. Eine klare Befehlskette und die Festlegung, wer eine Evakuierung oder Schließung anordnen kann, sind entscheidend.osha.govSo herrscht im Chaos keine Unklarheit darüber, wer die Verantwortung trägt. Diese Befehlskette ist auch mit der Organisation des Kunden verknüpft (z. B. Information des Facility Managers oder des Krisenmanagementteams).

• Kommunikationsmittel und Redundanzen: Die Art und Weise, wie das Sicherheitsteam im Notfall kommuniziert – sowohl untereinander als auch mit anderen – sowie Backup-Methoden für den Fall eines Ausfalls der primären Systeme. Der Plan sollte die verfügbare Kommunikationsausrüstung auflisten: Funkgeräte für Wachpersonal, Mobiltelefone, Lautsprecheranlagen, Panikknöpfe und sogar Notfall-Messaging-Apps oder Massenbenachrichtigungssysteme. Er legt fest, welche Kanäle für verschiedene Szenarien zu verwenden sind (z. B. Funkkanal 1 nur für den Notfallverkehr verwenden, SMS-Benachrichtigungen an alle Abteilungsleiter senden usw.). Da normale Kommunikationsnetze im Krisenfall unzuverlässig werden können, sollte das Konzept Backups berücksichtigen – beispielsweise nutzen Wachpersonal bei Stromausfall und Telefonausfall batteriebetriebene Funkgeräte oder Läufer zur Nachrichtenübermittlung. Geschwindigkeit und Klarheit der Kommunikation sind im Notfall von größter Bedeutung; Unternehmen implementieren häufig Massenbenachrichtigungssysteme, die Mitarbeiter und Einsatzkräfte sofort per SMS, E-Mail und Lautsprecher benachrichtigen können.Das Notfallkonzept stellt sicher, dass der Sicherheitsanbieter diese Tools nutzen kann (oder eigene bereitstellt), sodass die Informationen schnell an diejenigen fließen, die sie benötigen.

• Koordination und Einbindung externer Partner: Richtlinien für die Koordination des Sicherheitsteams mit externen Rettungsdiensten und anderen Beteiligten. Kein Sicherheitsplan ist isoliert – er muss mit den Einsatzkräften (Feuerwehr, Polizei, Rettungsdienst) sowie dem Standortmanagement, wie z. B. der Technik oder der Gebäudetechnik, abgestimmt werden. Dieser Abschnitt des Konzepts definiert Verbindungspunkte und Informationsaustausch: Beispielsweise sollte sich das Sicherheitsteam an einem bestimmten Eingang mit der Feuerwehr treffen, um Details (Brandort, vermisste Personen usw.) mitzuteilen, oder es sollte ein Verfahren zur Einweisung von Sanitätern zum Ort eines medizinischen Notfalls vorhanden sein. Effektive Koordination bedeutet, den Ersthelfern rechtzeitig und präzise Informationen zu liefern und sie vor Ort mit der erforderlichen Unterstützung zu unterstützen.. Es beinhaltet auch die Zusammenarbeit mit Versorgungsunternehmen oder dem Facility Management – z. B. die Abstimmung mit der Wartung zur Abschaltung des Stroms oder das Rufen des Aufzugstechnikers im Falle einer Einklemmung. Das Konzept beschreibt im Wesentlichen, wie die Sicherheit mit allen relevanten Parteien zusammenarbeitet, um eine einheitliche und effiziente Gesamtreaktion zu gewährleisten.

• Berichterstattung und Nachbesprechung: Auch nach der Bewältigung der unmittelbaren Krise ist die Arbeit noch nicht beendet. Ein professionelles Notfallkonzept beinhaltet Regelungen zur Vorfalldokumentation, Berichterstattung und Nachbesprechung. Sicherheitsbeauftragte sind in der Regel verpflichtet, alle Details eines Vorfalls in einem Vorfallbericht zu dokumentieren – das Konzept kann Musterformulare oder Vorlagen zur Gewährleistung der Konsistenz enthalten. Diese Dokumentation ist wichtig für rechtliche und versicherungstechnische Zwecke sowie für das Lernen. Darüber hinaus sollte der Plan nach schwerwiegenden Vorfällen eine Nachbesprechung oder Nachbesprechung vorsehen . In einer Nachbesprechung bewertet der Sicherheitsdienstleister (gemeinsam mit dem Kunden), was passiert ist, was gut gemacht wurde und was für das nächste Mal verbessert werden könnte. Viele Sicherheitsfirmen betrachten die Vorfallberichterstattung und -besprechung als Teil ihrer Standardaufgaben. Durch die Einbeziehung dieser Informationen in das Notfallkonzept zeigt der Bieter, dass er sich für eine kontinuierliche Verbesserung einsetzt und jeden Notfall (oder jede Übung) als Lernmöglichkeit nutzt, um die Verfahren in Zukunft zu verfeinern.

Bei der Ausschreibung von Sicherheitsdienstleistungen für Unternehmen sollten Kunden von den Bietern ausdrücklich die Vorlage eines Notfallkonzepts verlangen. So wird die Vorbereitung des Anbieters zu einem wichtigen Entscheidungskriterium und nicht zu einem nachträglichen Aspekt. Die obligatorische Vorlage eines Notfallplans bedeutet, dass jeder Bieter schriftlich darlegen muss, wie er mit Notfällen am Standort des Kunden umgeht. Manche Ausschreibungen verlangen sogar, dass die Bieter über einschlägige Erfahrung in der Notfallplanung verfügen oder Musterhandbücher beifügen.Durch die Festlegung solcher Anforderungen stellt der Kunde sicher, dass jedes ausgewählte Sicherheitsunternehmen die Reaktion auf kritische Vorfälle durchdacht hat, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird.

Das mit der Ausschreibung eingereichte Notfallkonzept sollte auf die Umgebung des Kunden zugeschnitten sein und mehrere Schlüsselkomponenten (wie oben beschrieben) enthalten.

• Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine klare Zuordnung der Aufgaben des Sicherheitsteams im Notfall. Das Dokument sollte beispielsweise Positionen wie Schichtleiter, Leitstellenmitarbeiter, Streifenpolizist usw. benennen und deren Aufgaben in verschiedenen Szenarien beschreiben. Auch Schnittstellen zum Kundenpersonal sollten angegeben werden (z. B. „Der Sicherheitsleiter koordiniert bei einer Gebäudeevakuierung den Facility Manager“ ). Dies gibt dem Kunden die Sicherheit, dass die Mitarbeiter des Anbieters ihre Rollen nicht unter Zwang improvisieren – jeder kennt seine Aufgabe.

• Übersicht über mögliche Notfallarten: Eine Zusammenfassung der für den Standort relevantesten Notfallszenarien und wie der Sicherheitsanbieter diese jeweils bewältigen will. Dies zeigt, dass der Bieter eine grundlegende Risikobewertung durchgeführt hat. Beispielsweise könnte bei der Ausschreibung eines Bürohochhauses Feuer, Stromausfall und Gewalt am Arbeitsplatz im Vordergrund stehen, während bei der Ausschreibung eines Rechenzentrums technische Ausfälle und Einbruchsversuche im Vordergrund stehen könnten. Die Auflistung der erwarteten Notfälle und der geplanten Reaktionen zeugt von standortspezifischer Planung (kein allgemeiner Plan).

• Übersichtliches Alarm- und Eskalationsdiagramm: Ein visueller oder beschriebener Arbeitsablauf, der die Meldung und Eskalation von Vorfällen veranschaulicht. Typischerweise umfasst dies ein Flussdiagramm oder eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung: z. B. „Wenn X passiert, benachrichtigt der Wachmann die Leitstelle und löst Alarm aus; die Leitstelle ruft die Notrufnummer 911 und den Sicherheitsmanager an; innerhalb von 15 Minuten informiert der Account Manager den Sicherheitskontakt des Kunden“ usw. Ein Eskalationsdiagramm oder ein Anrufbaum kann bei der Bewertung eines Angebots sehr hilfreich sein – es zeigt die Kommunikationswege und stellt sicher, dass nichts übersehen wird. Das Bewertungsteam des Kunden sucht nach einer logischen Eskalationsstruktur, die seinen eigenen Berichtspräferenzen entspricht.

• Integrationspunkte mit den Abteilungen des Kunden: Eine Beschreibung, wie die Notfallmaßnahmen des Sicherheitsanbieters mit den internen Teams des Kunden verknüpft werden. Gute Angebote beziehen sich auf bestehende Pläne oder Vorschriften des Kunden – beispielsweise die Integration in den Evakuierungsplan des Gebäudes oder die Protokolle des Krisenmanagementteams des Unternehmens. Das Konzept könnte darlegen, wie die Sicherheit mit der Personalabteilung (zur Mitarbeiterverantwortung bei Evakuierungen), der Gebäudeverwaltung (zur Gebäudesystemsteuerung) oder der IT (bei technischen Ausfällen) koordiniert wird. Dieser Teil gibt die Gewissheit, dass der Anbieter nicht im luftleeren Raum, sondern als Erweiterung des Notfallrahmens des Kunden agiert.

• Musterformulare oder Benachrichtigungsvorlagen: Die Einbindung von Standardformularen oder Kommunikationsvorlagen, die das Sicherheitsunternehmen für Notfälle verwendet, kann das Angebot stärken. Beispielsweise kann ein Bieter sein Vorfallsmeldeformular, eine Checkliste für Bombendrohungen oder Vorlagen für Notfallbenachrichtigungen per E-Mail/SMS beifügen. Die Bereitstellung dieser Muster zeugt von Professionalität und Bereitschaft – der Bieter sagt nicht nur „Wir melden Vorfälle“, sondern zeigt auch , wie er es tut. So kann der Kunde auch die Vollständigkeit und Verständlichkeit der Dokumentation des Anbieters beurteilen.

• Klarheit und Kohärenz: Ist der Notfallplan gut strukturiert und auch unter Stress leicht zu befolgen? Klare Sprache und logische Struktur sind wichtig – im Notfall bleibt keine Zeit, verwirrende Anweisungen zu entwirren. Das Konzept sollte klar genug formuliert sein, damit Wachpersonal (und Kunde) die Abläufe schnell verstehen.

• Standortspezifische Relevanz: Berücksichtigt der Plan die tatsächlichen Einrichtungen und Risiken des Kunden oder ist er nur eine generische Kopie? Ein überzeugendes Angebot enthält Angaben zum Standort, zur Raumaufteilung und zu bekannten Risiken (z. B. wird bei einem Fluss in der Nähe des Standorts die Evakuierung bei Überschwemmungen erwähnt; bei einem Gebäude mit mehreren Mietern wird die Koordination mit den anderen Mietern berücksichtigt). Dieses Kriterium unterscheidet Bieter, die ihre Hausaufgaben gemacht haben, von denen, die es nicht getan haben. Sicherheitsexperten weisen darauf hin, dass jede Anlage einzigartig ist und Pläne individuell angepasst werden müssen – „Ihr Sicherheitsteam sollte speziell auf die Anforderungen Ihres Standorts geschult (und dementsprechend auch darauf vorbereitet) sein, nicht nur auf die eines ähnlichen.“

• Realistische Personalausstattung und Ressourcen: Der Plan sollte daraufhin geprüft werden, ob er angesichts der Sicherheitsposten und des Personalbestands von angemessenen Kapazitäten ausgeht. Wenn beispielsweise ein Anbieter mit zwei Wachen einen Plan vorlegt, der fünf Personen für die Reaktion auf einen Feueralarm erfordert, ist dies nicht realistisch. Der Kunde sollte prüfen, ob die im Konzept vorgesehenen Maßnahmen mit der Anzahl der pro Schicht verfügbaren Mitarbeiter und Werkzeuge durchgeführt werden können. Der Einsatz von Spezialausrüstung (wie Funkgeräten, Erste-Hilfe-Kästen usw.) sollte mit dem tatsächlichen Leistungsumfang des Anbieters übereinstimmen. Eine realistische Planung gibt Vertrauen in die tatsächliche Umsetzung des Konzepts.

• Übereinstimmung mit Vorschriften und Bestimmungen: Das Notfallkonzept sollte den geltenden Brandschutzvorschriften, Arbeitsschutzgesetzen und bewährten Branchenpraktiken entsprechen. Erfüllt der Evakuierungsplan beispielsweise die örtlichen Brandschutzvorschriften für Fluchtwege und Übungen? Entspricht das Konzept den OSHA-Richtlinien für Notfallpläne (z. B. schriftlicher Plan, Schulungen und Alarmsysteme)? Bieter, die ausdrücklich auf die Einhaltung von Vorschriften verweisen (NFPA-Standards, OSHA 29 CFR 1910.38 usw.), zeigen, dass ihr Plan auf etablierten Mandaten basiert – ein positives Zeichen für die rechtliche Vertretbarkeit.

• Tiefe und Detailliertheit vs. Kürze: Das Konzept sollte zwar gründlich, aber auch verständlich sein. Die Gutachter beurteilen, ob der Bieter ausreichend detailliert vorgegangen ist (und alle wichtigen Komponenten abdeckt), ohne sich mit unpraktischen Details zu überfrachten. Ein ausgewogener Plan schafft Vertrauen: Ist er zu spärlich, ist der Anbieter möglicherweise nicht ausreichend vorbereitet; ist er zu kompliziert, ist die Umsetzung möglicherweise unrealistisch.

Indem das Notfallkonzept in der Ausschreibung bewertet wird (und in der Bewertungsmatrix eine sinnvolle Gewichtung erhält), ermutigen Unternehmen die Bieter, ihr Bestes in der Notfallvorsorge zu geben. Dies trägt letztendlich dazu bei, einen Partner auszuwählen, der Wert auf Sicherheit legt und vom ersten Tag an für kritische Vorfälle einsatzbereit ist.

Selbst der beste Notfallplan eines Sicherheitsanbieters muss sich nahtlos in das Notfallkonzept des Kunden einfügen . Integration ist entscheidend – die Verfahren des Sicherheitsanbieters sollten die Pläne des Kunden (wie z. B. Notfallrichtlinien, Geschäftskontinuitätspläne, Brandevakuierungspläne usw.) ergänzen und verbessern, statt mit ihnen in Konflikt zu geraten. Daher sollte die Ausschreibung betonen, wie sich der Anbieter mit den Systemen des Kunden abstimmt und koordiniert.

• Gemeinsame Planung und Simulation: Der Sicherheitsdienstleister sollte Hand in Hand mit dem Sicherheits- oder Risikomanagementteam des Kunden arbeiten, um sicherzustellen, dass beide Pläne ineinandergreifen. Dies kann gemeinsame Risikobewertungen und Szenarioplanungen beinhalten. Führt der Kunde beispielsweise jährliche Notfallübungen (Feuerübungen, Amoklaufübungen usw.) durch, wird vom Sicherheitsdienstleister erwartet, dass er sich aktiv an deren Planung und Durchführung beteiligt. Regelmäßige, gemeinsame Simulationsübungen sind von unschätzbarem Wert. Sie ermöglichen es sowohl den Mitarbeitern des Dienstleisters als auch denen des Kunden, die Notfallmaßnahmen gemeinsam zu üben. Die Übungen können von vollständigen Evakuierungen bis hin zu Planspielen reichen, bei denen Führungskräfte ein Krisenszenario in einem Konferenzraum durchspielen. Das Notfallkonzept sollte die Verpflichtung zu solchen halbjährlichen oder jährlichen Übungen und gegebenenfalls gemeinsamen Schulungen erwähnen. Im Wesentlichen wird das Sicherheitsteam durch Übung und Vertrautheit zu einer Erweiterung des Reaktionsteams des Kunden.

• Gemeinsame Reaktionsprotokolle und Dokumentation: Integration bedeutet, dass die Notfall-SOPs (Standard Operating Procedures) des Anbieters gemeinsam mit dem Kunden entwickelt oder zumindest von ihm genehmigt werden. Wichtige Schnittstellen – beispielsweise die Übergabe der Leitung an das interne Krisenmanagementteam des Kunden – sollten dokumentiert werden. Ein guter Ansatz besteht darin, dass Kunde und Anbieter gemeinsam Verfahren oder Anhänge zum Notfallplan erstellen, die diese Übergabepunkte detailliert beschreiben. Der Plan könnte beispielsweise lauten: „Sobald die Ersthelfer eintreffen, übergibt der Sicherheitsdienst die Einsatzleitung an den Einsatzleiter des Kunden (falls zutreffend) oder den Einsatzleiter der Feuerwehr/Polizei und leistet anschließend die erforderliche Unterstützung.“ Ebenso können Kommunikationsprotokolle gemeinsam definiert werden, damit Kunde und Auftragnehmer wissen, wer im Notfall wen kontaktiert. Durch die gemeinsame Nutzung und Vereinbarung dieser Protokolle wird Verwirrung während eines Vorfalls minimiert. Das Notfallkonzept sollte sich wie ein Puzzleteil in den umfassenderen Krisenmanagementplan des Kunden einfügen.

• Laufende Koordination und Aktualisierung: Integration ist keine einmalige Aufgabe, sondern eine fortlaufende Beziehung. Sicherheitsanbieter und Kunde sollten regelmäßige Besprechungen (z. B. vierteljährliche „Readiness“-Besprechungen) abhalten, um die Notfallvorsorge zu überprüfen. Dabei können Änderungen am Standort (Neubau, neue Gefahren), Aktualisierungen der Unternehmensrichtlinien oder Gesetze sowie Erkenntnisse aus Vorfällen oder Übungen behandelt werden. Die Ausschreibung kann die Erwartung enthalten, dass der ausgewählte Anbieter nach Auftragsvergabe an einer jährlichen gemeinsamen Überprüfung und Aktualisierung des Notfallkonzepts teilnimmt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Plan aktuell bleibt und an alle Entwicklungen in den internen Plänen oder der Organisationsstruktur des Kunden angepasst ist. Im Wesentlichen wird das Notfallkonzept zu einem lebendigen Dokument, das gemeinsam gepflegt wird.

• Externe Partnerschaften: Integration bezieht sich in erster Linie auf die Synchronisierung mit den internen Rahmenbedingungen des Kunden, erfordert aber auch die Koordination mit externen Stellen, die der Kunde einbezieht. Befindet sich der Standort beispielsweise in einem Gebäude mit mehreren Mietern, sollte der Sicherheitsdienstleister mit der Gebäudeverwaltung und deren Notfallmaßnahmen kommunizieren. Ist der Kunde Teil eines Campus oder Industrieparks mit eigenem Sicherheitsdienst oder eigener Feuerwehr, muss der Plan des Dienstleisters diese übergeordnete Ebene berücksichtigen. Gleiches gilt für lokale Rettungsdienste: Der Kunde verfügt möglicherweise über Vorpläne oder Standortinformationen, die bei der örtlichen Feuerwehr/Polizei hinterlegt sind. Der Sicherheitsdienstleister sollte diese kennen und sicherstellen, dass seine Maßnahmen die Einsatzkräfte unterstützen. Viele führende Sicherheitsfirmen koordinieren sich proaktiv mit den Strafverfolgungsbehörden – beispielsweise indem sie Polizisten einladen, die Anlage zu besichtigen und sich vorab mit ihr vertraut zu machen. Das Konzept sollte eine solche Integration widerspiegeln und besagen, dass der Anbieter bei allen Verbindungsprogrammen des Kunden mit Ersthelfern kooperieren wird.

Es bedeutet Integration, dass das Notfallkonzept des Sicherheitsanbieters kein isoliertes Manuskript ist. Es ist in die allgemeine Notfallvorsorgestrategie des Kunden integriert. Der Vorteil ist eine einheitliche Reaktion auf Vorfälle: Alle – Wachpersonal, Mitarbeiter, Manager und externe Einsatzkräfte – sind sich darüber einig, wer was zu tun hat. Im Ausschreibungsprozess sollte daher bewertet werden, wie gut ein Anbieter diese Abstimmung versteht und berücksichtigt. Ein Anbieter, der bei der Notfallplanung Wert auf die Zusammenarbeit mit dem Kunden legt (z. B. durch gemeinsame Übungen, gemeinsame Protokolle, regelmäßige Abstimmung), wird im Ernstfall wahrscheinlich deutlich besser abschneiden als ein Anbieter, der unilateral agiert.

Selbst der detaillierteste Notfallplan ist nur so effektiv wie die Menschen, die ihn umsetzen. Ein Eckpfeiler jedes Notfallkonzepts ist daher die Schulung und Einsatzbereitschaft des Sicherheitspersonals. Beschaffungs- und Sicherheitsmanager sollten darauf achten, wie Bieter Schulungen in ihren Angeboten berücksichtigen und sicherstellen, dass fortlaufende Schulungen vertraglich vorgeschrieben sind.

Grundlegende Fähigkeiten und Zertifizierungen: Alle Sicherheitskräfte und Aufsichtspersonen, die dem Vertrag zugewiesen sind, sollten in den grundlegenden Fähigkeiten der Notfallreaktion angemessen geschult sein. Zu den wichtigsten Bereichen gehören Erste Hilfe und HLW/AED , Brandschutz , Evakuierungsmanagement und Deeskalationstechniken . Viele Gerichtsbarkeiten verlangen von den Sicherheitskräften diese Fähigkeiten (zum Beispiel verlangen einige Verträge als Mindestqualifikation Zertifizierungen in HLW, Erster Hilfe und AED-Einsatz).Ein kompetenter Anbieter stellt sicher, dass jeder Beamte weiß, wie grundlegende lebensrettende Maßnahmen durchgeführt und ein automatisierter Defibrillator verwendet werden – dies kann in einem medizinischen Notfall wirklich den Unterschied ausmachen. Eine Schulung im Brandschutz ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung: Wachpersonal muss wissen, wie man Feuerlöscher bedient, auf Alarmtafeln reagiert und die Grundlagen der Brandbekämpfung beherrscht (nur wenn ein Versuch gefahrlos möglich ist). Sie sollten auch wissen, wie man Menschen im Brandfall hinausleitet (Räume kontrollieren, Türen schließen, um die Ausbreitung eines Feuers zu verlangsamen usw.). Evakuierungsanleitung und Führungskompetenzen bedeuten, dass Wachpersonal darin geschult ist, Menschenmengen zu lenken, Panik zu verhindern und sicherzustellen, dass bei einer Evakuierung niemand zurückgelassen wird. Darüber hinaus erfordert der Umgang mit aggressiven oder gewalttätigen Situationen eine spezielle Schulung in Konfliktdeeskalation und Krisenintervention – Beamte lernen, wie sie aufgeregte Personen beruhigen, verbale Techniken zur Entschärfung von Konfrontationen einsetzen und körperliche Gewalt nur als letztes Mittel einsetzen. Wenn die Gefahr eines Amoklaufs besteht, sollten Wachpersonal in Abriegelungsmaßnahmen und der Koordination mit der Polizei geschult werden. Brancheneinblicken zufolge decken die meisten Sicherheitslizenzkurse „Notfallprotokolle, einschließlich Brandschutz, medizinische Notfälle und Naturkatastrophen“ ab.; Kunden sollten überprüfen, ob das vorgeschlagene Personal über entsprechende Schulungen und Zertifizierungen verfügt. Tatsächlich können diese Anforderungen (z. B. ein gültiger Erste-Hilfe-Schein) in der Ausschreibung festgelegt werden, um gut ausgebildetes Personal herauszufiltern.

Schulungsnachweise und -häufigkeit: Das Notfallkonzept sollte vermitteln, dass Schulungen keine einmalige Angelegenheit, sondern ein kontinuierlicher Prozess sind. Professionelle Sicherheitsfirmen führen detaillierte Schulungsnachweise für jeden Mitarbeiter und stellen diese für Kundenprüfungen zur Verfügung. Diese Nachweise sollten den Abschluss der Erstschulung sowie alle absolvierten Auffrischungs- und Spezialkurse belegen. Es ist ratsam, eine mindestens jährliche Überprüfung der Schulungen (und nach jedem größeren Vorfall) zu verlangen. Regelmäßige Auffrischungen stellen sicher, dass die Fähigkeiten geschärft bleiben und neue Techniken oder Verfahren eingeführt werden. Führende Anbieter betonen, dass „kontinuierliche und Auffrischungsschulungen für Ihr Sicherheitspersonal unerlässlich sind“ und empfehlen jährliche Rezertifizierungen und kontinuierliche Praxis als Standardbestandteil ihres Qualitätsprogramms.Durch die Zusammenarbeit mit einem solchen Anbieter kann ein Kunde sicher sein, dass die diensthabenden Wachen wichtige Abläufe auch im Laufe der Zeit nicht vergessen. Der Vertrag kann dies beispielsweise durch die Anforderung eines jährlichen Nachweises über die Teilnahme an Evakuierungsübungen oder einer erneuten Erste-Hilfe-Zertifizierung für alle Mitarbeiter durchsetzen.

Übungen, Übungen und Szenario-Training: Effektives Training geht über Vorlesungen hinaus. Das Notfallkonzept sollte beschreiben, wie Wachpersonal regelmäßig in realistischen Szenarien trainiert wird. Dazu gehören Rollenspiele (z. B. ein simulierter Brand, bei dem ein Alarm ausgelöst wird und Wachpersonal alle Schritte vom Anrufen der Feuerwehr bis zur Evakuierung eines simulierten Verletzten durchführen muss), Planspiele mit Vorgesetzten (Besprechung einer hypothetischen Krise und des Ablaufs der Einsatzleitung) sowie integrierte Übungen mit dem Personal des Kunden, wie bereits erwähnt. Das Üben von Notfallmaßnahmen unter simulierten Bedingungen stärkt das Muskelgedächtnis und das Selbstvertrauen. Beispielsweise können regelmäßige unangekündigte Evakuierungsübungen die Fähigkeit der Wachleute testen, unter Druck Ausgänge zu managen. Im Bereich der Vorbereitung auf Amokläufe üben Sicherheitsteams häufig die Reaktion „Laufen, Verstecken, Kämpfen“ und koordinieren die Übungen mit Mitarbeitern und Polizei.Solche Übungen sollten in sinnvollen Abständen stattfinden (z. B. zweimal jährlich eine Feuerübung, jährlich eine Lockdown-Übung). Darüber hinaus können regelmäßige Schichtbesprechungen das Wissen festigen – manche Unternehmen nutzen die Schichtbesprechung, um das Wachpersonal zu seinen Notfallaufgaben zu befragen („Welche Adresse geben Sie der Notrufnummer an? Wo ist der nächste Feuerlöscher auf Ihrer Etage?“), um die Informationen aktuell zu halten. All diese Methoden stellen sicher, dass die Sicherheitskräfte im Ernstfall schnell und richtig reagieren, fast wie selbstverständlich.