Lohn- und Kostenstrukturoffenlegung

• Vergleichbarkeit der Preise: Eine standardisierte Aufschlüsselung ermöglicht es dem Einkäufer, Angebote wirklich vergleichbar zu machen. Anstatt nur Pauschalpreise gegenüberzustellen, kann das Beschaffungsteam sehen, wie jeder Bieter Schlüsselkategorien wie Arbeitskosten und Overhead kalkuliert hat. So lässt sich leichter erkennen, welches Angebot tatsächlich das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und bei welchem Anbieter möglicherweise wichtige Kosten unterschlagen wurden.

• Erkennung unrealistisch niedriger Angebote: Detaillierte Aufstellungen zeigen sofort, wenn ein Bieter Löhne oder Kosten ansetzt, die verdächtig niedrig sind. Zum Beispiel, falls ein Angebot einen Wachmann-Lohn von 10 € pro Stunde ausweist, obwohl der gesetzliche Mindestlohn bei 12 € liegt, signalisiert das einen Gesetzesverstoß. Solch ein Angebot kann als auffällig niedrig markiert und zum Schutz vor späteren Problemen ausgeschlossen werden. Durch diese Transparenz lassen sich Angebote identifizieren, die nur aufgrund von Rechtsverstößen oder unbezahlten Leistungen so günstig sind.

• Fairer Wettbewerb und Vermeidung von Lohndumping: Redliche, gesetzestreue Sicherheitsfirmen können sich fairer behaupten, wenn Kostentransparenz verlangt wird. Unseriöse Anbieter, die sonst versuchen würden, durch Lohndumping (Unterbezahlung ihres Personals oder Vorenthalten von Zuschlägen und Abgaben) den Zuschlag zu erhalten, werden durch die Offenlegung entlarvt. Dies fördert ein Gleichgewicht, in dem Anbieter mit Effizienz und Qualität konkurrieren, nicht durch rechtswidrige Kostensenkungen.

• Informierte Entscheidungsfindung und Budgetierung: Mit einem klaren Blick auf die Kostenbestandteile kann der Auftraggeber besser bewerten, warum ein Angebot günstiger ist als ein anderes. Es hilft auch bei der internen Finanzplanung – zum Beispiel zeigt das Verständnis, dass etwa 70 % der Kosten Löhne und vielleicht 5 % Gewinn sind, welche Auswirkungen etwaige Mindestlohnerhöhungen auf den Vertrag haben würden. Die Transparenz stellt sicher, dass der gewählte Vertrag für beide Parteien finanziell tragfähig ist.

• Personal/Compliance: Es wird sichergestellt, dass das eingesetzte Fremdpersonal fair entlohnt wird und den Wertvorstellungen sowie Richtlinien des Unternehmens entspricht (z.B. keine Beschäftigung von unterbezahlten Arbeitskräften).

• Rechtsabteilung: Sie erhält Nachweise, dass jeder Bieter beabsichtigt, Arbeitsgesetze und -vorschriften einzuhalten, was das Risiko einer rechtlichen Haftung für den Auftraggeber reduziert. In einigen Rechtsräumen kann der Auftraggeber haftbar gemacht werden, wenn ein Auftragnehmer gegen Lohnvorschriften verstößt – Transparenz hilft, nicht versehentlich einen nicht konformen Anbieter auszuwählen.

• Corporate Social Responsibility (CSR/ESG): Die Firma zeigt ihr Engagement für faire Arbeitspraktiken in der Lieferkette. Einen Dienstleister auszuwählen, der angemessene Löhne und Sozialleistungen zahlt, steht im Einklang mit den Zielen der sozialen Verantwortung und Standards wie SA8000 oder den Prinzipien des UN Global Compact im Bereich Arbeitsrechte. Gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Investoren kann das Unternehmen so belegen, dass es von seinen Dienstleistern ethisch einwandfreie und nachhaltige Geschäftspraktiken einfordert.

• Einhaltung von Vergabegrundsätzen: Transparenz bei Kosten und Preisgestaltung steht im Einklang mit den grundlegenden Vergabeprinzipien Fairness und Offenheit. Insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen schreiben die Vorschriften oft vor, dass Bieter gleichbehandelt werden und Entscheidungen auf klaren Kriterien basieren. Aber auch in privaten Vergabeverfahren fördert eine solche Transparenz Integrität und Verantwortlichkeit im Prozess.

• Schutz vor Haftungsrisiken: In vielen Ländern kann ein Unternehmen, das einen Auftragnehmer beauftragt, haftbar gemacht werden, wenn dieser gegen Arbeitsgesetze verstößt. Zum Beispiel sieht § 13 des deutschen Mindestlohngesetzes (MiLoG) vor, dass der Auftraggeber haftet, falls der beauftragte Sicherheitsdienst seinen Mitarbeitern nicht den gesetzlichen Mindestlohn zahlt. Durch detaillierte Lohnangaben im Vorfeld kann der Auftraggeber überprüfen, dass das Angebot die Mindestlohnvorgaben und andere gesetzliche Anforderungen erfüllt, und sich so davor schützen, in Verstöße hineingezogen zu werden.

• Einhaltung von Arbeitsrecht und Standards: Die geforderten Kostenausweise zwingen Bieter dazu, zu bestätigen, dass sie alle relevanten Arbeitsstandards einhalten werden – inklusive der Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns, der Anwendung eines gegebenenfalls gültigen Branchentarifvertrags für Wach- und Sicherheitsdienste und der Gewährung gesetzlicher Sozialleistungen. Diese Angaben werden Teil der Vertragsgrundlage. Ein Bieter, der weiß, dass er diese Zahlen offenlegen muss, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit tatsächlich diese Verpflichtungen erfüllen, um späteren rechtlichen Ärger zu vermeiden.

• Ethische Beschäftigungspraktiken: Darauf zu bestehen, dass faire Löhne offengelegt werden, ist ein Mittel für den Auftraggeber, seine eigenen ethischen Standards auch auf ausgelagerte Arbeitskräfte zu übertragen. Es verhindert einen „Wettlauf nach unten“, bei dem der billigste Anbieter auf Kosten des Personals gewinnt. Stattdessen wird ein Markt begünstigt, in dem Dienstleister durch Qualität, Effizienz und Innovation konkurrieren – während sie die Rechte und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter achten.

• ESG und Nachhaltigkeit: Kriterien zu Umwelt, Sozialem und Governance (ESG) und Nachhaltigkeitsrahmenwerke beeinflussen zunehmend die Beschaffung. Arbeitspraktiken sind ein Schlüsselfaktor der „sozialen“ Komponente. Indem sichergestellt wird, dass Auftragnehmer faire Löhne zahlen (und dies in ihrem Angebot auch offen darlegen), kann das ausschreibende Unternehmen seine ESG-Ziele besser erfüllen und seine soziale Verantwortung unter Beweis stellen. So unterstützt die Einhaltung anständiger Arbeitsbedingungen in der Lieferkette etwa die UNO-Nachhaltigkeitsziele (Sustainable Development Goals, z.B. Ziel 8: Menschenwürdige Arbeit) und Initiativen wie den UN Global Compact, der Unternehmen anhält, die Rechte von Arbeitnehmern in allen Geschäftsbereichen zu achten. Die Forderung nach Lohntransparenz in Ausschreibungen ist daher nicht nur ein rechtlicher Schutzmechanismus, sondern ein Ausdruck der Werte des Unternehmens und seines Bekenntnisses zu nachhaltigem Wirtschaften.

Um die Offenlegung der Kostenstrukturen praktisch umzusetzen, sollten Unternehmen klare Anforderungen in ihre Vergabeunterlagen und Prozesse integrieren.

• Verpflichtendes Kostenformular beifügen: Jede Ausschreibung oder Angebotsanfrage für Sicherheitsdienstleistungen sollte ein Formular oder eine Tabelle enthalten, in dem Bieter ihre Kosten detailliert aufschlüsseln müssen (Löhne, Lohnnebenkosten, Overhead, Gewinn usw.). In elektronischen Vergabeportalen kann dies eine auszufüllende Tabelle oder ein vorgegebenes Feld sein. Durch die Standardisierung des Formats wird sichergestellt, dass die eingereichten Angebote leicht vergleichbar sind.

• Klare K.O.-Bedingung definieren: In den Ausschreibungsunterlagen sollte unmissverständlich darauf hingewiesen werden, dass Angebote, denen eine vollständige Kostenaufschlüsselung fehlt, ausgeschlossen werden. Diese Anforderung muss nicht verhandelbar sein – sie dient als Mindestkriterium für die Wertung. Weigert sich ein Bieter oder versäumt er es, die geforderten Daten zu liefern, wird sein Angebot nicht berücksichtigt. So wird deutlich signalisiert, wie ernst es dem Auftraggeber mit Rechtskonformität und Transparenz ist.

• Leitfaden und Vorlage bereitstellen: Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte den Bietern klar erläutert werden, was genau in der Kostenaufschlüsselung erwartet wird. Beispielsweise kann man die Rollen und Kostenelemente explizit aufführen, die anzugeben sind. Manche Unternehmen legen eine ausgefüllte Mustertabelle (wie oben gezeigt) als Beispiel bei, die die Bieter nur noch mit ihren Zahlen ausfüllen müssen. Dies stellt sicher, dass kein Kostenfaktor übersehen wird und vermeidet Unklarheiten im Format.

• Rechtskonforme Entlohnung erklären lassen: Neben der Zahlenaufstellung sollten Bieter eine unterschriebene Erklärung einreichen, dass ihr Angebot alle einschlägigen Lohnvorschriften und ggf. branchenspezifischen Tarifverträge einhält. Diese Erklärung kann die relevanten Gesetze nennen (z.B. “Hiermit bestätigen wir die Einhaltung des Mindestlohngesetzes und des ggf. gültigen Tarifvertrags für das Sicherheitsgewerbe bei allen kalkulierten Personalkosten”). Dies fügt eine weitere Verbindlichkeit hinzu und macht explizit, dass dem Anbieter die gesetzlichen Pflichten bewusst sind und er sich zu deren Einhaltung bekennt.

• Klärung von Auffälligkeiten ermöglichen: Nach Öffnung der Angebote sollte das Bewertungsteam die Kostenaufschlüsselungen im Detail prüfen. Falls etwas unplausibel erscheint – z.B. ein extrem niedriger Overhead oder Löhne, die knapp über dem Minimum liegen – kann das Vergabeteam eine Klärungsfrage stellen. Der Bieter muss dann seine Angaben erläutern oder korrigieren. Solche Klärungen sollten jedoch vor der Zuschlagserteilung und unter Wahrung des Gleichbehandlungsgebots erfolgen. Sollte die Erklärung unzureichend bleiben oder die Auffälligkeit auf eine wahrscheinliche Nichteinhaltung hindeuten, kann das Angebot in dieser Phase vom Verfahren ausgeschlossen werden.

Durch die Verankerung dieser Schritte in den Vergabeprozess entsteht ein strukturiertes Vorgehen, um Transparenz durchzusetzen. Die Offenlegung der Kosten wird damit von einer reinen Formalität zu einem echten Prüfinstrument.

Nachdem die Kostenaufschlüsselungen vorliegen, muss der Auftraggeber sie systematisch und fair analysieren. Es reicht nicht, nur Daten zu sammeln – das Unternehmen muss diese auch nutzen, um eine fundierte Vergabeentscheidung zu treffen.

• „Preisrealismus“-Analyse anwenden: Gehen Sie über die reine Bewertung des Gesamtpreises hinaus. Etablieren Sie ein Kriterium für Preisrealismus bzw. Preisnachhaltigkeit. Das bedeutet, einzuschätzen, ob jede Kostenkomponente realistisch und ausreichend für den Leistungsumfang bemessen ist. Wenn ein Bieter z.B. 0 € für Schulungen ansetzt oder extrem niedrige Kosten für Aufsicht kalkuliert, sollte sich das negativ auf seine Bewertung auswirken oder zumindest Rückfragen auslösen. Manche Vergabemodelle weisen der Vollständigkeit und Plausibilität der Kostenaufschlüsselung sogar eine eigene Gewichtung zu oder definieren sie als K.o.-Kriterium.

• Mindestwerte festlegen: Definieren Sie klare interne Schwellenwerte für wichtige Kostenposten auf Basis gesetzlicher Vorgaben und üblicher Marktkosten. So kann das Bewertungsteam z.B. festlegen, dass jedes Angebot mit Löhnen unterhalb des bekannten Branchen- oder Mindestlohns automatisch ausgeschlossen oder mit null Punkten im entsprechenden Kriterium bewertet wird. Ebenso, wenn die Gewinnmarge eines Bieters so niedrig angesetzt ist, dass die Tragfähigkeit des Angebots infrage steht (z.B. weniger als 1–2 %), sollte dies eine genauere Prüfung auslösen. Solche Leitplanken verhindern, dass ein Angebot angenommen wird, das nur durch Gesetzesverstöße oder unrealistische Annahmen rentabel erscheint.

• Einbindung von Fachleuten: Die Bewertung komplexer Kostenstrukturen sollte nicht isoliert durch den Einkauf erfolgen.

• Rechts- oder Compliance-Experten können überprüfen, ob die Personalkosten mit allen arbeitsrechtlichen Vorgaben übereinstimmen (Abgleich der Löhne mit Gesetzen, Kontrolle der berechneten Sozialabgaben).

• Finanzexperten können beurteilen, ob die Zahlen stimmig sind und ob einzelne Kosten unplausibel niedrig angesetzt wurden (was darauf hindeuten könnte, dass der Bieter später Kosten nachfordern muss oder finanziell in Schieflage geraten könnte).

• Verantwortliche für Sicherheit oder operative Leiter können einschätzen, ob die vorgeschlagenen Personalkapazitäten und Überwachungskosten für einen qualitativ hochwertigen Service ausreichen (z.B. ist genug Budget für Objektleiter vorhanden, falls viele Wachleute eingesetzt werden sollen).

• Diese gemeinsame Prüfung stellt sicher, dass das ausgewählte Angebot nicht nur formal rechtskonform, sondern auch operationell stimmig ist.

• Innovation von Regelverstoß unterscheiden: Falls ein Angebot in einem Bereich unerwartet niedrige Kosten ausweist, sollte der Kontext betrachtet werden. Mitunter könnte ein Anbieter innovative Methoden einsetzen, um Kosten legitim zu senken (z.B. bessere Software für Dienstpläne, die den Verwaltungsaufwand reduziert, oder multifunktional geschultes Personal, wodurch die Anzahl der Mitarbeiter verringert werden kann). Die Erläuterungen des Bieters sollten mit einbezogen werden. Es ist sinnvoll, Bieter in der Angebotsphase darauf hinzuweisen, dass sie in ihrer Kostenaufschlüsselung vermerken können, wenn bestimmte Effizienzmaßnahmen der Grund für einen niedrigeren Kostenansatz sind. So kann echte Innovation anerkannt werden, während Angebote, die nur deshalb niedrig sind, weil sie gegen Standards verstoßen, weiterhin ausgeschieden werden.

• Nicht tragfähige Angebote ausschlagen: Letztendlich sollte ein Angebot, dessen Kostenstruktur einen nicht tragfähigen Ansatz offenbart – etwa Löhne unterhalb legaler Grenzen oder Gesamtpreise, die grundlegende Anforderungen nicht abdecken – vom Auftraggeber aus der Wertung genommen werden. Ein solcher Zuschlag würde wahrscheinlich zu Leistungsstörungen, rechtlichen Streitigkeiten oder einer vorzeitigen Vertragsauflösung führen, falls der Dienstleister nicht liefern kann. Indem man solche Angebote aussortiert, schützt das Unternehmen sich rechtlich und finanziell und setzt zugleich ein Zeichen, dass es ausbeuterische Praktiken nicht duldet.