Formularsammlung und Templates

• Bieter-Informationsformular: Dieses Formular erfasst die grundlegenden Unternehmensdaten des Bieters. Dazu gehören üblicherweise der rechtliche Firmenname, Handelsregisternummer, Steuernummer, die Anschrift des Firmensitzes sowie die Kontaktdaten einer Ansprechperson für die Ausschreibung (inkl. Position, Telefon, E-Mail). Oft wird auch die Rechtsform des Unternehmens abgefragt (z.B. GmbH, AG) und das Gründungsjahr. Ziel ist es, dem Einkauf und der Fachabteilung einen schnellen Überblick zu geben, wer der Anbieter ist. Ein Beispiel aus den Vereinten Nationen: Dort enthält das “Bidder Information Form” explizit Felder für den juristischen Namen, die Adresse, das Gründungsjahr sowie Name und Titel des bevollmächtigten Vertreters des Bieters. Solche Angaben ermöglichen es dem Auftraggeber, z.B. im Handelsregister die Existenz und Seriosität des Unternehmens zu überprüfen. Durch die Standardisierung müssen alle Bieter genau die gleichen Unternehmensinformationen vorlegen, was einen fairen Vergleich (z.B. bezüglich Firmengröße oder Erfahrung anhand Gründungsjahr) und eine geordnete Dokumentation gewährleistet.

• Lizenz- und Zulassungsnachweis: In diesem Formular bestätigt der Sicherheitsdienstleister, dass er alle gesetzlich erforderlichen Genehmigungen und Bewachungserlaubnisse besitzt, und legt entsprechende Nachweise vor. In vielen Ländern ist eine behördliche Erlaubnis Voraussetzung, um Sicherheitsdienste gewerblich anzubieten. So darf in Deutschland ein Sicherheitsunternehmen nur mit einer Bewachungserlaubnis nach §34a Gewerbeordnung tätig sein. Ein Bieter müsste also z.B. die Nummer seiner §34a-Erlaubnis samt ausstellender Behörde angeben und idealerweise eine Kopie der Erlaubnis beifügen. Ebenso können in diesem Formular Zertifizierungen angegeben werden – etwa Sachkundenachweise des Personals (z.B. IHK-Prüfung gemäß §34a GewO, geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft) oder Unternehmenszertifikate (z.B. ISO 9001 Qualitätsmanagement, ISO 14001 Umweltmanagement). Auch die Mitgliedschaft in Berufsverbänden (etwa dem BDSW – Bundesverband der Sicherheitswirtschaft in Deutschland) kann abgefragt werden, was zwar nicht rechtlich verpflichtend ist, aber als Qualitätsindikator dienen kann. Durch eine standardisierte Lizenzabfrage kann der Auftraggeber schnell prüfen, ob jeder Bieter rechtlich zur Leistungserbringung befähigt ist – Angebote ohne gültige Lizenznachweise werden in der Regel ausgeschlossen. Das Formular enthält oft Ja/Nein-Kästchen oder Tabellen, in denen der Bieter ankreuzt, welche Anforderungen er erfüllt, und die entsprechenden Dokumente als Anhang referenziert. Ergebnis: Alle Bieter müssen ein gleiches Mindestniveau an Legalität und Qualifikation nachweisen, bevor ihr Angebot überhaupt fachlich bewertet wird.

• Compliance- und Eigenerklärungsformular: Dieses Formular ist ein zentrales Element, mit dem der Bieter zu diversen rechtlichen und ethischen Aspekten Stellung nimmt und seine Zuverlässigkeit versichert. Es umfasst typischerweise Erklärungen wie: Einhaltung der arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften (inkl. Mindestlohn und ggf. Tariftreue – d.h. Bezahlung gemäß einschlägigem Tarifvertrag), keine Verstöße gegen Sozialversicherungsabgaben, Beachtung von Anti-Korruptionsregeln sowie die Versicherung, dass keine Interessenkonflikte vorliegen und gegen das Unternehmen keine gerichtlichen Verfahren wegen Straftaten laufen. In vielen Vergabeverfahren (insbesondere im öffentlichen Sektor, aber vermehrt auch in privaten Konzernen) müssen Bieter eine solche Integritätserklärung abgeben. Beispielsweise verlangen zahlreiche Länder von Bietern eine allgemeine Ehren- und Integritätserklärung, dass kein Interessenkonflikt und keine Korruptionsbeteiligung bestehen. Der Bieter bestätigt hierin auch, dass keine verbotenen Absprachen mit Mitbewerbern getroffen wurden (wichtig im Sinne von Kartellverbot und Wettbewerbsfairness) und dass er das Vergabeverfahren unbeeinflusst durch unzulässige Kontakte durchläuft. Durch ein einheitliches Formular dieser Art stellt der Auftraggeber sicher, dass jeder Bewerber verbindlich dieselben Compliance-Zusicherungen abgibt. Diese werden in der Regel per Unterschrift vom vertretungsberechtigten Unternehmensleiter bestätigt und haben damit rechtlichen Wert. Ein Praxisbeispiel: Die Stadt Ann Arbor (USA) forderte in einer Sicherheitsdienst-Ausschreibung alle Anbieter auf, mit dem Angebot bestimmte ausgefüllte Anhänge einzureichen – unter anderem Erklärungen zur Nichteinhaltung von Diskriminierungsvorschriften, zur Zahlung eines Living Wage (Mindestlohns) sowie ein Formular zur Offenlegung von Interessenkonflikten. In der Addendum-Mitteilung wurde klargestellt, dass Angebote, denen eine dieser ausgefüllten Eigenerklärungen fehlt, bei der Öffnung als „nicht konform“ ausgeschieden werden. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie essenziell solche Formulare sind: Ihr Fehlen führt direkt zum Ausschluss, da andernfalls keine Chancengleichheit und keine juristische Absicherung der Vergabe gegeben wäre. Für den Auftraggeber liefern die unterschriebenen Eigenerklärungen eine Handhabe, den Auftrag – auch nach Zuschlag – wieder entziehen zu können, falls sich eine falsche Angabe herausstellt (z.B. verschwiegene Gesetzesverstöße).

• Preisangebot-Vorlage (Preisblatt): Eines der entscheidendsten Formulare ist das standardisierte Preisblatt. Anstatt dass jeder Bieter seine Preise in beliebigem Layout einreicht, stellt der Auftraggeber ein Formular – häufig im Excel-Format – zur Verfügung, in das die Preise in vorgegebener Struktur einzutragen sind. Typischerweise müssen dort die Stundensätze für verschiedene Leistungskategorien aufgeführt werden, z.B. Wachpersonal tagsüber, Wachpersonal nachts, Wochenend-/Feiertagszuschläge, ggf. separate Sätze für Objektleiter, Revierfahrer etc. Ferner wird eine transparente Aufschlüsselung der Kostenbestandteile verlangt: z.B. Grundlohn, Lohnnebenkosten (Sozialabgaben, Urlaubsgeld etc.), Verwaltungskosten/Overhead, Gewinnmarge und eventuelle sonstige Posten (Uniformen, Ausrüstung, Fahrzeugkosten für mobile Dienste). Viele Auftraggeber wollen sicherstellen, dass die Angebote realistisch und seriös kalkuliert sind. Die Vorlage kann daher Felder für monatliche oder jährliche Gesamtkosten (auf Basis einer vorgegebenen Einsatzstundenzahl) enthalten, die automatisch berechnet werden, um Angebote vergleichbar zu machen. Ein wichtiger Aspekt solcher Preisvorlagen ist, dass sie in der Regel gesperrt/geschützt sind – zumindest in Teilen. Das heißt, der Bieter darf nur bestimmte Eingabefelder ausfüllen (etwa die weißen oder blau markierten Felder mit seinen Zahlen), aber nicht die Struktur oder Formeln verändern. Jegliche Änderung der vorgegebenen Kalkulationsform (z.B. Aufheben des Blattschutzes in Excel, Einfügen zusätzlicher Zeilen) ist meist streng untersagt und führt zur Wertungsausschluss. So enthielt eine Ausschreibung der US-Army den klaren Hinweis, dass Bieter den bereitgestellten Excel-Kostenmatrix nicht entsperren oder verändern dürfen; die Matrix musste „im gesperrten Zustand wie mit der Ausschreibung bereitgestellt“ eingereicht werden, andernfalls werde das Angebot als nicht konform abgelehnt. Diese Maßnahme stellt sicher, dass jeder Bieter seine Kosten auf identische Weise berechnet und keine versteckten Änderungen vornimmt, die den Vergleich verzerren könnten. Darüber hinaus ermöglicht die standardisierte Preisstruktur dem Einkauf eine direkte Gegenüberstellung der Angebote. Auf einen Blick lässt sich erkennen, welcher Anbieter z.B. welchen Stundenlohn kalkuliert und welche Marge aufschlägt. Auffällige Abweichungen können hinterfragt werden. Insbesondere können so Dumping-Angebote entlarvt werden: Wenn ein Angebot deutlich niedriger ist als die Konkurrenz, erlaubt die Detailaufschlüsselung eine Prüfung, ob der Anbieter eventuell auf Kosten der Mitarbeiter kalkuliert (z.B. durch Nicht-Bezahlung von Pausenzeiten oder Unterschreiten von Tariflöhnen). Der Auftraggeber kann dann – je nach Vergaberecht – Aufklärung verlangen oder das Angebot ausschließen, falls es vergaberechtswidrig unangemessen niedrig ist. Zusammengefasst dient die Preisvorlage nicht nur der Vergleichbarkeit, sondern auch der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (Mindestlohn, Tariftreue) und der Absicherung des Auftraggebers, dass er ein nachhaltig kalkuliertes Angebot erhält. Nach Zuschlag wird das ausgefüllte Preisblatt meist zum Vertragsbestandteil und legt die abrechenbaren Preise verbindlich fest.

• Versicherungsbestätigung: Angesichts der Risiken im Sicherheitsgewerbe (Diebstahl, Sachschäden, Personenschäden, Haftungsfälle) verlangen Auftraggeber einen Nachweis über ausreichenden Versicherungsschutz des Dienstleisters. In einem entsprechenden Formular gibt der Bieter an, welche Versicherungen er abgeschlossen hat, bei welchem Versicherer und mit welchen Deckungssummen. Gefordert sind in der Regel: eine Betriebshaftpflichtversicherung (für Personen- und Sachschäden, oft mit einer Deckungssumme von mehreren Millionen pro Schadensfall), eine Arbeitgeberhaftpflicht bzw. Unfallversicherung für Mitarbeiter, ggf. eine Vermögensschaden-Haftpflicht (falls der Sicherheitsdienst auch Beratungsleistungen erbringt) sowie mitunter eine Vertrauensschadenversicherung (gegen interne Delikte durch eigenes Personal) und – falls relevant – Cyber-Versicherung für digitale Sicherheitsdienste. Das Formular strukturiert die Angaben etwa so: Versicherungsart, Name des Versicherungsunternehmens, Policennummer, Deckungssumme je Schadensfall (und ggf. Jahreshöchstsumme) und Gültigkeitsdauer der Police. Oft wird verlangt, dass der Bieter eine Kopie der Versicherungszertifikate oder eine Deckungszusage seines Versicherers beifügt. Wichtig ist, dass der Auftraggeber bestimmte Mindestdeckungssummen vorgibt, die für alle Bieter gleich sind. Damit wird verhindert, dass ein Bieter mit geringerer Versicherung (und dadurch eventuell Kostenvorteil) ins Rennen geht, was den Auftraggeber später einem höheren Risiko aussetzen würde. In der deutschen Sicherheitsbranche existieren hierzu Standards: Der BDSW hat Mindeststandards für die Versicherung von Sicherheitsdiensten definiert, die auch in die Norm DIN 77200 eingeflossen sind. In einem Fachartikel wird z.B. kritisiert, dass bisher oft beliebige, unvergleichbare Versicherungsbestätigungen mit teils versteckten Ausschlüssen vorgelegt wurden; stattdessen sollte ein transparenter Mindeststandard gelten, bei dem wichtige Punkte – etwa die Absicherung von Schäden durch eigenes Bewachungspersonal (z.B. vorsätzliche Brandstiftung) – verbindlich geregelt sind. Das Versicherungsformular des Auftraggebers kann genau solche Punkte adressieren, indem es z.B. die Abdeckung von „Vorsatzhandlungen durch eingesetztes Personal“ explizit abfragt oder voraussetzt. Der Bieter muss im Formular also bestätigen, dass sein Versicherungsschutz keine relevanten Ausschlüsse enthält, die dem geforderten Standard widersprechen. Außerdem verpflichtet er sich in der Regel, den Versicherungsschutz während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten und Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Üblicherweise fließen diese Angaben nach Zuschlag in den Vertrag ein. (Anmerkung: Manche Ausschreibungen verlangen die Einreichung der Versicherungsnachweise erst vom Sieger vor Vertragsunterschrift, jedoch muss bereits im Angebot eine Bestätigung abgegeben werden, dass die Anforderungen erfüllt werden. In einer RFP der East Bay Municipal Utility District z.B. hieß es: “Versicherungszertifikate müssen dem Auftraggeber erst vor Vertragsschluss vorgelegt werden; aber mit Unterzeichnung des Angebotsformulars verpflichtet sich der Bieter, die im RFP genannten Mindestversicherungen zu erfüllen.”).

• Nachunternehmer-Erklärung (falls zutreffend): Setzen Bieter bei der Leistungserbringung Subunternehmer ein, so muss dies offen gelegt und vom Auftraggeber genehmigt werden. Ein standardisiertes Formular dafür enthält Felder, in denen der Bieter angibt, ob er Teile des Auftrags an Dritte vergeben will. Falls ja, sind für jeden Nachunternehmer Name, Adresse und vorgesehener Leistungsumfang anzugeben, ebenso wie Nachweise, dass dieser Subunternehmer alle erforderlichen Erlaubnisse besitzt und seinerseits zuverlässig ist. Oft verlangt der Auftraggeber beispielsweise, dass auch Subunternehmer eine §34a-Bewachungserlaubnis oder vergleichbare Lizenzen vorlegen. Zudem muss der Hauptbieter in dieser Erklärung bestätigen, dass ihm die Pflichten eines Generalunternehmers bewusst sind – insbesondere, dass er für das Verhalten und die Leistung der Subunternehmer wie für eigenes Handeln haftet. In Deutschland besteht z.B. eine gesetzliche Haftung des Auftraggebers dafür, dass Subunternehmer ihren Arbeitnehmern den Mindestlohn zahlen; der Hauptauftragnehmer haftet „wie ein Bürge“ für Lohnverstöße von Subunternehmen. Solche Regelungen werden im Formular typischerweise erwähnt, und der Bieter muss zusichern, dass er eventuelle Nachunternehmer vertraglich verpflichtet, diese gesetzlichen Pflichten einzuhalten und den Auftraggeber von Ansprüchen freistellt. Das Formular dient also zwei Zwecken: Der Auftraggeber erfährt, wer noch am Auftrag beteiligt wäre (um die Eignung und Zuverlässigkeit dieser Firmen prüfen zu können), und er bekommt schriftlich vom Hauptbieter, dass dieser die volle Verantwortung übernimmt (Stichwort Gesamtschuldnerische Haftung und Koordination). In sensiblen Sicherheitsbereichen schreiben Auftraggeber bisweilen vor, dass bestimmte kritische Leistungen nicht weitervergeben werden dürfen, oder sie beschränken die Anzahl der Subunternehmer. Wenn jedoch Nachunternehmer zulässig sind, sorgt die standardisierte Erklärung für Transparenz. Sie kann auch Felder enthalten wie „Nachunternehmer bereits in früheren Projekten mit ähnlicher Aufgabe eingesetzt? (Referenz angeben)“ oder „Konzept zur Überwachung der Nachunternehmer und deren Personalauswahl“. Dadurch müssen Bieter über den bloßen Namen hinaus darlegen, wie sie die Einbindung Dritter kontrollieren. Letztlich ermöglicht dieses Formular dem Auftraggeber, schon im Angebotsstadium Klarheit über etwaige Drittunternehmen und die damit verbundenen Risiken/Absprachen zu gewinnen.

• Übersicht Ausbildungskonzept (Schulungsplan): Qualität und Einsatzbereitschaft von Sicherheitspersonal hängen maßgeblich von deren Ausbildung ab. Deshalb verlangen Auftraggeber häufig eine strukturierte Darstellung des Schulungs- und Trainingskonzepts des Anbieters. Statt langer freier Texte wird oft ein Tabellen-Template bereitgestellt, in dem der Bieter sein Aus- und Weiterbildungsprogramm zusammenfasst. Typische Inhalte: Liste der Schulungsthemen bzw. -module (z.B. rechtliche Grundlagen, Dienstkunde, Deeskalationstechniken, Erste Hilfe, Brandschutz, objektspezifische Unterweisungen), Angabe der Unterrichtsdauer pro Thema (in Stunden) und der Frequenz (einmalige Grundausbildung vs. regelmäßige Fortbildungen, z.B. jährlich). Außerdem kann der Bieter die Qualifikation der Trainer oder die Zertifizierung des Ausbildungsprogramms angeben (z.B. „Unternehmen ist nach DIN 77200-2 verpflichtet, jährlich 40 Unterrichtseinheiten à 45 Min pro MA durchzuführen“ – denn die Norm fordert genau das für Vollzeitmitarbeiter). Das Formular sorgt dafür, dass alle Angebote hier vergleichbar sind: Der Auftraggeber sieht z.B. auf einen Blick, ob Anbieter A 20 Stunden Training vorsieht, Anbieter B aber 50 Stunden, und welche Schwerpunkte jeweils gesetzt werden. Manche Ausschreibungen fragen konkret: “Bitte geben Sie die Schulungsanforderungen für das Wachpersonal und für Objektleiter an, einschließlich Titel der Schulungen und allgemeiner Inhaltsbeschreibung.” – genau solche Informationen lassen sich in einer standardisierten Tabelle übersichtlich darstellen. Ergänzend kann abgefragt werden, ob und wie der Bieter die Durchführung der Schulungen dokumentiert (Stichwort: Schulungsnachweise, Teilnahmezertifikate, regelmäßige Unterweisungsnachweise). Bei komplexen oder gefährlichen Objekten (z.B. chemische Industrie, Flughäfen) interessiert den Auftraggeber auch, ob es objektspezifische Sonderausbildungen gibt (z.B. Werkschutzlehrgänge, Waffentrainings bei bewaffnetem Dienst). All das lässt sich über ein einheitliches Formular anfordern. Der Nutzen: Der Auftraggeber kann anhand der eingereichten Schulungskonzepte beurteilen, ob der Bieter genügend in die Qualifikation seines Personals investiert – ein Indikator für Qualität und Professionalität. Unterschiede in diesem Bereich können die Angebotswertung im technischen Teil erheblich beeinflussen (ein durchdachtes, umfangreiches Schulungskonzept dürfte positiv bewertet werden).

• Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA): In Sicherheitsprojekten werden den Bietern oft sensible Informationen anvertraut (Lagepläne, Sicherheitsmaßnahmen, interne Prozesse). Deshalb wird üblicherweise schon im Rahmen der Ausschreibung eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement) vom Auftraggeber vorgegeben, die jeder Bieter unterzeichnen muss. Dies kann entweder vorausgeschickt werden (so dass nur Bieter, die das NDA zurücksenden, die detaillierten Unterlagen erhalten) oder als Bestandteil des Angebots verlangter Anhang. Die NDA-Vorlage regelt, dass alle vom Auftraggeber erhaltenen Informationen streng vertraulich zu behandeln sind, nur zur Erstellung des Angebots genutzt werden dürfen und nicht an unberechtigte Dritte gelangen dürfen. Meist wird auch festgelegt, dass diese Verschwiegenheitspflicht über die Ausschreibungsphase hinaus für mehrere Jahre gilt – unabhängig davon, ob der Bieter den Zuschlag erhält. Außerdem enthält das NDA Bestimmungen zur Datensicherheit und -schutz (gerade im EU-Raum unter Bezug auf die DSGVO), um etwa den Umgang mit eventuell überlassenen personenbezogenen Daten zu regeln. Der Bieter verpflichtet sich z.B., die Informationen nur ausgewählten Mitarbeitern zugänglich zu machen, die ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, und alle erhaltenen Unterlagen nach Abschluss des Vergabeverfahrens zurückzugeben oder zu vernichten. Durch ein standardisiertes NDA wird sichergestellt, dass alle Bieter unter den gleichen strengen Geheimhaltungspflichten stehen. Dies schafft ein vertrauensvolles Umfeld, in dem der Auftraggeber offenlegen kann, was für die Angebotskalkulation nötig ist (z.B. Schwachstellenanalysen, Anzahl der sicherheitsrelevanten Zwischenfälle in der Vergangenheit etc.), ohne fürchten zu müssen, dass solche Informationen in falsche Hände gelangen. NDAs schützen somit die sensiblen Details eines Vergabeverfahrens und tragen zur Integrität des Wettbewerbs bei – kein Bieter darf vertrauliche Infos für unlauteren Vorteil nutzen. Wie in einem Fachbeitrag beschrieben, “spielen NDAs im Angebotsprozess eine entscheidende Rolle, da sie sicherstellen, dass sensible Details vertraulich bleiben und nicht an Mitbewerber oder die Öffentlichkeit gelangen”. In der Praxis unterschreiben Vertreter der Bieter (Geschäftsführer oder Prokuristen) das NDA, wodurch es zu einem rechtsverbindlichen Vertrag wird. Kommt es später zu einem Vertragsabschluss, wird oft das NDA in den Dienstleistungsvertrag integriert oder es muss erneut eine projektbezogene Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet werden, die ähnliche Pflichten für die gesamte Laufzeit (und darüber hinaus) festschreibt.

• Verwendung der bereitgestellten Vorlagen: Bieter müssen die offiziellen Formulare des Auftraggebers nutzen und dürfen nicht ihr eigenes Layout verwenden. Änderungen am Layout der Formblätter sind in der Regel untersagt. Insbesondere bei digitalen Vorlagen (z.B. einem Excel-Preisblatt) ist es ausdrücklich verboten, Schutzmechanismen aufzuheben oder das Dokument anders zu strukturieren. Der Bieter soll wirklich nur die vorgesehenen Felder ausfüllen. Ein Verstoß kann zum Ausschluss führen. Das garantiert die Einheitlichkeit aller Angebote. Wenn PDF-Formulare vorgegeben sind, sollten diese elektronisch oder handschriftlich ausgefüllt, aber nicht inhaltlich umgestaltet werden. Häufig verlangen Ausschreibungen auch, dass die Formulare als separates Dokument beigefügt werden und nicht bloß als Text ins Angebot übernommen werden – eben um sicherzustellen, dass nichts verändert wurde.

• Unterschriften und Autorisierung: Formulare, die Erklärungen enthalten (Compliance, NDA, Angebotsbestätigung etc.), müssen vom zeichnungsberechtigten Vertreter des Unternehmens rechtsgültig unterschrieben sein. Je nach Verfahren werden digitale Signaturen (z.B. mit Zertifikat) akzeptiert oder es muss eine handschriftliche Unterschrift erfolgen, die eingescannt wird. Wichtig ist, dass die Signaturanweisungen im RFP genau befolgt werden, damit die Dokumente als rechtsverbindlich gelten. In manchen Fällen muss sogar ein Zeuge oder Notar mit unterzeichnen (selten in privaten Vergaben, aber möglich in bestimmten Branchen). Wenn Angebote elektronisch über ein Portal eingereicht werden, gilt oft die Gesamtzertifizierung des Angebots als Unterschrift für alle Formulare – dennoch verlangen manche Auftraggeber zusätzlich, dass der Vertreter auf jeder einzelnen Formularseite signiert oder parafiert. Es gilt: Alle Pflichtformulare müssen vollständig ausgefüllt und an den vorgesehenen Stellen unterschrieben sein, um akzeptiert zu werden.

• Form der Einreichung & Lesbarkeit: Die Ausschreibungsunterlagen definieren das Abgabeformat – sei es in Papierform (z.B. im zweifachen verschlossenen Umschlag, getrennt nach technischem Angebot und Preisangebot) oder elektronisch über ein E-Procurement-System bzw. per E-Mail. Unabhängig vom Weg muss die Frist penibel eingehalten werden; verspätet eingereichte Formulare werden in der Regel nicht berücksichtigt. Zudem müssen alle Dokumente lesbar und gut strukturiert sein. Das klingt selbstverständlich, aber in der Praxis weisen Vergabestellen ausdrücklich darauf hin, dass z.B. handschriftlich ausgefüllte Formblätter gut leserlich sein müssen oder digitale Dateien in einem gängigen Format (PDF, Excel .xlsx, Word .docx etc.) vorliegen. Der Grund: Unleserliche oder unzugängliche Angaben könnten als Nichtangabe gewertet werden. Vollständigkeit ist ein Muss – jedes vorgesehene Feld sollte ausgefüllt sein oder mit “nicht zutreffend” markiert werden, damit kein Zweifel besteht, ob etwas übersehen wurde. Die Angebote werden oft schon bei Öffnung formal geprüft, ob alle geforderten Unterlagen vorhanden sind. Fehlt z.B. das Preisblatt oder die unterschriebene Selbstdeklaration, wird das Angebot häufig als formell ungültig aussortiert. Daher lohnt es sich für Bieter, mit einer Checkliste zu arbeiten, die alle einzureichenden Formulare aufführt, um sicher nichts zu vergessen. Schließlich ist sicherzustellen, dass sämtliche Dokumente in der Sprache der Ausschreibung abgefasst sind (meistens in Deutsch bei nationalen Projekten, oder in Englisch wenn international ausgeschrieben). Falls Zertifikate oder Nachweise in einer Fremdsprache vorliegen, verlangen viele Auftraggeber eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche als Anlage.

Durch strikte Formatvorgaben und einheitliche Einreichungsrichtlinien garantiert der Auftraggeber, dass der Bewertungsprozess nicht durch formale Unschärfen beeinträchtigt wird. Jedes Angebot liegt im gleichen Schema vor – alle erforderlichen Kästchen sind angehakt, alle Seiten unterschrieben – sodass man wirklich Äpfel mit Äpfeln vergleichen kann. Für die Bieter bedeuten diese Vorgaben zwar zusätzlichen Aufwand bei der Erstellung des Angebots, aber sie schaffen auch Klarheit darüber, was erwartet wird. Wer die Vorgaben sorgfältig umsetzt, zeigt damit bereits Zuverlässigkeit und Genauigkeit – Eigenschaften, die in der Sicherheitsbranche selbst hochgeschätzt werden.

• Formale Prüfung (K.O.-Kriterien): Zuallererst werden alle Angebote einer formalen Compliance-Prüfung unterzogen. Hierbei wird anhand einer Checkliste kontrolliert, ob jedes Angebot alle geforderten Formulare und Erklärungen enthält und ob diese ordnungsgemäß ausgefüllt und unterschrieben sind. Diese Prüfung erfolgt meist unmittelbar nach Angebotsöffnung (bei elektronischer Abgabe analog: direkt nach Ablauf der Frist durch das System oder manuell durch den Einkauf). Angebote mit fehlenden oder unvollständigen Formularen werden in der Regel ausgeschlossen. Es handelt sich um sogenannte “Muss”-Kriterien. Beispielsweise könnte die Ausschreibung definieren, dass das Fehlen einer Preisaufgliederung, einer unterzeichneten Selbstverpflichtung oder eines Versicherungsnachweises zum sofortigen Ausschluss führt. In dem oben genannten Beispiel einer Stadt wurden bestimmte Dokumente als „obligatorisch, mit Bestanden/Nicht bestanden-Bewertung“ aufgeführt: u.a. Interessenkonflikt-Offenlegung, Haftpflichtversicherungs-Bestätigung, und ein Basis-Informationsformular mussten vorhanden sein, ansonsten war das Kriterium “Nicht bestanden”. Sobald ein Kriterium nicht bestanden wird, scheidet das Angebot aus dem weiteren Verfahren aus. Diese harte Linie ist notwendig, um fair zu bleiben: Würde man fehlende Formulare nachfordern oder milde bewerten, bekäme ein Nachzügler einen ungerechtfertigten Vorteil oder es käme zu Diskussionen. Daher legen professionelle Vergabestellen die Latte klar fest – entweder alle Formulare sind da und korrekt (Pass), oder das Angebot ist nicht wertbar (Fail). Für die Auftraggeberseite bedeuten diese K.O.-Kriterien auch Schutz: Sollte ein unterlegenes Unternehmen eine Vergabebeschwerde einlegen, kann man klar belegen, dass es aus formalen Gründen ausschied, was meist unangreifbar ist, da die Regeln vorab bekannt waren.

• Inhaltliche Überprüfung der Eignung: Wenn ein Angebot die formale Hürde nimmt, werden die Inhalte der Formulare ausgewertet, um die Eignung und Qualifikation des Bieters zu beurteilen. Hier schaut man z.B. auf das Lizenzformular: Ist die eingereichte Bewachungserlaubnis aktuell, passt sie zum Unternehmensumfang (z.B. einige Länder erteilen unterschiedliche Lizenzstufen je nach Umfang der Tätigkeiten)? Auch internationale Sicherheitsunternehmen müssen oft lokale Lizenzen nachweisen – die Prüfer werden das anhand des Formulars nachhalten. Das Compliance-Formular wird dahingehend geprüft, ob überall “Ja” (Einhaltung) angekreuzt wurde bzw. ob Ausnahmen angegeben sind. Falls ein Bieter etwa angibt, in ein Kartellverfahren verwickelt zu sein oder Mitbewerberbeteiligungen hat, wäre das ein enormes Warnsignal und müsste rechtlich bewertet werden, ggf. ebenfalls ein Ausschlussgrund. Ebenso wird kontrolliert, ob der Bieter beispielsweise anhängige Insolvenzverfahren verneint hat usw. Im EU-Kontext nutzt man hier häufig auch das Einheitliche Europäische Vergabedokument (EEV) als standardisierte Eigenerklärung – in Firmenausschreibungen wird dieses Prinzip übernommen, indem man analog alle Ausschlussgründe abfragt. Der Versicherungsnachweis wird inhaltlich geprüft: Deckt die Police alle geforderten Bereiche ab? Stimmen die Summen? Wenn ein Bieter z.B. nur 1 Mio. € Deckung anbietet, gefordert waren aber 5 Mio. €, müsste er entweder ausgeschlossen oder aufgefordert werden, dies vor Zuschlag zu erhöhen (letzteres wäre aber eine Vergabenachverhandlung, die oft unzulässig ist – daher wird in der Regel ausgeschlossen, wer die Anforderungen unterschreitet). Des Weiteren wird das Subunternehmer-Formular angeschaut: Setzt der Bieter viele Subunternehmer ein, prüft der Auftraggeber eventuell kritisch, ob dadurch Probleme entstehen könnten (z.B. Koordinationsaufwand, Haftungskette). Wenn der Bieter hingegen “keine Subunternehmer” angibt, umso besser – dann ist klar, dass er alles selbst erbringt. Falls Subunternehmer angegeben sind, wird möglicherweise deren Eignung ebenfalls überprüft (bei öffentlichen Vergaben muss man oft die Eignungsnachweise auch der Nachunternehmer mit einreichen). Insgesamt dienen diese Inhalte dazu, die Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Gesetzestreue des Bieters zu verifizieren. Ein Angebot, das in diesen Punkten Zweifel aufkommen lässt, hat geringe Chancen auf den Zuschlag. Umgekehrt stärkt ein vollständig überzeugendes Formularkonvolut das Vertrauen des Auftraggebers in den Bieter.

• Bewertung im Vergleich (Scoring): Nachdem die Grundvoraussetzungen geklärt sind, fließen viele der in den Formularen enthaltenen Informationen direkt in die qualitative und quantitative Bewertung ein. So werden z.B. die Angaben aus dem Ausbildungskonzept-Formular herangezogen, um die Qualität des Personalkonzepts zu bewerten – oft gibt es Bewertungspunkte für “Schulungsplan und Personalentwicklung”. Ein Bieter, der hier umfangreiche, regelmäßig Schulungen mit zertifizierten Trainern nachweist, wird im Kriterium “Mitarbeiterqualifikation” besser abschneiden als einer, der nur Minimales bietet. Ähnliches gilt für das Preisformular: Da alle Angebote im selben Preisformat vorliegen, können die Preisprüfer sehr effizient einen Preisspiegel erstellen und die Angebote anhand der (gewichteten) Kostenpunkte vergleichen. Die Standardisierung verhindert Rechenfehler oder Kreativposten seitens der Bieter, sodass z.B. der niedrigste Preis sicher als niedrigster Preis erkennbar ist und nicht etwa irgendwo versteckte Mehrkosten auftauchen. Sollte ein Preis ungewöhnlich niedrig sein, kann man dank der Vorlage gezielt die fraglichen Positionen identifizieren und den Bieter ggf. zu einer Aufklärung auffordern (bei öffentlichen Vergaben Stichwort: Prüfung auf unangemessen niedrige Angebote gemäß § 60 VgV). Auch die Bewertung der Risikofaktoren profitiert: Aus dem Subunternehmer-Formular kann das Gremium entnehmen, ob möglicherweise Risiken in der Lieferkette bestehen. Aus dem Versicherungsformular sieht man, ob der Bieter vielleicht nur das Minimum erfüllt oder weitreichenden Versicherungsschutz (und damit Risikoabsicherung) bietet – was, je nach Ausschreibung, in einer Bewertungsmatrix Berücksichtigung finden könnte (in privaten Vergaben kann man z.B. qualitative Punkte dafür vergeben, wenn ein Bieter überobligatorischen Versicherungsschutz hat, während bei öffentlichen Vergaben eher nur “erfüllt / nicht erfüllt” zählt). Insgesamt verleiht der Einsatz der Formulare der Bewertungsphase Struktur und Objektivität. Alle Bieter werden in den gleichen Aspekten verglichen: Hat jeder die Lizenz? Hat jeder die gleichen Versicherungen? Was unterscheidet die Angebote in Preis und Qualität? Die Antworten liegen tabellarisch vor, nicht in schwer vergleichbaren Fließtexten. Das beschleunigt die Auswertung erheblich und verringert Interpretationsspielräume.

• Vertragsbindung und Rechtswirkung: Die im Angebot ausgefüllten Formulare gehen im Falle des Zuschlags meist nahtlos in den Vertragsbestand über. Das heißt, die Erklärungen des späteren Auftragnehmers werden Vertragsbestandteil – entweder direkt in den Vertrag aufgenommen oder als Anhang festgeschrieben. Somit werden z.B. die Zusage “Wir halten den gesetzlichen Mindestlohn ein und zahlen Sozialabgaben ordnungsgemäß” oder “Wir setzen keine weiteren Nachunternehmer ohne Zustimmung ein” zu rechtsverbindlichen Verpflichtungen. Sollte der Dienstleister dagegen verstoßen (etwa doch einen nicht deklarierten Subunternehmer einschleusen oder Mitarbeiter unter Tarif bezahlen), kann der Auftraggeber ihn auf Grundlage der unterzeichneten Erklärung zur Rechenschaft ziehen, bis hin zur Kündigung aus wichtigem Grund. Auch die Preisangaben aus dem Preisblatt sind fix: Der Anbieter kann später nicht Preise erhöhen oder zusätzliche nicht vereinbarte Kosten geltend machen, weil das standardisierte Preisformular in der Regel alle zahlungsrelevanten Positionen umfasst und Abweichungen ausschließt. Ebenso bleiben die im Lizenzformular genannten Qualifikationen relevant – sollte sich nachträglich herausstellen, dass z.B. eine Zulassung erloschen war oder Dokumente gefälscht waren, drohen rechtliche Konsequenzen. Kurzum: Die eingereichten Formulare sind keine bloße Formsache, sondern binden den Auftragnehmer nachhaltig. Aus Sicht des Auftraggebers hat das den Vorteil, dass er die im Vergabeverfahren gemachten Zusagen auch vertraglich festgezurrt hat. Für den Auftragnehmer bedeutet es, dass er bereits mit seinem Angebot sehr gewissenhaft und wahrheitsgemäß vorgehen muss, da er sich sonst später haftbar macht. Die Standardformulare zwingen alle Bieter dazu, sich schon vor Zuschlag vertragstreu zu verhalten – was wiederum die Qualität und Integrität des gesamten Prozesses hebt.

Es bestimmen die vorgeschriebenen Formblätter maßgeblich, ob ein Angebot von Anfang an im Rennen bleibt und wie es qualitativ bewertet wird. Sie bilden das Rückgrat der Prüfung von Eignung, Zuverlässigkeit und Leistungsversprechen und werden schließlich Teil der vertraglichen Vereinbarungen. Fehler oder Lücken an dieser Stelle können einen Bieter teuer zu stehen kommen (Ausschluss), wohingegen Sorgfalt und Vollständigkeit hier die Eintrittskarte für eine erfolgreiche Vergabe darstellen.

Die Verwendung von standardisierten Formularen und Templates in Ausschreibungen für Unternehmenssicherheit hat sich als Best Practice erwiesen. Sie steigert die Klarheit der Angebote, vereinfacht die Auswertung und stärkt die Compliance des gesamten Vergabeprozesses. Insbesondere bei sicherheitskritischen Dienstleistungen – die naturgemäß eng mit rechtlichen Auflagen und Qualitätsanforderungen verknüpft sind – schaffen solche Vorlagen ein strukturiertes Fundament, auf dem Transparenz und Gleichbehandlung aufbauen. Die Auswertungszeit verkürzt sich deutlich, da die Prüfer nicht erst Informationen zusammensuchen müssen, sondern unmittelbar vergleichen können. Zudem wird das Risiko von Vergabestreitigkeiten reduziert: Wenn alle Bieter die identischen Formulare abgeben mussten, gibt es wenig Raum für Diskussion, jemand sei unfair behandelt worden oder es seien im Nachhinein Aspekte unberücksichtigt geblieben. Auch für Audits (sei es durch interne Revision oder externe Prüfer) ist sofort ersichtlich, dass der Auftraggeber alle nötigen Nachweise eingeholt und ausgewertet hat.

Kurz: Strukturierte Templates machen Vergaben im Bereich Unternehmenssicherheit effizienter, fairer und rechtssicherer. Unternehmen, die regelmäßig Security-Services ausschreiben, sollten daher einen formbasierten Ansatz institutionalisieren.

• Die verbindliche Forderung, dass Bieter sämtliche geforderten Angaben in den bereitgestellten Formularen machen (anstatt in eigenen Dokumenten).

• Die Pflege einer internen Bibliothek von erprobten Standardformularen, die alle relevanten Bereiche abdeckt. Diese kann für jede neue Ausschreibung angepasst werden, stellt aber sicher, dass nichts Wichtiges vergessen geht.

• Die Orientierung an hohen Maßstäben: So empfiehlt es sich, die Formulare auch an international anerkannten Standards auszurichten. Die ISO 20400 für nachhaltige Beschaffung etwa liefert Hinweise, wie soziale Verantwortung und Transparenz in den Einkaufsprozess integriert werden können – entsprechende Inhalte (z.B. Fragen zu Arbeitsbedingungen, Umweltrichtlinien des Bieters) könnten im Compliance-Formular aufgegriffen werden. Die deutsche DIN 77200 für Sicherheitsdienstleistungen definiert Qualitätskriterien für die Auftragsvergabe im Sicherheitsbereich, die als Grundlage dienen können, um die wirtschaftlich günstigste (nicht nur billigste) Lösung zu ermitteln. Darin finden sich z.B. Empfehlungen zu ausreichendem Versicherungsschutz und zur Beachtung von Tariflöhnen, die man direkt als Anforderungen bzw. Formularfragen übernehmen kann.

• Die konsequente Umsetzung und Schulung: Der Auftraggeber sollte intern sicherstellen, dass alle Beteiligten (Einkäufer, Fachabteilung, Juristen) mit den Formularen vertraut sind und wissen, wie diese auszuwerten sind. Auch die Bieter sollten frühzeitig (z.B. bei der Bieterkonferenz) auf die Bedeutung der Formulare hingewiesen werden, damit sie diese gewissenhaft ausfüllen.

• Formularpflicht einführen: Machen Sie in Ihren Ausschreibungen klar, dass nur Angebote berücksichtigt werden, die alle geforderten Formulare vollständig ausgefüllt enthalten. Weisen Sie bereits in der Ausschreibungsbekanntmachung oder im RFP-Vorwort darauf hin, damit Bieter den Stellenwert erkennen.

• Zentrale Vorlagen nutzen: Greifen Sie auf bestehende Standardvorlagen zurück (ggf. aus dem öffentlichen Sektor oder von Verbänden) und passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Pflegen Sie diese Vorlagen und aktualisieren Sie sie laufend, anstatt jedes Mal bei Null zu beginnen. Ein zentrales Template-Repository sorgt für Konsistenz und spart Zeit.

• An Standards und Richtlinien orientieren: Validieren Sie Ihre Templates gegen etablierte Standards wie DIN 77200 oder interne Compliance-Richtlinien. Beispielsweise könnten Sie definieren, dass alle Bieter einen bestimmten Versicherungsschutz nachweisen müssen, der gemäß BDSW/DIN 77200 empfohlen wird, und das im Formular abfragen. Ebenso könnten Sie Aspekte nachhaltiger Beschaffung (ISO 20400) integrieren, indem Sie etwa eine Erklärung zu fairen Arbeitsbedingungen im Formular verlangen.

• Interne und externe Akzeptanz fördern: Schulen Sie Ihr Einkaufsteam und die Bedarfsträger, damit sie die Vorteile und den richtigen Umgang mit den Formularen kennen. Ebenso sollten potentielle Anbieter wissen, dass formale Sorgfalt erwartet wird. Dies kann die Anzahl an fehlerhaften Angeboten reduzieren.

• Durchsetzung und Feedback: Setzen Sie die aufgestellten Regeln strikt durch – ein Angebot mit fehlendem Formular sollte tatsächlich ausgeschlossen werden (sonst unterminiert man das eigene Regelwerk). Holen Sie nach einer Vergaberunde Feedback ein: Haben die Formulare ihren Zweck erfüllt? Wo gab es Unklarheiten bei den Bietern? Dieses Feedback kann genutzt werden, um die Vorlagen weiter zu verbessern.

Indem Sicherheitsverantwortliche und Einkäufer diese Schritte beherzigen, machen sie Vorlagen und Formblätter zum Standardinstrument ihrer Beschaffung. Dies zahlt sich in mehrfacher Hinsicht aus: Die Vergleichbarkeit und Qualität der Angebote nimmt zu, die Beschaffung wird transparenter und robuster gegen Anfechtungen, und letztlich steigt die Wahrscheinlichkeit, den bestgeeigneten Sicherheitsdienstleister zu identifizieren – einen, der nicht nur preislich attraktiv ist, sondern auch nachweislich alle gesetzlichen und qualitativen Anforderungen erfüllt. Die Investition in ein sauberes, formularbasiertes Vergabeverfahren ist somit eine Investition in die nachhaltige Sicherheit und Compliance des Unternehmens.-