Verfahrensbedingungen Angebotsaufforderung

• Teilnahmemeldung: Gegebenenfalls ist eine Interessensbekundung oder offizielle Registrierung der Bieter im Vorfeld nötig. Dies erlaubt dem ausschreibenden Unternehmen, die Anzahl der erwarteten Angebote abzuschätzen und sicherzustellen, dass alle potenziellen Bieter mit Updates versorgt werden (z.B. bei Änderungen der Ausschreibungsunterlagen).

• Verpflichtende Unterlagen: Jeder Bieter muss ein vollständiges Angebotsdossier einreichen, das alle geforderten Nachweise und Erklärungen enthält.

• Unabhängigkeitserklärung: Der Bieter bestätigt, dass er sein Angebot ohne unzulässige Absprachen erstellt hat und keine Kartellrechtsverstöße begangen wurden.

• Anti-Korruptions- und Compliance-Erklärungen: Schriftliche Bestätigung, dass weder Bestechungsgelder angeboten wurden noch Interessenkonflikte mit dem ausschreibenden Unternehmen bestehen.

• Nachweise zur Gesetzestreue: Etwa Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen und Finanzämter, Einhaltung von Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen, ggf. Auszug aus dem Gewerbezentralregister. In Deutschland kann hierzu auch eine Erklärung gehören, dass der Bieter die Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) erfüllt – insbesondere seinen Mitarbeitern den gesetzlichen Mindestlohn zahlt und bei Einschaltung von Nachunternehmern gemäß §13 MiLoG für dessen Einhaltung haftet.

• Anerkennung der Verfahrensbedingungen: Oft muss der Bieter ausdrücklich bestätigen, dass er die Ausschreibungs- und Verfahrensregeln akzeptiert. Dies stellt sicher, dass sich alle Teilnehmer den gleichen Vorgaben unterwerfen und beugt nachträglichen Einwänden gegen die Verfahrensregeln vor.

• Bindefrist des Angebots: Üblich ist die Festlegung einer Bindefrist (Gültigkeitsdauer) der Angebote von z.B. 60 bis 120 Tagen ab Angebotsdeadline. Innerhalb dieser Frist ist der Bieter an sein Angebot gebunden – er kann es weder einseitig zurückziehen noch Preisänderungen verlangen. Die Bindefrist schützt den Auftraggeber davor, dass ein präferierter Bieter nachträglich abspringt oder neu verhandeln will, während die Entscheidung läuft. In den Verfahrensbedingungen sollte klar angegeben sein, wie lange die Angebote gültig bleiben müssen, um gültig zu sein.

Der Kern fairer Verfahrensbedingungen liegt in transparenten Entscheidungs- und Wertungsregeln.

• Zuschlagsprinzip festlegen: Zunächst ist anzugeben, ob der Preis allein den Zuschlag bestimmt (häufig bei standardisierten Wachleistungen) oder ob das wirtschaftlich günstigste Angebot anhand mehrerer Kriterien gesucht wird (Bestbieter-Prinzip). Im Sicherheitsbereich wird oft ein Preis-Leistungs-Verhältnis herangezogen, um Qualitätsaspekte zu berücksichtigen. Die Verfahrensbedingungen sollten das gewählte Zuschlagsprinzip benennen (z.B. “Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlich günstigste Angebot gemessen an Preis (40%) und Qualität (60%)”).

• Kriterien und Gewichtung: Sämtliche Wertungskriterien sind vorab festzulegen und den Bietern bekannt zu geben. Dazu gehört auch die prozentuale Gewichtung jedes Kriteriums.

• In diesem Beispiel würde der Angebotspreis 40% der Gesamtbewertung ausmachen, während Konzeptqualität, Erfahrung des Anbieters und zugesicherte Compliance-Maßnahmen zusammen 60% ausmachen. Entscheidend ist, dass die Definition der Kriterien eindeutig ist (z.B. was wird unter Technisches Konzept bewertet?) und dass die Gewichtungen für alle Angebote gleichermaßen gelten.

• Ausschlussgründe: Die Verfahrensbedingungen sollten klar nennen, unter welchen Umständen ein Angebot vom Verfahren ausgeschlossen wird. Typische Ausschlussgründe sind z.B. verspätete Angebotsabgabe, fehlende oder unvollständige Unterlagen, Nichteinhaltung von Muss-Kriterien (etwa fehlende Lizenz nach §34a GewO) oder Verstöße gegen formale Vorgaben. Angebote, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, kommen gar nicht in die Bewertungsrunde – dies ist wichtig, um den Grundsatz der Gleichbehandlung zu wahren und nur vergleichbare Angebote zu bewerten.

• Dokumentierte Bewertung (Wertungsmatrix): Für die eigentliche Angebotsbewertung sollte intern eine Wertungsmatrix oder Scoring-Tabelle verwendet werden. Jedes Mitglied des Bewertungsteams vergibt nach festgelegten Maßstäben Punkte pro Kriterium. Diese Bewertungen werden zusammengetragen und begründet. Die Verfahrensbedingungen können festhalten, dass die Bewertung schriftlich begründet und archiviert werden muss. So entsteht ein Prüfpfad: Sollte ein Bieter eine Nachprüfung verlangen oder ein Audit erfolgen, kann das Unternehmen transparent darlegen, wie jede Note zustande kam und warum der Zuschlag an einen bestimmten Anbieter ging.

• Einhaltung interner und externer Vorschriften: Zunächst ist sicherzustellen, dass das Verfahren den internen Procurement-Richtlinien des Unternehmens entspricht. Viele Firmen haben interne Vorgaben zur Lieferantenauswahl, Anti-Korruptionsregeln oder Genehmigungsprozesse, die eingehalten werden müssen. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob nationale Vergabevorschriften greifen. Handelt es sich z.B. bei dem ausschreibenden Unternehmen um einen öffentlicher Auftraggeber oder Sektorenauftraggeber, sind gegebenenfalls Gesetze und Verordnungen (wie GWB/VgV in Deutschland oder EU-Vergaberichtlinien) zu beachten, die strenge Anforderungen an Transparenz und Gleichbehandlung stellen. Selbst wenn es sich um eine private Ausschreibung handelt, sollten diese Prinzipien freiwillig angewandt werden, um ein faires, marktkonformes Verfahren sicherzustellen.

• ESG-Standards und Sorgfaltspflichten: Im Zuge steigender ESG-Anforderungen (Environment, Social, Governance) legen immer mehr Unternehmen Wert auf verantwortungsvolle Beschaffung. Die Verfahrensbedingungen sollten daher Kriterien oder Verpflichtungen enthalten, die Umwelt- und Sozialstandards berücksichtigen (z.B. Gleichbehandlung der Mitarbeiter, keine Kinderarbeit, Nachhaltigkeitszertifikate bei Technik). Insbesondere im Bereich Lieferkettensorgfalt kann vom Sicherheitsdienstleister verlangt werden, dass er seinerseits die Einhaltung von Menschenrechten und arbeitsrechtlichen Standards bei etwaigen Subunternehmen sicherstellt. Solche Anforderungen sollten transparent in den Ausschreibungsunterlagen verankert sein, um späteren Überprüfungen oder ESG-Audits standzuhalten.

• Datenschutz und Datenhandhabung: Sicherheitsdienstleistungen gehen oft mit dem Zugang zu sensiblen Daten einher (z.B. Personalien fürs Zutrittsmanagement, Sicherheitskonzepte). Entsprechend muss die Ausschreibung datenschutzkonform gestaltet sein. Die Verfahrensbedingungen sollten regeln, wie mit vertraulichen Informationen verfahren wird – etwa, dass personenbezogene Daten nur für Zwecke der Angebotserstellung genutzt und nach Abschluss gelöscht werden. Zudem sollten Bieter darlegen, wie sie die DSGVO bzw. einschlägige Datenschutzgesetze einhalten. Das schließt auch Anforderungen ein, bestimmte Unterlagen vertraulich zu behandeln und im Falle einer Nichtbeauftragung zurückzugeben oder zu vernichten.

• Anti-Korruption und Integrität: Ein rechtskonformes Verfahren beinhaltet strikte Antikorruptions-Maßnahmen. In den Verfahrensbedingungen kann z.B. festgehalten sein, dass Geschenke, Einladungen oder andere Vorteile von Bietern an Mitarbeiter des Auftraggebers verboten sind oder bestimmten Wertgrenzen unterliegen. Außerdem sollten Mechanismen definiert sein, um Unregelmäßigkeiten zu melden – etwa eine vertrauliche Meldestelle (Whistleblowing-Hotline) für den Fall, dass ein Beteiligter Bestechungsversuche beobachtet. Alle internen Entscheider sollten schriftlich erklären, dass sie keine persönlichen Vorteile von Bietern erhalten haben. Diese Maßnahmen stützen die Integrität des Vergabeverfahrens und schützen das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen.

• Einhaltung von Arbeits- und Tarifrecht: Da Sicherheitsdienstleistungen personalintensiv sind, ist die Einhaltung arbeitsrechtlicher Standards durch den Auftragnehmer ein zentrales Kriterium. Die Verfahrensbedingungen können beispielsweise fordern, dass der Auftragnehmer nachweist, dass er den branchenspezifischen Tariflohn (z.B. nach den Lohntarifen des BDSW – Bundesverband der Sicherheitswirtschaft) zahlt und sämtliche sozialversicherungsrechtlichen Pflichten erfüllt. Insbesondere das in Deutschland geltende Mindestlohngesetz (MiLoG) spielt eine Rolle: Gemäß §13 MiLoG haftet ein Auftraggeber dafür, dass auch beauftragte Subunternehmer den Mindestlohn zahlen. Daher ist es im Interesse des ausschreibenden Unternehmens, vom Bieter Zusicherungen über die Einhaltung des MiLoG und ggf. Vertragsstrafen bei Verstößen zu verlangen.

• Regelung von Nachprüfungen und Einsprüchen: Auch in privaten Vergabeverfahren sollte ein fairer Mechanismus für Bieterbeschwerden vorgesehen werden. Die Verfahrensbedingungen sollten eine Frist und einen Prozess definieren, innerhalb derer unterlegene Bieter Einspruch gegen die Vergabeentscheidung erheben können. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass Beanstandungen innerhalb von 5 Werktagen nach Zuschlagserteilung schriftlich an eine unabhängige Stelle im Unternehmen zu richten sind (etwa an die Compliance-Abteilung oder einen Beschwerdeausschuss). Ebenso ist zu benennen, wer die finale Entscheidungsinstanz bei solchen Beschwerden ist – z.B. die Rechtsabteilung oder ein externer Gutachter. Diese Transparenz schafft Vertrauen und kann im Streitfall aufzeigen, dass das Unternehmen Beschwerden ernst nimmt und objektiv prüft.

• Vertragsbedingungen und Leistungsauflagen: Schließlich sollten die Verfahrensbedingungen den Übergang zum Vertrag abbilden. Wesentliche Punkte des späteren Dienstleistungsvertrags – etwa definierte Service Level Agreements (SLAs), Vertragsstrafen bei Nichterfüllung (z.B. Geldbußen bei Personalausfall) oder Reporting-Pflichten (regelmäßige Sicherheitsberichte, Melden von Vorkommnissen) – können schon in der Ausschreibung angekündigt werden. Die Bieter wissen so, welche Verpflichtungen auf sie zukommen, und stimmen implizit mit Abgabe des Angebots zu, diese Vertragsbedingungen zu akzeptieren. Dadurch ist gewährleistet, dass der letztliche Dienstleister sich nicht auf Unkenntnis solcher Pflichten berufen kann – ein weiterer Baustein rechtlicher Absicherung.

Die strengsten Regeln nützen wenig, wenn keine Konsequenzen bei Verstößen gezogen werden.

• Ausschluss vom Verfahren: Begeht ein Bieter einen schweren Verstoß gegen die Verfahrensregeln – etwa durch versuchte Einflussnahme auf Entscheidungsträger, absichtliche Falschangaben oder die Preisgabe vertraulicher Informationen – kann dies seine sofortige Disqualifikation zur Folge haben. Die Ausschreibungsbedingungen sollten solche Fälle benennen und dem Auftraggeber das Recht einräumen, betreffende Angebote vom Vergabeprozess auszuschließen. Gleiches gilt für formale Verstöße wie wiederholtes Nichteinhalten von Vorgaben trotz Aufforderung zur Nachreichung – auch hier ist der Ausschluss zulässig, um Fairness gegenüber regelkonformen Bietern zu wahren.

• Rechtsunwirksamkeit des Zuschlags: Stellt sich nachträglich heraus, dass der Zuschlag auf Basis eines fehlerhaften oder unfairen Verfahrens erteilt wurde, kann dies die Nichtigkeit des Vertrages bedeuten. Zum Beispiel, wenn essenzielle Verfahrensregeln missachtet oder Bieter ungleich behandelt wurden, kann ein unterlegener Bieter rechtliche Schritte einleiten. Im schlimmsten Fall wird der bereits erteilte Auftrag wieder entzogen und muss neu ausgeschrieben werden. Dieser Ausgang ist für alle Beteiligten nachteilig – deshalb dienen die Verfahrensbedingungen gerade dazu, eine solche Situation von vornherein zu vermeiden.

• Interne Prüfungen und Audits: Jeder Verstoß – sei es durch Bieter oder durch das Vergabeteam – kann interne Untersuchungen auslösen. Die Compliance- oder Revisionsabteilung des Unternehmens wird in einem solchen Fall den gesamten Vergabeprozess prüfen. Die Verfahrensbedingungen sollten darauf hinweisen, dass alle Entscheidungen und Schritte revisionsfest dokumentiert sind. So können Auditoren lückenlos nachvollziehen, was passiert ist. Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, können Empfehlungen ausgesprochen werden (z.B. Schulungen oder Prozessanpassungen) oder im Ernstfall Verantwortliche zur Rechenschaft gezogen werden.

• Reputationsschäden und Beschwerden: Die Missachtung von Vergaberegeln im sensiblen Sicherheitsbereich kann erhebliche Imageschäden verursachen. Wichtige Stakeholder – etwa Geschäftsleitung, Aufsichtsrat oder auch die Öffentlichkeit, falls der Fall bekannt wird – könnten das Vertrauen in die Procurement-Abteilung verlieren. Ebenso besteht die Gefahr, dass unterlegene Bieter Beschwerden publik machen oder rechtlich gegen das Unternehmen vorgehen. Daher betonen Verfahrensbedingungen stets, dass Regelverstöße nicht toleriert werden und ziehen bereits im eigenen Interesse des Unternehmens klare Konsequenzen nach sich.

• Blacklisting für zukünftige Aufträge: Gerade im Sicherheitsgewerbe, wo Vertrauen und Integrität zählen, werden Anbieter, die schwere Verstöße begangen haben (z.B. Korruption, Betrug bei Referenzen), häufig auf eine interne Sperrliste gesetzt. Die Verfahrensbedingungen können vorsehen, dass ein solcher Bieter für künftige Ausschreibungen ausgeschlossen wird. Umgekehrt behalten auch seriöse Auftragnehmer sich vor, nicht mehr an Ausschreibungen von Auftraggebern teilzunehmen, die ihrerseits unfair agiert haben. Langfristig entsteht so ein Marktumfeld, in dem nur Anbieter mit einwandfreiem Leumund und regelkonforme Auftraggeber miteinander Geschäfte machen – ein Vorteil für die gesamte Branche.