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Teilnahmevoraussetzungen Sicherheitsausschreibung

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Teilnahmevoraussetzungen bei Ausschreibungen

Teilnahmevoraussetzungen bei Ausschreibungen

Bei Ausschreibungen für Unternehmenssicherheit dienen strenge Teilnahmebedingungen als erster Filter, um sicherzustellen, dass nur gesetzeskonforme, finanziell stabile und leistungsfähige Sicherheitsanbieter in die Preisphase gelangen. Ausschreibungsorganisationen (ob private Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen) tragen die Verantwortung, vor der Auftragsvergabe zu überprüfen, ob jeder Bieter Mindeststandards erfüllt und kein Compliance-Risiko darstellt.Dieses Vorqualifizierungsverfahren bestätigt, dass die Bieter über die entsprechenden Lizenzen verfügen, die Arbeitsgesetze einhalten und rund um die Uhr einsatzbereit sind, um Sicherheitsdienste (z. B. Bewachung, Zugangskontrolle, Videoüberwachung, Notfallmaßnahmen) zu erbringen. Durch die Definition robuster Teilnahmekriterien im Vorfeld kann der Bieter ungeeignete Anbieter – solche ohne Lizenzen, finanzielle Solidität oder ethische Vorgaben – aussortieren , bevor er Preis- oder Leistungsangebote bewertet. Im Wesentlichen fungieren diese Anforderungen als Compliance-Gate und schützen den Kunden vor späteren rechtlichen Haftungsansprüchen oder Betriebsausfällen. Ziel ist eine transparente und strenge Vorqualifizierung , die den Beschaffungs-, Sicherheits-, Rechts- und Compliance-Teams Vertrauen in die zur Ausschreibung eingeladenen Anbieter gibt.

Teilnahmevoraussetzungen für Sicherheitsausschreibungen

Obligatorische Lizenzen und rechtliche Berechtigung

Bieter müssen ihre rechtliche Berechtigung zur Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen nachweisen. Eine wesentliche Voraussetzung ist der Besitz einer gültigen Lizenz als Sicherheitsunternehmen, wie sie in der jeweiligen Rechtsordnung gesetzlich vorgeschrieben ist. In Deutschland beispielsweise ist für den Betrieb eines Sicherheitsdienstes eine Erlaubnis nach § 34a der Gewerbeordnung erforderlich, was wiederum das Bestehen einer Kompetenzprüfung und die Erfüllung von Zuverlässigkeitskriterien erfordert. Anbieter sollten eine Kopie einer solchen Lizenz oder Genehmigung vorlegen, aus der hervorgeht, dass sie aktuell ist und den Leistungsumfang (z. B. Bewachung, Alarmreaktion usw.) abdeckt.

Darüber hinaus müssen die Zertifizierungen und Ausbildungsnachweise der Mitarbeiter dokumentiert werden. Viele Länder schreiben spezielle Qualifikationen für Sicherheitspersonal vor – in Deutschland müssen Schlüsselkräfte und Wachpersonal in bestimmten Funktionen die Sachkundeprüfung bestanden oder mindestens die 40-stündige Unterrichtung nach §34a GewO absolviert haben. Bieter sollten nachweisen, dass ihr Personal über die erforderlichen individuellen Lizenzen oder Zertifikate für Funktionen wie Sicherheitspersonal, Türsteher, Videoüberwachungspersonal usw. verfügt. Dies belegt, dass die Belegschaft des Anbieters gemäß den nationalen Gesetzen ordnungsgemäß qualifiziert ist.

Bieter müssen in der Regel offizielle Dokumente vorlegen, die die Rechtsform ihres Unternehmens bestätigen. Dazu gehört ein Handelsregisterauszug oder eine gleichwertige Gewerbeanmeldung, die die Existenz des Unternehmens, die Registrierungsnummer und die Eigentumsverhältnisse bestätigt. Ein Nachweis der Registrierung bei der örtlichen Industrie- oder Handelskammer kann ebenfalls verlangt werden, insbesondere wenn die Mitgliedschaft für das Gewerbe obligatorisch ist. Diese Dokumente belegen, dass der Bieter ein rechtmäßiges Unternehmen mit gutem Ruf ist.

Schließlich muss der Bieter schriftliche Erklärungen vorlegen, die seine Rechtskonformität und seine Befugnisse belegen . Eine wichtige Erklärung ist, dass das Unternehmen nicht von der öffentlichen Auftragsvergabe ausgeschlossen oder disqualifiziert ist und keine rechtlichen Hindernisse für die Angebotsabgabe vorliegen (z. B. keine Direktoren, die wegen Beschaffungsbetrugs oder anderer Vergehen, die zum Ausschluss führen, verurteilt wurden). Eine weitere Erklärung sollte die Befugnis des Unterzeichners bestätigen: Die Person, die das Angebot unterzeichnet, ist ordnungsgemäß befugt, das Unternehmen zu binden und Sicherheitsdienstleistungsverträge abzuschließen. Ausschreibungsformulare erfordern häufig eine unterzeichnete Vollmacht oder einen Gesellschaftsbeschluss als Nachweis dafür, dass der Vertreter des Bieters das Angebot und den daraus resultierenden Vertrag rechtsgültig unterzeichnen kann. Zusammenfassend stellt dieser Abschnitt der Anforderungen sicher, dass jeder Bieter über die erforderliche Lizenz, die Einhaltung der Gesetze und die Berechtigung verfügt, Sicherheitsdienstleistungen anzubieten.

Nachweis der Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards

Sicherheitsdienstleister müssen soziale Verantwortung und die Einhaltung des Arbeitsrechts als Teilnahmevoraussetzung nachweisen. Bieter werden gebeten, die Einhaltung aller geltenden Lohn- und Arbeitnehmerschutzbestimmungen nachzuweisen. Ein zentrales Element ist die Einhaltung branchenspezifischer Tarifverträge oder zumindest der gesetzlichen Mindestlöhne. Viele Länder verlangen von Bietern die Unterzeichnung einer Lohnkonformitätserklärung – in Deutschland beispielsweise gibt es in den meisten Bundesländern Tariftreue- und Mindestlohngesetze, die Bieter verpflichten, die branchenüblichen Löhne über dem gesetzlichen Mindestlohn zu zahlen.Ausschreibungen sollten eine unterzeichnete Erklärung enthalten , die bestätigt, dass jeder Sicherheitsmitarbeiter mindestens den vorgeschriebenen Mindeststundenlohn (und einen höheren Lohn, falls ein Tarifvertrag gilt) erhält. Dazu gehört auch die Anerkennung etwaiger Schichtzuschläge, Nacht- oder Feiertagszuschläge sowie gesetzlich oder tariflich vorgesehener Zulagen. Die Gewährleistung fairer Löhne erfüllt nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern verhindert auch „Lohndumping“ – Vergaberichtlinien empfehlen, ungewöhnlich niedrige Angebote abzulehnen, die auf Verstößen gegen Arbeitsgesetze oder der Missachtung von Tarifverträgen beruhen.

Bieter müssen zudem nachweisen, dass sie alle sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen für ihre Mitarbeiter erfüllen . Dies kann in Form von Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkassen oder Sozialversicherungsträgern geschehen, die bestätigen, dass das Unternehmen seine Mitarbeiter angemeldet und alle erforderlichen Beiträge für Rente, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung usw. gezahlt hat (in Deutschland oft als Unbedenklichkeitsbescheinigungen bezeichnet ). Bei EU-Ausschreibungen erklären Unternehmen sogar, dass sie alle gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf Sozialversicherungsbeiträge und Steuern erfüllt haben.Eine solche Dokumentation gibt dem Kunden die Sicherheit, dass der Sicherheitsdienstleister keine illegalen Beschäftigungs- oder Steuerhinterziehungspraktiken betreibt.

Darüber hinaus müssen Bieter in der Regel Erklärungen zur Einhaltung von Arbeitsvorschriften und ethischen Standards unterzeichnen . Dazu gehört die Bestätigung der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen (z. B. maximale Schichtlängen, Ruhezeiten gemäß nationalem Arbeitszeitgesetz) und die Verpflichtung zur Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften zum Schutz ihrer Mitarbeiter im Einsatz. Auftragnehmer sollten über Richtlinien verfügen, um Mitarbeiter in Notfallmaßnahmen zu schulen, Schutzausrüstung bereitzustellen und Gefahren am Arbeitsplatz vorzubeugen – die Einhaltung dieser Vorschriften wird häufig durch eine Selbsterklärung oder ein Dokument mit Arbeitsschutzrichtlinien bescheinigt. Ebenso müssen Bieter die Einhaltung von Gesetzen zur Chancengleichheit und Antidiskriminierung im Arbeitsverhältnis bekräftigen (z. B. die Einhaltung von Gesetzen zur Gleichstellung der Geschlechter oder zum Schutz von Minderheiten). Durch die Einholung dieser Zusagen und Nachweise stellt das ausschreibende Unternehmen sicher, dass jeder potenzielle Sicherheitsanbieter hohe soziale Standards einhält und seine Mitarbeiter rechtmäßig und ethisch behandelt. Dies verringert das Risiko, dass der Kunde in Arbeitskonflikte verwickelt wird oder der Auftragnehmer für Lohnverstöße mitverantwortlich gemacht wird.

Versicherungsschutz und finanzielle Sicherheit

Ausschreibungen für Sicherheitsdienstleistungen verlangen von den Bietern finanzielle Solidität und ausreichenden Versicherungsschutz . Eine zwingende Voraussetzung ist der Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung (Berufshaftpflichtversicherung), die die mit Sicherheitseinsätzen verbundenen Risiken abdeckt. Die Police sollte Personen-, Sach- und Vermögensschäden abdecken , die im Rahmen der Bewachungstätigkeiten entstehen können. Oftmals werden in Ausschreibungen Mindestdeckungssummen pro Vorfall festgelegt. So verlangen beispielsweise die deutschen Vorschriften für Sicherheitsfirmen eine Deckungssumme von mindestens 1.000.000 € für Personenschäden und 250.000 € für Sachschäden (zusätzlich zu einer besonderen Deckung für den Verlust von bewachten Gegenständen und reinen Vermögensschäden).Bieter müssen in der Regel eine Bescheinigung ihres Versicherers vorlegen, die die gültige Police und die Deckungssummen belegt. Eine ausreichende Versicherung gibt dem Auftraggeber die Sicherheit, dass der Auftragnehmer im Falle eines Vorfalls – wie z. B. eines Unfalls, Diebstahls oder Schadens während der Wache – finanziell in der Lage ist, die Ansprüche zu decken. Sie spiegelt auch die Professionalität und das Risikomanagement des Bieters wider.

Neben der Versicherung wird die finanzielle Stabilität als Teilnahmekriterium geprüft. Bieter müssen in der Regel bestätigen, dass sie nicht zahlungsunfähig, insolvent oder unter Zwangsverwaltung sind . Zu den üblichen Ausschlusskriterien gehört, dass Unternehmen erklären, dass gegen sie kein Insolvenzverfahren oder ähnliche rechtliche Verfahren eingeleitet wurden und dass sie sich nicht in einem Zustand der Zahlungsunfähigkeit befinden.Viele Ausschreibungen erfordern diese Solvenzerklärung (oft in Form einer ehrenwörtlichen Erklärung oder Selbstauskunft), um sicherzustellen, dass der Bieter seinen Betrieb während der Vertragslaufzeit aufrechterhalten kann. Kunden können auch Finanzdokumente wie eine aktuelle Bilanz oder einen Jahresabschlussauszug anfordern , um das Eigenkapital, die Schulden und die allgemeine finanzielle Gesundheit des Bieters zu überprüfen. In einigen Fällen kann ein Mindestjahresumsatz im Sicherheitsdienstleistungsbereich festgelegt werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über ein ausreichendes Geschäftsvolumen verfügt.

Darüber hinaus kann ein Bankschreiben oder eine Kreditauskunft verlangt werden, in der eine Bank die Kreditwürdigkeit des Bieters bestätigt oder eine Kreditlinie zusichert. Dies ergänzt die Anforderung, dass Bieter in der Lage sein müssen, den Cashflow des Auftrags abzuwickeln – beispielsweise die Gehälter der Wachleute pünktlich zu zahlen, auch wenn der Kunde verspätet zahlt . Der Bieter kann ausdrücklich aufgefordert werden, seine Fähigkeit zu bestätigen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu decken und die Servicekontinuität für einen bestimmten Zeitraum ohne Unterbrechung aufrechtzuerhalten. Insgesamt garantieren diese finanziellen Anforderungen, dass ein ausgewählter Sicherheitsanbieter nicht während der Laufzeit zusammenbricht oder in Verzug gerät und dass er über alle notwendigen Versicherungen verfügt, um beide Parteien vor möglichen Verlusten zu schützen. Durch die Überprüfung des Versicherungsschutzes und der Finanzunterlagen mindert die ausschreibende Stelle das Risiko eines Vertragsversagens aufgrund finanzieller Instabilität.

Berufserfahrung und Referenzprojekte

Nachgewiesene Erfolge im Sicherheitsbereich sind ein weiterer wichtiger Faktor für die Vorauswahl. Bieter sollten über ein Mindestmaß an Berufserfahrung verfügen, die in der Regel durch langjährige Tätigkeit und den erfolgreichen Abschluss ähnlicher Projekte nachgewiesen wird. Viele Ausschreibungen verlangen mindestens zwei bis drei Jahre praktische Erfahrung im Bereich Unternehmenssicherheit oder Bewachung. In Best-Practice-Leitfäden wird empfohlen, Bieter nach der Dauer ihrer Tätigkeit als private Sicherheitsdienstleister sowie nach ihrer Unternehmensstruktur und ihrem Tätigkeitsbereich zu fragen.Dadurch wird sichergestellt, dass neue oder unerprobte Firmen (ohne Erfahrung in diesem Bereich) sorgfältig ausgesondert oder bewertet werden.

Bieter müssen in der Regel Referenzprojekte einreichen , die ihre Erfahrung mit Aufträgen vergleichbarer Art und Komplexität belegen. Dazu gehört in der Regel eine Liste relevanter Aufträge der letzten drei Jahre mit den wichtigsten Details: Name des Auftraggebers, Vertragsdauer und -umfang, Auftragswert und eine Kontaktperson, die die Leistung bestätigen kann.Ein Sicherheitsunternehmen kann beispielsweise Referenzen wie Bewachungsdienste für ein Bürogebäude, ein Logistikzentrum oder eine Produktionsstätte angeben, wenn diese mit der vorliegenden Ausschreibung vergleichbar sind. Die Ausschreibung kann sogar die Art der benötigten Referenzen spezifizieren – z. B. „mindestens drei Referenzen für die Sicherheit von Bürogebäuden im 24/7-Betrieb“ . Referenzen dienen als Nachweis der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters , und öffentliche Auftraggeber können Referenzkunden kontaktieren, um die Qualität der Leistung zu bestätigen. Es wird empfohlen, dass Bieter nur Projekte auflisten, für die der vorherige Kunde positives Feedback gibt.In manchen Fällen werden als Teil der Referenzdokumentation auch Kundenempfehlungsschreiben oder Leistungsbeurteilungen angefordert, um die Zuverlässigkeit des Bieters zu bestätigen.

Branchenspezifische Erfahrung wird oft geschätzt. Wenn die Ausschreibung einen Hochsicherheits- oder Spezialbereich abdeckt (wie kritische Infrastrukturen, Rechenzentren oder Personenschutz), können die Teilnahmebedingungen Referenzen in diesen speziellen Bereichen verlangen. Bieter sollten jegliche Erfahrung in Hochrisiko- oder Spezialbereichen hervorheben , wie etwa die Bewachung kritischer Infrastrukturen, den Besucherempfang in Unternehmenszentralen, das Sicherheitsmanagement bei öffentlichen Veranstaltungen usw. Darüber hinaus können in der Ausschreibung Einzelheiten über die Erfahrung der Mitarbeiter des Bieters in Schlüsselpositionen verlangt werden. So müssen Bieter beispielsweise nachweisen, dass ihre Teamleiter oder Projektmanager bereits Erfahrung mit Zugangskontrollen am Empfang und Besuchermanagementsystemen (VMS) haben, in Notfallprotokollen geschult sind und mit der Bedienung von Videoüberwachungs- und Alarmsystemen vertraut sind . Kurze Lebensläufe oder Zertifikate dieser Schlüsselmitarbeiter können das Angebot aufwerten. Indem der Kunde auf nachweisbare Erfahrung und Referenzen besteht, stellt er sicher, dass nur fähige und bewährte Sicherheitsfirmen – solche mit einer soliden, für den Auftrag relevanten Erfolgsbilanz – am Wettbewerb teilnehmen können, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Leistungserbringung erhöht.

Personalkapazität und Betriebsbereitschaft

Neben bisherigen Erfahrungen muss ein qualifizierter Sicherheitsanbieter nachweisen, dass er über die aktuelle Personalkapazität und Betriebsinfrastruktur verfügt , um die Auftragsanforderungen zu erfüllen. Zu den Teilnahmekriterien gehört oft eine Mindestzahl festangestellter, geschulter Sicherheitsmitarbeiter auf der Gehaltsliste des Bieters. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen über genügend Personal (und nicht nur einen Ein-Mann-Betrieb oder Ad-hoc-Arbeitskräfte) verfügt, um den Auftrag abzudecken. Beispielsweise könnte eine Ausschreibung verlangen, dass der Bieter mindestens 20 qualifizierte Sicherheitskräfte in der Region beschäftigt. Bieter sollten bereit sein, ihre Personalstärke zu dokumentieren , beispielsweise eine Übersicht darüber, wie viele lizenzierte Wachleute, Vorgesetzte und Reservekräfte sie haben. Ziel ist es, nachzuweisen, dass das Unternehmen alle Schichten (einschließlich Nacht-, Wochenend- und Feiertagsschichten) mit ausgeruhtem und qualifiziertem Personal abdecken kann und dass es über Redundanz verfügt , um Abwesenheiten oder plötzliche Personalspitzen (wie etwa einen Notfall, der kurzfristig zusätzliches Wachpersonal erfordert) zu bewältigen. Ein Anbieter, der ein kleines Team überfordert oder sich ausschließlich auf Überstunden verlässt, gefährdet die Zuverlässigkeit des Services; daher ist die Kapazität entscheidend.

Bei der Ausschreibung werden auch die Betriebsbereitschaft und die Managementstruktur des Anbieters für den Auftrag untersucht. Bieter müssen unter Umständen ihre Aufsichts- und Kontrollmechanismen beschreiben : Setzen sie beispielsweise für jede Schicht Schichtleiter oder Baustellenleiter ein? Gibt es einen rund um die Uhr besetzten Kontrollraum oder eine Einsatzzentrale, die die diensthabenden Wachen unterstützt? Klare Aufsichtsstrukturen (z. B. ein Projektmanager, Schichtleiter und ein Account Manager, der mit dem Kunden in Kontakt steht) zeigen, dass der Anbieter die Qualitätskontrolle aufrechterhalten und umgehend auf Probleme reagieren kann. Bieter sollten ihre internen Qualitätssicherungsprozesse darlegen – wie etwa stichprobenartige Kontrollen nach der Verlegung, Check-in-Systeme für Wachpersonal, Protokolle zur Meldung von Vorfällen und Leistungsprüfungen. In vielen Ausschreibungen wird ausdrücklich nach den Verfahren des Auftragnehmers zur Verwaltung von Wachwechseln, zum Umgang mit Nichterscheinen und zur Sicherstellung einer kontinuierlichen Abdeckung gefragt (dazu kann die Aufrechterhaltung eines Ersatzpools oder Bereitschaftspersonal gehören). Die Fähigkeit, auf Notfälle oder kurzfristige Anfragen zu reagieren, ist im Sicherheitsbereich besonders wichtig; Bieter könnten hervorheben, dass sie mobile Reaktionsteams oder zusätzliches Personal in Bereitschaft haben.

Um die Bereitschaft zu demonstrieren, verlangen manche Ausschreibungen Beschreibungen der Schulungsprogramme und -ausrüstung des Bieters . Obwohl nicht immer obligatorisch, können Informationen über laufende Mitarbeiterschulungen (z. B. Kundendienstschulungen für Empfangspersonal, Erste Hilfe, Brandschutzübungen, Auffrischungskurse für Verteidigungstaktiken) das Engagement des Unternehmens für Professionalität verdeutlichen. Eine Übersicht über die Uniform- und Erscheinungsstandards kann erforderlich sein, da Wachleute oft das Image des Kunden repräsentieren. Ebenso können Details zum Einsatz von Technologie – etwa ob Wachleute mit Funkgeräten, Bodycams, Rundgangsystemen oder Berichts-Tablets/-Apps ausgestattet sind – die modernen Fähigkeiten zur Verwaltung von Sicherheitsabläufen veranschaulichen. Bieter könnten erwähnen, ob sie elektronische Wachverfolgungs- oder Vorfallmanagementsoftware verwenden, da diese Tools die Zuverlässigkeit und Transparenz verbessern. Insgesamt stellt diese Kategorie von Teilnahmevoraussetzungen sicher, dass der erfolgreiche Bieter nicht nur über genügend Personal , sondern auch über die organisatorischen Systeme, Werkzeuge und Verfahren verfügt , um den Auftrag vom ersten Tag an effektiv auszuführen.

Unterauftragsvergabe und Personaltransparenz

Transparenz darüber, wer die Sicherheitsaufgaben übernimmt, ist bei Ausschreibungen von entscheidender Bedeutung. Bieter müssen daher angeben, ob sie beabsichtigen, Teile des Auftrags an Subunternehmer zu vergeben , und gegebenenfalls Einzelheiten zu diesen Subunternehmern angeben. In vielen Fällen ist der Einsatz von Subunternehmern für Sicherheitsdienstleistungen entweder eingeschränkt oder genehmigungspflichtig, da der Kunde sicherstellen muss, dass alle Mitarbeiter dieselben strengen Kriterien erfüllen. Wenn ein Bieter die Beauftragung von Subunternehmern vorschlägt (z. B. ein lokales Partnerunternehmen zur Abdeckung eines abgelegenen Standorts oder spezialisierte K9-Einheiten für die Hundeführung), muss die Ausschreibung die vollständige Offenlegung der Identität, des Rechtsstatus und der Qualifikationen des Subunternehmers erfordern . Der Bieter sollte die Gewerbeerlaubnis oder Registrierung des Subunternehmers vorlegen und nachweisen, dass dieser auch über die erforderlichen Lizenzen für die Sicherheitsbranche verfügt (z. B. auch über eine Lizenz gemäß § 34a GewO, falls in Deutschland). Grundsätzlich müssen Subunternehmer alle Verpflichtungen des Hauptauftragnehmers in Bezug auf Lizenzierung, Zuverlässigkeit und Konformität erfüllen. Der Bieter muss gegebenenfalls die Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Schulungsnachweise und Referenzen des Subunternehmers vorlegen.

Ein wichtiger Aspekt ist die Sicherstellung, dass die Vergabe von Unteraufträgen nicht zur Umgehung von Arbeitsnormen missbraucht wird. Der Anbieter kann eine schriftliche Bestätigung verlangen, dass jeder Subunternehmer seinen Mitarbeitern mindestens die im Vertrag geforderten Mindestlöhne und Sozialleistungen zahlt (um zu verhindern, dass der Subunternehmer das Wachpersonal unterbezahlt). Dies entspricht der allgemeinen Forderung nach Einhaltung der Lohnvorschriften.– Hauptauftragnehmer sind oft auch für die Einhaltung der Vorschriften durch ihre Subunternehmer verantwortlich. In manchen Ländern müssen Subunternehmer sogar dieselben Lohn- und Arbeitsrechtserklärungen unterzeichnen wie der Hauptanbieter. Daher muss jedes Vertragspersonal, ob direkt angestellt oder über Subunternehmer, hinsichtlich der Einhaltung der gesetzlichen und sozialen Vorschriften Rechenschaft ablegen.

Über die Subunternehmer hinaus umfasst die Personaltransparenz auch die Offenlegung der Schlüsselpersonen, die den Sicherheitsvertrag verwalten und beaufsichtigen. Bieter werden in der Regel gebeten, die Schlüsselpersonen oder das Schlüsselteam für das Projekt zu benennen – zum Beispiel den Vertragsmanager, den Site Security Manager, Schichtleiter usw. Für jede dieser Personen kann der Anbieter bestimmte Informationen oder Unterlagen anfordern, wie z. B. Namen, Funktionen, relevante Qualifikationen und Zertifizierungen sowie Berufserfahrung. Die Bereitstellung kurzer Lebensläufe oder Zusammenfassungen der Manager hilft dem Kunden, die Kompetenz des Teams zu beurteilen. In Hochsicherheitsumgebungen können Kunden auch Hintergrundprüfungen oder Erklärungen verlangen, dass diese Schlüsselmitarbeiter keine Vorstrafen haben und zuverlässig sind. Der Bieter muss vollständig offenlegen, wer die Arbeiten ausführen wird – ob es sich um eigenes Personal oder um Mitarbeiter von Subunternehmern handelt – und sicherstellen, dass alle diese Personen die Standards der Ausschreibung erfüllen. Dies garantiert, dass keine versteckten Drittparteien beteiligt sind und der Kunde genau weiß, welches lizenzierte Unternehmen (oder welche Unternehmen) und welches Personal mit seiner Sicherheit betraut wird.

Erklärungen und Annahme der Ausschreibungsbedingungen

Um ihre Eignung zu bestätigen, müssen Bieter in der Regel eine Reihe von Erklärungen und Bestätigungen zur Integrität und Akzeptanz der Ausschreibungsregeln unterzeichnen. Diese Erklärungen dienen als formelle Bestätigung der Einhaltung der Vorschriften und der ethischen Haltung des Bieters. Zu den üblichen Erklärungen gehört die Erklärung, dass der Bieter in diesem Ausschreibungsverfahren keinen Interessenkonflikt hat. Das bedeutet, dass das Unternehmen und seine Auftraggeber keine Beziehungen oder Situationen haben, die den Wettbewerb unangemessen beeinflussen könnten (z. B. keine familiären Bindungen zu den Beschaffungsverantwortlichen und keine Insiderinformationen über die Ausschreibungsunterlagen hinaus). Eine weitere wichtige Erklärung ist, dass der Bieter (und seine Geschäftsführer oder Eigentümer) keine für die Dienstleistung relevanten strafrechtlichen Verurteilungen haben . Das öffentliche Beschaffungsrecht listet typischerweise Straftaten auf (wie Betrug, Korruption, Beteiligung an organisierter Kriminalität, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung), die, wenn die Führungskräfte eines Unternehmens wegen dieser Straftaten verurteilt wurden, das Unternehmen von Aufträgen ausschließen würden.Der Bieter muss bestätigen, dass keine derartigen Verurteilungen vorliegen oder dass er angemessene Abhilfemaßnahmen ergriffen hat, falls es jemals solche gab. Ebenso sollte der Bieter bestätigen, dass er nicht aufgrund von Fehlverhalten von früheren Ausschreibungen ausgeschlossen wurde – beispielsweise nicht wegen schwerwiegender Vertragsverletzung von der Teilnahme ausgeschlossen wurde oder ein Vertrag gekündigt wurde.Dies gibt dem Kunden die Sicherheit, dass das Unternehmen in seiner beruflichen Laufbahn einwandfrei agiert.

Bieter werden außerdem gebeten, alle Ausschreibungsbedingungen ausdrücklich zu akzeptieren . Dazu gehört in der Regel die Verpflichtung zur Vertraulichkeit (häufig im Rahmen einer Geheimhaltungsvereinbarung, NDA, insbesondere wenn im Rahmen der Ausschreibung sensible Sicherheitsinformationen preisgegeben werden). Der Bieter erklärt sich bereit, die angegebenen Ausschreibungsregeln und -fristen einzuhalten – beispielsweise sein Angebot nicht vor Ablauf der Gültigkeitsdauer zurückzuziehen und sich nicht auf verbotene Kontakte oder Absprachen einzulassen. Er erkennt außerdem die angegebenen Bewertungskriterien und -verfahren an und erklärt, die gewählte Bewertungsmethode nicht anzufechten, solange sie wie beschrieben angewendet wird. Einige Sicherheitsausschreibungen können aufgrund der sensiblen Natur der Arbeit zusätzliche Klauseln enthalten, beispielsweise die Zustimmung zu Hintergrundüberprüfungen des Personals, die Zustimmung zu Standortvorschriften oder die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bei Videoüberwachungsaufnahmen. Mit der Annahme erklärt sich der Bieter bereit, alle diese Anforderungen zu erfüllen, falls er den Auftrag erhält.

Darüber hinaus können zukunftsorientierte Klauseln aufgenommen werden: Der Bieter muss möglicherweise nach der Vergabe Klauseln zur Prüfung oder Compliance-Überwachung akzeptieren . Beispielsweise kann sich der Kunde das Recht vorbehalten, die Lohn- oder Schulungsunterlagen des Auftragnehmers während der Vertragslaufzeit zu prüfen, um die fortlaufende Einhaltung von Lohngesetzen und anderen Verpflichtungen sicherzustellen. Mit der Unterzeichnung des Angebots erklärt sich der Bieter mit dieser Kontrolle einverstanden. Alle diese Erklärungen und Annahmen müssen von einer autorisierten Person unterzeichnet werden, typischerweise in einem standardisierten Formular (bei EU-Vergaben oft als „Ehrenerklärung“ bezeichnet). Das Fehlen dieser unterschriebenen Erklärungen kann zur Ablehnung des Angebots führen, da sie rechtlich wichtig sind. Zusammenfassend formalisiert dieser Schritt das Versprechen des Bieters zu Integrität, Rechtmäßigkeit und Einhaltung aller Bedingungen – und garantiert damit , dass er im Falle des Zuschlags die Standards und Bedingungen der Ausschreibung einhält. Dies schützt den Kunden, indem es ihm die Möglichkeit gibt, einen Bieter wegen falscher Angaben zu disqualifizieren oder einen Vertrag zu kündigen, wenn sich später herausstellt, dass der Bieter die Vorschriften nicht einhält.