Angebotsaufforderung in Sicherheitsausschreibungen

• Anschreiben und Bieteranweisungen: In diesem Abschnitt erhalten die Bieter einen Überblick und wichtige Hinweise. Hier werden ausdrücklich die Einreichungsfrist (Datum und Uhrzeit) genannt, der Ansprechpartner für Rückfragen angegeben, sowie formale Vorgaben für die Angebotsabgabe erläutert. Das Anschreiben legt den Rahmen fest und verweist ggf. auf beigefügte Formulare oder weitere Instruktionen, die die Bieter verwenden sollen.

• Leistungsbeschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Sicherheitsleistungen und des Umfangs gehört zum Herzstück der RFQ. Sie enthält Angaben zu den Einsatzorten bzw. Objekten, den Dienstzeiten und Schichtmustern (z. B. Tag- und Nachtschichten, Wochenend- und Feiertagsdienste) sowie zur Anzahl der einzusetzenden Sicherheitskräfte. Zudem werden alle geforderten Aufgaben klar aufgelistet – etwa Zutrittskontrollen an Eingängen, Empfangs- und Besuchermanagement, Alarmüberwachung und -verfolgung, regelmäßige Rundgänge (Fußstreifen) mit festgelegter Frequenz, Kontrolle von CCTV-Aufzeichnungen, Berichtswesen bei Vorkommnissen usw. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Bieter ihr Angebot auf Grundlage desselben definierten Aufgabenumfangs erstellen.

• Anforderungen an das Personal: Die RFQ sollte das gewünschte Qualifikationsprofil des einzusetzenden Sicherheitspersonals festlegen. Dazu gehören alle zwingenden Zertifikate oder Befähigungsnachweise – beispielsweise die Unterrichtung/Sachkundeprüfung nach § 34a GewO in Deutschland, gültige Ersthelfer- und Brandschutzhelfer-Zertifikate – sowie gegebenenfalls notwendige Sicherheitsüberprüfungen oder polizeiliche Führungszeugnisse. Auch „weiche“ Kriterien wie geforderte Sprachkenntnisse (z. B. Englisch für Empfangspersonal), Kommunikationsfähigkeit, Kundenorientierung und ein professionelles Erscheinungsbild können hier spezifiziert werden, damit das vom Anbieter gestellte Personal zum Auftreten des Unternehmens passt.

• Organisatorische Rahmenbedingungen: Dieser Teil enthält Informationen zum geplanten Vertragsbeginn, zur Vertragslaufzeit und zu weiteren organisatorischen Aspekten. Oft stellt der Auftraggeber den Bietern zudem standardisierte Formblätter zur Verfügung, die mit dem Angebot auszufüllen und einzureichen sind – etwa ein vorgegebenes Kalkulationsschema zur Preisaufgliederung oder Vordrucke für erforderliche Erklärungen und Versicherungsnachweise. In der RFQ wird auch festgelegt, in welchem Format und auf welchem Weg die Angebote einzureichen sind (z. B. Nutzung der bereitgestellten Excel-Preisvorlage und elektronische Übermittlung als PDF per E-Mail). Durch diese Standardisierung der Angebotserstellung wird sichergestellt, dass alle Angebote vergleichbar sind und nach denselben Kriterien geprüft werden können.

• Überblick über die Bewertungskriterien: Um Transparenz zu gewährleisten, enthält die RFQ üblicherweise einen Hinweis darauf, nach welchen Hauptkriterien die Auswahlentscheidung getroffen wird. Dieser Abschnitt listet z. B. die Gewichtung wichtiger Faktoren auf oder nennt zumindest die entscheidenden Aspekte, auf die die Angebotsbewertung abzielt – etwa Preis bzw. Kostenrealismus, Übereinstimmung mit der Leistungsbeschreibung, Qualifikation des Personals, Servicekonzept und Vertragskonformität. Wenn die Bieter die Bewertungsmaßstäbe im Voraus kennen, können sie ihre Angebote gezielt darauf ausrichten und alle geforderten Informationen vollständig liefern.

• Einhaltung von Tariflohn und Arbeitsrecht: Jeder Anbieter muss zusichern, dass er sämtliche einschlägigen arbeitsrechtlichen Bestimmungen erfüllt. Dazu zählen die Anwendung etwaiger geltender Tarifverträge oder branchenüblicher Lohnuntergrenzen in der Sicherheitswirtschaft sowie mindestens die Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns an das eingesetzte Personal. Dies stellt sicher, dass kein Bieter versucht, sich durch das Unterlaufen von Lohnstandards einen Preisvorteil zu verschaffen und dass das Wachpersonal fair entlohnt wird.

• Nachweise zu Sozialabgaben und Steuern: Die RFQ sollte von den Bietern verlangen, Belege für ihre ordnungsgemäße Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und für ihre steuerliche Zuverlässigkeit vorzulegen. Üblich ist zum Beispiel die Forderung nach Bescheinigungen der Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden, die bestätigen, dass keine ausstehenden Beiträge oder Steuerschulden bestehen. Solche Nachweise stellen sicher, dass nur Anbieter berücksichtigt werden, die ihren gesetzlichen Arbeitgeberpflichten nachkommen.

• Versicherungsdeckung: Vom Anbieter ist ein ausreichender Versicherungsschutz nachzuweisen. Typischerweise muss mit dem Angebot eine Kopie der aktuellen Betriebs- bzw. Haftpflichtversicherung vorgelegt werden, die Personen- und Sachschäden abdeckt, sowie ggf. eine Arbeitgeber-Unfallversicherung für die Mitarbeiter. Gegebenenfalls verlangen Auftraggeber auch den Nachweis einer Vertrauensschadenversicherung oder einer Berufshaftpflicht, je nach Art der Sicherheitsleistung. Indem solche Policen als Mindestanforderung festgelegt werden, stellt die RFQ sicher, dass der spätere Auftragnehmer finanzielle Risiken abdecken kann.

• Qualitäts- und Zertifizierungsstandards: Die RFQ kann bestimmte Branchenzertifizierungen als Leistungsnachweis fordern oder förderlich hervorheben. Beispielsweise verlangen manche Auftraggeber von ihren Sicherheitsdienstleistern eine Zertifizierung nach DIN 77200 (dem deutschen Qualitätsstandard für Sicherheitsdienstleister) oder ein gültiges ISO 9001-Zertifikat für Qualitätsmanagement. Alternativ kann auch die Unterzeichnung eines unternehmensinternen Verhaltenskodex für Lieferanten verlangt werden. Solche Vorgaben – ob verpflichtend oder optional – signalisieren, dass der Auftraggeber Wert auf geprüfte Qualität und Integrität legt.

• Daten- und Geheimschutz: Da Sicherheitsdienste häufig Zugang zu personenbezogenen Daten (z. B. Besucherdaten, Videomaterial) oder vertraulichen Unternehmensinformationen haben, muss die RFQ Anforderungen zum Datenschutz enthalten. Bieter sollten zusichern, dass sie alle relevanten Datenschutzgesetze einhalten (etwa die DSGVO in der EU) und geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten ergreifen. In den Vergabeunterlagen wird zudem meist festgelegt, dass der spätere Auftragnehmer eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) unterzeichnen muss. Dies stellt sicher, dass Informationen des Auftraggebers auch während der Leistungserbringung und danach geschützt bleiben.

Eine transparente Preisgestaltung ist ein zentrales Element, um Angebote vergleichbar zu machen. Daher sollte die RFQ vorschreiben, wie die Anbieter ihre Preise detailliert aufzuschlüsseln haben. In der Regel erhalten alle Bieter ein einheitliches Tabellen- oder Formularformat, in dem die Kostenbestandteile ihres Angebots angegeben werden müssen. Dieses Preisblatt verlangt typischerweise Stundensätze für verschiedene Einsatzzeiten oder Dienstkategorien sowie die Aufschlüsselung dieser Sätze in ihre einzelnen Bestandteile. So kann beispielsweise gefordert werden, dass für reguläre Tagesschichten, für Nachtschichten und für Feiertagsschichten jeweils getrennte Stundensätze pro Sicherheitskraft angegeben werden. Jeder dieser Stundensätze ist dann in der Kalkulation weiter zu untergliedern – etwa in den Grundlohn, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, eventuelle Zulagen (z. B. Nacht- und Feiertagszuschläge), Gemeinkosten für Verwaltung und Ausstattung sowie sonstige Posten.

Durch diese Detailtiefe verhindert die RFQ, dass Kosten versteckt bleiben oder bestimmte Ausgaben nicht einkalkuliert werden. Sie ermöglicht dem Auftraggeber zudem, zu prüfen, ob alle Anbieter die gesetzlichen Lohn- und Lohnnebenkosten berücksichtigen.

In diesem Format würden alle Bieter ihre Stundensätze mit derselben Struktur einreichen, was einen unmittelbaren Vergleich der Angebote ermöglicht. Gegebenenfalls kann die RFQ auch zusätzliche Offenlegungen verlangen, etwa den kalkulierten Gewinnaufschlag oder eine Managementpauschale, um die Preisplausibilität weiter beurteilen zu können. Die Standardisierung der Kostendarstellung stellt sicher, dass alle Angebote transparent und bis ins Detail nachvollziehbar sind.

• Form und Format der Angebote: Es ist genau festgelegt, in welcher Form die Angebote und Unterlagen einzureichen sind. So kann die RFQ beispielsweise vorschreiben, dass das Angebotsschreiben und die konzeptionellen Erläuterungen in einem PDF-Dokument vorgelegt werden, während die Preisangaben in eine mitgelieferte Excel-Tabelle einzutragen sind. Einheitliche Formatvorgaben verhindern Missverständnisse und erleichtern den Prüfern den Vergleich der Angebote.

• Einreichungsweg: Die RFQ bestimmt einen offiziellen, sicheren Kanal für die Angebotsübermittlung. Üblich ist etwa die Abgabe per E-Mail an ein definiertes Postfach oder der Upload über ein elektronisches Vergabeportal. Sofern nicht anders angegeben, sind Papierangebote nicht zulässig, da elektronische Eingaben die Verteilung an die Bewertungsteams vereinfachen und einen nachvollziehbaren Ablauf (Audit-Trail) gewährleisten.

• Fristen und Termine: Alle relevanten Termine sind klar zu benennen. Dazu gehört die Angebotsfrist (mit Datum, Uhrzeit und Zeitzone), bis zu der alle Angebote eingegangen sein müssen, sowie ggf. ein Zeitplan mit weiteren Meilensteinen des Vergabeverfahrens. Wichtig ist auch die Benennung einer Frist für Bieterfragen (Q&A) und die Angabe der Kontaktstelle für Rückfragen. Den Bietern sollte ausreichend Zeit eingeräumt werden, um qualitativ hochwertige Angebote zu erstellen, und es sollte Gelegenheit für Rückfragen bestehen. Alle Antworten auf eingehende Fragen müssen gesammelt und allen Teilnehmern zeitgleich mitgeteilt werden, damit für alle die gleichen Informationsgrundlagen gelten.

• Erforderliche Unterlagen: Die RFQ listet genau auf, welche Unterlagen dem Angebot beizufügen sind. Üblicherweise verlangt sie Kopien relevanter Erlaubnisse oder Zertifikate (z. B. den Nachweis der Bewachungserlaubnis des Unternehmens gemäß § 34a GewO), Versicherungsnachweise (eine aktuelle Versicherungsbestätigung), das ausgefüllte Preisblatt sowie alle geforderten Erklärungen und Zusicherungen. Typische Beispiele für solche Erklärungen sind die Bestätigung der Einhaltung von Arbeits- und Lohnvorschriften oder eine Anti-Korruptions- und Nicht-Absprachen-Erklärung. Fehlen vorgeschriebene Dokumente, kann das Angebot wegen Nichterfüllung der Teilnahmebedingungen vom Verfahren ausgeschlossen werden.

Nach Ablauf der Frist werden alle eingegangenen Angebote anhand der vorab definierten Kriterien bewertet. In der Regel stellt der Auftraggeber hierfür ein bereichsübergreifendes Bewertungsteam zusammen, dem beispielsweise Vertreter des Einkaufs (für die kommerzielle und formale Prüfung), der Unternehmenssicherheit bzw. des Werkschutzes (für die fachliche Bewertung des Einsatzkonzepts und der Personaleinsatzpläne) sowie der Rechts- oder Compliance-Abteilung (für die Überprüfung der Vertrags- und Rechtskonformität) angehören. Dieses Gremium prüft jedes Angebot detailliert und vergleicht es mit den RFQ-Vorgaben. Wichtige Bewertungsaspekte sind unter anderem, ob die angebotenen Preise realistisch und nachvollziehbar sind (insbesondere wird geprüft, dass kein Angebot so unrealistisch niedrig kalkuliert ist, dass es nur durch Missachtung von Lohn- oder Sozialvorschriften möglich wäre), ob die Qualifikation und Anzahl des vorgesehenen Personals den Anforderungen entspricht, ob das vorgeschlagene Einsatzkonzept auf die Objektsituation zugeschnitten ist, und ob der Bieter alle zwingenden Anforderungen eingehalten hat. Angebote, denen verpflichtende Unterlagen fehlen oder die gegen grundlegende Auflagen – etwa die Lohnuntergrenze – verstoßen, werden in der Regel als nicht konform ausgeschieden.

Während der Bewertungsphase kann es vorkommen, dass Rückfragen an einzelne Bieter gestellt werden, um Unklarheiten zu beseitigen. Alle Nachfragen und Antworten werden dokumentiert. Gelegentlich führt der Auftraggeber mit den am besten platzierten Bietern auch Bietergespräche oder Objektbegehungen durch, um Details zu klären und sicherzustellen, dass alle Beteiligten das Schutzobjekt und die Anforderungen genau kennen. Im Normalfall soll die RFQ jedoch ohne umfangreiche Verhandlungen zu einer Vergabeentscheidung führen, da die Anforderungen von Anfang an feststanden und vergleichbare Angebote vorliegen.

Nach Abschluss der Bewertung wird der Anbieter ausgewählt, der das wirtschaftlichste und regelkonforme Angebot abgegeben hat. Der Zuschlag wird dem Gewinner schriftlich mitgeteilt, und in der Regel wird umgehend ein Vertragsentwurf zur Unterzeichnung übermittelt, damit die Implementierungsphase beginnen kann. Es ist empfehlenswert, alle Entscheidungsgründe sorgfältig zu dokumentieren – zum Beispiel in einem Vergabevermerk, der die Anzahl der eingegangenen Angebote, die Bewertungsergebnisse und die Gründe für etwaige Ausschlüsse zusammenfasst. Dies schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit für interne Prüfungen oder Audits. Im Anschluss daran sollten auch die nicht berücksichtigten Bieter zeitnah über das Ergebnis informiert werden. Im Sinne einer fairen Partnerschaft ist es ratsam, den unterlegenen Bietern auf Wunsch ein kurzes Feedback oder eine Erklärung der Entscheidungsgründe zu geben. Eine solche freiwillige Rückmeldung erhöht die Transparenz und kann den Anbietern helfen, sich bei zukünftigen Ausschreibungen zu verbessern.