3G6 Qualitäts-, Umwelt- & Arbeitsschutzhandbuch

• Konsequente Dienstleistungsqualität: Die Sicherheitsservices werden einheitlich und zuverlässig in Übereinstimmung mit den vertraglichen Anforderungen erbracht.

• Einhaltung von Umweltstandards: Alle Tätigkeiten erfolgen unter Beachtung der geltenden Umweltgesetze und Nachhaltigkeitsziele, um negative Umweltauswirkungen zu minimieren.

• Arbeits- und Gesundheitsschutz: Die Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter, Kunden und anderer Beteiligter werden geschützt und gefördert.

• Rechtskonformität und kontinuierliche Verbesserung: Der Dienstleister hält alle relevanten gesetzlichen Vorschriften ein (z.B. §34a GewO, DSGVO) und verpflichtet sich zu einer stetigen Verbesserung seiner Prozesse und Leistungen.

Das Handbuch gilt für alle Tätigkeiten und Bereiche des Dienstleisters, die im Rahmen des aktuellen Auftrags zur Erbringung von Sicherheits- und Objektschutzleistungen anfallen.

• Vor-Ort-Dienstleistungen: Alle Bewachungs-, Sicherheits- und Facility-Services, die direkt beim Auftraggeber vor Ort geleistet werden (z.B. Objektschutz, Zugangskontrollen, Streifengänge, Empfangsdienste).

• Verwaltungs- und Bürotätigkeiten: Unterstützende Tätigkeiten im Büro des Dienstleisters, die der Vorbereitung, Steuerung und Dokumentation der Serviceerbringung dienen.

• Subunternehmen und Lieferanten: Etwaig eingesetzte Nachunternehmer sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten im Rahmen der Vertragserfüllung. Der Dienstleister stellt sicher, dass auch diese Partner die im Handbuch festgelegten Standards einhalten.

Der Dienstleister unterhält ein wirksames Qualitätsmanagementsystem, ausgerichtet an den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 sowie relevanter branchenspezifischer Standards (z.B. DIN 77200 für Sicherheitsdienstleistungen).

• Qualitätsziele und Kennzahlen: Es werden messbare Qualitätsziele definiert, z.B. bezüglich Kundenzufriedenheit oder Reaktionszeiten. Die Erreichung dieser Ziele wird anhand von Leistungskennzahlen (KPIs) regelmäßig überwacht und bewertet.

• Dokumentenlenkung: Alle qualitätsrelevanten Dokumente (Verfahrensanweisungen, Dienstanweisungen, Formblätter) werden versioniert und kontrolliert verwaltet. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter stets mit aktuellen Anweisungen arbeiten.

• Interne Audits und Korrekturmaßnahmen: In festgelegten Intervallen führt der Dienstleister interne Audits durch, um die Einhaltung der Qualitätsstandards und Prozesse zu überprüfen. Abweichungen werden dokumentiert und mittels Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen zeitnah behoben.

• Umgang mit Kundenfeedback: Rückmeldungen, Beschwerden oder Anregungen von Auftraggebern und Nutzern werden systematisch erfasst. Der Dienstleister analysiert dieses Feedback und leitet bei Bedarf Verbesserungsmaßnahmen ein, um die Zufriedenheit sicherzustellen.

• Rechts- und Normenkonformität: Das Qualitätsmanagement umfasst die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen und normativen Vorgaben. Dazu gehören insbesondere die Anforderungen der Gewerbeordnung (§34a GewO) für Sicherheitsdienste sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten.

Der Dienstleister betreibt ein aktives Umweltmanagement, angelehnt an die Prinzipien der DIN EN ISO 14001:2015, um ökologische Nachhaltigkeit in allen Unternehmensprozessen zu fördern.

• Einhaltung von Umweltvorschriften: Alle Dienstleistungen werden unter Beachtung der geltenden Umweltgesetze und -auflagen erbracht. Relevante Vorschriften (z.B. im Abfall-, Gewässerschutz- oder Immissionsschutzrecht) werden eingehalten.

• Reduzierung von Umweltauswirkungen: Das Unternehmen strebt an, negative Umweltauswirkungen zu minimieren. Dazu zählen Maßnahmen zur Abfallvermeidung und -trennung gemäß Kreislaufwirtschaftsgesetz sowie ein verantwortungsvoller Umgang mit Gefahrstoffen.

• Ressourceneffizienz und Energieeinsparung: Interne Prozesse werden regelmäßig auf effizienten Ressourcen- und Energieeinsatz überprüft. Beispielsweise wird auf energieeffiziente Technik und Fahrzeuge gesetzt und Mitarbeiter werden zu energiesparendem Verhalten angehalten.

• Umweltziele und Überwachung: Es werden konkrete Umweltziele (z.B. Reduktion des Papierverbrauchs, Senkung des Kraftstoffverbrauchs der Einsatzfahrzeuge) festgelegt. Die Umsetzung wird überwacht und die Ergebnisse in Umweltkennzahlen dokumentiert.

• Umweltvorfälle und Verbesserungen: Umweltbezogene Risiken werden im Vorfeld bewertet. Sollte es zu einem Umweltvorfall (z.B. Austritt von Schadstoffen) kommen, existieren Verfahren zur sofortigen Meldung, Eindämmung und Untersuchung. Erkenntnisse daraus fließen in fortlaufende Verbesserungsmaßnahmen ein.

Der Dienstleister hat ein systematisches Management für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz implementiert, orientiert an DIN ISO 45001:2018. Dieses System stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes umfassend erfüllt werden.

• Gesetzeskonforme Arbeitssicherheit: Sämtliche einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, wie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften (DGUV) und andere Regelwerke, werden strikt eingehalten.

• Gefährdungsbeurteilungen: Für alle relevanten Tätigkeiten (einschließlich Objektschutz, Streifendienste und ggf. Umgang mit technischen Anlagen) werden systematische Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt und regelmäßig aktualisiert. Hierbei werden mögliche Risiken für Mitarbeiter und Dritte ermittelt und geeignete Schutzmaßnahmen festgelegt.

• Schutzmaßnahmen und PSA: Auf Basis der Gefährdungsbeurteilungen stellt der Dienstleister entsprechende Schutzmaßnahmen bereit. Mitarbeiter erhalten die erforderliche Persönliche Schutzausrüstung (PSA) und Anweisungen zu deren Verwendung. Beispielsweise sind Dienstkleidung mit Sicherheitsmerkmalen, Warnwesten oder Schutzhandschuhe je nach Einsatz obligatorisch.

• Schulung und Unterweisung in Arbeitssicherheit: Alle Beschäftigten werden vor Einsatzbeginn in die geltenden Sicherheitsrichtlinien eingewiesen. Regelmäßige Unterweisungen (mindestens jährlich sowie anlassbezogen) schärfen das Bewusstsein für Arbeitssicherheit. Dazu zählen Themen wie Ergonomie, Verhalten im Notfall, Brandverhütung und Erste Hilfe.

• Notfallvorsorge: Für mögliche Notfälle (Brand, Unfall, Bombendrohung etc.) bestehen Notfall- und Evakuierungspläne. Zuständigkeiten im Ernstfall sind definiert und den Mitarbeitern bekannt. Regelmäßige Notfallübungen (z.B. Evakuierungsdrills) gewährleisten, dass alle auf einen Ernstfall vorbereitet sind.

• Unfallmeldung und -analyse: Arbeitsunfälle, Beinaheunfälle oder sonstige sicherheitsrelevante Vorfälle werden unverzüglich erfasst und der Unternehmensleitung sowie ggf. der Berufsgenossenschaft gemeldet. Jeder Vorfall wird analysiert, um Ursachen zu ermitteln. Anschließend werden Maßnahmen implementiert, um zukünftigen ähnlichen Ereignissen vorzubeugen.

Eine klare Organisationsstruktur gewährleistet, dass Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzaspekte effektiv gemanagt werden.

(Hinweis: Die genannten Rollen können je nach Unternehmensgröße in Personalunion ausgeführt werden oder es können zusätzliche Funktionsträger (z.B. Stellvertreter) benannt sein.)

Der Dienstleister stellt sicher, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Kenntnisse und ein hohes Bewusstsein in Bezug auf Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz verfügen.

• Einführungsschulungen: Jeder neue Mitarbeiter durchläuft zu Beginn eine grundlegende Schulung zu den Qualitätsstandards des Unternehmens, zu umweltgerechtem Verhalten sowie zu den Arbeitsschutzrichtlinien. Diese Einweisung stellt sicher, dass vom ersten Tag an klare Erwartungen und Verhaltensregeln bekannt sind.

• Fachspezifische Ausbildung: Einsatzkräfte im Sicherheitsdienst erfüllen die Anforderungen gemäß §34a GewO. Sie besitzen entweder die Sachkundeprüfung oder die Unterrichtung nach §34a und werden bei Bedarf zu weiterführenden Qualifikationen (z.B. IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft) gefördert. Außerdem erhalten sie Schulungen in Deeskalation, Rechtsgrundlagen, Ersthelfermaßnahmen und situationsgerechtem Handeln.

• Regelmäßige Unterweisungen: Bestehende Mitarbeiter nehmen mindestens einmal jährlich an Auffrischungsunterweisungen teil. Diese decken Themen wie aktuelle Sicherheitsprozeduren, Änderungen in Rechtsvorschriften (z.B. Datenschutz/DSGVO-Updates, neue Umweltauflagen) oder Lektionen aus Zwischenfällen ab.

• Spezialschulungen: Für besondere Aufgaben oder erhöhte Risiken (z.B. Brandschutzhelfer, Evakuierungshelfer, Umgang mit besonderen technischen Anlagen oder Gefahrgut) werden spezifische Schulungen und Zertifizierungen angeboten. Damit wird sichergestellt, dass für jede Aufgabe geschultes Personal zur Verfügung steht.

• Bewusstseinsförderung: Das Unternehmen fördert eine Kultur des Bewusstseins für Qualität, Sicherheit und Umwelt. Durch regelmäßige Informationskampagnen (z.B. Aushänge, Newsletter), Besprechungen zu QHSE-Themen und Führungskräfte, die mit gutem Beispiel vorangehen, wird dieses Bewusstsein im Alltag verankert. Mitarbeiter werden auch auf die Bedeutung des Datenschutzes hingewiesen und im korrekten Umgang mit sensiblen Daten gemäß DSGVO geschult.

Die Überwachung der Leistungserbringung im Bereich Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz erfolgt laufend, um sicherzustellen, dass die vertraglichen Vorgaben und internen Ziele erreicht werden.

• Definition von Kennzahlen (KPIs): Für entscheidende Leistungsbereiche werden Kennzahlen festgelegt. Beispiele sind: Reaktionszeit auf Alarmmeldungen, Anzahl der gemeldeten Vorkommnisse/Monat (Sicherheit); Menge recycelter Abfälle oder Energieverbrauch (Umwelt); Anzahl der Arbeitsunfälle oder Beinaheunfälle (Arbeitsschutz). Diese Kennzahlen dienen zur objektiven Messung der Performance.

• Laufendes Monitoring: Die erhobenen KPIs und Leistungsdaten werden vom Qualitätsmanagement und den zuständigen Beauftragten regelmäßig überwacht und ausgewertet. Abweichungen von Sollwerten oder Zielvorgaben werden analysiert, und es werden notwendige Korrekturmaßnahmen initiiert.

• Regelmäßige Berichterstattung: Der Dienstleister informiert den Auftraggeber in vereinbarten Intervallen (z.B. monatlich, quartalsweise) über die erbrachten Leistungen und den Status der definierten KPIs. Die Berichte beinhalten auch besondere Vorkommnisse, getroffene Maßnahmen sowie gegebenenfalls Vorschläge zur weiteren Verbesserung der Servicequalität.

• Management-Reviews: In turnusmäßigen Management-Review-Meetings (z.B. quartalsweise oder jährlich) bewertet die Geschäftsführung zusammen mit den Beauftragten die Wirksamkeit des QMS, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagements. Dabei werden die Performance-Daten, Audit-Ergebnisse und Feedbacks betrachtet, um strategische Entscheidungen für Verbesserungen und Ressourcenbereitstellung zu treffen.

Der Grundsatz der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) ist fest im Unternehmensleitbild verankert.

• Meldesystem für Verbesserungsvorschläge: Mitarbeiter auf allen Ebenen sind angehalten, Verbesserungspotenziale zu melden – sei es im Hinblick auf Abläufe, Sicherheit oder Umweltpraktiken. Dafür existiert ein formaler Prozess (z.B. ein Vorschlagsformular oder digitales Meldesystem), der eine Bewertung und Umsetzung von Vorschlägen ermöglicht.

• Auswertung von Vorfällen und Audits: Jeder Sicherheitsvorfall, Unfall, Beinaheunfall oder festgestellte Mangel aus internen Audits wird systematisch ausgewertet. Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis) hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren. Darauf basierend werden Korrektur- und Präventionsmaßnahmen festgelegt.

• Kundenfeedback nutzen: Rückmeldungen des Auftraggebers oder der Objektbewohner/Nutzer fließen gezielt in die Verbesserung ein. Lob und Kritik werden in Teambesprechungen kommuniziert, um aus positiven Erfahrungen zu lernen bzw. Fehler nicht zu wiederholen.

• Umsetzung von Best Practices: Der Dienstleister hält sich über Entwicklungen und anerkannte Best Practices in der Sicherheitsbranche und im Facility Management auf dem Laufenden (z.B. durch Verbandsmitgliedschaften, Schulungen, Fachliteratur). Geeignete neue Methoden oder Technologien (etwa im Bereich elektronischer Sicherheitslösungen, umweltfreundliche Materialien etc.) werden geprüft und bei Mehrwert eingeführt.

• Regelmäßige Überprüfung des Managementsystems: Die Managementsysteme für Qualität, Umwelt und Arbeitssicherheit werden in regelmäßigen Abständen ganzheitlich bewertet (z.B. jährliche Managementbewertung). Dabei wird geprüft, inwieweit die festgelegten Politiken, Ziele und Verfahren noch optimal sind oder angepasst werden müssen.

Eine ordnungsgemäße Dokumentenlenkung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter stets auf aktuelle und freigegebene Dokumente zugreifen und veraltete Informationen ausgeschlossen werden.

• Erstellung und Freigabe: Dokumente des Managementsystems (Handbücher, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formulare etc.) werden nach festgelegten Prozessen erstellt und geprüft. Vor der Nutzung müssen Dokumente durch die zuständige Leitung (z.B. QMB oder Geschäftsführung) freigegeben werden.

• Versionierung: Jedes Dokument trägt eine Versionsnummer und ein Freigabedatum. Bei Änderungen wird eine neue Versionsnummer vergeben, und die zuvor gültige Version wird als historisch gekennzeichnet und archiviert. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt galten.

• Verteilung und Zugänglichkeit: Es gibt einen definierten Verteiler, der regelt, welche Personen oder Funktionen das Handbuch und zugehörige Dokumente erhalten (z.B. Geschäftsführung, Objektleitung, Beauftragte, Auftraggeber). Alle Mitarbeiter haben im benötigten Umfang Zugriff auf die für ihre Tätigkeit relevanten aktuellen Dokumente, beispielsweise über ein zentrales digitales Dokumentenmanagementsystem oder in Papierform am Einsatzort.

• Aufbewahrung: Abgelöste Dokumentversionen werden archiviert und gemäß gesetzlichen und internen Anforderungen aufbewahrt (Aufbewahrungsfristen). Die Archivierung kann elektronisch oder in Papierform erfolgen, wobei der Zugriff beschränkt ist, um unbeabsichtigte Nutzung veralteter Dokumente zu verhindern.

• Kontrolle externer Dokumente: Relevante externe Dokumente (z.B. Gesetze, Normen, behördliche Auflagen oder Kundenvorschriften) werden vom Dienstleister überwacht. Änderungen in solchen Dokumenten werden zeitnah in das Managementsystem übernommen und den Mitarbeitern kommuniziert, sofern sie Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse haben.

• Zertifikate: Kopien der aktuellen Zertifikate des Dienstleisters, u.a. für ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement).

• Musterformulare und Checklisten: Beispieldokumente wie eine Vorlage für Gefährdungsbeurteilungen, ein Formular zur Meldung von Zwischenfällen/Unfällen, sowie eine Checkliste für regelmäßige Sicherheits- und Qualitätsinspektionen.

• Umwelt-Datenblatt: Ein Umweltleistungsprotokoll oder -bericht mit Kennzahlen (z.B. Energieverbrauch, Emissionen, Abfallaufkommen) zur jährlichen Dokumentation der Umweltperformance.

• Schulungsplan: Übersicht über durchgeführte Mitarbeiterschulungen (Thema, Datum, Teilnehmer) als Nachweis der Sensibilisierung und Kompetenzentwicklung.

• Sonstige Nachweise: Ggf. weitere projektspezifische Unterlagen oder Nachweise, die der Auftraggeber angefordert hat (z.B. Auszug aus dem Gewerbezentralregister, Nachweis der Haftpflichtversicherung, Sicherheitskonzept).

(Hinweis: Die oben genannten Anhänge dienen als Platzhalter. Konkrete Anlagen werden entsprechend der Ausschreibung beigefügt.)

Dieses Handbuch wurde von der Geschäftsführung des Dienstleisters geprüft und genehmigt. Es tritt mit dem unten genannten Datum in Kraft und bleibt bis zur Herausgabe einer revidierten Fassung gültig.

Name, Position des befugten Vertreters

Unterschrift

Datum

[Max Mustermann, Geschäftsführer]

_______________

[TT.MM.JJJJ]

(Firmenstempel im Originaldokument)