3G2 Sicherheitsüberprüfungen des Personals

Diese Konformitätserklärung dient dazu, zu bestätigen, dass alle eingesetzten Sicherheitskräfte die gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen an Zuverlässigkeit, Integrität und Eignung erfüllen. Sie gewährleistet gegenüber dem Auftraggeber, dass alle vorgeschriebenen Hintergrundprüfungen und Sicherheitsfreigaben nach deutschem Recht – insbesondere gemäß § 34a Gewerbeordnung (GewO) – ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich qualifiziertes und überprüftes Personal auf dem Objekt des Auftraggebers zum Einsatz kommt.

• Sämtliches Sicherheits­personal (festangestelltes und temporäres), das auf dem betreffenden Objekt eingesetzt wird.

• Führungskräfte und Spezialfunktionen: einschließend Aufsichts- und Leitungspersonal, Mitarbeiter der Sicherheitsleitstelle sowie Spezialkräfte (z. B. Diensthundeführer).

• Umfang der Überprüfungen: umfasst sowohl alle Vorab-Überprüfungen vor Einsatzbeginn als auch die fortlaufenden Überprüfungen während der Dienstzeit.

• § 34a Gewerbeordnung (GewO): Regelt die Erlaubnispflicht und Anforderungen im Bewachungsgewerbe, insbesondere die Zuverlässigkeit und Sachkunde von Sicherheitspersonal.

• Bundeszentralregister (Führungszeugnis): Grundlage für das polizeiliche Führungszeugnis zur Überprüfung einschlägiger Vorstrafen des Personals (gemäß Bundeszentralregistergesetz, BZRG).

• Bewachungsverordnung (BewachV): Konkretisiert die Pflichten des Bewachungsunternehmers, u. a. Melde- und Prüfpflichten für einzusetzende Wachpersonen durch die zuständige Behörde.

• Spezielle Überprüfungs­vorschriften: Gegebenenfalls Zuverlässigkeitsüberprüfungen nach besonderen Gesetzen für bestimmte Einsatzbereiche (z. B. § 7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG) für Luftfahrtpersonal oder atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfung für Kernanlagen).

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Vorgaben der EU für den Schutz personenbezogener Daten, die bei der Bearbeitung sensibler Mitarbeiterdaten strikt einzuhalten sind.

• Polizeiliches Führungszeugnis: Aktueller Nachweis ohne relevante Einträge, der belegt, dass keine disqualifizierenden Vorstrafen vorliegen.

• Nachweis gemäß § 34a GewO: Offizieller Sachkundenachweis oder Unterrichtungs­bescheinigung nach § 34a GewO (bestätigt die fachliche Eignung und Zuverlässigkeit für Bewachungsaufgaben, z. B. IHK-Sachkundeprüfung).

• Besondere Zugangs- oder Sicherheitsfreigaben: Falls für bestimmte Schutzbereiche erforderlich, z. B. behördliche Zuverlässigkeitsüberprüfung für den Zugang zu nicht-öffentlichen Bereichen eines Flughafens gemäß LuftSiG.

• Kunden­spezifische Überprüfungen: Weitere Hintergrundprüfungen des Personals, sofern diese im Vertrag mit dem Auftraggeber ausdrücklich gefordert sind.

Der Dienstleister stellt sicher, dass keine Sicherheitskraft ohne Vorlage aller erforderlichen Nachweise (siehe Abschnitt 5) eingestellt oder auf dem Objekt eingesetzt wird. Sämtliche vorgelegten Bescheinigungen werden auf Echtheit geprüft, u. a. durch Abgleich mit den ausstellenden Behörden oder offiziellen Registern. Die geprüften Dokumente werden vom Dienstleister sicher und vertraulich archiviert, unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Für jede eingesetzte Person wird eine Prüfakte bzw. ein Protokoll geführt, in dem alle durchgeführten Überprüfungen und Freigaben lückenlos dokumentiert sind.

Der Dienstleister verpflichtet sich zu regelmäßigen Nachprüfungen der Sicherheitsmitarbeiter gemäß den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien. Insbesondere werden in festgelegten Intervallen aktuelle Führungszeugnisse und sonstige relevante Nachweise angefordert bzw. überprüft. Sollte sich die Sicherheitsfreigabe oder Zuverlässigkeit einer Person nachträglich ändern (z. B. neue Eintragung im Führungszeugnis oder Wegfall einer erforderlichen Qualifikation), wird der betreffende Mitarbeiter unverzüglich vom Dienst suspendiert, bis die Sachlage geklärt ist und alle Anforderungen wieder erfüllt sind. Alle Mitarbeiterakten werden fortlaufend aktualisiert, sodass aktuelle Nachweise jederzeit für Prüfungen oder Audits bereitstehen.

• Beglaubigte Kopien der im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung eingeholten Nachweise (z. B. polizeiliches Führungszeugnis, 34a-GewO-Sachkundenachweis).

• Bestätigungsschreiben des Dienstleisters, welche die Gültigkeit und Aktualität der Sicherheitsfreigaben der betreffenden Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Anfrage zusichern.

• DSGVO-konforme Datenübermittlung: Die Weitergabe personenbezogener Informationen erfolgt stets in Übereinstimmung mit der DSGVO sowie bestehenden Vertraulichkeitsvereinbarungen. Es werden nur diejenigen Daten bereitgestellt, die zur Überprüfung erforderlich sind, um den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Alle Aufzeichnungen über die Sicherheitsüberprüfungen werden in sicheren, zugriffsbeschränkten Systemen verwahrt. Personenbezogene Dokumente und Nachweise werden nur so lange aufbewahrt, wie es gesetzliche Bestimmungen erfordern; nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden sie datenschutzgerecht gelöscht oder archiviert. Der Zugriff auf diese sensiblen Daten ist strikt auf autorisierte Personen (z. B. Personalabteilung, Compliance-Beauftragte) beschränkt. Sämtliche Verarbeitung und Speicherung dieser Daten erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen (DSGVO sowie Bundesdatenschutzgesetz).

• Musterformular zur Dokumentation der durchgeführten Sicherheitsüberprüfungen.

• Beispiel (anonymisiert) eines polizeilichen Führungszeugnisses zur Veranschaulichung des vorzulegenden Dokuments.

• Vorlage eines Nachverfolgungsprotokolls („Clearance Tracking Log“) zur laufenden Überwachung der Gültigkeit von Sicherheitsfreigaben.

Hiermit bestätigen wir, dass sämtliches dem [Objektname] zugewiesene Sicherheitspersonal über gültige und verifizierte Sicherheitsfreigaben verfügt, welche den Vorgaben des § 34a GewO sowie allen weiteren anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen entsprechen.

Name des Vertreters (Dienstleister): ___________________

Position/Titel: ___________________

Ort, Datum: ___________________

Unterschrift: ___________________

Firmenstempel: ___________________