3G1 Compliance- & Antikorruptionsrichtlinie

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, das Bekenntnis des Unternehmens zu rechtmäßigem, ethischem und transparentem Geschäftsverhalten zu dokumentieren. Sie soll helfen, jegliche Form von Korruption, Bestechung, Betrug oder anderen unethischen Praktiken zu verhindern, aufzudecken und angemessen zu sanktionieren. Gleichzeitig stellt diese Richtlinie sicher, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens sowie eingebundene Subunternehmer im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen und den vertraglichen Verpflichtungen gegenüber dem Auftraggeber handeln. Das Unternehmen macht deutlich, dass regelkonformes Verhalten oberste Priorität hat und Verstöße weder toleriert noch entschuldigt werden.

Diese Compliance- und Antikorruptionsrichtlinie gilt für alle Angestellten und das Management des Unternehmens sowie für alle Subunternehmer, Berater und Vertreter, die für das Unternehmen tätig sind. Sie erstreckt sich auf sämtliche Geschäftstätigkeiten im In- und Ausland, die im Zusammenhang mit der Erfüllung des betreffenden Sicherheitsdienstleistungsvertrags stehen. Unabhängig vom Einsatzort oder der Funktion unterliegen alle genannten Personen denselben Compliance-Standards und Verhaltensanforderungen.

Das Unternehmen verpflichtet sich zur strikten Einhaltung aller einschlägigen nationalen und internationalen Gesetze zur Bekämpfung von Korruption. Insbesondere werden die Bestimmungen des deutschen Strafgesetzbuches (z.B. §§ 299, 331–335 StGB) beachtet, welche die Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr bzw. im öffentlichen Dienst unter Strafe stellen. Soweit anwendbar, findet auch die Beachtung ausländischer Antikorruptionsgesetze wie des UK Bribery Act oder des U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) statt. Darüber hinaus erfüllt der Dienstleister branchenspezifische rechtliche Vorgaben, etwa die Anforderungen gemäß § 34a Gewerbeordnung (Bewachungsgewerbe) für Sicherheitsdienstleister. Das Unternehmen hält außerdem alle weiteren relevanten gesetzlichen Vorschriften ein, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beim Umgang mit personenbezogenen Daten, sowie etwaige Vergabevorschriften oder vertragliche Auflagen. Schließlich orientiert sich das Unternehmen an anerkannten Branchenstandards und Ethik-Kodizes, um sicherzustellen, dass seine Geschäftspraktiken den höchsten Integritätsanforderungen genügen.

• Bestechung und Vorteilsgewährung: Das Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Bestechungsgeldern, Geschenken oder sonstigen ungebührlichen Vorteilen jeglicher Art mit dem Ziel, ein Geschäft oder einen Auftrag unredlich zu beeinflussen, ist verboten.

• Bestechlichkeit und Vorteilsannahme: Mitarbeiter des Unternehmens dürfen von Dritten keine Geschenke, Einladungen oder andere Zuwendungen fordern oder annehmen, wenn dadurch der Anschein einer unsachlichen Beeinflussung von Geschäftsentscheidungen entstehen könnte.

• "Facilitation Payments": Sogenannte Beschleunigungs- oder Gefälligkeitszahlungen, die geleistet werden, um einen unrechtmäßigen Geschäftsvorteil zu erlangen oder behördliche Prozesse zu beschleunigen, sind strikt untersagt.

• Absprachen und Betrug: Jegliche Form von Absprachen zur Manipulation von Ausschreibungen oder Angeboten (Bid Rigging), wettbewerbsbeschränkenden Abreden, Kollusion mit Wettbewerbern sowie Betrug, Unterschlagung oder andere Vermögensdelikte im Geschäftsumfeld wird nicht toleriert.

• Geheimnismissbrauch: Die unbefugte Nutzung oder Weitergabe vertraulicher, interner oder geschützter Informationen zum eigenen Vorteil oder zum Vorteil Dritter ist verboten und stellt einen schweren Compliance-Verstoß dar.

Jegliche der vorgenannten Handlungen stellen einen gravierenden Verstoß gegen diese Richtlinie dar und können arbeitsrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Der Umgang mit Geschenken, Geschäftseinladungen und sonstigen Zuwendungen ist strikten Regeln unterworfen, um Interessenkonflikte und den Eindruck unzulässiger Beeinflussung zu vermeiden. Grundsätzlich dürfen Geschenke oder Einladungen von und an Geschäftspartner nur in einem sozial üblichen und angemessenen Rahmen erfolgen. Das Unternehmen setzt interne Wertgrenzen fest: Geringwertige Aufmerksamkeiten unterhalb eines bestimmten Schwellenwerts (z.B. 30 EUR) können in der Regel angenommen oder gewährt werden, sofern sie keinen unlauteren Zweck verfolgen. Höherwertige Geschenke, Einladungen zu aufwändigen Veranstaltungen oder andere besondere Zuwendungen dürfen hingegen nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durch die Geschäftsleitung bzw. die Compliance-Abteilung erfolgen. Alle angenommenen oder gewährten Zuwendungen sind transparent zu dokumentieren.

Auch für Spenden- und Sponsoringaktivitäten gelten klare Vorgaben. Geld- oder Sachspenden im Namen des Unternehmens dürfen nur für legitime wohltätige bzw. gemeinnützige Zwecke erfolgen und müssen von der Geschäftsleitung genehmigt werden. Es ist sicherzustellen, dass derartige Zuwendungen nicht als verdeckte Bestechung oder unzulässige Einflussnahme missbraucht werden können. Sämtliche Spenden und Sponsoringleistungen sind ordnungsgemäß zu dokumentieren und auf Verlangen offen zu legen.

Alle Mitarbeiter und Vertreter des Unternehmens haben private Interessen strikt von den Interessen des Unternehmens und des Auftraggebers zu trennen. Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn persönliche, finanzielle oder sonstige Interessen einer Person die ordnungsgemäße, objektive Wahrnehmung ihrer dienstlichen Pflichten beeinflussen könnten. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, potenzielle oder bestehende Interessenkonflikte unverzüglich gegenüber seinem Vorgesetzten oder der zuständigen Compliance-Stelle offenzulegen. Dies umfasst beispielsweise familiäre oder geschäftliche Verflechtungen mit Kunden, Lieferanten oder Wettbewerbern, die geeignet sind, die Entscheidungsfreiheit zu beeinträchtigen.

Das Unternehmen ergreift Maßnahmen, um Interessenkonflikte zu vermeiden bzw. zu beheben. So kann im Einzelfall eine Änderung von Zuständigkeiten, der Ausschluss eines Mitarbeiters von bestimmten Entscheidungsprozessen oder andere organisatorische Schritte erfolgen, um sicherzustellen, dass Entscheidungen unbeeinflusst von persönlichen Interessen getroffen werden. Mitarbeiter dürfen keine Entscheidungen in Angelegenheiten treffen, an denen sie selbst oder ihnen nahestehende Personen ein unmittelbares persönliches Interesse oder einen Vorteil haben.

Der Dienstleister wendet bei der Auswahl und Steuerung von Drittparteien (wie Lieferanten, Subunternehmern oder Vermittlern) besondere Sorgfalt an, um Compliance-Risiken zu minimieren. Potenzielle Geschäftspartner werden vor Vertragsabschluss einer angemessenen Due-Diligence-Prüfung unterzogen. Diese Prüfung umfasst u.a. die Bewertung von Reputation, Integrität, finanzieller Solidität sowie der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften durch die Drittpartei.

In allen Verträgen mit Lieferanten, Subunternehmern oder sonstigen Partnern werden klare Klauseln aufgenommen, die die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Antikorruptionsgrundsätzen vorschreiben. Der Dienstleister verlangt von seinen Partnern, dass sie ihrerseits alle anwendbaren Gesetze einhalten und kein Umfeld dulden, das Korruption begünstigt.

Das Unternehmen behält sich das Recht vor, die Erfüllung der Compliance-Vorgaben durch Drittparteien regelmäßig zu überwachen und bei Bedarf Audits oder Überprüfungen bei seinen Geschäftspartnern durchzuführen. Werden Verstöße gegen Compliance- oder Antikorruptionsbestimmungen durch einen Drittpartner festgestellt, ergreift das Unternehmen angemessene Maßnahmen. Diese können von der Aufforderung zur unverzüglichen Abstellung des Missstandes über die Einleitung rechtlicher Schritte bis hin zur Beendigung der Geschäftsbeziehung reichen.

Das Unternehmen stellt sicher, dass alle Mitarbeiter hinsichtlich der Anforderungen dieser Compliance- und Antikorruptionsrichtlinie geschult und sensibilisiert werden. Jeder neue Mitarbeiter erhält zu Beginn seiner Tätigkeit eine verpflichtende Einweisung in die geltenden Compliance-Regeln sowie in die Verhaltensgrundsätze zur Korruptionsprävention.

Regelmäßig, mindestens einmal jährlich, finden Auffrischungsschulungen für das gesamte Personal statt, um das Bewusstsein für Compliance-Themen aufrechtzuerhalten und über etwaige Änderungen in der Gesetzeslage oder der unternehmensinternen Richtlinien zu informieren. Mitarbeiter in besonders korruptionsgefährdeten Funktionsbereichen (z.B. im Einkauf, im Sicherheitsmanagement oder im Finanzwesen) erhalten zudem vertiefende Schulungen, die speziell auf die Risiken ihres Aufgabenbereichs zugeschnitten sind.

Alle Mitarbeiter werden verpflichtet, die Kenntnisnahme und Einhaltung dieser Richtlinie schriftlich zu bestätigen. Das Unternehmen kann jährlich eine erneute Bestätigung einholen, um die anhaltende Compliance-Bewusstheit sicherzustellen und die Verankerung der Richtlinieninhalte im Unternehmensalltag zu stärken.

Das Unternehmen ermutigt alle Mitarbeiter sowie externe Dritte, Verstöße oder den Verdacht eines Verstoßes gegen diese Richtlinie oder geltendes Recht umgehend zu melden. Hierfür werden sichere und vertrauliche Meldewege zur Verfügung gestellt. Mitarbeiter können sich mit ihren Hinweisen an ihre Vorgesetzten, die Compliance-Abteilung oder über ein anonymes Hinweisgebersystem (z.B. eine Hotline oder eine webbasierte Meldeplattform) an das Unternehmen wenden. Auch externen Partnern (Kunden, Lieferanten usw.) wird die Möglichkeit eingeräumt, etwaige Compliance-Bedenken zu melden.

Jede eingehende Meldung wird unverzüglich und sorgfältig untersucht. Hinweisgeber, die in gutem Glauben Verstöße melden, müssen keine Repressalien oder Nachteile befürchten. Das Unternehmen schützt Whistleblower im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere gemäß Hinweisgeberschutzgesetz) vor Benachteiligungen. Die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden wird gewahrt, soweit dies rechtlich möglich und mit einer vollständigen Aufklärung vereinbar ist. Ebenso wird den von einer Anschuldigung betroffenen Personen ein faires Verfahren und die Möglichkeit zur Stellungnahme eingeräumt.

Bestätigt sich der Verdacht eines Verstoßes, so ergreift das Unternehmen zeitnah angemessene Gegenmaßnahmen, um den Verstoß zu unterbinden und weitere vergleichbare Fälle zu verhindern. Dies kann disziplinarische Maßnahmen gegen beteiligte Personen umfassen, Änderungen von Abläufen oder Prozessen sowie in schweren Fällen die Einschaltung staatlicher Strafverfolgungsbehörden. Sollte sich hingegen eine Meldung als böswillig oder nachweislich unbegründet herausstellen, behält sich das Unternehmen seinerseits geeignete Schritte gegen den Meldenden vor, wobei auch hier stets Verhältnismäßigkeit gewahrt wird.

Die Einhaltung dieser Richtlinie wird durch ein internes Kontrollsystem sowie durch regelmäßige Überprüfungen (Compliance-Reviews) überwacht. Die mit Compliance betrauten Personen überprüfen in festgelegten Abständen die relevanten Geschäftsvorgänge und Prozesse auf mögliche Verstöße oder Schwachstellen. Befunde hieraus werden dokumentiert und der Geschäftsleitung berichtet, sodass gegebenenfalls Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können.

Verstöße gegen diese Compliance- und Antikorruptionsrichtlinie werden ohne Ausnahme disziplinarisch geahndet. Abhängig von der Schwere des Verstoßes können arbeitsrechtliche Sanktionen ausgesprochen werden, die von einer Verwarnung oder Abmahnung über eine Versetzung bis hin zur fristlosen Kündigung reichen. Bei Verstößen durch Vertragspartner kommen entsprechende vertragliche Konsequenzen bis zur Vertragsauflösung in Betracht. Unabhängig von internen Maßnahmen behält sich das Unternehmen vor, in geeigneten Fällen Strafanzeige zu erstatten oder zivilrechtliche Schritte einzuleiten, um Schaden abzuwenden oder zu beheben.

Das Unternehmen sagt ferner zu, mit Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsorganen vollumfänglich zu kooperieren, falls Ermittlungen im Zusammenhang mit möglichen Verstößen erforderlich werden. Alle relevanten Informationen werden transparent und zeitnah zur Verfügung gestellt, um eine effiziente Aufklärung zu unterstützen.

Diese Richtlinie unterliegt einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Mindestens einmal jährlich überprüft das Unternehmen, ob die inhaltlichen Vorgaben dieser Compliance- und Antikorruptionsrichtlinie wirksam sind und den aktuellen rechtlichen Anforderungen sowie den anerkannten Best Practices entsprechen. Falls notwendig, wird die Richtlinie aktualisiert oder erweitert. Dabei fließen Erkenntnisse aus Compliance-Vorfällen, interne Prüfungsergebnisse sowie Änderungen des Rechtsrahmens in die Überarbeitung ein.

Etwaige Änderungen oder Neuerungen der Richtlinie werden allen Mitarbeitern und relevanten Geschäftspartnern bekanntgegeben. Die aktuelle Fassung der Richtlinie ist jederzeit zugänglich (z.B. im Intranet oder als Teil der Vertragsunterlagen). Mitarbeiter bestätigen nach Änderungen erneut die Kenntnisnahme und ihr Verständnis der Pflichten aus dieser Richtlinie. So wird gewährleistet, dass die Compliance-Kultur des Unternehmens kontinuierlich gestärkt und weiterentwickelt wird.

• Kontaktliste (Meldestellen): Eine Liste der relevanten Ansprechpartner und Meldestellen für Compliance-Angelegenheiten, inkl. Kontaktdaten (z.B. interner Compliance-Beauftragter, externe Hotline).

• Gesetzesübersicht: Eine Zusammenstellung der wichtigsten anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und Normen, auf die in dieser Richtlinie Bezug genommen wird (z.B. Auszüge aus StGB, GewO, DSGVO etc.).

• Bestätigungsformular: Ein Formblatt, mit dem Mitarbeiter (und ggf. relevante Dritte) die Kenntnisnahme und Einhaltung dieser Richtlinie schriftlich bestätigen.

Name des autorisierten Vertreters: ___________________________

Position/Funktion: ________________________

Unterschrift: _______________________

Datum: ____________________________

Firmenstempel: _____________________