3E8 Change-Request-Verfahren

• Es soll ein standardisiertes Verfahren für die Anforderung, Überprüfung, Genehmigung und Umsetzung von Änderungen im Rahmen der vertraglich vereinbarten Sicherheitsdienstleistungen festgelegt werden.

• Sicherstellen, dass alle Änderungen kontrolliert, dokumentiert und transparent behandelt werden.

• Die unterbrechungsfreie Fortführung der Sicherheitsmaßnahmen ist zu gewährleisten, während auf neue Bedrohungen, Kundenanforderungen oder regulatorische Vorgaben flexibel reagiert wird.

• Personalstärke und Einsatzumfang: Änderungen in der Anzahl des Sicherheitspersonals oder deren Einsatzzeiten (z.B. zusätzliche Wachkräfte für eine Veranstaltung).

• Abläufe und Routinen: Anpassungen von Rundgangsrouten, Dienstplänen, Zeitplänen oder Kontrollfrequenzen.

• Technik und Ausrüstung: Einführung neuer Sicherheitstechnik oder -ausrüstung (z.B. CCTV-Überwachungskameras, Zutrittskontrollsysteme).

• Notfall- und Reaktionsprotokolle: Modifikationen von Alarmierungs-, Melde- oder Reaktionsabläufen bei Sicherheitsvorfällen.

• Spezialdienste: Erweiterungen um zusätzliche Sicherheitsleistungen (z.B. Personenschutz, Diensthundeinsatz).

Vom Änderungsverfahren ausgenommen sind routinemäßige, tägliche Anpassungen, die bereits im vereinbarten Leistungsumfang vorgesehen sind und keinen formellen Änderungsantrag erfordern.

• Änderungsantrag (Change Request – CR): Ein formeller Vorschlag zur Änderung eines Aspekts des vertraglich vereinbarten Sicherheitsdienstleistungsumfangs.

• Änderungsinitiator (Change Owner): Die Person, welche den Änderungsantrag initiiert (z.B. der Sicherheitsverantwortliche des Auftraggebers oder der Vertragsmanager des Dienstleisters).

• Genehmigungsinstanz (Approval Authority): Die Person oder das Gremium, das gemäß den vertraglichen Regelungen berechtigt ist, über den Änderungsantrag zu entscheiden und ihn freizugeben.

• Sicherheitsverantwortlicher des Auftraggebers: Empfängt und überprüft alle eingereichten Änderungsanträge. Stellt sicher, dass vorgeschlagene Änderungen mit der aktuellen Sicherheitsrisikobewertung, den Unternehmensrichtlinien und geltenden Compliance-Anforderungen übereinstimmen.

• Vertragsmanager des Sicherheitsdienstleisters: Bereitet die Details des Änderungsantrags auf, einschließlich Analyse der Auswirkungen auf Kosten, Personal und Zeitpläne. Stellt sicher, dass geschultes Personal und notwendige Ressourcen für die Umsetzung der Änderung bereitstehen.

• Genehmigungsgremium (falls eingerichtet): Prüft Änderungsanträge mit wesentlich betrieblicher oder finanzieller Auswirkung. Dieses Gremium kann aus Vertretern beider Parteien und ggf. weiteren Fachexperten bestehen und gibt bei Bedarf eine Empfehlung oder Entscheidung für die Genehmigung.

• Beschreibung der Änderung: Genaue Darstellung der vorgeschlagenen Änderung und der betroffenen Dienstleistungsaspekte.

• Begründung: Darlegung des Grundes für die Änderung (z.B. identifiziertes neues Sicherheitsrisiko, Compliance-Vorgabe, Verbesserung der operativen Effizienz).

• Auswirkungsanalyse: Einschätzung der erwarteten Auswirkungen, inklusive etwaiger Mehrkosten, benötigter zusätzlicher Mitarbeiter, erforderlicher Ausrüstung und voraussichtlicher Zeitpläne für Implementierung.

• Risikobewertung: Bewertung der Risiken bei Umsetzung und bei Nicht-Umsetzung der vorgeschlagenen Änderung auf die Sicherheitslage.

• Geplantes Wirksamkeitsdatum: Vorschlag, ab wann die Änderung in Kraft treten soll.

• Adressat der Einreichung: Der vollständig ausgefüllte Änderungsantrag ist an den vom Auftraggeber benannten Sicherheitsvertragsmanager zu übermitteln.

Nach Eingang eines Änderungsantrags bestätigt der Auftraggeber unverzüglich den Erhalt schriftlich (z.B. per E-Mail) gegenüber dem Antragsteller.

• Vorprüfung: Der Sicherheitsverantwortliche des Auftraggebers prüft den Änderungsantrag zunächst auf Vollständigkeit und darauf, ob die vorgeschlagene Änderung im Rahmen der bestehenden Vertragsbedingungen behandelt werden kann. Gegebenenfalls wird der Antragsteller um ergänzende Informationen gebeten.

• Auswirkungsanalyse: Im Anschluss erfolgt eine gründliche Bewertung der Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung

• Einfluss auf die Gefahrenabwehr und die operative Einsatzbereitschaft der Sicherheitsorganisation.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und relevanter Standards (z.B. Gewerbeordnung § 34a bezüglich Bewachungsgewerbe und Personalschulung, Datenschutz-Grundverordnung bei Verarbeitung von Überwachungsdaten, sowie branchenspezifischer Qualitätsstandards wie DIN 77200, die einheitliche Mindeststandards für Sicherheitsdienstleistungen definiert).

• Mögliche Auswirkungen auf Budget und Ressourcen (z.B. zusätzliche Kosten oder Einsparungen, Verfügbarkeit von Personal und Ausrüstung).

• Entscheidungskompetenzen: Entsprechend der vertraglichen Governance werden Genehmigungsstufen beachtet

• Kleinere Änderungen (z.B. geringfügige Anpassung eines Schichtplans oder einer Kontrollroute) können durch den Sicherheitsverantwortlichen des Auftraggebers allein geprüft und genehmigt werden, sofern der Vertrag dies vorsieht.

• Größere Änderungen (z.B. substanzielle Erweiterung des CCTV-Überwachungssystems oder signifikante Erhöhung des Personalumfangs) bedürfen der Zustimmung höherer Entscheidungsinstanzen – etwa der Geschäftsleitung des Auftraggebers – und ggf. einer formellen Vertragsänderung oder Nachtragsvereinbarung.

• Dokumentation der Entscheidung: Jede Entscheidung über den Änderungsantrag – ob Genehmigung, Ablehnung oder der Wunsch nach Anpassung – wird schriftlich festgehalten. Der Antragsteller wird anschließend offiziell über die Entscheidung informiert, inklusive etwaiger Bedingungen oder Auflagen für die Umsetzung (bei Genehmigung) oder einer Begründung (bei Ablehnung).

• Verantwortlichkeiten festlegen: Für jede genehmigte Änderung werden klare Zuständigkeiten definiert. Es ist festzulegen, welche Person(en) oder Position(en) für die Umsetzung der Maßnahme verantwortlich sind (z.B. Objektleiter, Schichtführer, Technikpersonal).

• Koordination der Durchführung: Die praktische Umsetzung der Änderung erfolgt in enger Abstimmung zwischen den Verantwortlichen vor Ort und der Sicherheitsleitstelle bzw. dem zentralen Sicherheitsmanagement. So wird sichergestellt, dass alle operativen Stellen gleichzeitig informiert sind und koordiniert handeln.

• Aktualisierung der Dokumentation: Sämtliche betroffene Dokumente und Anweisungen – insbesondere Dienstanweisungen, Standardprozeduren (SOPs), Einsatzpläne oder Notfallreaktionspläne – sind unverzüglich an die neue Vorgehensweise anzupassen. Alte Versionen werden versioniert und archiviert, neue Versionen an alle relevanten Parteien verteilt.

• Information des Personals: Alle von der Änderung betroffenen Sicherheitsmitarbeiter werden rechtzeitig über die neuen Maßnahmen, Zuständigkeiten oder Abläufe informiert. Gegebenenfalls sind kurze Schulungen oder Unterweisungen durchzuführen, um die effektive Umsetzung sicherzustellen.

• Änderungsprotokoll: Es wird ein fortlaufendes Änderungsantrags-Log (Protokoll) geführt, in dem alle eingereichten Änderungsanträge mit Datum, Initiator, Beschreibung, Entscheidungsverlauf und Implementierungsstatus erfasst werden.

• Aktendokumentation: Alle durch eine Änderung aktualisierten Dokumente (z.B. SOPs, Rundgangspläne, Alarm- und Interventionspläne) sind zu sammeln und geordnet abzulegen. Die neuesten gültigen Versionen müssen eindeutig gekennzeichnet und für alle Berechtigten zugänglich sein.

• Aufbewahrungsfristen: Sämtliche Unterlagen und Nachweise zu Änderungsanträgen sind für den vertraglich festgelegten Zeitraum – mindestens jedoch für die Dauer der Vertragslaufzeit plus [__] Jahre – revisionssicher aufzubewahren. Dies umfasst sowohl genehmigte als auch abgelehnte Änderungsanträge, einschließlich aller zugehörigen Kommunikations- und Entscheidungsdokumente.

• Eskalationsprozess: Für den Fall von Unstimmigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten in Bezug auf einen Änderungsantrag (z.B. über die Notwendigkeit der Änderung, die kalkulierten Kosten oder den Umfang) wird ein klar definierter Eskalationspfad eingehalten. Zunächst sollen die Parteien versuchen, eine einvernehmliche Lösung auf operativer Ebene zu finden. Falls erforderlich, werden nächsthöhere Entscheidungsträger beider Seiten hinzugezogen.

• Externe Überprüfung: Sollte keine Einigung erzielt werden und ist im Vertrag eine entsprechende Klausel vorgesehen, kann eine unabhängige Stelle oder ein Gutachter zur Überprüfung des Änderungsantrags und der strittigen Punkte eingeschaltet werden. Die Empfehlung dieser neutralen Instanz wird von beiden Parteien geprüft und fließt in die endgültige Entscheidungsfindung ein.

• Vertragliche Ansprüche: Unberührt von diesem Verfahren bleiben etwaige vertraglich vereinbarte Rechte der Parteien, wie z.B. das Recht zur Vertragsanpassung oder -kündigung, falls keine Einigung über die Änderungsmodalitäten erzielt werden kann.

• Regelmäßige Evaluierung: Der Änderungsprozess selbst wird in festgelegten Abständen (z.B. jährlich oder nach einer bestimmten Anzahl durchgeführter Änderungen) vom Auftraggeber überprüft. Dabei wird beurteilt, ob das Verfahren effizient ist, die gewünschten Ergebnisse liefert und den operativen Anforderungen gerecht wird.

• Lessons Learned: Erkenntnisse aus durchgeführten Änderungsanträgen (sowohl erfolgreiche Implementierungen als auch abgelehnte oder problematische Anträge) werden dokumentiert und im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ausgewertet. Diese Erfahrungen fließen in die regelmäßige Sicherheitsrisikobewertung und die zukünftige Sicherheitsplanung mit ein, um die Leistungsfähigkeit der Sicherheitsdienstleistungen laufend zu optimieren.

Der Sicherheitsdienstleister bestätigt durch Unterzeichnung dieses Dokuments den Erhalt des Verfahrens für Änderungsanträge und erkennt die hierin festgelegten Regelungen als verbindlich für die Durchführung des Vertrags an. Beide Vertragsparteien stimmen zu, dass dieses Verfahren integraler Bestandteil des Dienstleistungsvertrags für Sicherheitsleistungen ist.

Name (Vertreter Auftraggeber): ___________________________

Titel/Funktion: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________