3E6 Formularsammlung & Vorlagen

Der Zweck dieser Formularsammlung besteht darin, alle standardisierten Formulare und Vorlagen bereitzustellen, die in den vertraglich vereinbarten Sicherheitsdienstleistungen verwendet werden. Sie dient der einheitlichen und vollständigen Dokumentation sämtlicher operativer Tätigkeiten, Vorkommnisse und administrativer Prozesse. Durch eine lückenlose Dokumentation wird die Nachvollziehbarkeit der Sicherheitsleistungen gewährleistet und die Einhaltung vertraglicher sowie gesetzlicher Anforderungen unterstützt.

Die Sicherheitsdienstleistung unterliegt in Deutschland strengen gesetzlichen Bestimmungen. Gemäß § 34a GewO darf die Bewachung fremden Lebens oder Eigentums nur mit behördlicher Erlaubnis und unter Vorlage einer Sachkunde‑Prüfung erfolgen. Zu den gesetzlichen Pflichten gehört ferner die zeitnahe und übersichtliche Führung von Aufzeichnungen und das Sammeln einschlägiger Belege in deutscher Sprache. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Grundsätze der Datenschutz‑Grundverordnung (DS‑GVO) einzuhalten, insbesondere Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Der Arbeitgeber muss zudem die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung und Unfälle mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit dokumentieren.

• Tägliche Einsatz‑ und Schichtberichte: Dokumentation aller Ereignisse, Wahrnehmungen und ausgeführten Aufgaben je Dienstschicht.

• Vorfall‑ und Notfalldokumentation: Meldung von Sicherheitsereignissen, Unfällen und Alarmen sowie deren Nachbereitung.

• Besucher‑ und Fremdfirmenverwaltung: Registrierung von Besuchern, Lieferanten und Dienstleistern, Ausstellung von Zutrittsausweisen.

• Kontroll‑ und Wartungsnachweise: Protokollierung von Gerätetests und Wartungsarbeiten an Sicherheits‑ und Notfallausrüstung.

• Streifen‑ und Zugangskontrollen: Aufzeichnung von Rundgängen, Kontrollpunkten und Zutrittsfreigaben.

• Täglicher Tätigkeitsbericht (Daily Activity Report): Zusammenfassung aller Ereignisse und Aufgaben je Schicht, inklusive zeitlicher Zuordnung und Besonderheiten.

• Schichtübergabeprotokoll: Übermittlung relevanter Informationen zwischen ablösender und annehmender Wache (z. B. Vorkommnisse, Schlüssel, Ausrüstung).

• Streifennachweis: Routen, Kontrollpunkte, Zeitstempel und festgestellte Abweichungen.

• Leitstellenprotokoll: Dokumentation von Alarmmeldungen, CCTV‑Sichtungen, Telefonaten und Funkverkehr.

• Vorfallbericht: Detaillierte Beschreibung von Sicherheitsereignissen, Maßnahmen und Folgeaktivitäten. Der Bericht dient als Beweismittel; jede Fälschung oder Entfernung von Einträgen kann als Urkundenfälschung gemäß § 267 StGB gewertet werden, wie branchenspezifische Leitfäden zum Wachbuch betonen.

• Unfallbericht: Meldung von Arbeitsunfällen oder Verletzungen, einschließlich Angaben zum Hergang, zu Beteiligten und Zeugen; bei Unfällen mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit besteht Dokumentationspflicht.

• Notfall‑Nachbericht: Analysiert Abläufe und Reaktionen im Rahmen von Feuer, medizinischen Notfällen oder Einbrüchen, um Optimierungen abzuleiten.

• Besucherregistrierung: Erfassung von Name, Ausweisnummer, Zweck des Besuchs, Ansprechpartner sowie Ankunfts‑ und Abgangszeit. Die Datenerhebung erfolgt nach den DS‑GVO‑Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung und Datenminimierung.

• Fremdfirmen‑/Dienstleister‑Zutritt: Genehmigung von Fremdfirmenzugängen, Beschreibung der auszuführenden Arbeiten, Sicherheitsunterweisung und Unterschrift des Auftragnehmers.

• Fahrzeug‑Ein‑/Ausfahrprotokoll: Fahrzeugkennzeichen, Fahrer‑/Begleitdaten, Waren‑/Frachtkontrollen und Zeitstempel.

• Dienstbeginn‑/Dienstende‑Checkliste: Prüfung der Sicherheitsmaßnahmen beim Öffnen und Schließen des Objekts (z. B. Schließzustand von Türen, Funktionsprüfung der Alarmanlagen).

• Ausrüstungs‑Checkliste: Übergabe und Rücknahme von Funkgeräten, Schutzwesten, Taschenlampen, Schlüsseln und sonstiger Ausrüstung. Die Funktionsfähigkeit übergebener Gegenstände ist zu bestätigenwiki-fuer-schutz-und-sicherheit.de.

• Notfallausrüstungs‑Checkliste: Regelmäßige Kontrolle von Feuerlöschern, automatisierten externen Defibrillatoren (AED) und Erste‑Hilfe‑Koffern.

• Schlüssel‑/Zutrittskarten‑Ausgabe und Rücknahme: Nummer des Schlüssels/der Karte, Datum und Uhrzeit, Name und Unterschrift des Empfangenden sowie des Herausgebers.

• Fundsachenprotokoll: Beschreibung des gefundenen Gegenstands, Fundort, Finder und Übergabe an die zuständige Stelle.

• Alarmtest‑Protokoll: Datum und Uhrzeit des Tests, getestete Komponenten, Ergebnisse und eingeleitete Korrekturmaßnahmen.

• Überschriften mit eindeutiger Formularnummer.

• Unternehmenslogo sowie Kennzeichnung des Objekts.

• Vorgedruckte Felder für alle erforderlichen Angaben, mit Platz für Unterschriften, Datum und Uhrzeit.

• Hinweise zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit, einschließlich Verweis auf die DS‑GVO‑Grundsätze (Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung etc.).

• Verweis auf die Pflicht zur unverzüglichen und wahrheitsgemäßen Dokumentation gemäß BewachV.

• Die Originalformulare werden zentral als Masterdateien verwaltet. Änderungen sind nur durch autorisierte Personen zulässig.

• Elektronische Vorlagen werden in PDF‑Format und – falls vertraglich vereinbart – in bearbeitbarer Form bereitgestellt.

• Jede Aktualisierung erhält eine neue Versionsnummer und wird im Revisionsverlauf dokumentiert.

• Aufzeichnungen und Belege sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen. Sie müssen mindestens bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach ihrer Entstehung in den Geschäftsräumen aufbewahrt werden; bei Verträgen und beschäftigungsbezogenen Unterlagen endet die Aufbewahrungsfrist drei Jahre nach Vertrags‑ bzw. Beschäftigungsende.

• Der Zugriff auf Aufzeichnungen erfolgt nach dem Need‑to‑know‑Prinzip; personenbezogene Daten werden vor unbefugter Einsicht geschützt (Integrität und Vertraulichkeit).

• Anlage A: Muster „Täglicher Tätigkeitsbericht“.

• Anlage B: Muster „Vorfallbericht“.

• Anlage C: Muster „Besucherregistrierung“.

• Anlage D: Muster „Ausrüstungs‑Checkliste“.

• Anlage E: Muster „Notfall‑Nachbericht“.

• Anlage F: Muster „Schichtübergabeprotokoll“.

• Anlage G: Muster „Streifennachweis“.

Hiermit wird bestätigt, dass die vorliegenden Formulare die verbindlichen Vorlagen für alle Sicherheitsmitarbeiter auf dem Objekt sind. Sämtliches Personal wurde geschult und angewiesen, jede Form unverzüglich, vollständig und wahrheitsgemäß auszufüllen. Fehlende oder falsche Angaben können disziplinarische Konsequenzen nach sich ziehen.