3D4 Personalbesetzungsplan & Reservekonzept

Dieses Konzept legt die Strategie fest, um eine unterbrechungsfreie Dienstleistung auch bei geplanten oder ungeplanten Personalausfällen zu gewährleisten.

• Aufrechterhaltung eines reibungslosen Betriebsablaufs auch bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter.

• Sicherstellung der kontinuierlichen Dienstleistungsqualität und Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen gegenüber dem Auftraggeber.

• Minimierung des Risikos von Dienstunterbrechungen durch eine strukturierte Planung von Ersatzpersonal.

Das Personalreservekonzept gilt für alle vereinbarten Sicherheitsdienstleistungs-Positionen im Rahmen des Vertrags. Es umfasst sowohl festangestellte Mitarbeiter als auch temporäre Aushilfskräfte und Spezialpersonal. Das Konzept greift bei allen Arten von Ausfällen, einschließlich Abwesenheiten durch Krankheit, Urlaub, Schulungen, Notfälle oder Personalwechsel.

• Arbeitsrecht und Tarifverträge: Befolgung der nationalen Arbeitsgesetze (wie z.B. Arbeitszeitgesetz) sowie relevanter Tarifverträge der Sicherheitsbranche.

• Arbeitsschutz: Einhaltung der geltenden Arbeitsschutzbestimmungen und Unfallverhütungsvorschriften zum Schutz der Mitarbeiter.

• Datenschutz: DSGVO-konformer Umgang mit personenbezogenen Daten des Personals und Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen (z.B. Bundesdatenschutzgesetz).

• Bewachungsgewerbe: Sicherstellung, dass eingesetztes Sicherheitspersonal die gesetzlichen Anforderungen erfüllt (insbesondere Sachkundeprüfung gemäß § 34a Gewerbeordnung).

• Primäre Reserve: Intern geschulte Stammmitarbeiter, die neben ihren Regelaufgaben für einen sofortigen Einsatz als Vertretung zur Verfügung stehen.

• Sekundäre Reserve: Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsverträgen oder auf Abruf, die bei kurzfristigem Bedarf schnell eingesetzt werden können.

• Spezial-Reserve: Reservekräfte mit speziellen Fähigkeiten oder Zertifizierungen (z.B. besondere technische Kenntnisse oder Fremdsprachen), die für spezifische Aufgaben oder Objekte vorgesehen sind.

Alle Reservemitarbeiter müssen die für ihren Einsatz erforderlichen Qualifikationen und Nachweise besitzen.

• Gesetzliche Zertifizierungen: Nachweis der gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen oder Prüfungen (z.B. erfolgreich abgelegte Sachkundeprüfung gemäß § 34a GewO für Sicherheitspersonal).

• Rollenübergreifende Ausbildung: Cross-Training der Mitarbeiter, damit Reservepersonal verschiedene Positionen und Aufgaben übernehmen kann.

• Fortlaufende Weiterbildung: Regelmäßige Fortbildungsmaßnahmen und Übungen, um sicherzustellen, dass Reservekräfte stets auf dem neuesten Stand der Abläufe, Technik und Vorschriften sind.

• Auslösekriterien: Definierte Kriterien, wann Reservekräfte angefordert werden (z.B. Abwesenheit einer Einsatzkraft länger als eine definierte Zeitdauer oder bei unvorhergesehenen Vorfällen, die zusätzlichen Personalbedarf erfordern).

• Benachrichtigung: Vorgegebene Meldewege und Ansprechpartner für die Alarmierung der Reserve (z.B. Meldung durch den Vor-Ort-Einsatzleiter an die Einsatzzentrale).

• Mobilisierung: Schnelle Verfügbarmachung der Ersatzkraft; Reservepersonal hält sich bereit, um im Bedarfsfall innerhalb festgelegter Reaktionszeiten (z.B. innerhalb von 60 Minuten) am Einsatzort zu erscheinen.

• Reservequote: Vorhaltung einer Mindest-Reservepersonalquote im Verhältnis zur regulären Belegschaft (z.B. mindestens 10% der eingesetzten Wachpersonen stehen als Reserve zur Verfügung).

• Regionale Abdeckung: Geplante geografische Verteilung der Reservekräfte, um mehrere Objekte/Standorte bedarfsgerecht abdecken zu können, ohne lange Anfahrtszeiten.

• Verfügbarkeitsüberwachung: Einsatz eines Systems zur fortlaufenden Überwachung der Verfügbarkeit aller Reservekräfte (z.B. digitale Bereitschaftslisten oder Software, in der An- und Abwesenheiten der Reserve dokumentiert werden).

• Interne Abstimmung: Enge Koordination zwischen dem Vor-Ort-Aufsichtspersonal (Objekt- oder Teamleiter) und der zentralen Einsatzleitung, um Bedarfe frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten.

• Erreichbarkeit der Reserve: Direkte Kommunikationswege (Telefon, Messenger oder firmeneigenes Alarmierungssystem) für den kurzfristigen Kontakt zu allen Reservekräften.

• Kundeninformation: Der Auftraggeber wird bei personellen Wechseln oder dem Einsatz von Reservepersonal umgehend informiert, insbesondere wenn Schlüsselpositionen betroffen sind, um Transparenz zu gewährleisten.

• Leistungsbewertung: Einsatzberichte und Feedback nach jedem Reserveeinsatz, um die Performance der Reservekraft zu beurteilen (fachlich und bezüglich der Einhaltung von Abläufen).

• Vorfallsmeldung: Falls während eines Reserveeinsatzes Zwischenfälle oder Probleme auftreten, werden diese dokumentiert und an die zuständigen Stellen gemeldet (inkl. Ursachenanalyse).

• Feedback und Verbesserung: Die gewonnenen Erkenntnisse aus Reserveeinsätzen (internes Feedback sowie Rückmeldungen des Auftraggebers) fließen in die Überarbeitung des Konzepts ein, um künftige Einsätze zu optimieren.

• Externe Partnerschaften: Nutzung von vertraglich vereinbarten Partnerunternehmen oder Personaldienstleistern, die kurzfristig Sicherheitspersonal stellen können, falls der interne Reservepool nicht ausreicht.

• Genehmigte Nachunternehmer: Bereits im Vorfeld ausgewählte und vom Auftraggeber genehmigte Nachunternehmer stehen für Noteinsätze zur Verfügung, um die Dienstkontinuität zu gewährleisten.

• Eskalationsverfahren: Bei absehbar länger andauernden Ausfällen wird ein Eskalationsplan aktiviert (z.B. Information des Kunden, Heranziehung zusätzlicher personeller Ressourcen aus anderen Objekten oder Standorten etc.), um die Sicherheit aufrechtzuerhalten.

• Regelmäßige Überprüfung: Der Personalreserve-Pool und die Wirksamkeit der beschriebenen Maßnahmen werden in definierten Intervallen (z.B. quartalsweise) überprüft.

• Aktualisierung: Schulungspläne, Kontaktdaten und Einsatzprotokolle für Reservekräfte werden bei Bedarf aktualisiert, um stets aktuelle und korrekte Informationen sicherzustellen.

• Jahresgespräch: Mindestens einmal jährlich findet mit dem Auftraggeber eine Überprüfung bzw. Abstimmung statt, um sicherzustellen, dass das Konzept den aktuellen Anforderungen und Erwartungen entspricht und ggf. Anpassungen vorzunehmen.

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