3D3 Leistungsorganisation & -steuerung

Der Dienstleister legt dar, wie alle vertraglich vereinbarten Sicherheitsleistungen organisiert und gesteuert werden, um die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen. Das Dokument schafft Transparenz über den Einsatz von Sicherheitskräften, Überwachung, Berichtswesen und Eskalationsprozesse. Ziel ist, dem Auftraggeber aufzuzeigen, wie Einsatzbereitschaft, Gesetzeskonformität und Servicequalität gewährleistet werden.

• Geltungsbereich: Alle vertraglich vereinbarten Leistungen im Bereich Werkschutz/Objektschutz, Empfangs- und Zugangskontrolle, Streifendienst, Leitstellenbetrieb sowie Notfall‑ und Interventionsdienste.

• Planung und Steuerung: Bezieht die operative Einsatzplanung, Personaldisposition, Urlaubs‑ und Vertretungsplanung sowie Qualitätssicherung ein.

• Anwendung: Für den regulären Betrieb, für besondere Gefahrenlagen und für Notfälle (z. B. Evakuierungen, technische Störungen, Gefahrenabwehr).

Projektleitung

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├── Objekt-/Standortleiter

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│ ├── Schichtleiter

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│ │ └── Sicherheitsmitarbeiter

│ └── Stellvertretende Leitung / Qualitätsbeauftragter

└── Schnittstelle zum Auftraggeber (Sicherheitsbeauftragter)

• Posten- und Schichtplanung: Jeder Zugangskontrollpunkt und jeder Streifendienst wird anhand einer Gefährdungsbeurteilung geplant. Die Schichtlänge, Pausenregelung und Besetzungsstärke richten sich nach gesetzlichen Vorgaben und Kundenanforderungen.

• Urlaubs- und Abwesenheitsplanung: Der Dienstleister führt eine Jahresurlaubsplanung, die eine lückenlose Besetzung sicherstellt. Kurzfristige Ausfälle werden durch einen geschulten Springerpool abgedeckt.

• Reservistenpool: Ein Pool aus qualifizierten Sicherheitsmitarbeitern steht zur Verfügung, um bei Krankheit, Ausfällen oder Sonderereignissen einzuspringen.

• Planungswerkzeuge: Dienstpläne werden über digitale Systeme erstellt, die Schichten, Urlaubszeiten und Vertretungen verwalten. Das System ermöglicht transparente Einsicht und reduziert Planungsfehler.

• Posten und Streifeneinsätze: Zuweisung der Sicherheitskräfte erfolgt gemäss Gefährdungsanalyse und Gebäudestruktur. Besondere Risikobereiche (z. B. Technikräume) werden durch regelmäßige Rundgänge kontrolliert.

• Leitstellenbetrieb: Die Notruf‑ und Serviceleitstelle oder interne Leitstelle überwacht Videoanlagen, Brand‑ und Einbruchmeldeanlagen, steuert Zutrittssysteme und bearbeitet Alarme.

• Kommunikation: Funkgeräte oder verschlüsselte Digitalfunk‑/Datenkanäle stellen die permanente Verbindung zwischen Sicherheitsmitarbeitern, Schichtleitung und Leitstelle sicher.

• Intervention: Mobile Sicherheitskräfte (Revierdienst) werden bei Alarmmeldungen, technischen Störungen oder Gefahrenlagen entsendet. Dispatching erfolgt über die Leitstelle nach standardisierten Prozeduren.

• Schichtberichte: Jeder Sicherheitsmitarbeiter erstellt pro Schicht einen Bericht (digital oder schriftlich) über Kontrollen, Ereignisse und besondere Vorkommnisse. Schichtleiter prüfen und zeichnen diese ab.

• Kontrollen durch Vorgesetzte: Schichtleiter und Qualitätsbeauftragte führen unangekündigte Postenkontrollen und Streifenbegleitungen durch, um Dienstqualität und Arbeitsanweisungen zu überprüfen.

• Vorfallmeldungen: Für sicherheitsrelevante Ereignisse gelten festgelegte Melde- und Eskalationsfristen. Diese protokollieren Zeitpunkt, Ablauf, Beteiligte und getroffene Maßnahmen.

• Kundenfeedback: Regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Auftraggeber werden ausgewertet und fließen in die Verbesserung von Abläufen ein.

• Technische Unterstützung: Einsatz von Kontrollsystemen (RFID/NFC‑Kontrollpunkte, digitale Rundgangsysteme) zur lückenlosen Dokumentation von Streifen.

• Befehlskette: Sicherheitsmitarbeiter → Schichtleiter → Objekt-/Standortleiter → Projektleitung.

• Allgemeine Meldungen: Kleinere Unregelmäßigkeiten werden an den Schichtleiter gemeldet und intern dokumentiert.

• Sicherheitsvorfälle: Ereignisse mit erhöhtem Gefahrenpotenzial werden über den Schichtleiter an die Objektleitung gemeldet; diese entscheidet über weitere Maßnahmen und informiert die Projektleitung.

• Vertragsangelegenheiten: Fragen zur Vertragsauslegung, Abrechnungsangelegenheiten oder Serviceveränderungen werden an die Projektleitung zur Abstimmung mit dem Auftraggeber weitergeleitet.

Reaktionszeiten sind abhängig von der Gefährdungsbeurteilung. Bei Stufe 2 erfolgt die Reaktion üblicherweise innerhalb von 5 Minuten; bei Stufe 3 unverzüglich.

• Gewerbeerlaubnis (§ 34a GewO): Das Bewachungsgewerbe ist laut § 34a Gewerbeordnung erlaubnispflichtig; Sicherheitsdienstleistungen wie Revier‑ oder Objektschutz dürfen nur von Unternehmen mit entsprechender Erlaubnis ausgeübt werden. Zur Vertragserfüllung setzt der Dienstleister ausschließlich Personal und Subunternehmer mit gültiger § 34a‑Erlaubnis ein.

• Datenschutz und Videoüberwachung: Videoüberwachung stellt einen Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung dar und erfordert eine gesetzliche Grundlage und Verhältnismäßigkeit. Für zulässige Videoüberwachung sind in der Regel die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und ggf. Polizeigesetze der Länder maßgeblich. Es muss durch geeignete Maßnahmen deutlich kenntlich gemacht werden, dass eine Videoüberwachung stattfindet, und der verantwortliche Betreiber mit Kontaktdaten muss benannt werden. Zusätzlich verlangt Art. 32 DSGVO „Security by Design“ – technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der Datenverarbeitung, z. B. getrennte Netzwerke, Verschlüsselung und starke Authentifizierung.

• Datenschutzmanagement (GDPR): Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Rechte der Betroffenen, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Unternehmen müssen den Grundsatz „Privacy by Design“, audits und Protokollierung der Datenverarbeitung, Sicherheitsmaßnahmen wie Pseudonymisierung oder Verschlüsselung, klare Einwilligungs‑ und Transparenzregelungen, sowie Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen einhalten.

• Arbeitsschutz: Als Arbeitgeber ist der Dienstleister verpflichtet, alle erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen zu treffen, deren Wirksamkeit zu überprüfen und an veränderte Umstände anzupassen. Die Arbeitsgestaltung soll Gefahren für Leben und Gesundheit möglichst vermeiden bzw. minimieren. Bei der Planung der Maßnahmen sind der Stand der Technik, Arbeitsmedizin und Ergonomie sowie besondere Risiken schutzbedürftiger Arbeitnehmergruppen zu berücksichtigen. Arbeitnehmer sind angemessen zu unterweisen.

• Subunternehmer: Der Dienstleister darf nur Subunternehmer einsetzen, die die gesetzliche Erlaubnis nach § 34a GewO besitzen und zuverlässig sind.

• Haftung: Der Dienstleister haftet für fahrlässig verursachte Sach‑ und Vermögensschäden nur im Rahmen des vertragstypischen, vorhersehbaren Schadens Personenschäden sind hiervon ausgenommen.

• Hinweisschilder: Im Bereich der Videoüberwachung sind nach DSGVO und BDSG deutlich sichtbare Hinweisschilder mit Angabe des Verantwortlichen zu installieren.

• Regelmäßige Überprüfungen: Jährliche oder halbjährliche Reviews der Sicherheitsprozesse in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

• Lessons Learned: Analyse von Vorfällen und deren Ursachen; Anpassung der Prozesse und Schulungen.

• Mitarbeiterschulung: Fortlaufende Schulungen zu rechtlichen Neuerungen, Verhaltensregeln, Erste Hilfe, Brandschutz, Deeskalationstechniken und Datenschutz.

• Technologische Anpassungen: Evaluierung und Implementierung neuer Technologien (z. B. Zutrittskontrollsysteme, Videoanalytik) zur Erhöhung der Sicherheit und Effizienz.

• Zertifizierungen: Pflege und Erweiterung von Qualitäts‑, Umwelt‑ und Sicherheitszertifikaten (z. B. DIN ISO 9001, DIN 77200).

Die Tabelle dient als Beispiel. Der Dienstplan wird projektbezogen erstellt und monatlich aktualisiert.

• Gebäudeplan: Für jedes überwachte Areal wird ein Plan mit nummerierten Kontrollpunkten (RFID/NFC) erstellt. Die Sicherheitsmitarbeiter müssen diese Punkte in der vorgegebenen Reihenfolge und Zeit ablaufen.

• Kontrollpunkte: Außenbereich, Haupteingang, Nebeneingänge, Technikräume, Parkflächen, Dachzugang.

• Dokumentation: Das Kontrollsystem zeichnet Datum, Uhrzeit und Personalnummer auf. Bei Abweichungen (z. B. ausgelassener Punkt) erfolgt eine automatische Meldung an den Schichtleiter.

• Erkennung des Vorfalls durch Sicherheitsmitarbeiter oder technisches System.

• Meldung an Schichtleiter (Stufe 1), Eintrag in Schichtbericht.

• Einstufung des Vorfalls (Stufe 1–3) und Entscheidung über Maßnahmen.

• Information der Leitstelle (bei Stufe 2/3) und ggf. Alarmierung externer Stellen (Polizei/Feuerwehr).

• Dokumentation und Nachbereitung (Vorfallsbericht, Feedback an den Auftraggeber, ggf. Anpassung der Abläufe).

• Datum, Schichtzeit, Name des Mitarbeiters.

• Besetzte Posten, durchgeführte Kontrollen (mit Zeitangaben).

• Beobachtungen und besondere Vorkommnisse.

• Übergabe an nächsten Dienst (offene Punkte).

• Unterschrift des Mitarbeiters und Schichtleiters.

• Datum, Uhrzeit, Ort des Ereignisses.

• Beteiligte Personen und beteiligtes Material.

• Beschreibung des Ablaufs, der getroffenen Maßnahmen und des Ergebnisses.

• Einstufung der Eskalationsstufe (1–3).

• Meldung an wen (Schichtleiter, Polizei, Feuerwehr).

• Nachbereitung (Fotos, Zeugenaussagen, Sicherung von Videoaufnahmen).

• Unterschriften (erstellender Mitarbeiter, Schichtleiter, ggf. Auftraggeber).

Name des Vertreters des Dienstleisters:

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Funktion:

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Unterschrift:

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Datum:

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Firmenstempel/Siegel:

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