3D2 Stakeholder- & Schnittstellenmatrix

• Sicherheitsbezogene Stakeholder abbilden: Es werden alle internen und externen Akteure erfasst, die an der Sicherung und dem Betrieb des Objekts beteiligt sind oder hierüber informiert werden müssen.

• Kommunikationskanäle festlegen: Für Routinebetrieb, Vorfallbehandlung und Notfälle werden klare, sichere

• Kommunikationswege definiert. Der Sicherheitsdienstleister hat sicherzustellen, dass alle Daten entsprechend der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet werden. Insbesondere müssen die Grundsätze der Integrität und Vertraulichkeit gem. Art. 5 Abs. 1 lit. f und die Anforderungen an Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO eingehalten werden.

• Schnellen Informationsfluss sichern: Bei sicherheitsrelevanten Ereignissen muss der Dienstleister unverzüglich und präzise berichten, damit Auftraggeber, Behörden und beteiligte Stellen schnell reagieren können.

• Rechtskonformen Betrieb gewährleisten: Der Sicherheitsdienstleister muss eine Genehmigung gemäß § 34a der Gewerbeordnung (GewO) besitzen, da die gewerbliche Bewachung des Lebens oder Eigentums Dritter erlaubnispflichtig ist. Die Erteilung der Erlaubnis setzt u. a. die persönliche Zuverlässigkeit, geordnete finanzielle Verhältnisse, den Nachweis der erfolgreich bestandenen Sachkundeprüfung sowie eine Berufshaftpflichtversicherung voraus.

• Bewachung und Objektschutz: Stationäre und mobile Bewachung, Empfangs‑ und Zugangskontrolle, Streifen‑ und Kontrollgänge sowie die Bedienung technischer Sicherheitsanlagen.

• Gefahrenmeldungen: Bearbeitung von Alarmen, Überwachungssystemen und Meldungen aus Fremd‑ oder Eigenüberwachung.

• Stakeholder‑Integrierung: Alle aufgeführten Stellen sind in den Informationsfluss einzubinden, sofern sie im Ereignisfall informiert werden müssen, Entscheidungsbefugnisse besitzen oder Spezial‑ bzw. Rettungsunterstützung leisten.

• Datenschutz: Personenbezogene Daten von Ansprechpartnern dürfen nur zur Erfüllung der Sicherheitsaufgaben verwendet werden. Die Speicherung und Übermittlung erfolgt nach den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG.

• Kompetenznachweis: Alle eingesetzten Wachpersonen müssen die gesetzlich vorgeschriebene Unterrichtung oder Sachkundeprüfung nach § 34a GewO bestanden haben und eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchlaufen. Ohne gültige Erlaubnis dürfen keine Bewachungsleistungen erbracht werden.

• Haftpflichtversicherung: Der Dienstleister hat eine Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen abzuschließen. Die Verordnung über das Bewachungsgewerbe (BewachV) legt u. a. 1 000 000 € für Personenschäden und 250 000 € für Sachschäden pro Schadensfall fest.

• Leitung Unternehmenssicherheit: Strategische Verantwortung für das Sicherheitskonzept, Eskalationsinstanz.

• Objektsicherheitskoordinator: Operative Schnittstelle zwischen Facility Management und Sicherheitsdienst.

• Arbeits‑ und Gesundheitsschutzbeauftragter: Integration von Arbeitssicherheitsanforderungen und Unfallverhütungsvorschriften in den Sicherheitsbetrieb.

• Geschäftsleitung: Trifft strategische Entscheidungen im Krisenfall und genehmigt besondere Maßnahmen.

• Vertrags‑/Projektmanager: Vertragserfüllung, Qualitätsmanagement, Ansprechpartner für den Auftraggeber.

• Objektsicherheitsmanager (Site Security Manager): Leitung des eingesetzten Teams, Einhaltung der Objektanweisungen, Berichterstattung.

• Schichtleiter: Operative Führung der Wachpersonen, Schichtplanung und Dokumentation.

• Leitstellenpersonal: Überwachung von Alarmanlagen, Koordination der Intervention.

• Streifenkräfte: Durchführung von Kontrollgängen, Zugangskontrollen und Interventionsmaßnahmen.

• Polizeidienststelle: Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit, Strafverfolgung. Eine Alarmierung darf nur erfolgen, wenn eine Gefährdung vorliegt oder der Auftraggeber dies freigibt.

• Feuerwehr und Rettungsdienste: Durchführung von Brandbekämpfung, technischen Hilfeleistungen und medizinischer Erstversorgung.

• Zivil‑ und Katastrophenschutzbehörden: Unterstützung bei großflächigen Gefährdungen und Evakuierungen.

• Alarmempfangsstelle / Notrufleitstelle: Externe Leitstelle für die Überwachung von Gefahrenmeldeanlagen.

• Der Objektsicherheitsmanager erstellt täglich einen Betriebsbericht über Ereignisse, Schichtbesetzung und besondere Vorkommnisse und übermittelt diesen verschlüsselt an die Leitung Unternehmenssicherheit.

• Berichtspflichten umfassen auch die Einhaltung der Dienstpläne und den Nachweis der gesetzlichen Unterrichtung gem. § 34a GewO der eingesetzten Mitarbeiter.

• Bei sicherheitsrelevanten Zwischenfällen (z. B. unbefugter Zutritt, technische Störungen) erfolgt eine umgehende telefonische Meldung an den Sicherheitsmanager des Auftraggebers; danach ist innerhalb der vereinbarten Frist ein schriftlicher Vorfallsbericht zu übermitteln.

• Informationen dürfen nur an berechtigte Stellen weitergegeben werden; datenschutzrelevante Inhalte sind zu pseudonymisieren oder zu anonymisieren.

• Im Brand‑ oder Lebensgefahrfall sind sofort die staatlichen Notrufnummern (110 für Polizei, 112 für Feuerwehr/Rettungsdienst) zu kontaktieren und die Evakuierungsanweisungen einzuleiten.

• Parallel ist die Leitung Unternehmenssicherheit zu informieren. Erst nach Freigabe dürfen Medien oder Dritte informiert werden, es sei denn, gesetzliche Meldepflichten bestehen.

• Nach einem Vorfall übergibt der Sicherheitsdienst innerhalb der vereinbarten Service‑Level‑Zeit einen detaillierten Bericht an den Auftraggeber. Dieser beinhaltet Ursachenanalyse, durchgeführte Maßnahmen, zeitliche Abläufe und Verbesserungsvorschläge.

• Der Auftraggeber führt mit dem Dienstleister eine Nachbesprechung durch, in der Optimierungen definiert und die Umsetzung überwacht werden.

• Minderer Vorfall: Geringfügige Störung ohne Gefährdung; Bearbeitung durch Schichtleiter, Information an den Objektsicherheitsmanager.

• Schwerwiegender Vorfall: Sicherheitsverletzung mit potenzieller Gefährdung; sofortige Benachrichtigung des Objektsicherheitsmanagers und der Leitung Unternehmenssicherheit.

• Kritischer Notfall: Akute Gefahr für Menschenleben oder erheblicher Sachschaden; umgehende Alarmierung von Polizei/Feuerwehr, sofortige Eskalation an Geschäftsleitung.

• Die Kontaktaufnahme mit hoheitlichen Stellen (Polizei, Aufsichtsbehörden) erfolgt, sofern dies in den Objektanweisungen vorgesehen ist oder eine unmittelbare Gefährdungslage besteht. In allen anderen Fällen erteilt die Leitung Unternehmenssicherheit die Freigabe.

• Für alle Schlüsselrollen (Leitung Unternehmenssicherheit, Objektsicherheitsmanager, Schichtleiter) sind 24/7 erreichbare Rufnummern zu hinterlegen. Aktualisierungen werden unverzüglich in die Matrix übernommen.

• Aktualisierungspflicht: Der Auftraggeber führt Änderungen bei Personal, Kontaktinformationen oder Verfahrensanweisungen unverzüglich durch und stellt aktualisierte Fassungen dieser Matrix bereit. Veraltete Exemplare sind aus dem Betrieb zu entfernen, um Informationskonflikte zu vermeiden.

• Verteilung: Jede neue Version wird dem Sicherheitsdienstleister sowie dem Leitstellen‑ und Streifenpersonal schriftlich zur Verfügung gestellt. Änderungen müssen durch Unterschrift bestätigt werden.

• Revision: Ein Revisionsverlauf dokumentiert Änderungen, verantwortliche Personen und Ausgabedaten. Dies gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

• Kurzübersicht Notfallrufnummern: Übersichtlich gestaltete Liste der wichtigsten Telefonnummern (Polizei 110, Feuerwehr/Rettungsdienst 112, interne Notfallkontakte).

• Ablaufdiagramme: Visuelle Darstellung der Kommunikationswege bei Vorfällen und Notfällen, inkl. Eskalationsstufen.

• Organigramme: Darstellungen der Sicherheitsorganisation des Auftraggebers und des Dienstleisters mit Verantwortlichkeiten.

Der Sicherheitsdienstleister bestätigt hiermit, dass er die vorliegende Stakeholder‑ & Schnittstellenmatrix erhalten, geprüft und in seine objektbezogenen Sicherheitsprozesse integriert hat. Änderungen oder Ergänzungen werden in Abstimmung mit dem Auftraggeber durchgeführt.