3D1 Organigramm

Dieses Dokument stellt die vertragsspezifische Organisationsstruktur aller eingesetzten Sicherheitskräfte dar. Ziel ist es, die Befehlskette, die Meldewege und Vertretungsregelungen transparent darzustellen, sodass jederzeit eine lückenlose operative Kontrolle gewährleistet ist. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche gesetzlichen Anforderungen an das Bewachungsgewerbe einzuhalten. Nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Sicherheitsunternehmen ist das Bewachungsgewerbe ein erlaubnispflichtiger Gewerbezweig gemäß § 34a Gewerbeordnung. Die Auswahl des Personals und das Weisungsrecht obliegen dem beauftragten Unternehmen; es trägt die Verantwortung für sämtliche arbeits‑, sozial‑ und kollektivrechtlichen Verpflichtungen.

Zur Erfüllung des Datenschutzes verpflichtet sich der Dienstleister zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes. Insbesondere sind angemessene technische, physische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu treffen, Drittanbieter sind sorgfältig zu prüfen und personenbezogene Daten sind zu verschlüsseln, soweit möglich. Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten hat der Verantwortliche unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden, die zuständige Datenschutzbehörde zu benachrichtigen und ggf. die Betroffenen zu informieren.

Die Erstellung und laufende Überarbeitung eines umfassenden Sicherheitskonzepts ist wesentlicher Bestandteil der Leistung. Dieses Konzept basiert auf einer Risiko‑ und Gefahrenanalyse, berücksichtigt Brandschutz, Flucht‑ und Evakuierungswege sowie Rettungsmaßnahmen und wird regelmäßig überprüft und geschult. Moderne Sicherheitstechnologien wie Videoüberwachung, Zutrittskontrollsysteme und Alarmtechnik werden integriert. Die Mitarbeitenden werden kontinuierlich geschult, um Sicherheitsrisiken frühzeitig zu erkennen und angemessen zu reagieren.

Die allgemeine Norm DIN 77200‑1 (Private Sicherheitsdienstleistungen – Allgemeine Anforderungen an Sicherheitsdienstleister) dient als Rahmen für Organisation, Prozesse und Personal des Sicherheitsdienstleisters und verlangt unter anderem eine definierte Organisationsstruktur, Versicherungs‑ und Haftungsregelungen, ein Beschwerde‑ und Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Arbeitsschutz, vertragliche Grundlagen, Anforderungsprofile, Dienstanweisungen sowie Vorgaben zum Einsatz von Subunternehmern und Personal. Diese Norm wird als anzuwendender Mindeststandard vereinbart.

• Projektleiter / Gesamtverantwortlicher: Gesamtverantwortung für den Vertrag, Ansprechpartner für das Management des Auftraggebers.

• Objektleiter / Sicherheitsmanager: Operative Leitung vor Ort, Koordination des täglichen Dienstbetriebs.

• Schichtleiter: Verantwortlich für Schichtübergaben, Dienstaufsicht und Einhaltung der Dienstanweisungen.

• Leitstellenpersonal: Bedienung von Videoüberwachungs‑, Alarm‑ und Zutrittskontrollsystemen.

• Streifen‑ und Standposten: Durchführung von Revier‑ und Objektschutz, Kontrollgänge und Zutrittskontrolle.

• Spezialisierte Sicherheitsfunktionen: z. B. Hundeführer, Veranstaltungs‑ und Empfangsdienste, Ersthelfer, Brandschutz‑ und Evakuierungshelfer.

• Reservepersonal: Einsatz bei Ausfällen oder erhöhtem Sicherheitsbedarf.

Alle eingesetzten Mitarbeitenden müssen die Qualifikations‑ und Zuverlässigkeitsanforderungen des Bewachungsgewerbes erfüllen. Sie verfügen über die erforderliche Sachkundeprüfung oder Unterrichtung nach § 34a GewO und gegebenenfalls über zusätzliche Qualifikationen (z. B. Ersthelfer, Brandschutzhelfer). Das Unternehmen hat eine Haftpflichtversicherung im Rahmen der übernommenen Haftung abzuschließen, deren Nachweis der Auftraggeber verlangen kann.

• Hierarchie und Befehlskette: Das Organigramm zeigt eine klare vertikale Struktur vom Projektleiter über den Objektleiter und die Schichtleiter bis zu den einzelnen Sicherheitsmitarbeitern.

• Rollenidentifikation: Jede Position wird mit Bezeichnung, Hauptaufgaben und Entscheidungsbefugnis dargestellt.

• Vertretungsregelung: Für jede Schlüsselposition ist eine Stellvertretung benannt, die bei Abwesenheit die Aufgaben übernimmt.

• Schicht‑ und Teamzusammensetzung: Angabe der Anzahl der Mitarbeiter pro Schicht, der zugeordneten Posten und der verantwortlichen Schichtleiter.

• Kundenschnittstelle: Es wird ausgewiesen, welche Funktionen mit welchen Vertreter:innen des Auftraggebers kommunizieren (operativ, bei Vorfällen und auf strategischer Ebene).

• Dokumentation und Meldewesen: Die Dienstanweisungen legen detaillierte Kontroll‑ und Meldwege fest und sind integraler Bestandteil des Sicherheitskonzepts.

• Compliance: Das Organigramm weist auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit hin (DSGVO/BDSG) sowie auf interne Prozesse zur Meldung von Zwischenfällen und Datenpannen.

Das Organigramm wird als grafisches Diagramm in einem top‑down‑Format dargestellt und zeigt die Berichtslinien zwischen Management‑, Leitungs‑ und operativen Ebenen. Verschiedene Farben unterstreichen die Unterschiede zwischen Führungs‑, Kontroll‑ und operativen Funktionen. Symbole verdeutlichen Spezialfunktionen (z. B. Headset für Leitstelle, Hundesymbol für K9‑Teams).

Weitere Mitarbeitende sind gemäß anliegender Personalliste aufgeführt. Die Kontaktdaten umfassen mindestens Telefon, Funkkanal und E‑Mail‑Adresse. Sensible personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

• Operativer Ansprechpartner: Tagesgeschäft und operative Anliegen werden durch den Objektleiter oder den diensthabenden Schichtleiter bearbeitet.

• Eskalation bei Vorfällen: Schwerwiegende Sicherheitsvorfälle oder vertragliche Probleme sind unverzüglich an den Projektleiter zu eskalieren, der seinerseits den Auftraggeber informiert. Meldewege für Vorfälle sind in den Dienstanweisungen detailliert festgelegt.

• Leistungsüberprüfung: Regelmäßige Abstimmungstermine zwischen Projektleiter und der Sicherheits‑Ansprechperson des Auftraggebers dienen der Leistungsüberwachung, dem Beschwerdemanagement und der ständigen Verbesserung (Qualitätsmanagement), wie es die DIN 77200‑1 fordert.

• Datenschutz und Informationspflichten: Informationen über personenbezogene Daten, die im Rahmen der Zutrittskontrolle oder Videoüberwachung verarbeitet werden, werden transparent kommuniziert. Bei Datenschutzverletzungen gelten die Meldefristen nach Art. 33 ff. DSGVO.

Das Organigramm wird stets aktualisiert, sobald sich Personalbesetzungen, Rollen oder Kontaktdaten ändern. Jede Überarbeitung wird mit einer Versionsnummer, dem Ausgabedatum und einem Änderungsprotokoll versehen. Die Änderungshistorie dokumentiert, welche Positionen betroffen sind und ab wann die neue Version gilt. Der Dienstleister verpflichtet sich, Änderungen dem Auftraggeber unverzüglich in Textform mitzuteilen und aktualisierte Dokumente zur Verfügung zu stellen.

• Stellenbeschreibungen: Detaillierte Beschreibungen der Aufgaben, Befugnisse und Qualifikationsanforderungen für jede Sicherheitsfunktion gemäß DIN 77200‑1 (u. a. Organisationsstruktur, Versicherung, Haftung, Beschwerdemanagement, Personal‑ und Einsatzanforderungen).

• Schichtpläne: Übersicht der geplanten Schichten, Dienstzeiten, Postenverteilung und Reservebesetzungen.

• Personalliste: Kontaktdaten aller Schlüsselpersonen (Telefon, Funk, E‑Mail) und deren Stellvertretungen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in Übereinstimmung mit der DSGVO und dem BDSG.

• Sicherheitskonzept: Zusammenfassung der Risiko‑ und Gefahrenanalyse, der baulichen, technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen, der Notfall‑ und Evakuierungspläne sowie des Trainingsprogramms

Name des Vertreters: __________________________________________

Position: __________________________________________

Unterschrift: _______________________________________

Datum: _____________________________________________

Firmenstempel/Siegel: _______________________________