3B5 Rechnungs- & Vergütungsrichtlinie

Diese Richtlinie definiert den standardisierten Prozess für Rechnungsstellung, Bezahlung und Vergütung der beauftragten Sicherheitsdienstleistungen. Sie soll Transparenz und Genauigkeit sicherstellen sowie die Einhaltung aller vertraglichen, gesetzlichen (einschließlich relevanter Vorschriften wie § 34a GewO und der DSGVO) und steuerlichen Anforderungen gewährleisten. Damit wird eine fristgerechte Zahlung der erbrachten Leistungen ermöglicht, während zugleich eine lückenlose Dokumentation und ein nachvollziehbarer Prüfpfad sichergestellt werden.

• die Häufigkeit und das Format der Rechnungsstellung,

• die Vergütungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten,

• den Umgang mit zusätzlichen Leistungen, Überstunden oder reduzierten Leistungsumfängen,

• die steuerliche Konformität der Abrechnung sowie etwaige Abzüge.

• Eingereichte Rechnungen müssen korrekt und vollständig sein und den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

• Die Abrechnung hat den vertraglich vereinbarten Vergütungssätzen zu entsprechen und darf nur Leistungen enthalten, die tatsächlich erbracht und dokumentiert wurden.

• Abweichungen zwischen dem berechneten Rechnungsbetrag und den dokumentierten Leistungsnachweisen werden vor Zahlungsfreigabe durch den Auftraggeber überprüft und geklärt.

• Rechnungsabsender und -empfänger: Vollständiger Name und Anschrift des Dienstleisters (Auftragnehmer) sowie des Auftraggebers (Leistungsempfänger).

• Rechnungskennung: Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

• Referenz: Die entsprechende Vertrags- oder Ausschreibungsnummer zur Zuordnung der Rechnung.

• Leistungszeitraum: Den Abrechnungszeitraum, in dem die Dienstleistungen erbracht wurden.

• Leistungsaufstellung: Eine detaillierte Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen mit Datum/Uhrzeit, Anzahl der geleisteten Stunden oder Einheiten, den jeweils gültigen Vergütungssätzen sowie den Gesamtbeträgen je Position.

• Steuern und Identifikationsnummern: Ausgewiesene Umsatzsteuer nach geltendem Steuersatz (sofern anwendbar) sowie die Steuer-Identifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters.

• Format und Übermittlung: Das vereinbarte Rechnungsformat und der Übermittlungsweg (z.B. elektronische Rechnung als PDF oder als XRechnung, oder Papierrechnung), entsprechend den vertraglichen Vorgaben.

• Empfangsstelle: Den vorgesehenen Empfänger bzw. die zuständige Abteilung beim Auftraggeber, an die die Rechnung zu senden ist.

• Einreichungsfrist: Die Frist zur Rechnungseinreichung nach Ende des Leistungszeitraums (z.B. innerhalb von [X] Werktagen nach Monatsende).

Die standardmäßige Zahlungsfrist beträgt 30 Tage netto ab Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung beim Auftraggeber, sofern im Vertrag keine abweichenden Zahlungsziele festgelegt sind. Die Vergütung erfolgt durch bargeldlose Zahlung, in der Regel per Banküberweisung auf das vom Auftragnehmer benannte Konto. Alternativ anerkannte elektronische Zahlungswege können vereinbart werden.

Sofern vertraglich vorgesehen, hat der Auftragnehmer Nachweise über die Begleichung von Forderungen Dritter (z.B. Subunternehmer), die fristgerechte Zahlung von Löhnen an das eingesetzte Personal (unter Beachtung des Mindestlohngesetzes) sowie die Abführung gesetzlicher Abgaben vorzulegen.

• Zusatzleistungen/Überstunden: Zusätzlich beauftragte Leistungen oder angefallene Überstunden werden nur vergütet, wenn sie vom Auftraggeber vorab genehmigt wurden und werden gemäß den vereinbarten Vergütungssätzen abgerechnet.

• Leistungsmängel/Nichterfüllung: Bei nachgewiesener Nichtleistung oder erheblichen Leistungsabweichungen ist der Auftraggeber berechtigt, Abzüge von der Vergütung vorzunehmen oder Vertragsstrafen gemäß den Vereinbarungen im Hauptvertrag geltend zu machen.

• Gutschriften/Korrekturen: Überzahlungen oder versehentlich zu hoch berechnete Beträge (z.B. für nicht geleistete Stunden) werden mittels Gutschrift oder Verrechnung im nächsten Abrechnungszeitraum korrigiert.

• Leistungsnachweise: Dienst- und Einsatzprotokolle wie Anwesenheitslisten, Wachberichte, Rundgangsprotokolle oder Arbeitsaufträge, welche die tatsächlich erbrachten Leistungen dokumentieren.

• Arbeitszeitnachweise: Vom Auftraggeber autorisierte und gegengezeichnete Stundenzettel bzw. Arbeitszeitnachweise für den abgerechneten Zeitraum.

• Auslagenbelege: Quittungen und Belege für erstattungsfähige Auslagen oder Nebenkosten, sofern solche gemäß Vertrag vom Auftraggeber zu erstatten sind.

Beanstandungen des Auftraggebers zu einer Rechnung sind innerhalb einer angemessenen Frist nach Rechnungseingang schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer zu erheben. In der Mitteilung sind die strittigen Positionen oder Beträge und der Grund der Beanstandung anzugeben.

Beide Parteien verpflichten sich, etwaige Unstimmigkeiten bei der Abrechnung zeitnah (in der Regel innerhalb von etwa 14 Tagen) einvernehmlich zu klären. Hierzu sollen alle erforderlichen Informationen und Belege ausgetauscht werden, um eine Beilegung des Streitpunkts zu erreichen.

Falls eine Einigung innerhalb des vorgesehenen Zeitraums nicht erzielt wird, wird der Vorgang an eine vertraglich definierte Eskalationsinstanz weitergeleitet (z.B. an die Projektleitung oder einen Schiedsausschuss, falls vereinbart), um eine Lösung herbeizuführen.

Der Auftraggeber hat das Recht, die vom Auftragnehmer gestellten Rechnungen sowie die zugrunde liegenden Belege und abrechnungsrelevanten Aufzeichnungen jederzeit zu prüfen. Dies umfasst auch die Überprüfung der Einhaltung einschlägiger gesetzlicher Vorgaben durch den Auftragnehmer – beispielsweise den Nachweis der fachlichen Qualifikation des eingesetzten Sicherheitspersonals (Sachkunde nach § 34a GewO), die ordnungsgemäße Zahlung von Löhnen und Sozialabgaben (Einhaltung des MiLoG und der Sozialversicherungspflichten) sowie den Schutz personenbezogener Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber oder dessen autorisierten Vertretern auf Verlangen Einsicht in alle für die Abrechnung relevanten Unterlagen zu gewähren und Kopien zur Verfügung zu stellen. Beide Parteien wahren Vertraulichkeit und beachten bei der Weitergabe und Prüfung von Dokumenten die geltenden Datenschutzbestimmungen.

Sämtliche abrechnungsrelevanten Unterlagen sind vom Auftragnehmer für einen Zeitraum von mindestens acht Jahren aufzubewahren, um eine nachträgliche Prüfung zu ermöglichen. Diese Aufbewahrungspflicht richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben (insbesondere § 14b UStG und § 147 AO) und spiegelt die derzeitige Rechtslage wider.

• Verspätete Rechnungseinreichung: Der Auftragnehmer hat die Rechnungen fristgerecht innerhalb der unter Abschnitt 5 festgelegten Fristen einzureichen. Wird eine Rechnung verspätet eingereicht, kann der Auftraggeber die Bearbeitung und Bezahlung auf den nächsten Abrechnungszyklus verschieben. Weitere Konsequenzen bei verspäteter Rechnungsstellung (etwa vertraglich vereinbarte Vertragsstrafen) richten sich nach den Bestimmungen des Hauptvertrags.

• Zahlungsverzug des Auftraggebers: Die Zahlung gilt als verspätet, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist leistet. In diesem Fall gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen, derzeit neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB, sofern der Vertrag keine abweichende Regelung zum Verzugszins enthält. Etwaige weitergehende Verzugsschäden oder Mahngebühren können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zusätzlich geltend gemacht werden.

Änderungen oder Ergänzungen dieser Abrechnungs- und Vergütungsrichtlinie bedürfen der Schriftform. Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer geplante Änderungen rechtzeitig mitteilen.

Neue oder geänderte Bestimmungen treten nur nach vorheriger schriftlicher Benachrichtigung und unter Berücksichtigung einer angemessenen Frist in Kraft, sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart. Der Auftragnehmer bestätigt, über etwaige Änderungen in Kenntnis gesetzt worden zu sein, bevor diese wirksam werden.

Der Auftragnehmer bestätigt hiermit, den Inhalt dieser Abrechnungs- und Vergütungsrichtlinie zur Kenntnis genommen zu haben, und erklärt sich mit allen oben genannten Bestimmungen einverstanden und verpflichtet, diese einzuhalten.

Name: ____________________________

Position: _________________________

Unterschrift: ______________________

Datum: ___________________________

Firmenstempel (falls erforderlich): ______________