Bietervorschlagsliste

im Rahmen einer Ausschreibung für Sicherheitsdienstleistungen (Facility Management) Zwischen [Name der ausschreibenden Organisation] (nachfolgend "Offenlegende Partei") und [Name des Bieters / Dienstleisters] (nachfolgend "Empfangende Partei") wird die folgende Vereinbarung geschlossen:

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung dient dem Schutz aller vertraulichen, objektbezogenen und sicherheitsrelevanten Informationen, die im Zusammenhang mit der Teilnahme der Empfangenden Partei an einem Ausschreibungs- bzw. Vergabeverfahren für Sicherheitsdienstleistungen offengelegt werden. Die übermittelten Informationen dürfen ausschließlich zum Zwecke der Angebotserstellung und Teilnahme am genannten Beschaffungsprozess verwendet werden. Jede Nutzung der vertraulichen Informationen zu anderen Zwecken ist untersagt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass eine unbefugte Offenlegung oder unsachgemäße Verwendung dieser Informationen die Sicherheit der betreffenden Liegenschaft gefährden, beteiligten Personen einen unlauteren Vorteil verschaffen oder anderweitig Schaden (einschließlich Reputationsverlust) verursachen kann. Die strikte Geheimhaltung über sämtliche sicherheitsrelevanten Details soll der Sicherung des Objekts dienen, das Risiko von Datenabflüssen oder Insider-Missbrauch minimieren sowie Vertrauen in den Ausschreibungsprozess sicherstellen. Diese Vereinbarung wird von der Empfangenden Partei vor Erhalt irgendwelcher Ausschreibungsunterlagen, Einsicht in Pläne, Teilnahme an Ortsbegehungen oder technischen Demonstrationen unterzeichnet. Sie erstreckt sich auf die gesamte Phase vor und während der Ausschreibung, einschließlich etwaiger Bieterbesprechungen, Fragerunden und sonstiger im Laufe des Verfahrens erfolgender Informationsaustausche. Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gelten darüber hinaus auch nach Abschluss des Ausschreibungsverfahrens und der Vergabe des Auftrags fort, unabhängig davon, ob die Empfangende Partei den Zuschlag erhält oder nicht.

2. Definition vertraulicher Informationen

Als "vertrauliche Informationen" gelten sämtliche Informationen, die von der Offenlegenden Partei an die Empfangende Partei in jedweder Form (mündlich, schriftlich, visuell, elektronisch oder auf anderem Wege) weitergegeben werden. Hierunter fallen insbesondere, aber nicht abschließend:

Technische Unterlagen und Pläne, wie z.B. Gebäudepläne, Lagepläne von Sicherheitssystemen (einschließlich Positionierung von Überwachungskameras/CCTV), Zutritts- und Zugangscodes sowie Sicherheitsprotokolle;

Betriebs- und Einsatzdaten, wie z.B. Wachdienstpläne, Patrouillenrouten, Alarmierungsabläufe und Reaktionsprotokolle;

Informationen zu sicherheitstechnischen Einrichtungen und IT-Systemen, wie z.B. IT- und Sicherheitskonfigurationen, Netzwerkpläne, Passwortrichtlinien oder Verschlüsselungsverfahren;

Jegliche Analysen, Berichte, Konzepte oder Zeichnungen, die solche Informationen enthalten oder aus ihnen abgeleitet sind;

Sowie alle sonstigen Informationen, die im Rahmen der Ausschreibung oder einer eventuellen Objektbegehung bekanntgegeben werden und als vertraulich oder sicherheitsrelevant gekennzeichnet oder der Natur nach vertraulich sind.

Unabhängig von einer ausdrücklichen Kennzeichnung gilt jede Information als vertraulich, die sich auf die Liegenschaft, deren Sicherheitsmaßnahmen oder betriebliche Abläufe bezieht. Nicht als vertrauliche Informationen gelten solche Daten, welche die Empfangende Partei nachweislich bereits rechtmäßig vor Erhalt von der Offenlegenden Partei kannte, die allgemein bekannt oder zugänglich sind oder nachträglich ohne Verstoß der Empfangenden Partei allgemein bekannt oder zugänglich werden. Ebenfalls ausgenommen sind Informationen, die der Empfangenden Partei von einem berechtigten Dritten ohne Verletzung einer Geheimhaltungspflicht überlassen wurden. Die Beweislast für das Vorliegen dieser Ausnahmen liegt bei der Empfangenden Partei.

3. Verpflichtungen der Empfangenden Partei

Die Empfangende Partei verpflichtet sich, alle vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben oder in sonstiger Weise zugänglich zu machen, außer wie in dieser Vereinbarung ausdrücklich erlaubt. Sie darf die erhaltenen Informationen ausschließlich für den in Abschnitt 1 genannten Zweck verwenden und nicht für eigene Zwecke oder die anderer Auftraggeber nutzen. Die Empfangende Partei trifft geeignete Maßnahmen, um die Geheimhaltung der Informationen sicherzustellen. Sie wird mindestens die gleiche Sorgfalt und alle Sicherheitsvorkehrungen anwenden, die sie bei eigenen vertraulichen Informationen vergleichbarer Bedeutung anwendet, in jedem Fall jedoch nicht weniger als angemessene Sorgfalt. Vertrauliche Informationen dürfen nur solchen Mitarbeitern der Empfangenden Partei zugänglich gemacht werden, die die Informationen zur Durchführung des Ausschreibungszwecks zwingend benötigen ("Need-to-know-Prinzip"), und die Empfangende Partei stellt sicher, dass diese Mitarbeiter ebenfalls schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (z.B. durch Arbeitsvertrag oder separate Geheimhaltungsvereinbarungen). Eine indirekte Offenlegung vertraulicher Informationen ist ebenso untersagt. Dies umfasst u.a. das Weitergeben von Hinweisen, Teilinformationen oder Erkenntnissen, aus denen Dritte die vertraulichen Informationen ableiten könnten. Die Empfangende Partei darf Dritte auch nicht auf die Existenz bestimmter vertraulicher Informationen oder deren spezifische Inhalte hinweisen, sofern dies nicht ausdrücklich durch die Offenlegende Partei genehmigt wurde. Sofern vertrauliche Informationen personenbezogene Daten enthalten, verpflichtet sich die Empfangende Partei zur Einhaltung aller geltenden Datenschutzgesetze, einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und zur Nutzung solcher Daten ausschließlich für den vorgesehenen Zweck dieser Vereinbarung.

4. Umgang mit Unterlagen; Aufbewahrung und Vernichtung

Sämtliche von der Offenlegenden Partei bereitgestellten Unterlagen und Datenträger, die vertrauliche Informationen enthalten, verbleiben im Eigentum der Offenlegenden Partei. Die Empfangende Partei hat diese sicher aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Physische Dokumente sind in gesicherten Behältnissen oder Räumen aufzubewahren; elektronische Dateien sind durch geeignete IT-Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Passwörter, Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen) zu sichern. Auf Verlangen der Offenlegenden Partei – spätestens jedoch nach Abschluss des Ausschreibungsprozesses oder falls die Empfangende Partei nicht als Auftragnehmer ausgewählt wird – wird die Empfangende Partei sämtliche vertraulichen Unterlagen sowie angefertigte Kopien unverzüglich an die Offenlegende Partei zurückgeben oder nach Weisung der Offenlegenden Partei vollständig und unwiderruflich löschen bzw. vernichten. Die Empfangende Partei wird auf Verlangen schriftlich bestätigen, dass eine vollständige Rückgabe bzw. Vernichtung erfolgt ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder automatisierte Sicherungskopien (Backups), die nicht ohne Weiteres gelöscht werden können, bleiben hiervon unberührt; vertrauliche Informationen, die darin enthalten sind, unterliegen weiterhin den Vertraulichkeitsverpflichtungen dieser Vereinbarung.

5. Weitergabe an verbundene Unternehmen und Dritte

Eine Weitergabe vertraulicher Informationen an verbundene Unternehmen, Subunternehmer oder sonstige Dritte ist der Empfangenden Partei nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Offenlegenden Partei gestattet. Sofern eine solche Zustimmung erteilt wird, hat die Empfangende Partei sicherzustellen, dass der betreffende Dritte oder Konzernteil dieselben Geheimhaltungsverpflichtungen wie in dieser Vereinbarung schriftlich übernimmt (z.B. durch Unterzeichnung einer gleichwertigen Geheimhaltungsvereinbarung). Ohne eine solche Vereinbarung und Zustimmung darf keine Übermittlung erfolgen. Die Empfangende Partei bleibt in jedem Fall für Handlungen ihrer Erfüllungsgehilfen, Berater, verbundenen Unternehmen oder beauftragten Subunternehmen verantwortlich, als hätte sie die Pflichtverletzung selbst begangen. Eine innerhalb der Unternehmensgruppe der Empfangenden Partei erfolgende Offenlegung (z.B. an Mutter-, Schwester- oder Tochtergesellschaften) gilt als Weitergabe an Dritte und bedarf ebenfalls der vorherigen schriftlichen Genehmigung der Offenlegenden Partei, sofern diese nicht ausdrücklich im Voraus gestattet wurde.

6. Dauer der Vertraulichkeitsverpflichtungen

Diese Geheimhaltungsverpflichtungen treten mit Unterzeichnung dieser Vereinbarung in Kraft. Sie gelten während der Ausschreibung und für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Abschluss des Ausschreibungsprozesses bzw. Bekanntgabe der Vergabeentscheidung. Für besonders kritische oder als Betriebs- bzw. Geschäftsgeheimnis einzustufende Informationen (z.B. sicherheitsrelevante Architektur- oder Systemdaten) gelten die Vertraulichkeitsverpflichtungen zeitlich unbegrenzt, bis diese Informationen nachweislich allgemein bekannt geworden sind. Sollten vertrauliche Informationen bereits vor Unterzeichnung dieser Vereinbarung an die Empfangende Partei weitergegeben worden sein, so unterfallen auch diese Informationen rückwirkend den hier vereinbarten Schutzbestimmungen.

7. Rechtevorbehalt / Keine Rechteübertragung

Alle Rechte an den vertraulichen Informationen, einschließlich Eigentumsrechte sowie etwaiger Urheberrechte, gewerblicher Schutzrechte oder Know-how, verbleiben allein bei der Offenlegenden Partei. Durch diese Vereinbarung oder die Offenlegung von Informationen wird kein Recht, keine Lizenz und keine sonstige Befugnis an den vertraulichen Informationen auf die Empfangende Partei übertragen, weder konkludent noch anderweitig. Insbesondere erwirbt die Empfangende Partei keine Nutzungsrechte an technischen Unterlagen, Konzepten oder Verfahren, die ihr offengelegt werden, außer zum Zwecke der Angebotserstellung im Rahmen der Ausschreibung. Die Offenlegende Partei gibt keinerlei ausdrückliche oder stillschweigende Zusicherungen oder Gewährleistungen hinsichtlich der Richtigkeit, Vollständigkeit oder Gebrauchstauglichkeit der offengelegten Informationen für einen bestimmten Zweck. Alle vertraulichen Informationen werden "wie besehen" zur Verfügung gestellt.

8. Rechtsmittel bei Verletzung; Schadensersatz

Die Empfangende Partei nimmt zur Kenntnis, dass ein Verstoß gegen diese Vereinbarung der Offenlegenden Partei irreparablen Schaden zufügen kann. Im Falle einer Verletzung der in dieser Vereinbarung festgelegten Verpflichtungen ist die Offenlegende Partei berechtigt, unverzüglich Unterlassungs- und Schutzmaßnahmen (z.B. in Form einer einstweiligen Verfügung) zu beantragen, unbeschadet sonstiger Rechte oder Ansprüche. Weitergehende Ansprüche der Offenlegenden Partei, insbesondere auf Schadensersatz, bleiben unberührt. Des Weiteren behält sich die Offenlegende Partei für den Fall eines Verstoßes das Recht vor, die Teilnahme der Empfangenden Partei am laufenden Vergabeverfahren mit sofortiger Wirkung zu beenden bzw. sie von diesem auszuschließen. Sollte der Empfangenden Partei bereits ein Auftrag infolge der Ausschreibung erteilt worden sein, kann die Offenlegende Partei den entsprechenden Dienstleistungsvertrag bei schwerwiegendem Verstoß gegen diese Geheimhaltungsvereinbarung fristlos kündigen.

9. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Vereinbarung unterliegt dem Recht der [Bundesrepublik Deutschland] unter Ausschluss des Kollisionsrechts. Sofern die Parteien nichts Abweichendes vereinbaren, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung der Sitz der Offenlegenden Partei (soweit rechtlich zulässig). Die Empfangende Partei erklärt sich – falls sie keinen Sitz in [Deutschland] hat – damit einverstanden, etwaige gerichtliche oder behördliche Zustellungen unter der Anschrift eines benannten Zustellungsbevollmächtigten im Inland entgegenzunehmen.

10. Sonstige Bestimmungen

Kein Vertragsangebot / Keine Verpflichtung zum Vertragsschluss: Diese Vereinbarung dient ausschließlich dem Schutz vertraulicher Informationen im Rahmen der Ausschreibung. Sie begründet keinerlei Verpflichtung der Offenlegenden Partei, einen Vertrag über Leistungen mit der Empfangenden Partei abzuschließen oder dieser einen Auftrag zu erteilen. Ebenso entsteht durch diese Vereinbarung keine Verpflichtung für die Empfangende Partei, ein Angebot abzugeben. Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen. An Stelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine rechtlich zulässige Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für eventuelle Regelungslücken. Schriftform: Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses. Nebenabreden bestehen nicht. Fortgeltung: Diese Geheimhaltungsvereinbarung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen für Sicherheitsdienstleistungen und stellt einen standardmäßigen Bestandteil der Beschaffungsprozesse der Offenlegenden Partei dar. Sie wird von der Offenlegenden Partei in regelmäßigen Abständen überprüft und bei Bedarf an geänderte gesetzliche oder interne Anforderungen angepasst. Sprachversionen: Diese Vereinbarung kann in Deutsch und Englisch ausgefertigt werden. Im Falle von Unterschieden zwischen den Sprachversionen ist die deutsche Fassung maßgeblich.

11. Unterzeichnung

Diese Vereinbarung wird durch die hierzu bevollmächtigten Vertreter der Parteien rechtskräftig unterzeichnet. Jeder Unterzeichner versichert, zur verbindlichen Vertretung der jeweiligen Partei berechtigt zu sein. Die Unterzeichnung kann im Original (schriftlich) oder mittels einer anerkannten elektronischen Signatur erfolgen; beide Formen der Signatur sind gleichermaßen rechtsverbindlich. Die Parteien geben jeweils Name und Titel/Funktion des Unterzeichnenden sowie das Datum der Unterzeichnung an.

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Ort, Datum         
Offenlegende Partei       
(Unternehmen/Organisation)      
Unterschrift / Name, Titel    


Ort, Datum
Empfangende Partei
(Unternehmen)
Unterschrift / Name, Titel