Unternehemnessicherheit: Schutz vor Naturgefahren

Ein wirksamer Schutz beginnt mit einer gründlichen Risikobewertung der Gefahrensituation des Standorts durch Naturereignisse sowie einer Analyse möglicher Schwachstellen im und um den Empfangsbereich. Dabei sind sowohl die externen Umweltfaktoren als auch die baulichen Verwundbarkeiten des Gebäudes zu betrachten.

• Standort und Umfeld: Bestimmen Sie die Lage des Gebäudes in Bezug auf potenzielle Gefahrenquellen. Liegt der Hauptsitz in einem bekannten Überschwemmungsgebiet oder in einer Senke? Wie ist die Entwässerung rund ums Gebäude (z.B. Kapazität der Kanalisation, Geländeneigung)? Prüfen Sie, ob nahegelegene Gewässer, Hänge oder auch große Bäume eine Bedrohung darstellen könnten – z.B. ein Fluss, der über die Ufer treten kann, oder alte Bäume, die bei Sturm aufs Gebäude fallen könnten.

• Gebäudehülle: Begutachten Sie die Konstruktion des Empfangsbereichs und der Lobby. Wie widerstandsfähig sind Fenster, Glasfassaden und Fassadenmaterialien gegenüber hohen Windlasten, Hagelschlag oder herumfliegenden Trümmern? Identifizieren Sie große Glasflächen ohne Splitterschutzfolie oder ältere Fenster, die bei einem Sturm versagen könnten. Berücksichtigen Sie auch die Dachkonstruktion über dem Empfang – ist sie für starke Schneelasten oder anstauendes Regenwasser ausgelegt? Ebenso wichtig sind externe Anbauten wie Schilder oder Fahnenmasten.

• Technische Anlagen: Überprüfen Sie die Robustheit kritischer Gebäudesysteme, die den Empfang versorgen. Gibt es z.B. ein Notstromaggregat und ist es vor Hochwasser geschützt (etwa nicht in einem überflutungsgefährdeten Keller installiert)? Kann die Klima- und Lüftungsanlage extreme Bedingungen bewältigen – hat sie z.B. Abschalt- oder Umluftmodi, um bei Rauch von außen dicht zu machen, und genügend Kapazität für Hitzeperioden? Falls die Sicherheitssysteme im Empfang (wie Besucherausweis-Drucker, Alarmanlage, Zutrittskontrolle) über Batteriepuffer verfügen, sind diese gewartet und so platziert, dass sie nicht bereits beim ersten Wasserkontakt ausfallen?

• Große Glas-Eingangsfronten oder Fenster, die bei Sturm oder Erschütterungen brechen könnten.

• Eine Lobby auf Straßenniveau oder unter Geländeniveau, wo Wasser leicht eindringen kann.

• Direkt an den Empfang angrenzende Aufzugsvorräume oder Elektroräume, die mit überflutet würden, falls Wasser in den Bereich eindringt (z.B. könnte Wasser in die Aufzugschächte laufen).

• Externe Zierelemente wie Vordächer, Beschilderungen oder Fahnenmasten über dem Eingang, die bei starkem Wind zu gefährlichen Objekten werden, wenn sie sich lösen.

• Platzierung kritischer Geräte: Beispielsweise ein Besucher-Ausweisdrucker oder IT-Schrank im Empfang, der direkt hinter einer sonnenexponierten Glaswand steht und bei einer Sommer-Hitzewelle überhitzen könnte, oder wichtige Akten, die in unteren Regalfächern lagern und schon bei einer kleinen Überschwemmung zerstört würden.

Die obige Tabelle dient als Beispiel – jeder Standort muss seine eigenen Zonen bewerten. Eine formelle Risikobewertung kann auch Tools wie GIS-Gefahrenkarten oder historische Schadendaten einbeziehen, um die Eintrittswahrscheinlichkeiten besser abzuschätzen. Letztlich hilft dieser Prozess dabei, gezielt dort Prävention anzusetzen, wo die größten Schwachstellen liegen. Ein Expertenrat lautet etwa, dass man zunächst eine Gefährdungsanalyse für sein Gebiet durchführen und dann sicherstellen soll, für die wahrscheinlichsten Notfälle schriftliche Verfahren parat zu haben. Auf diese Weise fokussiert sich die Planung auf realistische Bedrohungen.

Hat man die Schwachstellen identifiziert, geht es im nächsten Schritt darum, die Infrastruktur des Gebäudes gegen diese Naturgefahren zu stärken. Investitionen in bauliche Schutzmaßnahmen können im Ernstfall Schäden deutlich reduzieren.

• Hochwasserschutz: Treffen Sie Vorkehrungen, um eindringendes Wasser vom Gebäude fernzuhalten. Dazu gehören etwa erhöhte Türschwellen oder mobil einsetzbare Hochwasserschotts für die Haupteingangstüren, die bei drohendem Hochwasser schnell installiert werden können. Achten Sie darauf, dass die Entwässerung vor dem Empfang frei von Verstopfungen ist; der Einbau von Rinnensystemen oder Pumpensümpfen an Eingängen kann helfen, Wasser umzuleiten. Wenn der Standort hochwassergefährdet ist, ziehen Sie eine Abdichtung der unteren Wände in Betracht und platzieren Sie kritische technische Infrastruktur (Elektroverteilungen, Server, Generatoren) auf höher gelegene Ebenen oder Podeste. Selbst einfache Podeste für Lobby-Mobiliar und Geräte können bei kleineren Überschwemmungen wertvolle Zeit verschaffen.

• Sturmsicherung: Um hohen Windgeschwindigkeiten und Hagel standzuhalten, sollten alle Türen und Fenster im Empfangsbereich sturmfest oder geschützt sein. Bringen Sie z.B. eine Splitterschutzfolie oder Verbundglas auf großen Fensterscheiben an, um bei Einschlägen gefährliche Scherben zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass außen angebrachte Schilder, Fahnenmasten und Beleuchtungen sturmsicher verankert sind, damit sie sich bei einem Orkan nicht lösen. In sturmgefährdeten Regionen könnte auch die Installation von Sturmläden oder herablassbaren Schutzrollos für die Glasfront erwogen werden. Überprüfen Sie zudem das Vordach oder die Markise am Eingang – sie sollte fest verankert und gemäß statischen Anforderungen für Wind- und Schneelasten ausgelegt sein. Entfernen oder sichern Sie lose Gegenstände im und um den Empfang (Außenmobiliar, Pflanzkübel etc.), sobald eine Sturmwarnung besteht.

• Erdbebensicherheit: In Erdbebenregionen liegt der Fokus darauf, Verletzungen durch herabfallende Objekte zu verhindern. Befestigen Sie schwere Möbel im Empfangsbereich (z.B. den Empfangstresen, Regale, große Monitore) mit Bolzen am Boden oder an der Wand. Bringen Sie Riegel an Schranktüren an, damit der Inhalt sich bei Erschütterungen nicht herausarbeitet. Eine Splitterschutzfolie auf Glas wirkt auch hier, indem sie im Fall von Rissen das Glas zusammenhält. Sorgen Sie für eine funktionierende Notbeleuchtung (batteriegestützte Lampen in Lobby und Treppenhaus), falls bei einem Beben der Strom ausfällt. Größere bauliche Verstärkungen (wie die Nachrüstung tragender Bauteile) sind ein umfangreicheres Projekt, doch auch ohne solche Eingriffe kann durch diese einfachen Maßnahmen die Sicherheit im Innenraum deutlich verbessert werden.

• Brandschutz und Rauchabwehr: Bei externer Brandgefahr (etwa durch einen Wald- oder Anlagenbrand in der Nähe) sollte die Gebäudehülle so gestaltet sein, dass Rauch und Funken nicht ins Innere dringen. Stellen Sie sicher, dass die Lüftungsanlage im Notfall abgeschaltet oder auf Umluftbetrieb gestellt werden kann, um das Ansaugen von Rauch zu verhindern. Installieren Sie Rauchmelder in der Nähe von Eintrittspunkten (Türen, Fenster), die frühzeitig warnen, falls Rauch einzudringen beginnt. Erwägen Sie den Einbau von Rauchschutzvorhängen oder feuerbeständigen Rollabschlüssen, die automatisch rund um den Empfang herunterfahren können, um diesen Bereich abzuschotten und das Eindringen von Rauch in weiter innen liegende Gebäudeteile zu verhindern. Alle Fluchtwege vom Empfang aus sollten deutlich markiert und beleuchtet sein, damit im Evakuierungsfall – etwa bei Annäherung eines Feuers – alle Personen schnell und sicher das Gebäude verlassen können, selbst wenn Sichtbehinderungen durch Rauch auftreten.

• Klimaresilienz (Hitze & Kälte): Rüsten Sie das Gebäude für Temperaturextreme. Bei Hitzewellen muss die Kühlleistung der Klimaanlage ausreichend sein – ggf. können mobile oder zusätzliche Kühleinheiten speziell für den Empfangsbereich bereitgehalten werden, insbesondere wenn dort empfindliche Elektronik oder eine große Glasfläche vorhanden ist. Sonnenschutzfolien oder -beschichtungen auf den Fenstern können die Wärmeeinstrahlung in der Lobby reduzieren. Stellen Sie Ventilatoren oder lokale Klimageräte für das Empfangspersonal bereit und achten Sie auf ausreichende Flüssigkeitszufuhr, um Hitzestress vorzubeugen. Für Kälteperioden sorgen Sie für eine zuverlässige Beheizung des Empfangs (idealerweise mit Notstromabsicherung, da ein Heizungsausfall während eines Schneesturms gefährlich für Eingeschlossene sein kann). Installieren Sie ggf. Türrahmen-Heizungen oder Enteisungssysteme, um ein Festfrieren von Türen zu verhindern, und verwenden Sie rutschfeste Matten oder integrierte Bodenheizungen an Eingangswegen, um Glatteisbildung durch gefrierenden Niederschlag zu vermeiden.

Durch die Umsetzung dieser und weiterer standortspezifischer Maßnahmen erhöht das Unternehmen den passiven Schutz gegen Naturgefahren erheblich. Viele dieser Verbesserungen bringen auch im Normalbetrieb Vorteile (z.B. bessere Dämmung oder allgemeine Sicherheitssteigerung), doch ihr Hauptzweck ist es, im Ernstfall Risiken zu reduzieren und Zeit zu gewinnen – sodass der Empfangsbetrieb entweder sicher weiterlaufen oder geordnet heruntergefahren und evakuiert werden kann.

So gut die baulichen Vorkehrungen auch sind, Notfälle können dennoch eintreten. Daher sind klare, eingeübte Notfallprozeduren entscheidend, damit das Empfangspersonal genau weiß, was zu tun ist, sobald eine Naturgefahr auftritt oder ein Alarm ertönt. Der Empfangstresen ist ein kritischer Knotenpunkt während jeder Krise – die Mitarbeiter am Empfang müssen schnell Entscheidungen treffen, um sich und andere zu schützen, und gleichzeitig effektiv mit dem Sicherheits- und Haustechnik-Team kommunizieren.

Gefahrenspezifische Abläufe: Es sollten Standardprozesse (SOPs) für das Empfangsteam entwickelt werden, die auf unterschiedliche Szenarien zugeschnitten sind. Diese Anweisungen sollten knapp (oft in Form von Checklisten oder ausklappbaren Kärtchen) gehalten und in den übergeordneten Gebäude-Notfallplan integriert sein.

• Schwerer Sturm: Wenn ein Unwetter mit Orkanböen, Hagel oder einem heftigen Gewitter unmittelbar bevorsteht, sollte der Empfang umgehend Sturmschutz-Maßnahmen einleiten. Dies kann bedeuten, Wartende im Freien sofort ins Gebäude zu holen, alle Außentüren zu schließen und zu verriegeln, um ein Aufdrücken durch Böen zu verhindern, und die Personen vom Glasbereich weg in einen sichereren inneren Bereich zu führen (z.B. einen festgelegten Schutzraum oder Flur im Gebäudeinneren). Die Empfangskraft sollte dem Sicherheitsteam melden, dass das Sturmprotokoll aktiv ist, und falls vorhanden eine Durchsage machen (über die Lautsprecheranlage), um allen in der Lobby mitzuteilen, sie mögen Abstand von Fenstern halten und im Gebäudeinneren bleiben, bis der Sturm vorüber ist. Wenn Trümmerteile gegen das Gebäude schlagen, könnten die Mitarbeiter und Besucher angewiesen werden, sich hinter robustem Mobiliar oder Wänden in Deckung zu begeben, um zusätzlichen Schutz zu erhalten.

• Überflutung: Wenn Wasser in den Eingangsbereich eindringt (z.B. Wasser unter der Eingangstür hereinfließt oder sich rasch eine Pfütze bildet), muss der Empfang schnell handeln, um Geräte und Personen zu schützen. Laut Hochwasser-SOP besteht der erste Schritt darin, alle Eintrittsstellen abzudichten – dies kann bedeuten, vorhandene Sandsäcke oder mobile Wassersperren an den Türen zu platzieren oder notfalls mit Handtüchern, Planen o.Ä. das Wasser umzuleiten. Die Empfangskraft sollte sofort die Haustechnik bzw. den Notfallkoordinator informieren, dass es zu einer Überflutung kommt. Wichtige Güter im Empfang (am Boden stehende Elektronik, Unterlagen etc.) sollten in höher gelegene Bereiche gebracht werden (z.B. Computer auf Tische heben). Sollte das Wasser sehr schnell steigen oder eine elektrische Gefahr darstellen, muss der Empfang bereit sein, die Stromzufuhr in dem Bereich abzuschalten und Mitarbeiter/Besucher in obere Stockwerke zu evakuieren.

• Externes Feuer/Rauch: Sobald ein externes Feuer in der Nähe bemerkt wird oder dichter Rauch auf das Gebäude zusteuert, sollte der Empfang die Brand-Notfallprozedur auslösen. Dies beginnt meist damit, den Alarm auszulösen (falls er nicht bereits aktiviert ist), um eine Evakuierung einzuleiten. Gegebenenfalls muss der Empfang auch direkt die Feuerwehr (über 112) rufen und sicherstellen, dass das Sicherheitspersonal über die externe Gefahr informiert ist. Da Rauch sehr schnell eindringen kann, ist es ratsam, dass der Empfang die Haupteingangstüren sowie alle weiteren Öffnungen schließt, um den Raucheintritt zu verlangsamen, während im Inneren mit der Evakuierung begonnen wird. Empfangsmitarbeiter sollten Zugang zu Masken oder Atemschutz (als Teil eines Notfallkits) haben, um sich vor Rauch zu schützen, während sie anderen helfen. Ihre Rolle konzentriert sich dann darauf, eventuelle Besucher oder Mitarbeiter in der Lobby sicher durch den vorgesehenen Fluchtweg nach draußen zum Sammelplatz zu geleiten. Außerdem sollten sie sicherstellen, dass niemand den Empfangsbereich wieder betritt, bis die Behörden Entwarnung geben.

Allen diesen Szenarien gemein sind einige grundlegende Zuständigkeiten des Empfangspersonals: sofort den Alarm auslösen bzw. Rettungskräfte und interne Notfallteams informieren, ruhig bleiben und Besuchern wie Mitarbeitern klare Anweisungen geben sowie den Bereich sichern (z.B. Türen schließen oder Personen zu einem alternativen Ausgang lotsen, falls ein Weg versperrt ist). Von Empfangskräften wird nicht erwartet, selbst Brände zu löschen oder technische Rettungen vorzunehmen – ihre Aufgabe ist es, die Reaktion in Gang zu setzen, die Kommunikation zu erleichtern und die sichere Bewegung der Menschen zu koordinieren.

Um die Schritte im Ernstfall leicht abrufbar zu haben, arbeiten viele Unternehmen mit griffbereiten Kurzanleitungen oder Ablaufkarten am Empfang.

Diese Handlungsanweisungen sollten so trainiert werden, dass das Empfangspersonal sie auch unter Stress zügig ausführen kann. Kommunikation ist dabei besonders wichtig – z.B. muss der Empfang während eines Sturms oder einer Überflutung ständig die Sicherheits- und Haustechnikleitung über die Lage in der Lobby informieren (etwa: „Wasser dringt ein, wir evakuieren jetzt den Eingangsbereich“). Im Gegenzug erhält der Empfang Anweisungen, falls weitere Schritte nötig sind (z.B. Verlegung in eine höhergelegene Etage). Oberstes Ziel ist, die Sicherheit aller im Empfangsbereich zu gewährleisten und Chaos zu vermeiden, indem man einem vordefinierten Ablauf folgt.

Frühzeitige Warnungen und effektive Kommunikation können den Verlauf eines Notfalls entscheidend verbessern, da sie den Menschen mehr Reaktionszeit verschaffen. Für Naturgefahren sollte ein Echtzeit-Warnsystem implementiert werden, das öffentliche Warnmeldungen mit den internen Kommunikationswegen des Unternehmens verknüpft, um Anweisungen schnell zu verbreiten.

• Amtliche Warnungen überwachen: Der Empfang sollte Zugang zu öffentlichen Warndiensten haben. In Deutschland veröffentlicht der Deutsche Wetterdienst (DWD) Unwetterwarnungen (vor Sturm, Hitze etc.) über eine App und eine Online-Karte. Außerdem versenden Bund und Länder Warnungen über Apps wie NINA (die Notfall-App des Bundes) und KATWARN. Diese Apps alarmieren bei Naturkatastrophen, Unwettern, Bränden oder anderen Gefahren in der Umgebung. Das Empfangs- und Sicherheitsteam sollte solche Warnkanäle für seinen Standort abonniert haben – etwa indem auf einem eigens dafür vorgesehenen Tablet oder Smartphone am Empfang Push-Benachrichtigungen aktiviert sind. So wird sichergestellt, dass z.B. eine amtliche Unwetter- oder Hochwasserwarnung sofort im Empfang bekannt ist und man rechtzeitig die entsprechenden SOPs auslösen kann (anstatt von einem Ereignis überrascht zu werden).

• Interne Massenbenachrichtigung: Richten Sie ein System ein, um im Ernstfall alle Mitarbeiter und Anwesenden schnell über eine akute Gefahr zu informieren. Viele Firmen nutzen dafür spezielle Alarmierungssoftware oder -plattformen (Rundmails/SMS, automatisierte Anrufe oder App-Push-Nachrichten). Eine Möglichkeit ist die Nutzung von KATWARN Corporate, wodurch Unternehmen interne Sicherheitsmeldungen über die KATWARN-App an alle registrierten Mitarbeiter und sogar Gäste senden können. Alternativ kommen unternehmenseigene SMS-Server oder Telefonketten zum Einsatz. Der Empfang sollte solche internen Alarme sowohl empfangen (z.B. kann eine Sicherheitsleitstelle eine Meldung wie „Tornado-Warnung – bitte Schutz suchen“ an alle schicken) als auch – sofern er als erster eine Gefahr bemerkt – selbst das Alarmsystem auslösen können. Beispielsweise könnte die Empfangskraft eine vordefinierte Nachricht („Jetzt evakuieren“) an alle Mitarbeiter schicken, wenn im Empfangsbereich ein akutes Ereignis festgestellt wird.

• Mittel vor Ort nutzen: Nutzen Sie die Infrastruktur am Empfang, um im Ereignisfall Informationen an die Anwesenden weiterzugeben. Digitale Anzeigesysteme oder Bildschirme in der Lobby können so programmiert werden, dass sie im Notfall automatisch Warnmeldungen oder Handlungsanweisungen anzeigen. Manche Gebäude haben z.B. Laufschriften oder Infomonitore, die im Alltag allgemeine Informationen zeigen – diese können im Alarmfall sofort auf Warnhinweise umschalten (wie „Unwetterwarnung – Bitte im Gebäude Schutz suchen“). Überlegen Sie zudem, gedruckte Notfallinformationen für Besucher bereitzuhalten: z.B. eine kleine Karte oder Broschüre, die ein Gast beim Check-in erhält und auf der kurz steht, was im Alarmfall zu tun ist (Bedeutung der Signale, nächster Notausgang, Sammelplatz etc.). Das Aushängen eines QR-Codes im Empfangsbereich, der auf eine Online-Notfallseite des Unternehmens führt, ist eine weitere moderne Option; Besucher können diesen mit dem Smartphone scannen, um schnell Anweisungen und Notfallkontakte zu erhalten.

• Durchsagen & Rückmeldungen: Stellen Sie sicher, dass der Empfang alle gebäudeweiten Durchsagen gut hören kann (installieren Sie z.B. einen Lautsprecher der Haus-PA in der Lobby). Umgekehrt statten Sie den Empfang mit einem Betriebsfunkgerät oder einer Direktleitung zur Sicherheitszentrale und zur Haustechnik aus. In einer sich entwickelnden Notlage ist ständige Kommunikation zwischen Empfang und der zentralen Einsatzleitung entscheidend – so können von dort Meldungen abgefragt werden (z.B. Zustand der Lobby, Verletzte, ob alle Besucher raus sind) und umgekehrt erhält der Empfang aktuelle Weisungen vom Einsatzleiter.

Durch die Kombination dieser Mittel wird Situationsbewusstsein geschaffen und ein schneller Informationsfluss sichergestellt. Wichtig ist auch, diese Systeme regelmäßig zu testen (z.B. vierteljährlich einen Probealarm über das Alarmierungssystem senden oder einen „Warn-App“-Probelauf durchführen), um sicherzustellen, dass sowohl die Technik als auch die Nutzer im Ernstfall einsatzbereit sind.

Auch die besten Pläne und technischen Vorkehrungen nützen wenig, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie anzuwenden sind. Regelmäßige Schulungen und Übungen sind daher unerlässlich, um die richtigen Reaktionen einzuprägen und die Zusammenarbeit der verschiedenen Teams (Empfang, Sicherheit, Haustechnik etc.) zu koordinieren. Für eine deutsche Industrie-Zentrale ist ein bereichsübergreifender Trainingsansatz empfehlenswert, der oft von der Unternehmenssicherheit oder dem Facility Management geleitet wird.

• Gemeinsames Training für Schlüsselpersonal: Empfangsmitarbeiter, Sicherheitskräfte, Facility-Manager und benannte Notfallhelfer (wie Brandschutz- oder Erste-Hilfe-Beauftragte) sollten gemeinsam üben, damit sie die Aufgaben der jeweils anderen kennen. In vielen Unternehmen wird hierzu ein „Company Responder Team“ gebildet – ein bereichsübergreifendes Team aus Angehörigen dieser Gruppen zur Koordination im Notfall. Bei einer Übung lernt z.B. das Empfangspersonal, wie das Sicherheitsteam agiert, und umgekehrt. Dieses Teamtraining stellt sicher, dass im Ernstfall jeder weiß, wer welche Aufgabe übernimmt (z.B. koordiniert der Sicherheitsdienst die externen Einsatzkräfte, während die Haustechnik die gebäudetechnischen Systeme steuert und der Empfang Besucher leitet – all diese Aktionen müssen ineinandergreifen).

• Regelmäßige und vielfältige Übungen: Führen Sie Notfallübungen nach einem festen Turnus durch (vierteljährlich ist ideal, mindestens jedoch jährlich). Wichtig ist, dass nicht nur Feueralarme geprobt werden. Neben den vorgeschriebenen Evakuierungsübungen bei Feuer sollten gefahrenspezifische Szenarien durchgespielt werden, z.B. eine Hochwasserabwehr-Übung oder eine Unwetter-Shelter-in-Place-Übung. So könnte in einem Quartal eine Übung ein plötzliches Hochwasser simulieren: Der Empfang übt dann das Anbringen eines mobilen Dammbalkens und das Absetzen einer entsprechenden Meldung an die Haustechnik; eine andere Übung könnte einen Sturm simulieren, bei dem sich alle Personen im Gebäudeinneren schützen anstatt ins Freie zu laufen. Binden Sie den Empfang in alle Alarmübungen ein – z.B. wird bei einer Evakuierungsübung ein „Besucher“ am Empfang platziert, damit das Personal übt, einen ortsfremden Gast nach draußen zu begleiten und das Besuchslogbuch mitzunehmen (um am Sammelplatz alle Gäste abgleichen zu können). Nach jeder Übung sollte eine Nachbesprechung stattfinden, um zu diskutieren, was gut lief und wo Verbesserungsbedarf besteht.

• Wissen auffrischen und Pläne aktualisieren: Mit der Zeit ändern sich Personal, Prozesse oder bauliche Gegebenheiten, daher müssen Notfallpläne aktuell gehalten und regelmäßig überprüft werden. Empfangsmitarbeiter sollten den Verlauf aller Notausgänge ab Lobby kennen, den Standort von Feuerlöschern oder Erste-Hilfe-Kästen im Eingangsbereich sowie die Abläufe für jeden Alarmtyp. Nutzen Sie kurze Refresh-Trainings oder Unterweisungen, um dieses Wissen präsent zu halten. Beispiel: Vor Beginn der Sturmsaison oder wenn neue Empfangskräfte anfangen, sollte das Sturm-SOP einmal durchgesprochen oder ein „Was wäre wenn?“-Szenario gemeinsam durchgespielt werden.

• Abstimmung mit externen Helfern: Der betriebliche Notfallplan sollte mit den örtlichen Rettungsdiensten abgestimmt sein. Empfangsmitarbeiter sind oft die Ersten, die eintreffende Feuerwehr- oder Rettungskräfte begrüßen, deshalb sollten sie darin geschult werden, was in diesem Moment zu tun ist. Dazu gehört z.B., zu wissen, wo Feuerwehrlaufkarten, Gebäudeplan und Hauptschlüssel aufbewahrt werden und wie man den Einsatzkräften schnell wichtige Informationen gibt (etwa die letzte bekannte Position einer vermissten Person oder Hinweise zu Gefahrstoffen im Gebäude). Es kann sinnvoll sein, die lokale Feuerwehr gelegentlich einzuladen, an einer Übung teilzunehmen oder das Gebäude zu besichtigen – das verbessert die Zusammenarbeit im Ernstfall erheblich.

• Unterweisung von Besuchern und Fremdfirmen: Etablieren Sie die Praxis, auch betriebsfremde Personen (Besucher, Dienstleister vor Ort) kurz über das Verhalten im Notfall zu informieren. Der Empfang kann hierbei eine Schlüsselrolle spielen, indem er beispielsweise Gästen beim Einchecken kurz erklärt, was im Alarmfall zu tun ist („Im Notfall folgen Sie bitte den Anweisungen unseres Personals zu den Notausgängen.“). In Zeiten erhöhter Gefährdung – etwa an einem Tag mit Unwetterwarnung oder während einer geplanten Räumungsübung – kann der Empfang proaktiv Besucher auf mögliche Alarme hinweisen oder ein Infoblatt aushändigen. So wird sichergestellt, dass auch ortsunkundige Personen im Ernstfall richtig reagieren.

Letztlich schafft Training Vertrauen. In einer realen Krise wird ein gut geschultes Empfangsteam schnell und ruhig agieren statt in Panik zu geraten. Übungen decken zudem häufig praktische Probleme auf (z.B. dass ein Hochwasserschott zu lange zum Anbringen brauchte oder die Kommunikation hakte), die dann vor einem Ernstfall behoben werden können. Die Führungskräfte im Bereich Sicherheit und Facility Management sollten eine Kultur fördern, in der Notfallvorsorge ernst genommen und kontinuierlich verbessert wird.

Das Überstehen des akuten Ereignisses ist der erste Schritt; danach geht es darum, den Normalbetrieb so schnell wie möglich wieder aufzunehmen. Klare Abläufe nach dem Ereignis stellen sicher, dass nach einer Naturgefahrenlage der Empfangsbereich und das gesamte Gebäude sicher und effizient in den Normalzustand zurückgeführt werden.

• Vollzähligkeit sicherstellen: Unmittelbar nach einer Evakuierung oder einem Shelter-in-Place ist zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter und Besucher in Sicherheit sind. Der Empfang sollte das Besucherbuch bzw. die Anmeldeliste beim Verlassen mitnehmen, um am Sammelplatz abzugleichen, dass jeder Gast in Sicherheit ist. Arbeiten Sie mit dem Notfallteam zusammen, um sicherzustellen, dass niemand mehr im Gebäude verblieben ist (insbesondere nicht im Empfang, in WCs oder Besprechungsräumen). Falls jemand vermisst wird, geben Sie diese Information umgehend an die Rettungskräfte weiter.

• Sicherheitscheck und Schadensbewertung: Bevor der Empfangsbereich wieder besetzt oder der Normalbetrieb freigegeben wird, sollte die Haustechnik oder Sicherheitsfachkraft den Bereich inspizieren. Dazu gehört, nach Gefahrenquellen zu suchen: z.B. zerbrochenes Glas, verbliebener Rauch, Wasserschäden, elektrische Probleme (wie nasse Steckdosen oder Geräte) oder strukturelle Risse nach einem Erdbeben. Lassen Sie Empfangspersonal und Besucher erst dann wieder hinein, wenn der Bereich als sicher erklärt wurde. Falls der Haupteingang unbenutzbar ist (überflutet oder mit Trümmern blockiert), richten Sie übergangsweise einen alternativen Eingang ein.

• Betriebskontinuität für den Empfang: Ist der eigentliche Empfangsbereich stark beschädigt (z.B. durch Hochwasser völlig durchnässt oder ohne Stromversorgung), sollte ein Kontinuitätsplan greifen. Das kann bedeuten, dass ein provisorischer Empfang in einem anderen Teil des Gebäudes oder in einer nahegelegenen Einrichtung eingerichtet wird. Halten Sie hierfür ein „Go-Kit“ für den Empfang bereit, das verlegt werden kann – etwa einen Laptop oder ein Tablet mit Zugang zum Besucher-Management-System, eine gedruckte Kontaktliste der Schlüsselpersonen, einige Ausweiskarten und Basis-Büromaterial. Informieren Sie Mitarbeiter und Partner darüber, falls vorübergehend ein anderer Eingang als Empfang dient, solange der eigentliche Bereich instandgesetzt wird.

• Bericht und Nachbesprechung: Dokumentieren Sie das Ereignis detailliert. Der Sicherheits- bzw. Facility-Verantwortliche sollte auch die Empfangsmitarbeiter befragen, was in den ersten Momenten des Vorfalls geschah, welche Aktionen ergriffen wurden und auf welche Hindernisse man stieß. Erstellen Sie einen Vorfallsbericht mit Zeitablauf, getroffenen Entscheidungen und Auswirkungen auf den Betrieb (z.B. „Lobby 5 cm überflutet, Strom im Empfang 2 Stunden ausgefallen“). Wenn irgendein Notfallverfahren nicht planmäßig verlief oder Ausrüstung versagt hat, notieren Sie dies als Lerneffekt.

• Verbesserungen und Wiederanlauf: Nutzen Sie die Erkenntnisse, um die Notfallpläne zu aktualisieren. Vielleicht hat die Risikoanalyse etwas übersehen oder eine SOP muss angepasst werden. Ergreifen Sie auch sofort Maßnahmen zur Schadensbegrenzung – z.B. investieren Sie nach einer Überschwemmung in besseren baulichen Hochwasserschutz oder eine optimierte Entwässerung, basierend auf den gemachten Erfahrungen. In Bezug auf die Wiederherstellung koordinieren Sie sich mit der Versicherung, falls zutreffend (viele Betriebe haben Policen gegen Elementarschäden; eine schnelle Dokumentation erleichtert die Regulierung). Informieren Sie alle Mitarbeiter offen über den Status der Wiederherstellung (z.B. „Die Reparaturen in der Lobby dauern ca. 3 Tage; bitte solange den Seiteneingang nutzen“), um Erwartungen zu managen und die Sicherheit während der Instandsetzung zu gewährleisten.

• Mitarbeiter- und Besucherstatus prüfen – Sicherstellen, dass alle Personen in Sicherheit sind und keine Verletzungen übersehen wurden.

• Vorfall dokumentieren – Zeitpunkt, Art des Ereignisses, ergriffene Maßnahmen und Auswirkungen auf den Betrieb festhalten.

• Führung informieren – Unternehmensleitung und Belegschaft über den Vorfall und den Stand der Wiederherstellung unterrichten.

• Prozesse überprüfen – Mit dem Notfallteam den Ablauf auswerten und Notfallpläne bzw. Trainings bei Bedarf anpassen.

Durch strukturierte Maßnahmen nach dem Ereignis kann die Organisation die Lage stabilisieren, daraus lernen und schneller zur Normalität zurückkehren. Dies gibt auch Mitarbeitern und Besuchern die Sicherheit, dass ihr Wohlergehen oberste Priorität hat – nicht nur während der akuten Gefahr, sondern auch danach.