Sicherheitspersonal: Eigen- oder Fremdleistungen

Die Beschäftigung eines firmeneigenen Sicherheitsdienstes bringt neben den genannten Vorteilen auch beträchtliche operative Verpflichtungen und potenzielle Nachteile mit sich.

• Administrativer Aufwand & Personalbürokratie: Die interne Leitung eines Sicherheitsteams bedeutet, dass das Unternehmen sämtliche Aufgaben der Personalverwaltung und Administration für diese Mitarbeiter schultern muss. Dazu zählen die Rekrutierung geeigneter Kräfte, Hintergrundprüfungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Urlaub und Krankenständen, Schicht- und Dienstplanerstellung, disziplinarische Maßnahmen, regelmäßige Leistungsbeurteilungen und mehr. Gerade wenn das Sicherheitsteam größer ist oder mehrere Standorte abdeckt, kann die Verwaltung schnell komplex und zeitaufwändig werden. Oft ist es notwendig, eigene Sicherheitsleiter oder Koordinatoren einzusetzen, was zusätzliche Personalkosten verursacht. Im Gegensatz zum Outsourcing, wo solche Aufgaben vom Dienstleister übernommen werden, bleibt bei In-House alles an der eigenen Organisation hängen. Die damit verbundene Bürokratie und Organisation bindet Ressourcen, die in kleineren Unternehmen eventuell gar nicht in ausreichendem Maß vorhanden sind.

• Hohe Fixkosten: Ein firmeneigenes Sicherheitskonzept bringt signifikante fixe Personalkosten mit sich, die das Budget belasten können. Das Unternehmen trägt die Verantwortung für Gehälter (inklusive eventueller Zuschläge für Nacht-/Wochenenddienste), Lohnnebenkosten wie Sozialabgaben und Versicherungen, bezahlten Urlaub und Krankheit, Anschaffung von Uniformen und Ausrüstung sowie laufende Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. Diese Kosten summieren sich schnell zu einem großen Posten, der unabhängig davon anfällt, ob zu jeder Zeit ein hohes Sicherheitsaufkommen nötig ist oder nicht. Im Vergleich dazu sind Ausgaben für externe Dienste oft variabel und an den tatsächlichen Bedarf gekoppelt. Zudem kommen bei internen Kräften versteckte Kosten hinzu: zum Beispiel Aufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bei Fluktuation oder Überstundenkosten, wenn kurzfristig Personalengpässe abgedeckt werden müssen. Die Sicherheitsbranche weist allgemein eine sehr hohe Fluktuation auf – jährliche Wechselraten von 100–300% im Wachpersonal sind keine Seltenheit. Muss ein In-House-Team ständig neue Leute rekrutieren und schulen, geht das ins Geld. Hinzu kommen die juristischen und finanziellen Risiken der Arbeitgeberrolle: Arbeitsunfälle (und entsprechende Versicherungsprämien), potenzielle arbeitsrechtliche Konflikte oder Haftungsfälle (z.B. wenn ein Mitarbeiter im Dienst einen Schaden verursacht). Studien zeigen, dass Lohnnebenkosten wie Sozialabgaben und Versicherungen im Schnitt noch einmal rund 48 % auf die Grundlohnkosten aufschlagen. Viele Firmen entscheiden sich gerade wegen dieser stetig steigenden Personalnebenkosten und Haftungsrisiken dafür, Sicherheitsfunktionen auszulagern.

• Verantwortung für gesetzliche Compliance: Wer eine eigene Sicherheitsabteilung betreibt, muss selbst sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben und gewerberechtlichen Pflichten eingehalten werden. Das ist oft komplex, denn das Sicherheitsgewerbe ist reguliert. In Deutschland beispielsweise benötigt man für gewerbliche Bewachungsaufgaben normalerweise eine behördliche Bewachungserlaubnis und das Personal muss eine Unterrichtung oder Sachkundeprüfung nach §34a GewO absolvieren. Allerdings gilt Interessantes: Werden Sicherungsaufgaben durch eigene Mitarbeiter des Objektbetreibers durchgeführt, ist dies nicht als Bewachungsgewerbe im Sinne des §34a GewO anzusehen – eine formale Erlaubnis ist dann nicht erforderlich. Das entbindet das Unternehmen jedoch nicht von der Pflicht, seine Sicherheitsleute ausreichend zu schulen und im Rahmen anderer Gesetze (Arbeitsschutz, Waffengesetz bei Bewaffnung etc.) zu überwachen. Kurz gesagt übernimmt das Unternehmen bei In-House alle Compliance-Themen selbst: Qualifikation und Zertifizierung der Mitarbeiter, Waffenscheine falls nötig, Einsatz von Technik laut Datenschutz, Arbeitszeitgesetze und vieles mehr. Bei Verstößen haftet das Unternehmen direkt. Beim Outsourcing hingegen werden viele dieser Aspekte auf den Dienstleister übertragen – dieser muss lizenziertes Personal stellen, Versicherungen vorhalten und aktuelle rechtliche Anforderungen erfüllen. Entschließt man sich also für einen internen Sicherheitsdienst, sollte man bereit sein, den Aufwand für die rechtliche Konformität zu tragen und intern über entsprechendes Fachwissen (oder juristische Beratung) zu verfügen.

• Begrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität: Ein internes Sicherheitsteam besitzt eine feste Personalstärke und bestimmte Fähigkeiten, was es schwierig machen kann, bei veränderten Sicherheitsanforderungen kurzfristig zu skalieren oder zu reagieren. Bei plötzlichem Mehrbedarf – etwa für eine Großveranstaltung am Standort, bei erhöhtem Risikolevel oder zur Überbrückung von Ausfällen – stößt ein festes Team schnell an Grenzen. Zusätzliche Mitarbeiter einzustellen geht nicht von heute auf morgen, insbesondere wenn es sich nur um temporäre Peaks handelt. Oft bleibt dann nur, vorhandenes Personal durch Überstunden mehr arbeiten zu lassen (was teuer und ermüdend ist) oder doch einen externen Dienstleister ad hoc hinzuzuziehen. Ebenso problematisch: wenn der Sicherheitsbedarf sinkt (z.B. Schließung von Gebäudeteilen oder Sparmaßnahmen), kann man ein festangestelltes Team nicht ohne weiteres verkleinern, ohne in Kündigungen und eventuelle Abfindungen zu gehen. Das In-House-Modell reagiert daher eher starr auf Veränderungen. Viele Firmen mit eigenem Sicherheitsdienst greifen in der Praxis trotzdem auf externe Dienste zurück, um Lastspitzen abzufangen – was zeigt, dass rein intern oft nicht flexibel genug ist.

• Schulungs- und Weiterentwicklungsaufwand: Sicherheitsrisiken und -technologien entwickeln sich permanent weiter, daher muss auch ein internes Security-Team kontinuierlich geschult werden. Die Verantwortung dafür liegt beim Unternehmen selbst: Es muss Trainings zu neuen Sicherheitsthemen (z.B. Umgang mit Drohnen, Cyber-physische Bedrohungen) anbieten, Rechtsänderungen vermitteln, Erste-Hilfe- und Brandschutzkenntnisse aktuell halten usw.. Dieser Investitionsaufwand in Weiterbildung kann beträchtlich sein – sei es durch externe Kurse, interne Trainer oder E-Learning-Plattformen. Gerade wenn das Unternehmen bislang keine Erfahrung mit der Ausbildung von Sicherheitspersonal hat, kann die Entwicklung effektiver Trainingsprogramme eine Herausforderung sein. Vernachlässigt man die Weiterbildung, riskiert man, dass das Team nicht mehr auf dem neuesten Stand der Best Practices arbeitet. Externe Wachdienste hingegen schulen ihr Personal in der Regel zentral und standardisiert, was diese Last von den Kunden nimmt. Ein internes Team sollte daher in der Planung auch fortlaufende Schulungsmaßnahmen mit einkalkulieren – sowohl zeitlich (Mitarbeiter müssen dafür freigestellt werden) als auch finanziell.

• Abdeckung von Ausfällen und 24/7-Diensten: Soll rund um die Uhr Sicherheit gewährleistet sein, benötigt man ausreichendes Personal für Wechselschichten – in der Regel mindestens 4–5 Vollzeitkräfte pro 24/7-Posten, um Schichten inklusive Urlaubsvertretung abzudecken. Für ein kleines Unternehmen ist das oft nicht machbar. Bei internen Sicherheitslösungen besteht somit die Gefahr von Deckungslücken, wenn Mitarbeiter krank werden oder kurzfristig ausfallen. Die restlichen Teammitglieder müssen einspringen, was nicht immer möglich ist. Zudem sind Bereitschaftsdienste für Notfälle außerhalb der regulären Zeiten zu organisieren. Externe Anbieter hingegen haben meistens einen Personalpool, um Lücken zu füllen: Fällt ein Wachmann aus, stellt der Dienstleister Ersatz. Firmenintern diese Redundanz vorzuhalten ist aufwendig – man bezahlt letztlich Leute dafür, im Zweifel verfügbar zu sein. Hier zeigt sich einer der Gründe, warum viele Unternehmen zumindest für Nacht- oder Wochenenddienste auf Fremdfirmen setzen: Die Personalorganisation rund um Abwesenheiten und Randzeiten ist intern schwierig und teuer, während der Wachunternehmen das routiniert leisten kann.

Trotz dieser Herausforderungen ziehen manche Unternehmen das interne Modell vor, weil sie die unmittelbare Steuerung und Firmenverbundenheit schätzen und bereit sind, den Mehraufwand in Kauf zu nehmen. Andere wiederum stellen fest, dass ein externer Sicherheitsdienst viele der genannten Probleme für sie lösen kann.

Die Auslagerung von Sicherheitsaufgaben an einen professionellen Sicherheitsdienstleister kann Unternehmen erhebliche Vorteile bringen, insbesondere wenn Flexibilität und spezielles Know-how gefragt sind.

• Hohe Skalierbarkeit und Flexibilität: Einer der größten Vorteile externer Sicherheitsservices ist die Möglichkeit, den Personaleinsatz jederzeit vergleichsweise unkompliziert an den aktuellen Bedarf anzupassen. Sie können die Anzahl der eingesetzten Sicherheitskräfte oder die Dienstzeiten flexibel hoch- oder herunterfahren. Benötigt Ihr Unternehmen zum Beispiel für eine einmalige Veranstaltung oder bei saisonal erhöhtem Besucheraufkommen zusätzliche Sicherheitskräfte, kann der Dienstleister diese meist kurzfristig bereitstellen. Umgekehrt lassen sich in ruhigen Phasen die Stunden reduzieren, ohne dass Sie intern Personalabbau betreiben müssen. Diese Elastizität erlaubt es, Sicherheit “on-demand” zu beziehen, was mit einer festen internen Mannschaft kaum möglich wäre. Gerade bei Unternehmen mit schwankendem Schutzbedarf oder mehreren Standorten ist das ein enormer Vorteil – der Security-Provider kann schnell aufstocken, wenn das Sicherheitsrisiko steigt, oder reduzieren, wenn weniger Überwachung nötig ist.

• Spezialisiertes Fachwissen und Erfahrung: Sicherheitsfirmen sind auf den Schutz von Personen und Objekten spezialisiert – es ist ihr Kerngeschäft, geeignetes Personal zu rekrutieren, zu prüfen und intensiv zu schulen. Durch Outsourcing erhält Ihr Unternehmen Zugriff auf einen Pool von Sicherheitsprofis mit vielfältigen Kompetenzen. Benötigen Sie z.B. einen zertifizierten Werkschutzmeister, Personal mit Waffensachkunde für bewaffnete Objektschutzaufgaben oder Ordner mit Erfahrung in der Veranstaltungs- und Zugangskontrolle – der richtige Anbieter kann gezielt solches Personal stellen. Die meisten Sicherheitsdienste unterhalten systematische Aus- und Weiterbildungsprogramme und sorgen dafür, dass ihre Mitarbeiter mit den neuesten Sicherheitstechnologien, gesetzlichen Bestimmungen und Deeskalationstechniken vertraut sind. Dieser Sachverstand von außen kann für Ihr Unternehmen sehr wertvoll sein, insbesondere wenn intern das Know-how begrenzt ist. Auch Sonderleistungen wie Sprengstoffspürhunde, Personenschützer oder Sicherheitstechnik-Spezialisten lassen sich über Dienstleister meist leichter beziehen, als sie selbst vorzuhalten.

• Entlastung von administrativem Aufwand: Wird die Security ausgelagert, gehen die täglichen Personalmanagement-Aufgaben weitgehend auf den Dienstleister über. Das heißt, der Anbieter übernimmt das Anwerben und Einstellen der Wachleute, die Einsatzplanung, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Führung und Supervision der Mitarbeiter sowie die Lohnabrechnung, Versicherungen etc. für sein Personal. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies eine spürbare Reduktion von Verwaltungsaufgaben im Sicherheitsbereich. Anstatt sich intern um Schichtpläne oder Ausfallmanagement kümmern zu müssen, vereinbaren Sie lediglich vertraglich die gewünschte Dienstleistung und der Anbieter sorgt für die Erfüllung. Wenn eine bestimmte eingesetzte Wachperson nicht zur Unternehmensphilosophie passt oder leistungsschwach ist, kann man beim Dienstleister um Austausch bitten – dieser regelt dann intern alles Weitere. So können sich Ihre Führungskräfte auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die personellen Details vom Service-Provider gemanagt werden. Ein Vertrag statt Dutzender Arbeitsverträge kann die Abläufe deutlich vereinfachen. Dies reduziert auch das Risiko, gegen arbeitsrechtliche Pflichten zu verstoßen, da der Anbieter für die Einhaltung von z.B. Arbeitszeitgesetzen bei seinem Personal verantwortlich ist (er muss z.B. Pausenzeiten, Ruhezeiten etc. überwachen). Für viele Unternehmen ist diese administrave Entlastung ein Hauptargument pro Outsourcing.

• Leistungsgarantie durch SLAs: In der Regel wird ein externer Wachdienst vertraglich durch Service Level Agreements (SLAs) gebunden, die klare Leistungskennzahlen und -ziele definieren. Dadurch erhält Ihr Unternehmen eine vertraglich zugesicherte Qualität der Sicherheitsleistung. In einem SLA können z.B. Reaktionszeiten auf Alarme, Häufigkeiten von Rundgängen oder Berichtspflichten exakt festgelegt und überwacht werden. Werden die Ziele verfehlt (z.B. erscheint ein alarmierter Sicherheitsmitarbeiter nicht innerhalb von 5 Minuten am Ereignisort), sind vertragliche Strafmechanismen oder Abzüge möglich. Dieses Maß an Verbindlichkeit und Messbarkeit schafft eine höhere Verantwortlichkeit seitens des Dienstleisters – er hat ein direktes wirtschaftliches Interesse, die vereinbarte Performance zu erbringen. Im Vergleich dazu basiert die Leistung interner Teams oft auf weniger formalisierten Vorgaben; man kann intern natürlich auch Ziele setzen, aber es fehlen die externen Kontrollinstanzen. Beispielsweise kann ein SLA bestimmen: “Der Wachdienst muss 100 % der Kontrollgänge laut Turnusprotokoll durchführen und monatlich nachweisen” oder “Uniformierte Präsenz an definierten Posten zu 100 % der vereinbarten Zeiten”. Solche Punkte können Sie als Kunde relativ bequem verfolgen und mit dem Anbieter besprechen.

• Durch solche klaren Leistungsparameter wird Transparenz und Kontrolle über die erbrachte Sicherheitsleistung geschaffen. Ihr interner Sicherheitsverantwortlicher kann regelmäßige Reportings vom Dienstleister einfordern und so sicherstellen, dass der Schutz den vertraglichen Standards entspricht. Sollte es dennoch zu Defiziten kommen, hat man vertragliche Hebel, um Nachbesserung oder Ausgleich zu verlangen. Unterm Strich ermöglicht Outsourcing somit, Qualität und Zuverlässigkeit der Security durch Verträge zu steuern, was bei internen Lösungen in dieser Form nicht ohne weiteres gegeben ist.

• Kostenvorteile und variable Kostenstruktur: Externe Sicherheitsdienste können – je nach Einsatzszenario – kostengünstiger sein als ein Eigenbetrieb, vor allem wenn kein 24/7-Einsatz an 365 Tagen benötigt wird. Statt fix eine Anzahl Mitarbeiter samt Lohnnebenkosten vorzuhalten, zahlen Sie beim Outsourcing nur die tatsächlich abgerufene Leistung. Alle anderen Aufwendungen – von Sozialleistungen über Weiterbildung bis Ausrüstung – sind im Stundensatz oder Pauschalpreis des Dienstleisters bereits einkalkuliert. Oft wirken die Stundensätze eines Dienstleisters auf den ersten Blick höher als die internen Personalkosten je Stunde; jedoch muss man bedenken, dass darin Urlaubs-/Krankheitsreserve, Verwaltung, Gewinnmarge etc. enthalten sind. In vielen Fällen zeigt eine Gesamtkostenrechnung, dass Outsourcing zu Einsparungen führt, insbesondere wenn man die erwähnten versteckten Kosten interner Lösungen einbezieht. Branchenzahlen nennen mögliche Ersparnisse von 30–40 % durch die Auslagerung von Sicherheitsdiensten im Vergleich zu internen Teams. Ein weiterer Aspekt ist die Kostenflexibilität: Bei Budgetkürzungen können Sie den Sicherheitsumfang im Vertrag reduzieren, was sofort zu geringeren Kosten führt – ohne arbeitsrechtliche Maßnahmen einleiten zu müssen. Ebenso können Sie bei erhöhtem Budget temporär mehr Service einkaufen. Diese Variabilität macht es einfacher, Sicherheit an die wirtschaftliche Lage anzupassen, während In-House-Kosten weitgehend fix sind.

• Zugang zu moderner Technik und Systemen: Führende Sicherheitsdienstleister bieten nicht nur Personal, sondern bringen oft auch technische Lösungen mit ein. Viele Firmen haben eigene digitale Wachbuch-Systeme, elektronische Rundgangskontrollsysteme, Alarmmanagement-Plattformen oder Echtzeit-Reporting-Apps, die sie ihren Kunden zur Verfügung stellen. Beispielsweise könnte Ihr Dienstleister ein Onlineportal bereitstellen, in dem Sie Live-Ereignismeldungen, Berichte oder GPS-Tracking der Patrouillen einsehen können. Einige bieten auch die Integration von Fernüberwachung (Video-Remote-Leitstellen) oder Unterstützung bei Zutrittskontrolltechnik an. Durch das Outsourcing profitiert Ihr Unternehmen von diesen aktuellen Technologien, ohne sie selbst anschaffen und betreiben zu müssen. Das kann die Transparenz erhöhen – Sie erhalten etwa automatisierte Abweichungsmeldungen, falls ein Rundgang ausfällt – und insgesamt die Effizienz steigern. Intern vergleichbare Technologie einzuführen, wäre mit Investitionen und IT-Aufwand verbunden. So gesehen ermöglicht ein externer Partner auch technologisch eine Aufrüstung Ihres Sicherheitskonzepts, was insbesondere dann attraktiv ist, wenn Ihr Unternehmen selbst nicht über ein Security-Technik-Team verfügt.

• Verbesserte Compliance und Risikominimierung: Etablierte Sicherheitsdienstleister sind darauf spezialisiert, alle relevanten gesetzlichen Vorgaben einzuhalten – das ist Teil ihres Geschäftsmodells. Outsourcing bedeutet daher oft, dass Sie gewisse Haftungsrisiken und Pflichten auf den Anbieter verlagern. Dieser muss z.B. dafür sorgen, dass sein Personal nach §34a GewO unterrichtet oder sachkundig ist, alle erforderlichen Versicherungen bestehen und die Mitarbeiter regelmäßige Zuverlässigkeitsüberprüfungen durchlaufen. Treten arbeitsrechtliche Probleme auf (etwa ein Mitarbeiter verletzt sich, wird krank oder beschwert sich über Arbeitszeiten), liegt die primäre Verantwortung beim Arbeitgeber – also dem Dienstleister. Auch haftet zunächst dessen Versicherung, wenn durch eine Wachperson ein Schaden entsteht (beispielsweise wegen eines Fehlverhaltens). Natürlich sollte der Kunde dennoch eine gute Versicherung haben, aber in vielen Verträgen finden sich Klauseln, in denen der Dienstleister den Auftraggeber von bestimmten Ansprüchen freistellt, sofern sie durch den Dienstleister bzw. dessen Personal verursacht wurden. So reduzieren Sie direkte rechtliche Angriffsflächen. In stark regulierten Branchen (z.B. in der Luftfahrt oder im Bankenbereich) verfügen externe Security-Provider oft über Spezial-Know-how, um die branchenspezifischen Auflagen zu erfüllen, was Ihnen hilft, compliant zu bleiben. Mit einem guten Dienstleister haben Sie zudem Experten an der Hand, die Sie in Sicherheitsfragen beraten können – vom Datenschutz über Notfallpläne bis zur Arbeitssicherheit.

Es bietet das Auslagern der Sicherheit Flexibilität, Expertise und administrative Entlastung, was für viele Unternehmen äußerst attraktiv ist. Besonders wenn Sie schnell wachsende oder standortübergreifende Operationen haben oder schlicht keine eigene Sicherheitsadministration aufbauen möchten, ist ein externer Service eine pragmatische Lösung. Dabei darf man jedoch nicht vergessen, dass diese Vorteile mit einigen möglichen Nachteilen einhergehen: Weniger direkte Kontrolle, Gefahr von Qualitätsabweichungen und der Bedarf, das Vertragsverhältnis aktiv zu managen. Im nächsten Abschnitt betrachten wir, wo Outsourcing Schwächen haben kann – um ein vollständiges Bild der Entscheidungskriterien zu erhalten.

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile sind ausgelagerte Sicherheitsdienste nicht ohne potenzielle Stolpersteine.

• Eingeschränkte unmittelbare Kontrolle: Durch das Outsourcing gibt man einen Teil der direkten Kontrolle ab. Die Sicherheitskräfte sind Angestellte des Dienstleisters, was bedeutet, dass Aspekte wie Personalwahl, Trainingsinhalte oder Disziplinarmaßnahmen primär beim Anbieter liegen. Natürlich können Sie vertraglich Einfluss nehmen und erwarten, dass bestimmte Anforderungen erfüllt werden – dennoch unterscheidet sich die Situation grundlegend von eigenen Mitarbeitern, denen Sie jederzeit direkt Anweisungen geben können. So müssen Wünsche nach personellen Veränderungen (etwa Austausch eines bestimmten Wachmanns) oder Anpassungen von Aufgaben immer erst mit der Einsatzleitung des Dienstleisters besprochen werden. Manche Führungskräfte sehen das mit Skepsis, da sie befürchten, durch die Auslagerung die Kontrolle zu verlieren. Professionelle Sicherheitsfirmen sind zwar bemüht, kundenorientiert zu agieren, aber es bleibt dabei: Die Wachleute “gehorchen” letztlich ihrem Arbeitgeber. Um trotzdem ein hohes Maß an Steuerung zu behalten, sind enge Kommunikation und Kooperation mit dem Dienstleister unerlässlich. Es sollte klare Absprachen geben, wie Änderungen von Sicherheitsprozeduren oder Sonderanweisungen an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Der Dienstleister fungiert hier als Mittelsmann, was zeitliche Verzögerungen oder potenzielle Missverständnisse bedeuten kann, wenn die Abstimmung nicht optimal läuft.

• Mögliche Inkonsistenz beim Personal: Externes Personal rotiert oft stärker, was zu geringerer Standortkenntnis und weniger personeller Kontinuität führen kann. Die Gründe: Dienstleister teilen ihre Mitarbeiter je nach Auftragssituation verschiedenen Objekten zu, und die Fluktuation im Wachgewerbe ist hoch. Für Ihr Unternehmen kann das bedeuten, dass Sie häufiger neue Gesichter am Empfang oder auf der Streife sehen. Das erschwert den Aufbau von Vertrauen und Routine. Ein Beispiel: Ein interner Sicherheitsmitarbeiter weiß vielleicht nach einigen Wochen genau, welcher Mitarbeiter zu welcher Abteilung gehört, welche Türen klemmen oder wo typischerweise Probleme auftreten – ein externer, der alle paar Wochen wechselt, muss sich diese Kenntnisse erst wieder aneignen, oder verfügt gar nicht erst darüber. Zudem kann es vorkommen, dass die Einsatzzuverlässigkeit variiert: Wenn der primär zugewiesene Wachmann ausfällt, schickt der Dienstleister Ersatz – dieser ist zwar qualifiziert, kennt aber Ihr Objekt womöglich nicht. Kontinuitätsverlust ist daher ein reales Risiko beim Outsourcing. Manche Verträge versuchen dem entgegenzuwirken, indem Kernposten mit Stammkräften besetzt werden sollen (also der Anbieter verpflichtet sich, möglichst dieselben Personen zu schicken). Dennoch lässt es sich nie ganz vermeiden, dass es zu personellen Wechseln kommt. Als Auftraggeber sollten Sie daher auf eine gründliche Objekteinweisung für neue Kräfte dringen und eventuell kurze Überschneidungen einplanen, wo ein neuer Sicherheitsmitarbeiter vom erfahrenen Kollegen eingearbeitet wird. Je nach Anbieter-Qualität wird das mal besser, mal schlechter gehandhabt.

• Kulturelle Unterschiede und Identifikation: Externe Sicherheitskräfte sind in der Regel nicht so eng in die Firmenkultur eingebunden wie eigenes Personal. Sie tragen häufig die Uniform ihres Arbeitgebers (des Sicherheitsdienstes) und nicht unbedingt die Ihres Unternehmens, was optisch und gefühlsmäßig eine gewisse Distanz schafft. Auch in puncto Auftreten und Kommunikation kann es Diskrepanzen geben: Ein externer Wachmann wurde vielleicht vor allem auf Security-Aspekte getrimmt, aber weniger auf die kundenspezifische Servicephilosophie. Mismatch mit der Unternehmenskultur und dem gewünschten “Spirit” ist daher möglich. Ein Beispiel: Ihre Firma legt Wert auf einen sehr lockeren, freundlichen Umgangston – der externe Sicherheitsmitarbeiter zeigt sich aber betont formell oder wirkt gegenüber den Mitarbeitern distanziert. Das könnte dazu führen, dass sich Kollegen unwohl fühlen, Sicherheitsbelange anzusprechen, oder dass Besucher den Service als unpersönlich empfinden. Weiterhin kann die Sprach- oder Umgangskompetenz ein Thema sein: Besonders in international aufgestellten Unternehmen in Deutschland wird oft erwartet, dass der Sicherheits-/Empfangsdienst mehrsprachig ist und professionell mit Kunden verkehrt. Nicht jeder Dienstleister wählt sein Personal danach aus, sofern es nicht klar vertraglich gefordert wird. Im schlimmsten Fall kommt es zu Inkonsistenzen im Besucher- und Mitarbeitererlebnis – etwa wenn externe Türsteher gegenüber Ihren eigenen Mitarbeitern weniger Respekt zeigen oder nicht mit Ihrer Firmenpolitik vertraut sind (z.B. wen sie im Gebäude duzen oder siezen dürfen, welche Dresscodes gelten etc.). Solche kulturellen Unterschiede lassen sich mindern, indem man den Dienstleister intensiv über die Unternehmenskultur brieft und vielleicht sogar gewisse Schulungen gemeinsam durchführt. Dennoch bleibt: Ein externer wird immer ein Externer bleiben, kein voll integrierter Teil der “Unternehmensfamilie”.

• Schwankende Qualität und Trainingsstand: Nicht alle Sicherheitsdienstleister erbringen die gleiche Qualität, und beim Outsourcing begibt man sich ein Stück weit in deren Hände. Es besteht die Gefahr, dass – insbesondere bei sehr günstigen Verträgen – der Anbieter gering qualifiziertes Personal einsetzt oder am Training spart, um Kosten zu drücken. Die Folge können Sicherheitsmitarbeiter sein, die wenig Motivation haben, schlecht informiert sind oder sich nicht hundertprozentig an Anweisungen halten. In Foren und Erfahrungsberichten ist öfter zu hören, dass bei manchen Verträgen “Hauptsache, ein Mann in Uniform steht da” umgesetzt wird, anstatt tatsächlich engagiertes Fachpersonal bereitzustellen. Das schadet nicht nur der Sicherheitsqualität, sondern kann auch das Betriebsklima belasten (andere Mitarbeiter ärgern sich über unqualifizierte Wachleute) und erfordert möglicherweise, dass Sie als Auftraggeber ständig nachbessern oder reklamieren. Die Bandbreite in der Branche ist groß – es gibt hochprofessionelle Dienstleister, aber auch weniger zuverlässige. Daher ist die sorgfältige Auswahl des Partners entscheidend. Achten Sie auf Referenzen, Zertifizierungen (wie DIN 77200 in Deutschland), und klären Sie vertraglich Mindestanforderungen an die Qualifikation (z.B. Sachkundeprüfung nach §34a GewO muss vorhanden sein, regelmäßige Fortbildungen, Ersthelfer-Kurse etc.). Kalkulieren Sie auch ein, dass Sie eventuell eine etwas höhere Vergütung zahlen müssen, um einen qualitativ hochwertigen Service zu bekommen – “Wer billig kauft, kauft zweimal” gilt hier durchaus. Trotz aller Vorkehrungen kann es natürlich immer noch einmal vorkommen, dass einzelne Mitarbeiter des Dienstleisters nicht Ihren Vorstellungen entsprechen. Deshalb sollte man sich darauf einstellen, fortlaufendes Qualitätsmonitoring zu betreiben und mit dem Anbieter im Gespräch zu bleiben, um nachsteuern zu können.

• Fluktuation und fehlende Loyalität: Wie bereits erwähnt, ist die Personalfluktuation in Sicherheitsfirmen tendenziell hoch. Für Ihr Unternehmen bedeutet das ständige Wechsel der Ansprechpartner. Zudem fühlen sich Wachleute, die bei einer Security-Firma angestellt sind, primär diesem Arbeitgeber verbunden – nicht notwendigerweise Ihrem Unternehmen. Ihre Loyalität gilt dem Einhalten des Vertrags, aber sie werden sich kaum so stark mit Ihrem Unternehmen identifizieren wie fest angestellte Mitarbeiter es täten. Motivation und Eigeninitiative können darunter leiden. Ein interner Mitarbeiter könnte beispielsweise Verbesserungsvorschläge machen, weil er sich dem Unternehmen verpflichtet fühlt; ein externer bewacht meist nach Vorschrift, aber ohne weiteren Einsatz. Außerdem haben externe Sicherheitskräfte oft begrenzte Aufstiegsmöglichkeiten im Einsatz bei Ihnen – ihre Karriere entwickeln sie beim Sicherheitsdienst weiter (wenn überhaupt), was sie weniger stark an den konkreten Einsatzort bindet. Aus Unternehmenssicht muss man sich bewusst sein, dass externe Kräfte im Zweifel austauschbar sind – was zwar organisatorisch ein Vorteil sein kann, aber menschlich den Nachteil hat, dass sie ggf. auch weniger Herzblut einbringen. Um dem entgegenzuwirken, pflegen manche Unternehmen eine sehr wertschätzende Behandlung auch der externen Guards – z.B. Einbindung in Firmenevents, Bereitstellung guter Arbeitsbedingungen vor Ort – um deren Zufriedenheit und damit Engagement zu fördern. Letztlich bleiben aber die tatsächlich steuernden Faktoren Gehalt, Arbeitsbedingungen und Führung beim Dienstleister. Wechselt dieser etwa die Leute oder spart an Löhnen, haben Sie als Kunde darauf begrenzt Einfluss.

• Notwendigkeit zum intensiven Informationsaustausch: Die Zusammenarbeit mit einem Sicherheitsdienst will gemanagt sein. Es reicht nicht, einen Vertrag zu unterschreiben und die Verantwortung komplett abzugeben – ein gewisser Steuerungsaufwand bleibt. Ihre Sicherheitsbeauftragten müssen regelmäßige Abstimmungen mit der Objektleitung des Dienstleisters vornehmen, Checklisten führen, ob die vereinbarten Leistungen erbracht werden, und Ansprechperson sein, falls Probleme auftreten. Außerdem müssen firmeninterne Änderungen (z.B. neue Zugangsregeln, geänderte Öffnungszeiten, neue Corona-Maßnahmen etc.) zeitnah an das externe Personal kommuniziert werden. Fehlt es an sauber definierten Prozessen für diese Kommunikation, kann es zu Lücken kommen – beispielsweise weiß der externe Nachtwächter nicht, dass am nächsten Morgen ein Wartungsteam früh aufs Gelände kommt, weil ihm niemand Bescheid gesagt hat. Solche Koordinationspannen können Sicherheitsrisiken darstellen (im genannten Beispiel könnte der Wächter das Wartungsteam für Einbrecher halten oder sie ohne Prüfung hineinlassen, obwohl Ausweise nötig wären). Daher erfordert Outsourcing intern jemanden, der die Schnittstelle managt. Diese Person (oder Gruppe) kümmert sich um Briefings, erhält die Tagesberichte der Wachleute, und überprüft die Einhaltung der SLA. Insbesondere zu Beginn der Partnerschaft sollte man eng dranbleiben, um sicherzustellen, dass der Dienstleister die Besonderheiten Ihres Betriebs verinnerlicht. Auf Dauer reduzieren sich vielleicht die Zwischenfälle, aber eine gewisse Aufmerksamkeit und Steuerung bleibt immer notwendig – komplett “auf Autopilot” läuft es selten. Manche Unternehmen unterschätzen diesen Aufwand und erwarten, nach der Vergabe “nichts mehr mit Security zu tun zu haben”. In Wirklichkeit verschieben sich die Aufgaben nur: weg vom operativen Dienst hin zur Vertrags- und Relationshippflege.

Outsourcing bringt zwar viel Flexibilität und Know-how, erfordert aber auch proaktives Management und Vertrauen. Mit einem guten Dienstleister lassen sich die meisten genannten Herausforderungen in den Griff bekommen. Es liegt aber auch in der Verantwortung des Unternehmens, diese Partnerschaft aktiv zu gestalten – durch klare Kommunikation, Feedback und Kontrolle. Dort, wo weder reines Insourcing noch reines Outsourcing vollständig überzeugt, etablieren viele Firmen schließlich Mischmodelle, um die Vorteile beider Seiten zu kombinieren. Solche hybriden Modelle schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Angesichts der Vor- und Nachteile beider Extreme entscheiden sich zahlreiche Unternehmen für einen hybriden Ansatz in der Sicherheitsorganisation. Dabei wird ein Teil der Sicherheitsaufgaben von internen Mitarbeitern übernommen, während andere Aufgaben an externe Dienstleister vergeben werden. Durch diese Kombination versucht man, die jeweiligen Stärken optimal auszuschöpfen und die Schwächen auszugleichen.

Ein hybrides Modell ermöglicht es, Kontrolle und Flexibilität auszubalancieren. In der Praxis sieht das häufig so aus: Das Unternehmen behält eine kleine Kern-Sicherheitscrew in-house, welche kritische oder sehr sensible Bereiche abdeckt, und lagert unterstützende oder variable Tätigkeiten an einen Wachdienst aus.

• Interne Kernmannschaft: Diese besteht aus Sicherheitsmitarbeitern, die in besonders vertrauensintensiven oder image-relevanten Rollen eingesetzt werden. Oft sind dies Posten wie Empfangssicherheit, VIP-/Vorstandsetagen-Schutz oder die zentrale Sicherheitsleitstelle (Security Operations Center, SOC). Dort ist es wichtig, dass die Mitarbeiter perfekt zur Unternehmenskultur passen, höchsten Vertrauensstatus genießen und detaillierte Kenntnisse über interne Abläufe haben. Ein hauseigener Empfangsmitarbeiter in der Lobby etwa weiß genau, welche Führungskräfte und Stammgäste zu begrüßen sind, wie er Telefonanrufe nach intern weiterleitet und wahrt dabei die Diskretion im Sinne der Unternehmensphilosophie. Ebenso wird die Notruf- und Service-Leitstelle (falls vorhanden) gerne mit eigenem Personal besetzt, da diese Mitarbeiter Zugang zu internen Informationssystemen haben und in Krisen eng mit der Unternehmensleitung zusammenarbeiten müssen. Auch Aufgaben wie interne Ermittlungen bei Sicherheitsvorfällen oder der Schutz besonders sensibler Bereiche (z.B. Forschungsabteilungen, Labore) bleiben tendenziell in firmeninterner Hand. Diese interne Elite-Einheit bildet das Rückgrat der Sicherheit und stellt sicher, dass für alle strategischen und heiklen Aspekte genügend firmeninternes Know-how und Kontrolle vorhanden ist.

• Externe Ergänzungsteams: Rund um diese Kernmannschaft werden externe Sicherheitskräfte ergänzend und situativ eingesetzt, um flächendeckende Präsenz und die nötige Flexibilität sicherzustellen. Häufig übernimmt ein externer Wachdienst Routinetätigkeiten wie Objektstreifen außerhalb der Bürozeiten, Pfortendienste, Parkplatzkontrollen oder generelle Nacht- und Wochenendschichten. Zum Beispiel kann ein Unternehmen vereinbaren, dass von 18:00 bis 06:00 Uhr ein externer Wachmann den Empfang und die Monitorüberwachung übernimmt, während tagsüber interne Mitarbeiter dort tätig sind. So wird das interne Team entlastet und muss keine unattraktiven Nachtschichten abdecken, und trotzdem ist 24/7 für Sicherheit gesorgt. Veranstaltungssicherheit ist ein weiterer Bereich, der nahezu immer extern vergeben wird: Für einmalige Großevents (Jahreshauptversammlungen, Produktpräsentationen, Firmenfeiern) wäre es unwirtschaftlich, eigenes Personal vorzuhalten – externe Dienstleister können kurzfristig 5, 10 oder 50 zusätzliche Ordner oder Security-Kräfte mobilisieren, genau für den benötigten Zeitraum. Temporäre Objektschutz-Aufgaben wie Baustellenbewachung auf dem Firmengelände oder Interims-Sicherheit für eine neu bezogene Liegenschaft werden ebenfalls oft outgesourct, bis eine langfristige Lösung gefunden ist. Selbst im täglichen Betrieb setzen manche Unternehmen auf externes Personal für standardisierte Aufgaben – z.B. Kontrollgänge im Parkhaus oder die Bewachung eines Nebeneingangs – während kritische Knotenpunkte intern besetzt bleiben. Kurz gesagt: Alles, was planbar skaliert oder spezialisierte Zusatzeinsätze erfordert, kann ein externer Partner übernehmen, ohne die Homogenität der Kernmannschaft zu stören.

(Tabelle: Beispiel einer hybriden Sicherheitsorganisation, bei der interne Mitarbeiter gezielt auf kritischen Positionen eingesetzt werden und ein externer Dienstleister ergänzend Routine- und Zusatzaufgaben übernimmt.)

Im obigen Beispiel kümmern sich interne Sicherheitskräfte um den Frontbereich und die kritischen Kontrollpunkte während der Hauptbetriebszeit, was die Einhaltung der Firmenstandards und eine vertrauensvolle Atmosphäre gewährleistet. Nachts und an Wochenenden hingegen sichert ein externer Dienst (ggf. nur mit ein bis zwei Personen) das Gelände – eine ökonomische Lösung, die Überstundenzahlungen oder Schichtzulagen im internen Team vermeidet. Bei Veranstaltungen wird je nach Bedarf das externe Personal temporär aufgestockt, ohne dass die interne Struktur dauerhaft größer vorgehalten werden muss.

• Genaue Abstimmung und gemeinsame Standards: Es ist entscheidend, dass interne und externe Sicherheitskräfte nach denselben Richtlinien und Prozessen arbeiten. Das Unternehmen sollte klare SOPs (Standard Operating Procedures) definieren, die für alle gelten. Beispielsweise muss sowohl der interne Tagessecurity als auch der externe Nachtwächter wissen, wie ein Feueralarm zu behandeln ist, welche Rufnummern anzuwählen sind und wer wie informiert wird. Schulungen sollten idealerweise zusammen stattfinden, oder man schult die externen Kräfte explizit auf die Besonderheiten des Objektes. Übergaben sind ein kritischer Moment: Wenn abends der externe Dienst übernimmt, sollte ein kurzes Briefing durch den internen Mitarbeiter erfolgen (was war heute, worauf muss man achten?). Morgens umgekehrt. Diese Übergabeprozesse müssen etabliert und gelebt werden, sonst entstehen Lücken.

• Kommunikation und Koordination: Hybride Teams bestehen aus zwei Gruppen mit unterschiedlichen Arbeitgebern – umso wichtiger ist eine starke Kommunikationskultur. Regelmäßige Meetings zwischen dem internen Sicherheitsverantwortlichen und dem Supervisor des externen Teams sind sinnvoll, um Operatives zu besprechen, Feedback auszutauschen und Anpassungen vorzunehmen. Außerdem sollte es gemeinsame Kommunikationskanäle geben (z.B. ein geteiltes Wachbuch, gemeinsame Funkkanäle oder Messenger-Gruppen), damit im Alltag Informationen fließen. Stellen Sie sich vor, der interne Tagdienst entdeckt einen defekten Zaunabschnitt, der provisorisch gesichert wird – der externe Nachtdienst muss das unbedingt wissen, um dort besonders aufzupassen. Solche Infos dürfen nicht an der “Schnittstelle” hängenbleiben. Gute Teamarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg ist hier gefragt; das setzt einen professionellen Anbieter voraus, der seine Leute entsprechend instruiert, und intern jemanden, der den Hut aufhat.

• Klare Rollenverteilung: Für alle Beteiligten muss verständlich sein, wer wofür zuständig ist. Die internen Security-Mitarbeiter könnten beispielsweise Weisungsbefugnis gegenüber den externen Kräften haben, zumindest vor Ort, damit es kein Kompetenzgerangel gibt (“wer darf wem Anordnungen geben?”). Oft wird vereinbart, dass interne Mitarbeiter die externen fachlich einweisen und anleiten können, aber disziplinarische Entscheidungen beim Dienstleister verbleiben. Solche Feinheiten sollten vorab geklärt sein. Im Alarmfall: Übernimmt zuerst der externe Wachmann die Lage und ruft dann den internen Leiter an? Oder ist immer ein interner Bereitschaftsdienst erreichbar, der sofort übernimmt? Je präziser die Abläufe definiert sind, desto besser funktioniert die Verzahnung im Ernstfall.

• Managementaufwand nicht unterschätzen: Ein Hybridmodell braucht durchaus auch Managementkapazität. Man spart zwar möglicherweise Kosten und starre Strukturen, aber dafür muss jemand die Schnittstellen managen (wie oben erwähnt). In der Regel übernimmt dies der Sicherheitsmanager des Unternehmens, der gleichzeitig Chef des internen Teams und Auftraggeber für das externe Team ist. Diese Person muss dafür sorgen, dass die Zusammenarbeit harmoniert, Konflikte lösen (z.B. falls interne Mitarbeiter Qualitätsprobleme bei externen Kollegen bemängeln), und ständig evaluieren, ob die Aufteilung noch sinnvoll ist. Ein Vorteil: Viele Dienstleister stellen einen Objekt- oder Projektleiter bereit, der diese Koordination auf Anbieterseite unterstützt. Dennoch bleibt der Bedarf, intern mitzusteuern. Erfolgreiche Hybridmodelle zeichnen sich meist dadurch aus, dass das Unternehmen klare Führungsimpulse gibt und der Dienstleister sich als Partner einfügt, nicht als separater Akteur.

Zahlreiche Konzerne nutzen hybride Sicherheitskonzepte, weil sie so global einheitliche Dienstleister-Power mit lokal verankerten internen Sicherheitsteams verbinden können. So hat man Kernkompetenz im Haus und dennoch die Option, flexibel aufzustocken oder Spezielles abzudecken. Ein solches Modell kann – richtig umgesetzt – das Optimum aus Kosteneffizienz und Kontrollniveau bieten. Es bedarf zwar sorgfältiger Planung und laufender Justierung, aber die Mühe lohnt sich, wenn dadurch sowohl die Unternehmenswerte gewahrt als auch betriebswirtschaftliche Ziele erreicht werden.

Die Entscheidung, welches Sicherheits-Personalmodell für Ihre Organisation am besten geeignet ist, sollte auf einer strukturierten Bewertung der relevanten Faktoren basieren.

• Risikoprofil und Schutzbedarf: Analysieren Sie die Gefährdungslage und die sicherheitsrelevanten Anforderungen Ihres Unternehmens. Befinden sich unter Ihren Standorten Hochsicherheitsbereiche (z.B. Forschungszentren mit streng vertraulichen Daten, Werke mit erhöhtem Sabotage- oder Diebstahlrisiko)? Haben Sie regelmäßig Situationen, die besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordern (z.B. häufige Proteste vor dem Gebäude, hoher Publikumsverkehr mit Sicherheitskontrollen, etc.)? In Umgebungen mit sehr hohem Risiko oder wo Versagen gravierende Folgen hätte, tendieren viele Unternehmen zu internen Sicherheitslösungen, da sie so maximale Kontrolle behalten und ausgewähltes Spitzenpersonal einsetzen können. In Bereichen mit geringerem Risiko (etwa einem Standard-Verwaltungsbüro) ist es meist nicht verhältnismäßig, ein eigenes Team abzustellen – ein externer Wachmann, der abends einmal durchs Gebäude geht, kann hier vollkommen genügen. Anders gesagt: Je kritischer die Schutzaufgabe, desto eher In-House; je alltäglicher und austauschbarer, desto eher extern. Diese Überlegung kann durchaus auch innerhalb eines Standorts differenzieren – z.B. Labortrakt intern sichern, Lagerhalle per Sicherheitsdienst.

• Unternehmensgröße und Struktur: Die Größe und Ausdehnung Ihres Unternehmens spielt eine große Rolle. Große Unternehmen mit vielen Standorten stehen oft vor der Herausforderung, ein konsistentes Schutzniveau überall zu gewährleisten. Ein interner Sicherheitsapparat lässt sich bis zu einer gewissen Größe effizient betreiben, aber bei Dutzenden von Standorten wird es komplex und teuer, überall eigenes Personal anzustellen. Hier kann es sinnvoll sein, einen großen Sicherheitsdienstleister zu engagieren, der flächendeckend Dienst tut und zentral gemanagt werden kann – was intern den Koordinationsaufwand reduziert. Umgekehrt könnte ein kleines oder mittelständisches Unternehmen mit nur einem Hauptstandort durchaus ein eigenes Team managen, wenn der Aufwand überschaubar ist und man dadurch genau die Leistung bekommt, die man will. Es hängt auch davon ab, ob es bereits eine Sicherheitsorganisation gibt: Firmen, die historisch einen Werkschutz aufgebaut haben, verfügen meist über Strukturen und Know-how, das man weiter nutzen kann (also geneigt zu Inhouse oder Hybrid). Neuere Unternehmen ohne eigenen Sicherheitsstab greifen häufiger von vornherein auf externe Profis zurück, um nicht erst selbst Strukturen aufbauen zu müssen.

• Budget und Kostendruck: Finanzielle Aspekte sind oft ausschlaggebend. Prüfen Sie sowohl das absolute Budget, das Sie für Security bereitstellen können, als auch die gewünschte Flexibilität. Ein internes Team bedeutet fixe Personalkosten (die auch in wirtschaftlichen Schwächephasen anfallen), während externe Dienste in der Regel variablere Kosten ermöglichen – man kann Leistungen kündigen oder reduzieren, ohne Abfindungen oder dergleichen. Wenn Ihr Unternehmen starken Schwankungen unterliegt oder CFOs Wert auf variable Kosten legen, spricht das tendenziell für Outsourcing oder zumindest flexible Verträge. Umgekehrt, wenn Sicherheit als strategischer Bereich gesehen wird, in den investiert werden soll, und Budgets mittel- bis langfristig gesichert sind, kann ein internes Team die bessere Qualität liefern – auch wenn es teurer ist. Manchmal lohnt es sich, eine Vollkostenrechnung aufzustellen: Was kostet uns ein interner Sicherheitsmitarbeiter pro Jahr wirklich (inkl. aller Nebenkosten), und was würde die gleiche Leistung extern kosten? Vergessen Sie dabei nicht, interne Overheads (Verwaltung) auf die Kosten umzulegen. Auch zu beachten: Outsourcing-Verträge haben manchmal Klauseln, die Preissteigerungen (Indexierung) erlauben oder bei Mehrarbeit schnell teuer werden können – die Kostenverläufe über mehrere Jahre zu vergleichen, ist sinnvoll.

• Verfügbarkeit interner Expertise: Haben Sie intern die Kompetenz, ein Sicherheitsprogramm professionell zu führen? Diese Frage ist zentral. Sicherheitsteams benötigen fachkundige Leitung – sei es ein Sicherheitsmanager, ein Leiter Werkschutz oder Ähnliches. Wenn niemand im Unternehmen über ausreichende Erfahrung in Personaleinsatzplanung, Sicherheitsausbildung und Gefährdungsbeurteilung verfügt, ist der Aufbau eines internen Teams ein Risiko für sich. In solch einem Fall kann es ratsam sein, die Sicherheit vorerst an Fachleute auszulagern, während man ggf. intern Know-how aufbaut (zum Beispiel kann ein Mitarbeiter parallel eine Fortbildung zum Security Manager machen). Verfügen Sie hingegen bereits über erfahrene Sicherheitsverantwortliche – vielleicht aus ehemaligen Polizei- oder Militärlaufbahnen oder langjährigen Werkschutzleitern – dann können diese ihr Wissen durch ein internes Team gut zur Geltung bringen. Manche Unternehmen entscheiden sich auch für ein Hybrid in dem Sinne, dass das Management intern bleibt, die Ausführung aber extern: d.h. man hat einen eigenen Sicherheitschef, der aber hauptsächlich mit der Steuerung des Dienstleisters beschäftigt ist. Die Frage ist: Will und kann Ihr Unternehmen “Security Management” als Aufgabe wahrnehmen? Wenn nein, dann lieber Dienstleister als “Rundum-sorglos-Paket” einkaufen.

• Integrationsgrad in Unternehmensabläufe: Überlegen Sie, wie eng verzahnt die Sicherheitsfunktionen mit anderen Unternehmensprozessen sein müssen. Hoch integrierte Rollen – etwa Empfang, der eng mit HR und Facility kooperieren muss, oder Sicherheitsmitarbeiter, die parallel Aufgaben im Arbeitsschutz übernehmen – eignen sich häufig besser für eigenes Personal. Ein interner Mitarbeiter nimmt an internen Meetings teil, kennt vertrauliche interne Informationen und kann z.B. direkt in die Notfallorganisation (Evakuierungsteam etc.) eingebunden sein. Externe Mitarbeiter haben da oft einen Informationsnachteil; manche Infos dürfen ihnen eventuell aus Datenschutzgründen gar nicht ungefiltert zugänglich gemacht werden. Beispiel: Eine interne Sicherheitskraft könnte bei der Vorbereitung auf Besuch einer Delegation involviert sein (Teil der Planungsteams), ein Externer erfährt nur die nötigsten Details kurz vorher. Wenn Sie also enge Abstimmung und Beteiligung der Security an firmeninternen Abläufen wünschen, ist In-House oder zumindest ein sehr fester externer Mitarbeiter (quasi wie intern behandelt) besser. Wo Security jedoch eher ein autonomer Service ist – z.B. reine Objektrundgänge ohne viel Schnittstellen – kann man problemlos auslagern, ohne dass Informationsverluste drohen.

• Unternehmenskultur und Außenwirkung: Stellen Sie sich die Frage, welche Wirkung die Gestaltung Ihres Sicherheitsdienstes auf Mitarbeiter und Kunden haben soll. Einige Unternehmen – insbesondere in Deutschland bekannte Traditionsfirmen – setzen bewusst auf Werkschutz in Eigenregie, weil das ein Gefühl von Solidität und Vertrauen vermittelt. Der Werkschutz trägt vielleicht das Firmenlogo auf der Uniform und ist ein fester Teil der Unternehmensfamilie. Dies kann ein Plus für das Employer Branding und die Mitarbeitermoral sein (man zeigt, Sicherheit ist uns so wichtig, dass wir dafür eigene Leute haben). Andere Unternehmen legen Wert darauf, dass Security möglichst unsichtbar und effizient im Hintergrund abläuft – Hauptsache sicher, egal wer es macht. Dort passt ein externer Dienst, eventuell sogar mit zivil auftretenden Mitarbeitern, besser hinein. Auch branchenabhängig: In einem Luxus-Einzelhandelsgeschäft würde man vielleicht eigene Doormen beschäftigen, die genau dem Markenimage entsprechen; in einem Tech-Startup will man eher keine “Security-Leute” offen rumstehen sehen, da es zur lockeren Kultur nicht passt – hier werden vielleicht lieber diskret externe Kräfte eingesetzt, die im Notfall verfügbar sind. Ihre Firmenphilosophie sollte also berücksichtigt werden: Passt ein uniformierter interner Sicherheitsdienst zu uns? Oder schätzen wir die Flexibilität, den Servicecharakter eines externen, der sich dem Umfeld anpasst?

• Regulatorische Auflagen und Haftungsverteilung: Branchen- oder standortspezifische Vorschriften können die Entscheidung ebenfalls steuern. Wenn z.B. im Chemiebereich Sicherheitskräfte auch bestimmte Aufgaben im Umweltschutz oder in der Feuerwehr übernehmen müssen, kann es sinnvoll sein, diese intern zu beschäftigen, weil sie so leichter in alle vorgeschriebenen Schulungen eingebunden werden. Umgekehrt kann in Bereichen wie Geldtransport oder Flughafensicherheit Outsourcing fast der Standard sein, weil externe Firmen darauf spezialisiert sind und alle Zertifizierungen mitbringen. Prüfen Sie, ob es gesetzliche Vorgaben gibt, die für eigen angestellte Sicherheitsleute sprechen oder diese erschweren. In Deutschland hatten wir z.B. die Besonderheit, dass interner Werkschutz per se keine Bewachungserlaubnis braucht, was formal eine Hürde beim Outsourcing darstellt (der Dienstleister braucht natürlich die Erlaubnis). Aber so etwas sollte man nicht isoliert betrachten, denn Dienstleister haben diese Erlaubnis typischerweise. Eher relevant: Wollen Sie gewisse Haftungen extern verlagern? Wenn ja, spricht das für Outsourcing (z.B. Arbeitgeberhaftung bei Arbeitsunfällen liegt dann beim Dienstleister, siehe vorheriger Abschnitt). Wenn nein, weil Sie sagen, wir wollen alles in eigener Hand haben, dann In-House. Auch Versicherer oder Kunden fragen manchmal nach dem Sicherheitskonzept – in hochsensiblen Bereichen könnte ein eigener Werkschutz als sicherer angesehen werden, in anderen Bereichen ist ein zertifizierter Dienstleister vielleicht überzeugender.

• Strategische Bedeutung der Sicherheit: Letztlich spielt auch die Frage eine Rolle, welche strategische Priorität Sicherheit für Ihr Unternehmen hat. Wenn Security als integraler Bestandteil der Wertschöpfung oder des Markenversprechens gesehen wird (z.B. in einem Rechenzentrum, das seinen Kunden physische Hochsicherheit garantiert), dann tendiert man dazu, dies nicht aus der Hand zu geben – man möchte die Kontrolle, weil die Sicherheit Teil des Produkts ist. Wenn Sicherheit hingegen als notwendige, aber nicht wertschöpfende Support-Funktion gesehen wird (etwa Bewachung eines Lagers), dann kann es Teil der Unternehmensstrategie sein, solche Funktionen eher auszulagern, um sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren. Viele Firmen folgen dem Prinzip, sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren und Supportprozesse Experten-Dienstleistern zu überlassen. Überlegen Sie also: Gehört Sicherheitsmanagement zu den Fähigkeiten, mit denen wir uns im Wettbewerb differenzieren? Oder wollen wir es lieber Experten überlassen, damit wir uns auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können?

(Tabelle: Auswahlkriterien und welche Tendenz sie bezüglich firmeninterner vs. externer Sicherheitslösung nahelegen. “✅ Ja” markiert, welches Modell im jeweiligen Aspekt typischerweise Vorteile bietet.)

Mithilfe dieser Kriterienliste können Sie systematisch bewerten, welche Aspekte für Ihr Unternehmen am schwersten wiegen und welches Modell diese am besten erfüllt. Oft ergibt sich dabei ein gemischtes Bild: Einige Zeilen werden für “intern” sprechen, andere für “extern”. Das weist dann bereits auf ein Hybridmodell hin, bei dem man differenziert nach Aufgabenbereich entscheidet. Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung bewusst treffen und entsprechend planen, anstatt in ein Modell “hineinzurutschen”. Machen Sie ggf. einen Standort-für-Standort-Plan: für jeden Ihrer Unternehmensstandorte oder -bereiche analysieren Sie die genannten Faktoren und legen fest, ob dort interne Kräfte, externe oder eine Mischung sinnvoll sind. Berücksichtigen Sie auch Feedback aus den jeweiligen Einheiten – z.B. was sagt das lokale Management? Gibt es Präferenzen oder Erfahrungen?

Eine gute Vorgehensweise ist es, zunächst das Schutzziel und die Anforderungen genau zu definieren (z.B. 24/7 Überwachung, Empfangsdienst mit Fremdsprachen, Reaktion innerhalb 2 Minuten auf Alarme, etc.) und dann zu prüfen, ob diese Anforderungen realistischer mit eigenem Personal oder einem Dienstleister erreicht werden können. Mitunter kann ein Dienstleister sogar Service-Level bieten, die intern schwer erreichbar wären (siehe SLA-Tabelle oben). In anderen Fällen wiederum kann nur ein interner Mitarbeiter die gewünschte Qualität in der Kommunikation liefern (z.B. Kenntnis aller Stammkunden am Empfang).

Zum Schluss sollte die Entscheidung jedoch kein statischer Endpunkt sein. Man sollte die Wirksamkeit des gewählten Modells laufend überwachen. Richten Sie Kennzahlen ein, wie z.B. Anzahl der Sicherheitsvorfälle, Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Sicherheitsgefühl (vielleicht durch Umfragen messbar), Kostenentwicklungen pro Jahr, etc. Nach der Implementierung – ob nun Inhouse, extern oder hybrid – führen Sie jährliche Reviews durch. Die Sicherheitslage und auch Ihr Unternehmen verändern sich. Vielleicht steigen die Anforderungen, und ein anfangs ausreichender externer Service reicht nicht mehr aus (dann könnte man intern aufstocken). Oder das Geschäft wird internationaler und man will eine konsolidierte globale Lösung (dann vielleicht mehr Outsourcing an einen großen Anbieter). Flexibilität bedeutet auch, bereit zu sein, das gewählte Modell bei Bedarf zu korrigieren.

Die Frage “Interne Sicherheitsmitarbeiter vs. externer Sicherheitsdienst” gehört zu den zentralen strategischen Weichenstellungen im Corporate Security Management. Wie wir dargelegt haben, hängt die optimale Lösung von vielen Faktoren ab, und eine universell gültige Antwort gibt es nicht. Jedes Unternehmen – ja, jeder einzelne Standort – kann unterschiedliche Bedürfnisse und Rahmenbedingungen haben, die zu verschiedenen Entscheidungen führen. Wichtig ist, die Entscheidung bewusst und informiert zu treffen, denn sie wirkt sich auf das gesamte Sicherheitsniveau, die Unternehmenskultur und nicht zuletzt die Kosten aus.

Das richtige Sicherheits-Personalmodell erreicht ein ausgewogenes Verhältnis zwischen: Kosten und Kontrolle, Flexibilität und Beständigkeit, Fachkompetenz und kultureller Passung, Risiko und Verantwortung. Diese Balance herzustellen, ist der Schlüssel dafür, dass Sicherheit nicht als isolierte Pflichtübung gesehen wird, sondern als integrierter Bestandteil der Unternehmensstrategie, der optimal auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Unsere Betrachtung hat gezeigt, dass ein reines Entweder-Oder oft zu kurz greift – hybride Ansätze ermöglichen es, standort- oder funktionsspezifisch das Beste aus beiden Welten zu kombinieren.

Letztlich sollte man sich vergegenwärtigen, dass Sicherheitspersonal an vorderster Front Ihrer Schutzmaßnahmen steht: Ob es nun eigene Mitarbeiter sind, die seit Jahren loyal im Werkschutz dienen, oder sorgfältig ausgewählte Fremdkräfte – sie sind diejenigen, die Vorfälle verhindern, im Ernstfall als erste reagieren und tagtäglich für die Schutzatmosphäre im Unternehmen sorgen. Ihre Auswahl und Organisation verdient daher höchste Aufmerksamkeit.

Empfehlungen zum Abschluss: Führen Sie idealerweise eine umfangreiche Analyse/Audit Ihres derzeitigen Sicherheits-Setups durch. Wo gibt es Lücken, wo vielleicht Überkapazitäten? Stimmen die erbrachten Leistungen mit den Risikoanforderungen überein? Im Anschluss erstellen Sie einen Plan, wie die Sicherheitsrollen verteilt werden könnten: Welche Positionen erfordern unbedingt interne Besetzung, weil Vertrauen, Integrationsgrad oder Know-how es verlangen? Welche Aufgaben könnten ohne Qualitätsverlust an Externe abgegeben werden, um Ressourcen zu sparen oder flexibler zu sein? Konsultieren Sie bei Unsicherheiten auch externe Experten oder Fachkollegen – manchmal lohnt sich ein Blick darauf, wie andere Unternehmen ähnlicher Größe das handhaben, oder ein Gespräch mit einem Sicherheitsberater.

Wenn Sie bereits einen Sicherheitsdienstleister einsetzen, prüfen Sie dessen Performance kritisch anhand der vertraglichen KPIs und Ihres subjektiven Eindrucks. Monitoren Sie die Leistung sowohl interner wie externer Security regelmäßig. Halten Sie z.B. fest, wie schnell Vorfälle aufgeklärt werden, ob es Beschwerden über das Sicherheitsverhalten gibt, etc. Solche Daten helfen bei späteren Entscheidungen. Und binden Sie die Sicherheitsstrategie auch in die jährliche Budget- und Risikoüberprüfung ein: Sollte sich etwa das Bedrohungsniveau erhöhen (z.B. neue Kriminalitätstrends, politisch motivierte Gefahren) oder das Unternehmen wichtige Veränderungen durchmachen (Expansion, Umstrukturierung), dann gehört auch das Sicherheits-Personalkonzept auf den Prüfstand. Es ist sinnvoll, jährlich oder zweijährlich einen strategischen Review mit allen Stakeholdern (Sicherheitsleitung, HR, Finanzen, Geschäftsführung) anzusetzen, um zu evaluieren, ob die gewählte Lösung noch passt oder Anpassungen erforderlich sind.