Unternehmenssicherheit: Maßnahmen zur Security-Erhöhung

Eine moderne Videoüberwachung kann die Sicherheit erheblich erhöhen, sollte jedoch dezent und rechtskonform eingesetzt werden. In einem Bürogebäude empfehlen sich Überwachungskameras vor allem an Hauptzugängen, in Empfangshallen, Aufzügen und allgemein zugänglichen Bereichen wie Lobby oder Gemeinschaftsküchen. Diese strategische Platzierung ermöglicht es dem Sicherheitsteam oder dem Gebäudemanagement, wichtige Zonen zentral auf verdächtige Aktivitäten zu überwachen – idealerweise über ein digitales Monitoringsystem, das Live-Bilder und Aufzeichnungen an einem Leitstand bündelt.

Dabei ist die Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeiter zwingend zu berücksichtigen. Gesetzliche Vorgaben, etwa im Rahmen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Europa, schränken den Kameraeinsatz am Arbeitsplatz ein. Kameras dürfen nicht in Bereichen installiert werden, in denen Beschäftigte einen berechtigten Anspruch auf Privatsphäre haben – dazu zählen insbesondere Toiletten, Umkleideräume oder Pausenräume. Auch eine anlasslose Dauerüberwachung direkt am Schreibtisch der Angestellten gilt als unverhältnismäßig und kann gegen Persönlichkeitsrechte verstoßen. Arbeitgeber müssen transparent über eingesetzte Überwachung informieren und sicherstellen, dass die Videoaufzeichnung auf das nötige Minimum beschränkt bleibt. So ist es üblich, Aufnahmen nur für einen begrenzten Zeitraum (z. B. 30 Tage) zu speichern und danach automatisch zu löschen, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert. Durch solch einen datenschutzkonformen Einsatz von Überwachungstechnik – fokussiert auf sicherheitskritische Zonen, aber unter Wahrung der Privatsphäre – lässt sich ein hohes Maß an Sicherheit erzielen, ohne das Vertrauen und Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gefährden.

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugang zu jedem Bereich des Unternehmens. Ein effektives Zugangskontrollsystem beruht daher auf dem Need-to-Know-Prinzip bzw. Need-to-Access: Mitarbeiterausweise können so konfiguriert werden, dass sie nur bestimmte Zonen freischalten – je nach Rolle und Befugnis der Person. Beispielsweise dürfen sensible Abteilungen wie das Finanzwesen, Personalbüros oder Serverräume nur von denjenigen betreten werden, die dort arbeiten oder ausdrücklich autorisiert wurden. Wichtig ist auch, Zugangsrechte regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, etwa wenn Mitarbeiter die Abteilung wechseln oder das Unternehmen verlassen.

• Besuchermanagement: Externe Besucher sollten von vornherein kontrolliert in die Büroumgebung eingebunden werden. Moderne Besuchermanagement-Systeme erlauben eine Vorab-Registrierung von Gästen durch den einladenden Mitarbeiter oder das Empfangspersonal. Der Check-in erfolgt dann beim Eintreffen des Besuchers digital über ein Tablet am Empfang oder einen Self-Service-Kiosk, wobei Name, Besuchszeit und Ansprechpartner erfasst werden. Der Gast erhält einen gut sichtbaren Besucherausweis, der idealerweise nur für bestimmte, freigegebene Bereiche gilt (etwa den Konferenzraum) und nach Ablauf der Besuchszeit automatisch seine Gültigkeit verliert. Dadurch wird sichergestellt, dass Besucher sich nur in autorisierten Zonen aufhalten und stets identifizierbar sind. Unangemeldete oder unbegleitete Fremde im Gebäude sollten umgehend angesprochen und zum Empfang begleitet werden, damit keine unkontrollierten Personen im Unternehmen verbleiben. Unbefugte Personen sind umgehend des Gebäudes zu verweisen – notfalls unter Hinzuziehung von Sicherheitspersonal.

• Eingeschränkter Zugang für Dienstleister: Dienstleistungs- und Reinigungspersonal, das außerhalb der Geschäftszeiten arbeitet, sollte ebenfalls nur begrenzten Zugang erhalten. Oft werden diesen Kräften spezielle Facility-Ausweise oder Schlüssel zugewiesen, die nur für bestimmte Bereiche und Zeitfenster gültig sind. Nachts anwesende Reinigungsteams müssen nicht das gesamte Gebäude betreten können – nicht jeder Reiniger braucht Zugang zu jedem Raum. Durch genaue Festlegung, welche Räume gereinigt werden dürfen und durch die Protokollierung ihrer Zutritte (z. B. mittels elektronischer Schließsysteme oder Check-in/Check-out-Logs), bleibt die Kontrolle gewahrt. Zusätzlich ist es ratsam, bei sensiblen Bereichen Aufsichtspersonen oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen vorzusehen, wenn Externe dort tätig sind. Insgesamt stellen ein durchdachtes Berechtigungsmanagement und klare Besucherregeln sicher, dass nur Berechtigte sich in geschäftskritischen Zonen aufhalten – ein wesentliches Element der Unternehmenssicherheit.

Die Grenzen zwischen physischer Sicherheit und IT-Sicherheit verschwimmen zunehmend. Moderne Zugangskontrollsysteme lassen sich mit Personal- und IT-Verwaltungssystemen koppeln, um Sicherheitsprozesse zu automatisieren. Beispielsweise kann das Mitarbeiterausweis-System mit der zentralen Nutzerverwaltung (Identity Management) verknüpft werden: Verlässt ein Angestellter das Unternehmen, werden mit einer einzigen Aktion sowohl seine IT-Zugriffe als auch seine Zutrittsberechtigungen zum Gebäude entzogen. Umgekehrt erhalten Neueinstellungen automatisch die passenden Zugangsrechte, ohne dass manuell mehrere Systeme gepflegt werden müssen. Solche Integrationen reduzieren die Gefahr, dass vergessene Zugänge ehemaliger Mitarbeiter ein Sicherheitsrisiko darstellen, und erleichtern das Berechtigungsmanagement erheblich. Zudem ermöglichen fortschrittliche Sicherheitssysteme ein Echtzeit-Monitoring: Physische Zugangsdaten (z. B. wer hat wann welche Tür geöffnet) werden zentral protokolliert und können mit IT-Logs korreliert werden. Ungewöhnliche Aktivitäten – etwa ein Zutrittsversuch außerhalb der erlaubten Zeiten oder an einem unautorisierten Eingang – können von KI-basierten Algorithmen automatisch erkannt und dem Sicherheitspersonal als Alarm gemeldet werden.

Auch am Arbeitsplatz selbst sollten physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen Hand in Hand gehen. So ist es in gemeinschaftlich genutzten Bereichen oder Empfangszonen sinnvoll, Computerarbeitsplätze mit automatischen Sperrmechanismen auszustatten: Wenn ein Benutzer seine Station verlässt, sperrt sich der Bildschirm nach kurzer Inaktivität selbständig und ist nur mittels Passwort oder dem Vorzeigen eines Mitarbeiterausweises (Smartcard-Login) wieder freizuschalten. Dies verhindert, dass Unbefugte offene, unbeaufsichtigte Rechner missbrauchen. Generell sollte jeder Mitarbeiter sensibilisiert sein, seinen Laptop oder PC zu sperren, sobald er den Platz verlässt – hier können technische Richtlinien (z. B. erzwungene Bildschirmschoner nach wenigen Minuten) unterstützend wirken.

• Netzwerksicherheit im Büro: Da viele Unternehmensprozesse IT-gestützt sind, gehört auch die Netzwerksicherheit zum erweiterten Sicherheitskonzept. Ein bewährter Ansatz ist die Trennung des WLANs in ein internes Mitarbeiter-Netzwerk und ein separates Gäste-WLAN. Auf dem Gastnetz erhalten Besucher zwar Internetzugang, bleiben aber strikt vom internen Firmennetz getrennt. Diese Netzsegmentierung sorgt dafür, dass externe Geräte keinen direkten Zugriff auf sensible Unternehmenssysteme haben. Das Gäste-WLAN sollte außerdem durch ein Passwort oder ein Captive Portal geschützt sein und idealerweise Aktivitäten protokollieren – so behält das Unternehmen bei Bedarf einen Nachweis, welcher Gast zu welcher Zeit online war. Gleichzeitig können Bandbreitenbeschränkungen oder Inhaltsfilter auf dem Gästennetz angewandt werden, um Missbrauch vorzubeugen. Durch diese IT-gestützten Sicherheitsmaßnahmen – von der Zutritts-Integration bis zur sicheren Netzwerktrennung – entsteht ein umfassendes Schutzschild, das sowohl die physische Umgebung als auch die digitale Infrastruktur eines Unternehmens absichert.

Klare schriftliche Sicherheitsrichtlinien und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) stellen sicher, dass alle Beteiligten – vom Empfang über das Facility-Management bis hin zu den Büroleitern – im Ernstfall wissen, was zu tun ist. Diese Richtlinien sollten leicht zugänglich sein und regelmäßig geschult werden, damit im Alltag einheitlich und schnell gehandelt wird

• Verlorener Ausweis: Es muss definiert sein, was bei Verlust oder Diebstahl eines Mitarbeiterausweises geschieht. In der Regel gilt: Der Verlust ist unverzüglich dem Sicherheitsbeauftragten oder Empfang zu melden, damit der Ausweis umgehend deaktiviert und ein Ersatz ausgestellt werden kann. Oft wird ein verlorener Ausweis zunächst temporär gesperrt, bis geklärt ist, ob er tatsächlich unauffindbar ist.

• Zutritt außerhalb der Arbeitszeiten: Wenn Mitarbeiter außerhalb der regulären Bürozeiten (abends, am Wochenende) ins Gebäude müssen, sollte ein Genehmigungs- und Anmeldeprozess vorgesehen sein. Beispielsweise könnte der Mitarbeiter vorab eine Freigabe seines Vorgesetzten und eine Anmeldung beim Sicherheitsdienst benötigen. So wird sichergestellt, dass nach Feierabend oder an Feiertagen nur autorisierte Personen im Gebäude sind und der Sicherheitsdienst informiert ist.

• Umgang mit unbefugten Besuchern: Es kann vorkommen, dass sich Fremde ohne Anmeldung im Gebäude aufhalten. Die Richtlinie sollte klar vorgeben, dass Mitarbeiter höflich, aber bestimmt nachfragen, wen die Person sucht, und sie zum Empfang begleiten. Dort kann geklärt werden, ob es sich um einen zulässigen Besucher handelt oder nicht. Unbefugte Personen sind umgehend des Gebäudes zu verweisen – notfalls unter Hinzuziehung von Sicherheitspersonal.

Neben solchen Ablaufbeschreibungen ist auch die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen wichtig. Es sollten in definierten Abständen Audits durchgeführt werden – etwa eine Auswertung der Zutrittsprotokolle und Besuchsregister oder ein Review, wer alles Zugang zu sensiblen Räumen hat. Ebenso empfiehlt sich eine Kontrolle, ob Überwachungskamera-Zugriffe und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Durch solche Audits und Begehungen lassen sich Schwachstellen im Sicherheitskonzept aufdecken und gezielt beheben. Auch sollten die Sicherheitsrichtlinien selbst auf dem neuesten Stand gehalten werden: Nach Zwischenfällen oder bei organisatorischen Änderungen (z. B. Erweiterung des Büros) müssen die Prozeduren angepasst und allen Mitarbeitern kommuniziert werden. Eine gut dokumentierte und gelebte Sicherheitspolitik bildet das Rückgrat einer proaktiven Unternehmenssicherheit.

Technische Maßnahmen allein genügen nicht – die Mitarbeiter selbst spielen eine entscheidende Rolle für die Sicherheit. Deshalb sollte Sicherheitsschulung ein fester Bestandteil des Onboardings für neue Angestellte und regelmäßiger Weiterbildung für alle sein. Jeder Mitarbeiter muss die Grundregeln kennen, etwa wie man sich bei Zutrittskontrollen verhält oder warum bestimmte Sicherheitsregeln existieren. Ein Großteil aller Sicherheitsvorfälle geht letztlich auf menschliches Fehlverhalten oder Leichtsinn zurück – Schätzungen zufolge sind rund 96 % der Vorfälle auf Nachlässigkeiten von Mitarbeitern zurückzuführen. Dieses erschreckende Ausmaß macht deutlich, wie wichtig Bewusstsein und Schulung sind, um Risiken zu minimieren.

In kurzen, aber einprägsamen Trainings – sei es in Form von E-Learning-Modulen, Sicherheitshinweisen per E-Mail oder jährlichen Unterweisungen – sollten konkrete Szenarien behandelt werden. Beispielsweise muss das Personal lernen, Tailgating zu verhindern, also das unberechtigte „Mitlaufen“ Unbefugter beim Türeintritt. Mitarbeiter sollten sensibilisiert werden, keine Fremden hinter sich durch Türen zu lassen und im Zweifel höflich nach einer Besucherauthentifizierung zu fragen. Ebenso wichtig ist das Thema Devicesicherheit: Bildschirme sperren beim Verlassen des Arbeitsplatzes, keine Passwörter auf Notizzetteln am Schreibtisch, Vorsicht beim Anschluss unbekannter USB-Sticks etc. Das Erkennen von verdächtigem Verhalten gehört ebenfalls dazu – etwa wenn sich jemand unbefugt in sensiblen Bereichen bewegt oder untypische Fragen nach Sicherheitsvorkehrungen stellt. Entscheidend ist, dass die Unternehmenskultur offene Kommunikation fördert: Jeder sollte sich trauen, ungewöhnliche Beobachtungen sofort zu melden, ohne Sanktionen befürchten zu müssen. Das Management sollte klare Meldewege etablieren (z. B. eine Sicherheits-Hotline oder einen Ansprechpartner) und betonen, dass Security Incidents und auch Beinahe-Vorfälle stets gemeldet und ausgewertet werden. Wenn es einfach und selbstverständlich ist, einen möglichen Eindringling oder Sicherheitsverstoß zu melden, steigt die Wachsamkeit im gesamten Team. Regelmäßige Erinnerungskampagnen – etwa Poster gegen Tailgating im Eingangsbereich oder kurze Sicherheitsnews im Intranet – halten das Thema präsent. Letztlich entwickelt sich so eine Sicherheitskultur, in der alle Mitarbeiter Verantwortung übernehmen und aktiv zur Sicherheit im Unternehmen beitragen.

Auch auf Ernstfälle jenseits des Alltags muss ein Unternehmen vorbereitet sein. Ein ganzheitlicher Notfallplan deckt verschiedene Szenarien ab – von Bränden über medizinische Notfälle bis hin zu sicherheitsrelevanten Vorfällen wie einem unbekannten Eindringling im Gebäude oder einer nötigen Evakuierung/Lockdown des Büros. Dieses Notfallmanagement sollte schriftlich festgehalten und den Mitarbeitern bekannt sein. Wichtig ist die Benennung von Verantwortlichen: Etagen- oder Sicherheitsbeauftragte (ähnlich den Brandschutzhelfern) können im Alarmfall die Räumung koordinieren, Mitarbeiter zu Sammelplätzen führen und prüfen, ob alle in Sicherheit sind. Regelmäßige Übungen und Alarmproben – mindestens einmal jährlich – sind unerlässlich, damit im Ernstfall jeder die Alarmwege und Verhaltensregeln kennt. Idealerweise werden solche Übungen in unregelmäßigen Abständen durchgeführt und binden auch externe Stellen wie die Feuerwehr oder Polizei mit ein, um die Zusammenarbeit zu erproben. Ein klar definierter Ablauf (Wer alarmiert wen? Wo befindet sich der Erste-Hilfe-Kasten? Wie wird mit eventuell vermissten Personen verfahren?) sorgt dafür, dass im Chaos eines Notfalls keine Zeit verloren geht.

Für bestimmte Gefahrensituationen sollten technische Hilfsmittel bereitgestellt werden. In der Empfangszone und in besonders exponierten Abteilungen (z. B. Personalabteilung, die auch heikle Gespräche führt) können stille Alarmknöpfe installiert werden. Diese Panikknöpfe ermöglichen es Mitarbeitern, bei Bedrohungen – etwa einem gewalttätigen Besucher oder einem aggressiven Entlassenen – unauffällig Hilfe zu rufen, ohne einen Telefonanruf tätigen zu müssen. Mit einem einzigen Knopfdruck wird der Sicherheitsdienst oder direkt die Polizei alarmiert. Solche Systeme sind heute kabellos oder als tragbare Sender erhältlich und geben den Beschäftigten ein zusätzliches Sicherheitsgefühl. Allgemein sollte das Unternehmen eng mit dem Gebäudemanagement und den lokalen Einsatzkräften (Feuerwehr, Rettungsdienst, Polizei) kooperieren. Notfallkontakte zu externen Stellen gehören in den Notfallplan, und dieser sollte mit den Behörden abgestimmt sein. Im Ernstfall zahlt sich diese Vorbereitung aus: Die Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, und Hilfe von außen trifft schneller und zielgerichteter ein. Notfallvorsorge und regelmäßige Überprüfungen (z. B. der Funktionstüchtigkeit von Alarmanlagen, Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Ausrüstung) sind ein zentraler Bestandteil der Unternehmenssicherheit – sie gewährleisten, dass das Unternehmen auch in Krisensituationen besonnen und koordiniert reagieren kann.

Für die Gesamtsteuerung der Sicherheitsmaßnahmen sollte es einen klar benannten Verantwortlichen geben. In größeren Unternehmen existiert hierfür oft ein Chief Security Officer (CSO) oder ein Sicherheitsteam. Bei kleineren Firmen kann ein Sicherheitsbeauftragter als Ansprechpartner fungieren, der in Kontakt mit Gebäudemanagement und IT steht und die Implementierung der Schutzkonzepte überwacht. Diese Rolle stellt sicher, dass Sicherheitsfragen auf Führungsebene Gehör finden und regelmäßig Ressourcen für Schutzmaßnahmen bereitgestellt werden. Ein fester Verantwortlicher kann zudem die notwendige Risikoanalyse organisieren – z. B. jährliche Sicherheitsbegehungen, bei denen das Büro auf Schwachstellen geprüft wird (defekte Schlösser, blinde Kamerawinkel, ungesicherte Fenster etc.). Die gewonnenen Erkenntnisse aus solchen Überprüfungen fließen dann in Verbesserungsmaßnahmen ein.

Sicherheitsmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Die etablierten Richtlinien und technischen Vorkehrungen sollten in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand gestellt werden. Experten empfehlen, den Sicherheitsplan kontinuierlich weiterzuentwickeln und an neue Gegebenheiten anzupassen. Treten Vorfälle auf – sei es ein versuchter Einbruch, ein beinahe eskalierter Besucher oder auch nur wiederholte Near Misses wie offen stehende Türen – so müssen diese zum Anlass genommen werden, das Sicherheitskonzept zu überdenken. Jede Sicherheitsverletzung bietet auch die Chance, daraus zu lernen: Warum konnte sie passieren, und wie lässt sie sich künftig verhindern? Dieses Lessons Learned-Prinzip sollte verankert sein. Auch das Feedback der Mitarbeiter ist wertvoll: Wenn Beschäftigte Sicherheitslücken bemerken (etwa eine schlecht beleuchtete Hintertür), sollte es einfache Meldewege geben, um solche Hinweise aufzunehmen. Durch regelmäßige Updates der Sicherheitsrichtlinien, Nachjustieren von Zugangsrechten bei Personaländerungen und Investitionen in neue Sicherungstechnik bleibt der Schutz auf dem neuesten Stand. Letztlich geht es darum, Sicherheitsstrategien dynamisch weiterzuentwickeln, parallel zum Wachstum und Wandel des Unternehmens. Nur so kann die Sicherheitsarchitektur immer einen Schritt voraus sein und auf neue Risiken oder Veränderungen proaktiv reagieren.