Unternehmenssicherheit und Fremdfirmen

Unternehmen können durch die Auslagerung von Teilen ihrer Sicherheitsmaßnahmen zahlreiche Vorteile erzielen.

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Externe Sicherheitsdienste können je nach Bedarf schnell erweitert oder reduziert werden. Unternehmen können die Abdeckung für Spitzenzeiten, Nachtschichten oder besondere Ereignisse erhöhen und in ruhigeren Zeiten reduzieren. Diese On-Demand-Flexibilität gewährleistet jederzeit die optimale Sicherheitsleistung, ohne dass ein großer Personalbestand erforderlich ist. Beispielsweise könnte ein Unternehmen während der Ferienzeit oder für ein temporäres Projekt zusätzliches Sicherheitspersonal beauftragen und danach die Zahl reduzieren. Der Anbieter kann Ressourcen je nach Bedarf schnell an mehreren Standorten einsetzen oder abziehen.

• Spezialisiertes Fachwissen: Outsourcing verschafft einem Unternehmen Zugang zu einem Pool professionell ausgebildeter Sicherheitskräfte und -spezialisten. Sicherheitsfirmen sind stets auf dem neuesten Stand der Bedrohungen, Technologien und Best Practices. Durch die Beauftragung eines externen Anbieters profitiert ein Unternehmen von Sicherheitskräften und Technikern mit spezifischen Fähigkeiten (z. B. Überwachung, Personenschutz, Weiterbildung in Deeskalation oder Erster Hilfe), die intern nur schwer vermittelt werden können.Dieses Fachwissen kann das gesamte Sicherheitsprogramm verbessern, da erfahrene Auftragnehmer über Kenntnisse in der Risikobewertung und im effektiven Umgang mit Vorfällen verfügen.

• Kosteneffizienz: Die Nutzung von Vertragssicherheitsdiensten ist oft kostengünstiger als der Betrieb einer internen Sicherheitsabteilung. Unternehmen sparen die erheblichen Kosten für die Rekrutierung, Schulung und Bezahlung von Vollzeit-Sicherheitsmitarbeitern (Gehälter, Sozialleistungen, Überstunden). Darüber hinaus liefern externe Anbieter in der Regel ihre eigene Ausrüstung – wie Streifenwagen, Funkgeräte und Überwachungssysteme –, sodass der Kunde bei der Kapitalinvestition und Wartung dieser Systeme spart. Outsourcing wandelt viele Fixkosten in variable Kosten um (Sie zahlen nur für die Dienste, die Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen), was insbesondere für kleine oder mittlere Unternehmen mit begrenzten Sicherheitsbudgets von Vorteil sein kann.

• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Bei der Auslagerung der Sicherheitsdienste übernimmt der Auftragnehmer die administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit seinem Personal. Der Anbieter kümmert sich um die Einstellung, Hintergrundüberprüfung, Schulung, Einsatzplanung, Gehaltsabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die Wachen.Dies entlastet die Personalabteilung und das Management des Kunden von der täglichen Betreuung des Sicherheitspersonals. Bei Krankheit oder Kündigung kümmert sich der Anbieter um Ersatz. Das Unternehmen erspart sich so den Aufwand der Personalverwaltung und kann sich darauf verlassen, dass der Anbieter die Stellen mit qualifiziertem Personal besetzt.

• 24/7-Abdeckung und Multi-Site-Support: Die meisten Sicherheitsdienstleister verfügen über große Teams und mehrere Kontrollzentren, sodass sie rund um die Uhr und an verschiedenen Standorten einen umfassenden Service bieten können. Selbst wenn ein Unternehmen nächtliche Wachpatrouillen oder eine Echtzeit-Alarmüberwachung um 3 Uhr morgens benötigt, kann ein externes Unternehmen diese kontinuierliche Abdeckung mit einsatzbereitem Ersatzpersonal gewährleisten.Für Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Städten oder Ländern kann ein einziger Sicherheitsanbieter oft alle Standorte betreuen und so unternehmensweit einheitlichen Schutz gewährleisten. Der Kunde erhält die Sicherheit von 24/7-Überwachung und schneller Reaktion auf Vorfälle, ohne ein eigenes 24-Stunden-Sicherheitszentrum unterhalten zu müssen.

• Klare Servicevereinbarungen und Verantwortlichkeiten: Outsourced Security-Verträge beinhalten typischerweise Service Level Agreements (SLAs) , die die Leistungserwartungen detailliert beschreiben. Diese Vereinbarungen definieren den Leistungsumfang, den erforderlichen Personalbestand, Reaktionszeiten bei Vorfällen, die Meldehäufigkeit und weitere wichtige Leistungsindikatoren.Durch klar definierte Bedingungen weiß das Unternehmen genau, was es erwartet, und kann den Anbieter zur Verantwortung ziehen, wenn die Standards nicht eingehalten werden. Regelmäßige Überprüfungen anhand der SLA-Kennzahlen (z. B. Reaktionszeit auf einen Alarm, Anzahl der durchgeführten Patrouillen) schaffen eine transparente, verantwortungsvolle Partnerschaft zwischen Kunde und Anbieter.Kurz gesagt fungiert das SLA als Qualitätsgarantie: Wenn das externe Team die vereinbarten Benchmarks nicht erfüllt, gibt es vertragliche Abhilfemaßnahmen.

Das Outsourcing von Sicherheitsmaßnahmen bringt zwar Vorteile mit sich, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die Unternehmen bewältigen müssen.

• Verlust der direkten Kontrolle: Wenn Sicherheitspersonal von einem Auftragnehmer beschäftigt wird, geht die Managementkontrolle auf den Anbieter über. Die Sicherheitsleitung des Unternehmens kann einen Kontrollverlust über den täglichen Betrieb oder die Leistung einzelner Wachen verspüren. Es ist ein gewisses Maß an Vertrauen erforderlich – das Vertrauen, dass der Anbieter Protokolle und Disziplin genauso konsequent durchsetzt wie ein internes Team. Für manche Organisationen kann diese verminderte Kontrolle unangenehm sein. Es ist wichtig, dies durch die Wahl eines seriösen Partners und die Festlegung klarer Richtlinien für die Arbeit des Wachpersonals vor Ort zu mildern.

• Hohe Personalfluktuation: Die Vertragssicherheitsbranche ist für ihre hohe Fluktuationsrate bekannt – in einigen Fällen über 100 % oder sogar 300 % pro JahrHäufige Änderungen im Dienstplan des ausgelagerten Wachpersonals können zu Inkonsistenzen führen: Wöchentlich oder monatlich neue Gesichter sind möglicherweise nicht mit der Einrichtung oder der Unternehmenskultur vertraut. Diese Fluktuation kann die Qualität des Sicherheitsdienstes beeinträchtigen und erfordert ständige Weiterbildung. Zudem können Schlüsselpositionen mit wechselnden Beamten besetzt werden, was den Aufbau standortspezifischer Kenntnisse erschwert. Um Kontinuität zu gewährleisten, ist es entscheidend, dass der Anbieter angemessene Löhne, Sozialleistungen und Mitarbeiterbindungsprogramme für das Wachpersonal anbietet.

• Begrenzte Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur: Vertragswächter sind keine Mitarbeiter des Unternehmens und verkörpern daher möglicherweise nicht die Kultur, Werte oder Kundenservicestandards des Kundenunternehmens so gut wie ein internes Team. Es besteht das Risiko, dass externes Personal als „Außenseiter“ agiert – möglicherweise ohne die Loyalität oder den Stolz der eigenen Mitarbeiter. Unternehmen befürchten oft, dass das Verhalten oder die Vorgehensweise eines externen Wachpersonals nicht mit ihrem Markenimage übereinstimmt und sich möglicherweise auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit auswirkt.. Beispielsweise kann ein Wachmann, der zu streng ist oder nicht über die Unternehmensphilosophie informiert ist, zu Reibereien führen. Es erfordert Anstrengung, Auftragnehmer durch gemeinsame Schulungen und klare Erwartungen in die Unternehmenskultur zu integrieren.

• Kommunikations- und Schulungslücken: Effektive Sicherheit erfordert eine enge Koordination und klare Kommunikation, was mit einem externen Team eine Herausforderung sein kann. Sprachbarrieren oder unterschiedliche Schulungsstandards zwischen den Mitarbeitern des Anbieters und den internen Mitarbeitern können zu Missverständnissen führen.Wenn das Vertragspersonal nicht gründlich über die Richtlinien oder Notfallverfahren des Unternehmens informiert ist, können Fehler passieren (z. B. erkennt ein Wachmann ein bestimmtes Sicherheitsprotokoll oder einen Eskalationspfad nicht). Auch die Kommunikation kann langsamer verlaufen – Informationen über Vorfälle oder Schwachstellen werden möglicherweise nicht so schnell an Dritte weitergeleitet. Ohne gezielte Maßnahmen sind ausgelagerte Wachleute möglicherweise nicht über alle Unternehmensaktualisierungen informiert.

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Der Zugriff Dritter auf Ihre Einrichtungen und Informationen birgt Risiken für Datenschutz und Vertraulichkeit. Vertragssicherheitspersonal könnte sensible Geschäftsaktivitäten beobachten oder Zugriff auf Mitarbeiterinformationen haben, und es besteht die Sorge, dass diese Daten ordnungsgemäß behandelt werden. Unternehmen befürchten, dass Außenstehende vertrauliche Informationen falsch handhaben oder Datenschutzbestimmungen (wie die DSGVO) nicht so sorgfältig einhalten.Es gab Fälle, in denen Sicherheitsdienstleister die Quelle von Lecks waren oder einfach nicht die gleiche Diskretion walten ließen wie interne Mitarbeiter. Um dies zu verhindern, sind strenge Vertraulichkeitsvereinbarungen (z. B. NDAs) und die Überprüfung der Vertrauenswürdigkeit des Anbieters erforderlich.

• Notwendigkeit enger Überwachung und Leistungsprüfungen: „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist ein gefährlicher Ansatz bei ausgelagerter Sicherheit. Verfolgt ein Unternehmen einen völlig passiven Ansatz, bemerkt es Leistungsprobleme möglicherweise erst, wenn es zu spät ist. Aktive Überwachung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass der Anbieter die Erwartungen erfüllt. Branchenexperten betonen, dass die Überwachung der Vertragseinhaltung durch den Auftragnehmer eine wichtige Managementverantwortung darstellt. Zu oft verlassen sich Unternehmen ausschließlich auf die Selbstauskunft des Anbieters, wodurch Probleme möglicherweise übersehen werden Ohne unabhängige Audits oder Kontrollen kann die Servicequalität nachlassen. So ergab beispielsweise eine Unternehmensprüfung, dass ein ausgelagertes Sicherheitsunternehmen über einen Zeitraum von sechs Monaten an wichtigen Standorten eine Personalabweisungs- oder Personalfluktuationsrate von 32 % aufwies – Dutzende von Wachleuten mussten entlassen werden, weil sie die Standards nicht erfüllten. Dieser Umstand war aufgrund laxer Aufsicht unbemerkt geblieben.Die Lehre daraus ist klar: Unternehmen müssen ihre Sicherheitspartner kontinuierlich durch Inspektionen, Feedback von Facility Managern und regelmäßige Leistungsbeurteilungen überprüfen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Um die Vorteile des Outsourcings zu nutzen und gleichzeitig die Nachteile zu minimieren, sollten Unternehmen ihre externen Sicherheitspartner aktiv integrieren und managen.

• Klare Rollen und Grenzen festlegen: Es ist wichtig, von Anfang an die Zuständigkeiten zwischen dem internen Sicherheitspersonal und dem des Auftragnehmers zu definieren. Beispielsweise kann der interne Sicherheitsmanager des Unternehmens für die Gesamtstrategie und sensible Ermittlungen zuständig sein, während die Wachen des Lieferanten für die Zutrittskontrolle und Streifendienste zuständig sind. Durch eine klare Aufgabenverteilung vermeiden Sie Doppelarbeit oder Lücken. Viele Unternehmen finden es hilfreich, einen branchenerfahrenen Outsourcing-Partner zu wählen, da sich dieser nahtlos in bestehende Abläufe integrieren lässt. Im Wesentlichen sollte der Vertragsanbieter als Partner und nicht als bloßer Verkäufer behandelt werden, mit einem gegenseitigen Verständnis der Erwartungen.

• Gemeinsame Protokolle und Kommunikationskanäle: Erfolgreiche Integration bedeutet, dass die externen Sicherheitsbeauftragten dieselben Standardarbeitsanweisungen (SOPs) befolgen wie die internen Mitarbeiter. Dies erfordert gemeinsame Schulungen und schriftliche Protokolle, die mit dem Auftragnehmer geteilt werden. Regelmäßige Briefings sollten durchgeführt werden, damit die externen Sicherheitskräfte über Unternehmensrichtlinien, Notfallmaßnahmen und aktuelle Bedrohungen oder Bedenken informiert sind. Offene Kommunikation ist entscheidend – das ausgelagerte Team muss ausreichend Informationen und Zugang erhalten, um seine Arbeit effektiv erledigen zu können. Eine häufige Falle ist die Nichtweitergabe von Daten an den Sicherheitsanbieter aus Vertraulichkeitsgründen. Wenn Sie von ihnen erwarten, dass sie Ihr Unternehmen schützen, müssen Sie sie über Ihre Schwachstellen, Problempunkte, die Gebäudestruktur und Eskalationskontakte informieren. Wenn beispielsweise eine bestimmte Tür verschlossen bleiben muss oder ein bestimmter Mitarbeiter ein hohes Risiko darstellt, muss der Auftragnehmer das wissen. Regelmäßige Koordinationstreffen (wöchentlich oder monatlich) zwischen den Sicherheitsmanagern des Unternehmens und den Vorgesetzten des Anbieters tragen dazu bei, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

• Integrierter Zugang und Systeme: Externes Sicherheitspersonal benötigt häufig Zugang zu den Einrichtungen und Sicherheitssystemen des Kunden (wie z. B. Software zur Vorfallsmeldung oder Ausweissysteme). Unternehmen sollten entsprechende Zugangsrechte einrichten, damit Vertragswächter ihre Arbeit (Kameraüberwachung, Alarmanlagenkontrolle) ungehindert erledigen können. Gleichzeitig sollten sie sicherstellen, dass diese Rechte widerrufen werden, wenn ein Wachmann den Auftrag verlässt. Es kann sinnvoll sein, externe Mitarbeiter mit Firmen-E-Mail-Adressen oder Funkgeräten auszustatten, um direkt mit internen Mitarbeitern kommunizieren zu können. Manche Unternehmen stellen Vertragsmitarbeitern Ausweise oder Uniformen aus, die sie eindeutig als Sicherheitspersonal und als Teil des Teams identifizieren. All diese Maßnahmen fördern eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen den beiden Teams – aus Sicht der anderen Mitarbeiter sollte es wie ein einheitliches Sicherheitsteam wirken, unabhängig davon, wer wessen Gehaltsscheck unterschreibt.

• Kontinuierliche Schulung und Einarbeitung: Behandeln Sie externe Sicherheitskräfte bei der Schulung als Teil Ihres Sicherheitspersonals. Sie sollten zu internen Schulungen zu Themen wie den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens, Cybersicherheitsbewusstsein (da sie oft die „Augen und Ohren“ vor Ort sind), Kundenservice-Erwartungen usw. eingeladen werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Auftragnehmer seinen Mitarbeitern standortspezifische Schulungen anbietet. Beispielsweise sollte ein externer Sicherheitsmitarbeiter in der Gebäudestruktur, der Bedienung der Geräte vor Ort sowie den spezifischen Notausgängen und Schutzräumen geschult werden. In vielen Fällen können externe Sicherheitsfirmen auch bei der Entwicklung oder Verbesserung Ihrer Verfahren helfen. Sollten in Ihrem Unternehmen bestimmte Reaktionspläne fehlen (z. B. für den Fall einer Bedrohung der Poststelle oder eines Amoklaufs), kann ein erfahrener Anbieter bei der Erstellung dieser Pläne helfen und alle Mitarbeiter darin schulen.Das ultimative Ziel besteht darin, dass beide Einsatzkräfte, egal ob es sich um einen internen Mitarbeiter oder einen externen Wachmann handelt, genau wissen, wie sie in einer bestimmten Situation reagieren müssen.

• Regelmäßige Leistungsbeurteilungen und Feedback: Die Verwaltung eines ausgelagerten Sicherheitsvertrags ist keine „einmalige“ Aufgabe. Planen Sie regelmäßige Evaluierungstreffen (z. B. vierteljährlich) mit dem Account Manager des Sicherheitsdienstleisters ein, um Leistungskennzahlen zu überprüfen, Vorfälle zu besprechen und Verbesserungen zu planen. Wichtige Stakeholder – wie Facility Manager oder Abteilungsleiter – können Feedback zur Leistung der Wachleute (Professionalität, Reaktionsschnelligkeit usw.) geben. Das Unternehmen sollte außerdem eigene Qualitätsprüfungen durchführen , z. B. Stichprobenkontrollen, ob die Wachleute die Anweisungen befolgen, Reaktionszeiten mit Übungen testen und Vorfallberichte auf Vollständigkeit prüfen. Durch einen kontinuierlichen Dialog und eine kontinuierliche Überwachung können Probleme frühzeitig erkannt und gemeinsam angegangen werden. Der Auftragnehmer sollte sich verantwortlich fühlen und wissen, dass der Kunde den Erfolg des Auftrags aktiv überwacht.

• Koordination mit anderen Abteilungen: Externe Sicherheitspartner sollten in das breitere organisatorische Ökosystem integriert werden. Sie müssen mit Abteilungen wie dem Facility Management (bei Gebäudezugangsfragen oder der Wartung von Sicherheitsgeräten), der Personalabteilung (zur Aktivierung/Deaktivierung von Ausweisen bei Eintritt oder Ausscheiden von Mitarbeitern) und der IT-Sicherheit (insbesondere angesichts der Verschmelzung von physischer und IT-Sicherheit) zusammenarbeiten. Wird beispielsweise ein Mitarbeiter entlassen, kann die Personalabteilung sowohl die IT (zur Deaktivierung der Anmeldungen) als auch die Sicherheit (zur Begleitung des Mitarbeiters nach draußen und zur Rückgabe seines Ausweises) informieren – das externe Sicherheitspersonal muss in solche Prozesse eingebunden werden. Regelmäßige abteilungsübergreifende Übungen oder Meetings (unter Einbeziehung des externen Sicherheitsbeauftragten) können diese Koordination verbessern. Wenn alle zusammenarbeiten, kann externes Sicherheitspersonal die internen Teams nahtlos ergänzen – beispielsweise bei der Unterstützung des Empfangs bei VIP-Besuchen oder bei der Zusammenarbeit mit dem IT-Sicherheitsteam, wenn ein Vorfall sowohl physische als auch digitale Elemente umfasst.

Es lässt sich sagen, dass die Effektivität externer Sicherheitsmitarbeiter deutlich steigt, wenn sie als wertvolle Partner behandelt werden – und in Kommunikation, Schulung und Planung einbezogen werden. Durch die Integration kann das Unternehmen den vollen Nutzen aus ausgelagerter Expertise ziehen und gleichzeitig die Kontrolle über die Sicherheitsmaßnahmen vor Ort behalten.

Bei der Beauftragung externer Sicherheitsunternehmen müssen Unternehmen die rechtlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit genau beachten.

• Detaillierte Sicherheitsverträge: Ein gut ausgearbeiteter Vertrag ist die Grundlage für ein erfolgreiches Outsourcing-Abkommen. Die Vereinbarung sollte den Leistungsumfang (z. B. Anzahl der Wachen, Arbeitszeiten, spezifische Aufgaben an jedem Posten) klar definieren und Leistungsstandards festlegen , die der Anbieter erfüllen muss.Wichtige Elemente sind Reaktionszeiten auf Alarme, Patrouillenfrequenz, Fristen für die Berichtsübermittlung usw., damit die Qualität messbar ist. Verträge sollten auch die Bedingungen für eine Kündigung festlegen (was passiert, wenn eine der Parteien den Vertrag kündigen möchte oder ein schwerwiegender Verstoß vorliegt). Grundsätzlich sollte alles, von den Wachaufgaben bis hin zu den Service-Benchmarks, dokumentiert werden, um Unklarheiten zu vermeiden. Viele Unternehmen fügen ihren Verträgen ein SLA bei oder verwenden Vertragsklauseln, die Strafen oder Abhilfemaßnahmen bei Nichteinhaltung der Standards festlegen. So wird sichergestellt, dass der Anbieter einen klaren Anreiz zur Leistungserbringung hat.

• Lizenzen, Zertifizierungen und Versicherungen: Vor Vertragsabschluss sollte der Kunde prüfen, ob das Sicherheitsunternehmen und sein Personal alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Seriöse Sicherheitsdienstleister verfügen über die erforderlichen staatlichen oder regionalen Lizenzen , und ihre Wachleute sollten über individuelle Lizenzen oder Zertifizierungen verfügen (insbesondere, wenn sie bewaffnet sind oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist). Fordern Sie immer einen Lizenznachweis an und prüfen Sie diesen bei der ausstellenden Behörde. Darüber hinaus sollte der Vertrag einen ausreichenden Versicherungsschutz des Anbieters vorschreiben. Dazu gehören in der Regel eine allgemeine Haftpflichtversicherung, eine Unfallversicherung für das Wachpersonal und möglicherweise eine Berufshaftpflichtversicherung. Das Unternehmen kann darauf bestehen, in der Police des Anbieters als zusätzlicher Versicherter genannt zu werden, damit der Kunde im Falle eines Vorfalls (z. B. wenn ein Wachpersonal versehentlich jemanden verletzt oder einen Schaden verursacht) geschützt ist. In einer Anleitung empfehlen Experten, die Versicherungsbescheinigung des Anbieters einzuholen und sicherzustellen, dass diese die erforderlichen Deckungssummen erfüllt (z. B. eine Mindesthaftung von X Millionen US-Dollar).Eine ordnungsgemäße Versicherung und Lizenzierung sind nicht nur Formalitäten – sie sind für die Übertragung und Minderung von Risiken von entscheidender Bedeutung.

• Vertraulichkeit und Datenschutz: Da externes Sicherheitspersonal Zugang zu Firmengeländen und potenziell sensiblen Informationen (Besucherprotokolle, Kameraaufnahmen usw.) erhält, ist es wichtig, die Vertraulichkeit im Vertrag zu regeln. Für alle Mitarbeiter des Auftragnehmers sollten Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) bestehen, die sie rechtlich zum Schutz vertraulicher Informationen des Kunden verpflichten. Wenn Sie in Ländern mit Datenschutzgesetzen (wie der DSGVO in Europa) tätig sind, sollte der Vertrag vorsehen, dass der Sicherheitsanbieter diese Vorschriften einhalten muss, da er möglicherweise personenbezogene Daten (z. B. Videoüberwachungsaufzeichnungen von Personen, Ausweisdaten von Besuchern) im Auftrag des Unternehmens verarbeitet. Klare Klauseln zu Datenverarbeitung, -speicherung und Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen sind ratsam. Grundsätzlich sollte das externe Unternehmen denselben Vertraulichkeits- und Datensicherheitsstandards unterliegen wie die eigenen Mitarbeiter. Dies schützt vertrauliche Informationen und hilft, rechtliche Haftungen zu vermeiden, die sich aus Datenschutzverletzungen durch Dritte ergeben.

• Haftungs- und Freistellungsklauseln: Es ist wichtig zu klären, wer in verschiedenen Fällen haftet (z. B. wenn während der Wache ein Diebstahl geschieht oder ein Wachmann einen Schaden verursacht). Viele Sicherheitsverträge enthalten Freistellungs- oder „Haftungsfreistellungsklauseln“, in denen sich der Anbieter verpflichtet, für fahrlässiges Handeln seines Personals zu haften. In der Praxis bedeutet dies, dass, wenn die Handlung (oder Unterlassung) eines Sicherheitsmitarbeiters zu einem Verlust oder einer Verletzung führt, das Sicherheitsunternehmen die Kosten oder den Rechtsschaden trägt, nicht der Kunde. Der Vertrag sollte auch den Eskalations- und Notfallprozess regeln – detailliert beschreiben, wie Vorfälle gemeldet werden und an wen und welche Verantwortung das Sicherheitsunternehmen im Umgang mit ihnen trägt. Beispielsweise könnte festgelegt werden, dass der Sicherheitsdienst bei einem Sicherheitsvorfall zunächst die Sicherheit der Personen gewährleistet, dann umgehend den Sicherheitsbeauftragten des Kunden benachrichtigt und innerhalb von 24 Stunden einen schriftlichen Bericht vorlegt. Durch die Festlegung dieser Verfahren wissen beide Parteien genau, wie im Falle eines Vorfalls zu handeln ist. Darüber hinaus kann im Vertrag geregelt werden, wer die Kosten für etwaige Bußgelder oder rechtliche Schritte trägt (z. B. wenn ein Sicherheitsdienst gegen eine Vorschrift verstößt). Schließlich schützen gut formulierte Haftungsbestimmungen im Vertrag das Unternehmen davor, für Fehler des Sicherheitsdienstleisters auf den Kosten sitzen zu bleiben (oder die Schuld zu tragen).

• Einhaltung von Arbeitsrecht und -vorschriften: Outsourcing entbindet ein Unternehmen nicht von der Pflicht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Sicherheitsmaßnahmen sicherzustellen. Der Vertrag sollte vorschreiben, dass der Auftragnehmer alle relevanten Arbeitsgesetze für seine Wachleute einhält, wie z. B. Arbeitszeitbegrenzungen, Mindestlohn und Überstundenregelungen. In manchen Ländern können Kunden im Hinblick auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sogar als gemeinsame Arbeitgeber gelten. Daher ist es ratsam, sicherzustellen, dass der Anbieter die Vorschriften einhält. Wenn die Wachleute bewaffnet sind, vergewissern Sie sich außerdem, dass der Anbieter die gesetzlichen Waffenscheine und -schulungen einholt. Wenn Sie in einem gewerkschaftlich organisierten Umfeld oder einem Umfeld mit Betriebsratsregeln (wie in Europa üblich) arbeiten, sollten Sie auch diese Aspekte berücksichtigen. Grundsätzlich sollte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ein nicht verhandelbarer Bestandteil des Dienstleistungsvertrags sein.

Bei der Ausarbeitung und Überprüfung dieser Vertragsbedingungen empfiehlt sich die Einbeziehung eines Rechtsbeistands. Viele Sicherheitsunternehmen haben Standardverträge, doch jedes Unternehmen sollte Bedingungen aushandeln, die seinem Risikoprofil entsprechen. Das Ergebnis sollte ein Vertrag sein, der die Pflichten und Rechte aller Parteien klar regelt, Mechanismen zur Rechenschaftslegung vorsieht und den geltenden Gesetzen entspricht – und so eine solide Grundlage für die ausgelagerte Sicherheitsbeziehung schafft.