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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Bewachung / Security: Ausschreibung

Facility Management: Security » Geschäftsprozesse » Ausschreibung

Ausschreibung für das Los „Bewachung / Security außerhalb der Besetztzeiten des Empfangs

Dieses Konzept soll im Hospitality-Kontext (Unternehmenscampus mit Servicecharakter) zum Tragen kommen und stellt sicher, dass Sicherheit, Brandschutz und Service auch dann gewährleistet sind, wenn der Empfang nicht personell besetzt ist.

Gewerbeordnung (§ 34a GewO)

  • Bewachungsgewerbe erfordert Sachkundeprüfung und behördliche Erlaubnis.

  • Das beauftragte Sicherheitsunternehmen muss eine gültige 34a-Erlaubnis vorweisen, Personal mit IHK-Sachkunde oder vergleichbarer Qualifikation.

DIN 77200 – Anforderungen an Sicherheitsdienstleistungen

  • Maßgebend für Qualitäts- und Leistungsstandards im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

  • Definiert Kriterien zu Personaleinsatz, Dienstanweisungen, Dokumentation, Notfallplänen.

Arbeitsschutz und DGUV-Regelungen

  • z. B. DGUV Vorschrift 23 (Wach- und Sicherungsdienste), PSA-Verordnung, Gefährdungsbeurteilung (Alleinarbeit nachts?),

  • Betriebliche Unterweisungen, PSA-Anforderungen (Warnweste, Funkgerät, ggf. Bodycam – unter Beachtung DSGVO).

Brandschutz- und Baurecht

  • Landesbauordnungen, Vorgaben zu Flucht- und Rettungswegen, Brandmeldeanlagen (BMA), Alarmweiterleitungen,

  • Security muss sich in Brandschutzeinrichtung (Feuerlöscher, Wandhydranten) auskennen, Notfall- und Evakuierungspläne kennen.

Dokumentation und Dienstanweisungen

  • Es gelten betriebliche Dienstvorschriften, Wachbücher, DIN 77200-Abschnitte zu Dokumentation von Ereignissen / Rundgängen.

  • Alle relevanten Pläne (Brandschutzpläne, Fluchtwege, Notfallkonzept) sind dem Dienstleister verfügbar zu machen.

Zweck und Zielsetzung

  • Sicherheitslücke schließen, wenn der Empfang (Front Desk) in den Abend- oder Nachtstunden bzw. an Wochenenden nicht besetzt ist.

  • Gäste, Mitarbeitende und Objekt schützen, Eskalationsszenarien beherrschen (Einbruch, Vandalismus, unbefugte Zutritte, medizinische Notfälle).

  • Servicefunktion übernehmen (begrenzter Umfang): Spätanreisen / Schlüsselkarten, Nottelefon, ggf. minimaler Auskunftsdienst, Anlaufstelle bei Problemen.

  • Dokumentation und Transparenz sicherstellen (Wachbuch, Meldungen, KPI-Reports), in Abstimmung mit Hospitality- und Facility-Prozessen.

Personelle Präsenz und Aufgaben

Sicherheitskraft (1 Person)

  • Vor Ort ab Reception-Schluss (z. B. 22:00 Uhr) bis Reception-Eröffnung (z. B. 06:00 Uhr), 7 Tage/Woche oder nach vereinbartem Zeitfenster,

  • Sicherung Haupteingang, Kontroll-/Rundgänge, erster Ansprechpartner für Gäste.

Rundgänge (Innen und Außen)

  • Stündliche / 2-stündliche Patrouille? Prüfung Türen, Fenster, Brandschutztüren, Beleuchtung, Abstellen von Störquellen,

  • Dokumentation via Wachbuch oder RFID-Checkpoints (DIN 77200 konform).

Zutrittskontrolle

  • Verhinderung unbefugten Betretens, Kontrolle Schließanlagen, ggf. Reaktion auf Alarm aus Zutrittssystem,

  • Verwaltung temporärer Keycards / Schlüsseln für späte Check-ins.

Eskalation und Notfälle

  • Kontakt zu Polizei/Feuerwehr bei Vandalismus, Einbruchsversuch, medizinischem Notfall,

  • Ersthelfer-Funktion (Erste Hilfe, Brandschutzgrundlagen), Alarmierung (DGUV, BetrSichV?).

Dokumentation

  • Wach- und Ereignisprotokoll, Meldung besonderer Vorkommnisse, Zeitstempel Rundgänge, ggf. digital (Wach-App?),

  • Meldung an Hospitality-Führung am Morgen (z. B. Gastbeschwerde?), Sicherung Videos falls Videoüberwachung existiert.

Servicefunktionen

Check-in / Check-out minimal

  • Späte Anreisen: Schlüsselkarte aushändigen, minimaler Systemzugriff, ID-Check, DSGVO-Beachtung,

  • Unterstützung bei Taxi-Bestellung, Wegauskunft (Je nach Umfang).

Gästekommunikation

  • Freundlicher, professioneller Umgang, Deeskalation bei evtl. betrunkenen / störenden Personen,

  • Evtl. Auskunft bei kleinen Anfragen (WLAN, Lage der Konferenzräume?)

Gewerbeordnung § 34a

  • Der Dienstleister muss im Bewachungsgewerbe lizenziert sein, Personal mit Sachkunde- oder Unterrichtungsnachweis (IHK).

  • Einhaltung Tariftreue / Mindestlohnbestimmungen.

DIN 77200 – Qualitätsstandards

  • Regelt Personalanforderungen (Zuverlässigkeit, Schulung), Dokumentationspflicht, Umgang mit Waffen (falls relevant?),

  • Spezielle Kategorien an Sicherheitsdienstleistung (z. B. wenn Waffentragung, Hundeeinsatz?), Koordination mit Auftraggeber.

Arbeitsschutz (DGUV Vorschrift 23, PSA-Benutzung)

  • Gefährdungsbeurteilung Nachtarbeit, Alleinarbeit, Notfallknopf,

  • Evtl. Bodycam-Einsatz: DSGVO, betriebliche Dienstanweisungen, definierter Löschzyklus Aufnahmen.

Brandschutz

  • Betrieblicher Brandschutzplan, Notfallszenarien (Evakuierung?), Schulungen der Sicherheitskraft,

  • Koordination mit Feuerwehr, Alarmierung bei BMA- oder Sprinkler-Alarmlagen.

Betriebliche Dokumentation / Anweisungen

  • Übergabe interner Dienstanweisungen: Schließplan, Notfallnummern, Hospitality-Standards (z. B. Verhaltenskodex gegenüber Gästen),

  • Evtl. spezielle Corporate Security Policy, Reisesicherheit?

SLA

  • Präsenzzeit: Person ab x Uhr bis y Uhr,

  • Rundgänge: alle a min. check, definierter Routen,

  • Reaktionszeit: bei Alarm < b min., Meldung an Notdienst oder TTS-FM?

KPI

  • 100 % Abdeckung Schichten, 0 unbesetzte Zeit,

  • Beschwerdequote < x % (Beschwerden?),

  • Vorfallquote (Diebstahl, Einbruch) < y pro Jahr?,

  • Pünktlichkeit Schließrunden: 100 %.

Reporting

  • Wachbuch / Digitaler Bericht: mind. monatl. Auswertung, Vorfälle, Störungen, Gastfeedback,

  • Offene Einsicht Auftraggeber in E-Portal (Zeiterfassungen, Zwischenfälle), Audit-Fähig.

Stakeholder

  • Hospitality-Management (Hoteldirektion?), EHS-Abteilung (Arbeitsschutz), Betriebsrat (Nachtarbeitsregelungen, Schichtpläne?),

  • Security-Firmaleitung: Koordination, Personaleinsatz.

Offene Kommunikation

  • Vor Start: Kick-off, Schulung Rezeptionsteam und Security-Team, Abstimmung Prozedere (Check-in, Serviceanliegen).

  • Lenkungskreis: quartalsweises Meeting, Prüfung KPI, Eskalationen.

DSGVO

  • Keine unzulässige Speicherung Personendaten, Minimierung Bodycam-/Videodaten, definierte Löschfristen, Einwilligung ggf.?

Digitales Wachbuch

  • Person loggt Rundgänge, Zeit, Abweichungen, Vorfälle,

  • Hinterlegung in TTS-/Security-Software, archivierungspflichtige Protokolle nach DIN 77200?

Zutrittskontrollsystem

  • Security-Kraft hat Admin- oder begrenzte Rechte? Falls Gast anreist, kann Security Keycard programmieren, DSGVO-Safe?

  • Hinterlegung im Hospitality-System (Zimmerbelegung?), Minimierung unberechtigter Zugriffe.

Service Desk

  • Meldungen technischer Störungen (Wasserausfall?), TTS-FM-Koordination (Instandhaltung?),

  • Meldungen zu Gastbeschwerden (z. B. Lärm, Streit?), Eskalation via Service Desk.

Monatspauschale

  • Enthält definierte Zeitfenster (z. B. 8 h pro Nacht, 7 Nächte / Woche),

  • Inklusive 1 Kraft, typ. Stundensatz + Nacht-/Wochenendzuschläge in Summen?

  • Extra-Kosten bei 2. Kraft oder Events?

Sonderpositionen

  • Event Security (VIP, Großveranstaltung?),

  • Erhöhter Security-Level bei Hochrisikolage (z. B. Hausverbot-Person?),

  • Open-Book, falls eskalierte Sonderschichten?

Eskalation

  • Betriebliche Eskalation, wenn Personalmangel Security-Firma? Pönale, Bonus/Malus wenn SLA nicht erfüllt?

Übergangs- / Startphase

  • Einweisung: Lagepläne, Rettungswege, Brandschutz, Alarmanlagen, Hospitality-Software (Check-in?),

  • Schulung Security in Servicemindset (Freundlichkeit, Umgang mit Gästen) und Interaktion TTS-FM.

Laufender Betrieb

  • Sicherheitskraft kommt pünktlich, Rundgänge gem. Plan, erfasst Vorgänge, reagiert auf Alarme,

  • Eskalation bei Vorfällen (Einbruch, Vandalismus, brenzlige Situationen).

Qualitätskontrolle

  • KPI-Auswertung (Beschwerdequote, Vorfallsrate, SLA-Einhaltung?),

  • Mystery Checks? Lenkungskreis-Meetings, fortlaufende Optimierung.

  • Ggf. externes Audit (z. B. DIN 77200-Konformität), Rezertifizierung?