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Bewachung / Security: Ausschreibung

Facility Management: Security » Geschäftsprozesse » Ausschreibung

Ausschreibung für das Los „Bewachung / Security außerhalb der Besetztzeiten des Empfangs

Ausschreibung für das Los „Bewachung / Security außerhalb der Besetztzeiten des Empfangs

Dieses Konzept soll im Hospitality-Kontext (Unternehmenscampus mit Servicecharakter) zum Tragen kommen und stellt sicher, dass Sicherheit, Brandschutz und Service auch dann gewährleistet sind, wenn der Empfang nicht personell besetzt ist.

Recht, Normen und Standards im Sicherheitsmanagement

Gewerbeordnung (§ 34a GewO)

  • Bewachungsgewerbe erfordert Sachkundeprüfung und behördliche Erlaubnis.

  • Das beauftragte Sicherheitsunternehmen muss eine gültige 34a-Erlaubnis vorweisen, Personal mit IHK-Sachkunde oder vergleichbarer Qualifikation.

DIN 77200 – Anforderungen an Sicherheitsdienstleistungen

  • Maßgebend für Qualitäts- und Leistungsstandards im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

  • Definiert Kriterien zu Personaleinsatz, Dienstanweisungen, Dokumentation, Notfallplänen.

Arbeitsschutz und DGUV-Regelungen

  • z. B. DGUV Vorschrift 23 (Wach- und Sicherungsdienste), PSA-Verordnung, Gefährdungsbeurteilung (Alleinarbeit nachts?),

  • Betriebliche Unterweisungen, PSA-Anforderungen (Warnweste, Funkgerät, ggf. Bodycam – unter Beachtung DSGVO).

Brandschutz- und Baurecht

  • Landesbauordnungen, Vorgaben zu Flucht- und Rettungswegen, Brandmeldeanlagen (BMA), Alarmweiterleitungen,

  • Security muss sich in Brandschutzeinrichtung (Feuerlöscher, Wandhydranten) auskennen, Notfall- und Evakuierungspläne kennen.

Dokumentation und Dienstanweisungen

  • Es gelten betriebliche Dienstvorschriften, Wachbücher, DIN 77200-Abschnitte zu Dokumentation von Ereignissen / Rundgängen.

  • Alle relevanten Pläne (Brandschutzpläne, Fluchtwege, Notfallkonzept) sind dem Dienstleister verfügbar zu machen.

Zweck und Zielsetzung

  • Sicherheitslücke schließen, wenn der Empfang (Front Desk) in den Abend- oder Nachtstunden bzw. an Wochenenden nicht besetzt ist.

  • Gäste, Mitarbeitende und Objekt schützen, Eskalationsszenarien beherrschen (Einbruch, Vandalismus, unbefugte Zutritte, medizinische Notfälle).

  • Servicefunktion übernehmen (begrenzter Umfang): Spätanreisen / Schlüsselkarten, Nottelefon, ggf. minimaler Auskunftsdienst, Anlaufstelle bei Problemen.

  • Dokumentation und Transparenz sicherstellen (Wachbuch, Meldungen, KPI-Reports), in Abstimmung mit Hospitality- und Facility-Prozessen.

Personelle Präsenz und Aufgaben

Sicherheitskraft (1 Person)

  • Vor Ort ab Reception-Schluss (z. B. 22:00 Uhr) bis Reception-Eröffnung (z. B. 06:00 Uhr), 7 Tage/Woche oder nach vereinbartem Zeitfenster,

  • Sicherung Haupteingang, Kontroll-/Rundgänge, erster Ansprechpartner für Gäste.

Rundgänge (Innen und Außen)

  • Stündliche / 2-stündliche Patrouille? Prüfung Türen, Fenster, Brandschutztüren, Beleuchtung, Abstellen von Störquellen,

  • Dokumentation via Wachbuch oder RFID-Checkpoints (DIN 77200 konform).

Zutrittskontrolle

  • Verhinderung unbefugten Betretens, Kontrolle Schließanlagen, ggf. Reaktion auf Alarm aus Zutrittssystem,

  • Verwaltung temporärer Keycards / Schlüsseln für späte Check-ins.

Eskalation und Notfälle

  • Kontakt zu Polizei/Feuerwehr bei Vandalismus, Einbruchsversuch, medizinischem Notfall,

  • Ersthelfer-Funktion (Erste Hilfe, Brandschutzgrundlagen), Alarmierung (DGUV, BetrSichV?).

Dokumentation

  • Wach- und Ereignisprotokoll, Meldung besonderer Vorkommnisse, Zeitstempel Rundgänge, ggf. digital (Wach-App?),

  • Meldung an Hospitality-Führung am Morgen (z. B. Gastbeschwerde?), Sicherung Videos falls Videoüberwachung existiert.

Servicefunktionen

Check-in / Check-out minimal

  • Späte Anreisen: Schlüsselkarte aushändigen, minimaler Systemzugriff, ID-Check, DSGVO-Beachtung,

  • Unterstützung bei Taxi-Bestellung, Wegauskunft (Je nach Umfang).

Gästekommunikation

  • Freundlicher, professioneller Umgang, Deeskalation bei evtl. betrunkenen / störenden Personen,

  • Evtl. Auskunft bei kleinen Anfragen (WLAN, Lage der Konferenzräume?)

Gewerbeordnung § 34a

  • Der Dienstleister muss im Bewachungsgewerbe lizenziert sein, Personal mit Sachkunde- oder Unterrichtungsnachweis (IHK).

  • Einhaltung Tariftreue / Mindestlohnbestimmungen.

DIN 77200 – Qualitätsstandards

  • Regelt Personalanforderungen (Zuverlässigkeit, Schulung), Dokumentationspflicht, Umgang mit Waffen (falls relevant?),

  • Spezielle Kategorien an Sicherheitsdienstleistung (z. B. wenn Waffentragung, Hundeeinsatz?), Koordination mit Auftraggeber.

Arbeitsschutz (DGUV Vorschrift 23, PSA-Benutzung)

  • Gefährdungsbeurteilung Nachtarbeit, Alleinarbeit, Notfallknopf,

  • Evtl. Bodycam-Einsatz: DSGVO, betriebliche Dienstanweisungen, definierter Löschzyklus Aufnahmen.

Brandschutz

  • Betrieblicher Brandschutzplan, Notfallszenarien (Evakuierung?), Schulungen der Sicherheitskraft,

  • Koordination mit Feuerwehr, Alarmierung bei BMA- oder Sprinkler-Alarmlagen.

Betriebliche Dokumentation / Anweisungen

  • Übergabe interner Dienstanweisungen: Schließplan, Notfallnummern, Hospitality-Standards (z. B. Verhaltenskodex gegenüber Gästen),

  • Evtl. spezielle Corporate Security Policy, Reisesicherheit?

SLA

  • Präsenzzeit: Person ab x Uhr bis y Uhr,

  • Rundgänge: alle a min. check, definierter Routen,

  • Reaktionszeit: bei Alarm < b min., Meldung an Notdienst oder TTS-FM?

KPI

  • 100 % Abdeckung Schichten, 0 unbesetzte Zeit,

  • Beschwerdequote < x % (Beschwerden?),

  • Vorfallquote (Diebstahl, Einbruch) < y pro Jahr?,

  • Pünktlichkeit Schließrunden: 100 %.

Reporting

  • Wachbuch / Digitaler Bericht: mind. monatl. Auswertung, Vorfälle, Störungen, Gastfeedback,

  • Offene Einsicht Auftraggeber in E-Portal (Zeiterfassungen, Zwischenfälle), Audit-Fähig.

Stakeholder

  • Hospitality-Management (Hoteldirektion?), EHS-Abteilung (Arbeitsschutz), Betriebsrat (Nachtarbeitsregelungen, Schichtpläne?),

  • Security-Firmaleitung: Koordination, Personaleinsatz.

Offene Kommunikation

  • Vor Start: Kick-off, Schulung Rezeptionsteam und Security-Team, Abstimmung Prozedere (Check-in, Serviceanliegen).

  • Lenkungskreis: quartalsweises Meeting, Prüfung KPI, Eskalationen.

DSGVO

  • Keine unzulässige Speicherung Personendaten, Minimierung Bodycam-/Videodaten, definierte Löschfristen, Einwilligung ggf.?

Digitales Wachbuch

  • Person loggt Rundgänge, Zeit, Abweichungen, Vorfälle,

  • Hinterlegung in TTS-/Security-Software, archivierungspflichtige Protokolle nach DIN 77200?

Zutrittskontrollsystem

  • Security-Kraft hat Admin- oder begrenzte Rechte? Falls Gast anreist, kann Security Keycard programmieren, DSGVO-Safe?

  • Hinterlegung im Hospitality-System (Zimmerbelegung?), Minimierung unberechtigter Zugriffe.

Service Desk

  • Meldungen technischer Störungen (Wasserausfall?), TTS-FM-Koordination (Instandhaltung?),

  • Meldungen zu Gastbeschwerden (z. B. Lärm, Streit?), Eskalation via Service Desk.

Monatspauschale

  • Enthält definierte Zeitfenster (z. B. 8 h pro Nacht, 7 Nächte / Woche),

  • Inklusive 1 Kraft, typ. Stundensatz + Nacht-/Wochenendzuschläge in Summen?

  • Extra-Kosten bei 2. Kraft oder Events?

Sonderpositionen

  • Event Security (VIP, Großveranstaltung?),

  • Erhöhter Security-Level bei Hochrisikolage (z. B. Hausverbot-Person?),

  • Open-Book, falls eskalierte Sonderschichten?

Eskalation

  • Betriebliche Eskalation, wenn Personalmangel Security-Firma? Pönale, Bonus/Malus wenn SLA nicht erfüllt?

Übergangs- / Startphase

  • Einweisung: Lagepläne, Rettungswege, Brandschutz, Alarmanlagen, Hospitality-Software (Check-in?),

  • Schulung Security in Servicemindset (Freundlichkeit, Umgang mit Gästen) und Interaktion TTS-FM.

Laufender Betrieb

  • Sicherheitskraft kommt pünktlich, Rundgänge gem. Plan, erfasst Vorgänge, reagiert auf Alarme,

  • Eskalation bei Vorfällen (Einbruch, Vandalismus, brenzlige Situationen).

Qualitätskontrolle

  • KPI-Auswertung (Beschwerdequote, Vorfallsrate, SLA-Einhaltung?),

  • Mystery Checks? Lenkungskreis-Meetings, fortlaufende Optimierung.

  • Ggf. externes Audit (z. B. DIN 77200-Konformität), Rezertifizierung?