Effizienter Krisenstab und Notfallmanagement
DER KRISENSTAB IST EIN INTERDISZIPLINÄRES TEAM, DAS FÜR DIE KOORDINATION UND STEUERUNG VON MASSNAHMEN WÄHREND EINER KRISENSITUATION VERANTWORTLICH IST
Eine erfolgreiche Krisenbewältigung erfordert eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Krisenstabs. Regelmäßige Schulungen und Übungen bereiten die Mitglieder des Krisenstabs auf die Bewältigung von realen Krisensituationen vor. Die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Krisenstabsstrukturen und -prozesse trägt zur Resilienz und Agilität eines Unternehmens bei.
Aufgaben des Krisenstabs
Der Krisenstab
Organisationsstruktur des Krisenteams
Krisenstab Zusammensetzung
Um im Ernstfall eine Krise möglichst schnell und zielgerichtet bewältigen zu können, muss zuvor eine Krisenorganisation eingerichtet worden sein. Ein Krisenstab abhängig von der Größe des Unternehmens und auch davon, was im Unternehmen produziert wird. Ein großer Chemiebetrieb benötigt einen anderen Krisenstab, als beispielsweise eine Bank.
Grundsätzlich soll ein Krisenstab so klein wie möglich sein. Es soll aber auch so gestaltet sein, dass er jederzeit schnell nach Bedarf anwachsen kann. Jedes Mitglied muss einen Stellvertreter haben. Das entscheidende Kriterium bei einem Krisenstab ist, dass er zu jeder Zeit handlungsfähig sein muss. Einen solchen Zustand kann man nur erreichen, wenn man häufig trainiert.
Während einer Krise, in der es auch um Notfälle und Havarien geht, kann nicht überlegt und entschieden werden, was zu tun ist. Aus diesem Grunde müssen für alle erdenklichen Fälle vorgefertigte Checklisten zur Verfügung stehen, die lediglich abgearbeitet werden.
Die regelmäßigen Treffen des Krisenstabes dienen vorrangig der Abstimmung und Durchsicht aller Unterlagen. Solche Treffen sollen etwa vierteljährlich durchgeführt werden. Einmal im Jahr gibt es dann eine unangekündigte Krisenübung.
Erfahrungsgemäß kommt dem Facility Management hierbei eine besondere Stellung zu. In dem einen Unternehmen beispielsweise ist das Facility Management schon sehr weit entwickelt, und alle Facility Produkte, die wir aus der DIN EN 15221 kennen, werden unter seinem Dach gehandhabt. In einem anderen Unternehmen ist man auf dem Wege dorthin und in wieder anderen Unternehmen hat man noch nicht einmal verstanden, welche Vorteile eine gute Facility Management-Struktur dem Unternehmen zu bieten vermag. Wie auch die Entwicklung sei, so ist dies den baulichen und technischen Anlagen völlig egal. Sie müssen in der Krise bzw. der Havarie optimal geführt und bedient werden! Das ist durch den Krisenstab abzusichern. Bereits bei diesem Gedanken wird klar, dass die ganze Sache wesentlich erleichtert wird, wenn es gefestigte FM-Strukturen bereits gibt.
Es gibt Arten von Krisen, mit denen kann ein betrieblicher Krisenstab, sei er noch so gut organisiert und vorbereitet, nicht allein fertig werden. Das gilt besonders, wenn es um Großschadensereignisse, Entführungen oder Erpressungen geht. Um in solchen Fällen in der Aufregung keine Fehler zu machen, ist professionelle Hilfe notwendig. Aber auch solche Fälle müssen im Krisenkonzept enthalten sein. Während einer Krise kann auch das Ausmaß einströmender Kräfte sehr hoch werden. Deshalb gehört zum Krisenkonzept auch ein Plan, wer sich wann um wen kümmert.
Die Frage ist, wer überhaupt berechtigt ist, den Krisenstab einzuberufen. Bei dieser Frage wird klar, dass es vernünftige Vertreterregelungen auch für den Krisenstab geben muss. Der Krisenstab darf nur mit wenigen höchsten Entscheidern besetzt sein.
Das folgende Bild zeigt die Zusammensetzung eines typischen Krisenstabes.
Ob ein Vertreter der Arbeitnehmervertretung im Krisenstab sein soll, muss gesondert entschieden werden. Ein Krisenstab wird erwartungsgemäß unangenehme Entscheidungen zu treffen haben, denen aufgrund ihres Wesens eine Arbeitnehmervertretung sowieso nicht zustimmen kann. Dennoch kann es aus Gründen der Information der Belegschaft aus erster Hand durchaus sinnvoll sein, jemanden aus der Arbeitnehmervertretung mit im Krisenstab zu haben.
Als Leiter des Krisenstabes empfiehlt sich, den Betriebssicherheitsmanager einzusetzen. Ihm obliegt die gesamte Organisation und Einteilung all der Dinge, die für eine effektive Durchführung des Krisenmanagements erforderlich sind. Aufgrund seiner originären Aufgabe der Betriebssicherheit, obliegt es ihm ebenfalls, die Mitglieder des Krisenstabes zu informieren. Er ist auch zuständig für die Ausstattung der Räumlichkeiten für den Krisenstab. In mittleren und größeren Betrieben sollten dies möglichst drei Räume sein
Verschiedene Raumarten für die Krisenbewältigung
Sitzungsraum
Arbeitsraum
Presse-/Information-/Medienraum.
Ausstattung und Vorbereitung des Krisenstabs
Die Räume müssen aneinander liegen und mit untereinander vernetzten Medien ausgestattet sein. Zur Vorbereitung eines Krisenstabes gehört auch, dass ausreichend Telefone vorhanden sind. Diese müssen über die normalen Nummern, aber auch über Geheimnummern verfügen, weil im Krisenfall alle normalen Telefone grundsätzlich besetzt sind. Überdies ist ein gute Krisenstabraum auch abhörsicher und verfügt über Schlaf-/Ruhegelegenheiten sowie Verpflegungsreserven.
Die im Krisenstab vorhandenen Planunterlagen müssen in Papierform zur Verfügung stehen, weil nicht gesichert werden kann, dass die EDV immer funktioniert. Zudem müssen folgende Unterlagen im jeweils aktuellen Zustand vorliegen:
Wichtige Unterlagen für den Krisenstab
Checklisten zur Abarbeitung von Krisen (Checklisten für äußere Gefahren, innere Gefahren, weitere Szenarien)
Telefonverzeichnisse
Betriebssicherheitshandbuch
Organisationspläne
Betriebsanweisungen und Risikoanalyse
Planunterlagen über Anlagen und die Netze des Unternehmens
alle Ansprechstellen für die Behörden, Rettungsstellen usw.
Vorbereitung und Strukturierung des Krisenstabs
Es gehört zu den Pflichten der obersten Leitung, dass alle Krisenstabmitglieder auf ihre Aufgaben bestens vorbereitet werden. Dazu gehört auch ein Medientraining.
Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer wird natürlich auch der Krisenstab und all das, was möglich wird und was zu beachten ist. Deshalb ist es angeraten, Erfahrungen zu verwenden, die es bereits gibt. Eine gute Methode ist, zurückzugreifen auf die Beispiele von Krisenorganisationen im öffentlichen Bereich, beispielsweise der Feuerwehr, der Bundeswehr usw. Diese Krisenorganisationen sind sehr gut strukturiert und als Beispiel vom Prinzip her sehr gut geeignet.
Beispiel:
Krisenstab in Anlehnung an Ordnungskräfte wie zum Beispiel gem. Feuerwehrdienstvorschrift 100 (FwDV 100)
Sachgebiet S1 – Personal:
Bereitstellen von Kräften, Einrichten von Reserven und Ablösungen
Heranziehen sonstiger benötigter Kräfte
Führen einer Kräfteübersicht über in Betracht kommende und verfügbare, bereitgestellte und im Einsatz befindliche Kräfte
Einrichtung von „Bereitstellungsräumen“
Festlegen und Sicherstellen des Geschäftsablaufes
Einrichten und Sichern der Führungsräume
Bereitstellen der Ausstattung
Versorgung der Stabsmitglieder
Sachgebiet S2 – Lage:
Beschaffen, Auswerten und Bewerten von Informationen
Führen einer Lagekarte
Vorbereiten von Lagebesprechungen und Lagemeldungen
Information an Krisenstab und andere eigene Stellen
Meldung an Geschäftsleitung
Führen eines Tagebuches
Sammeln, Registrieren und Sicherstellen aller Informationsträger
Sachgebiet S3 – Einsatz:
Beurteilen der Lage
Festlegen von Schwerpunkten
Bestimmung erforderlicher Kräfte, Mittel und Reserven
Bestimmen und Einweisen von Führungskräften
Festlegen der Führungsorganisation
Anordnen von Absperrmaßnahmen, Stilllegungen
Zusammenarbeit mit Ämtern, Organisationen und Behörden
Erteilen von Einsatzaufträgen und Kontrolle der Durchführung
Veranlassen von Sofortmaßnahmen
Sachgebiet S4 – Versorgung:
Erstellung der Versorgungslage
Heranziehen von Hilfsmitteln (z. B. Baustoffe, Fahrzeuge, Spezialgeräte und -ausrüstungen)
Bereitstellen von Verbrauchsgütern und Einsatzmitteln
Bereitstellen und Zuführen der Verpflegung
Bereitstellen von Unterbringungsmöglichkeiten für Einsatzkräfte, Mitarbeiter, Journalisten u. ä.
Sachgebiet S5 – Presse und Medienarbeit:
Presse und Medieninformation
Sammeln, Auswählen und Aufbereiten von Informationen aus dem Ereignis
Erfassen, Dokumentieren und Auswerten der Presse und Medienlage
Erstellen von Presse und Medieninformationen
Presse und Medienbetreuung
Information der Presse und der Medienvertreter
Veranlassen von Führungen durch den Schadensbereich
Presse und Medienarbeit
Veranlassen der Unterbringung der Presse und Medienvertreter
Vorbereiten und Durchführen von Presse und Medienkonferenzen
Presse und Medienkoordination
Bündeln, Abstimmen und Steuern der Presse und Medienarbeit, z. B. mit den Pressesprechern von beteiligten Behörden, betroffenen Unternehmen und insbesondere der Polizei
Halten eines ständigen Kontaktes mit Presse und Medien
Presse und Medieneinbindung in die Schadensbekämpfung
Veranlassen von Warn und Suchhinweisen für die Bevölkerung
Sachgebiet S6 – Informations- und Kommunikationswesen:
Planung und Durchführung des Informations- und Kommunikationseinsatzes
Feststellen des Ist‐Zustandes der Führungs- und Fernmeldeorganisation
Absprechen der Führungsorganisation mit S3
Feststellen der Einsatzmöglichkeiten von Funktelefonen
Aufteilen von Funkkanälen (Handfunksprechgeräte)
Erarbeiten eines Kommunikationskonzeptes
Sicherstellen der Kontakte mit den Informations- und Kommunikationsdiensten von Behörden
Ausstattung mit Bürokommunikationsmitteln