Annahme und Bearbeitung von Zutrittsanfragen: Der Service Desk dient als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter und externe Personen, die Zutrittsgenehmigungen benötigen. Er erfasst alle relevanten Informationen und stellt sicher, dass Anträge vollständig und korrekt sind.
Tagesbesucher: Diese werden über eine Intranet-Maske angemeldet. Der Service Desk überwacht das System und unterstützt bei technischen Problemen. Der Empfang stellt sicher, dass alle Besucher ordnungsgemäß registriert sind.
Dauerbesucher und zeitlich begrenzte Besucher: Diese werden direkt über den Service Desk abgewickelt. Er erstellt Dauerausweise oder zeitlich begrenzte Ausweise, überprüft Berechtigungen und dokumentiert die Ausgabe sorgfältig.
Identitätsprüfung und Sicherheitskontrollen: Vor der Ausgabe von Ausweisen führt der Service Desk bei Bedarf Identitätsprüfungen durch, um unbefugten Zutritt zu verhindern. Dies beinhaltet die Überprüfung von Ausweisdokumenten und gegebenenfalls die Einholung von Genehmigungen durch Vorgesetzte.
Koordination mit der Sicherheitsabteilung: Enger Austausch mit der Security, um aktuelle Sicherheitsrichtlinien umzusetzen, Sicherheitsrisiken zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
Systemadministration der Zutrittskontrollsysteme: Verwaltung und Pflege der Zutrittskontrollsoftware, Aktualisierung von Berechtigungen, Sperrung verlorener oder gestohlener Ausweise und regelmäßige Überprüfung der Systemintegrität.
Überwachung und Protokollierung von Zutritten: Der Service Desk hält detaillierte Aufzeichnungen über alle Zugangsberechtigungen und Zutrittsereignisse, um bei Sicherheitsvorfällen schnell reagieren zu können.
Kommunikation und Informationsfluss: Informieren von Mitarbeitern über Änderungen in den Zutrittsprozessen, Sicherheitsrichtlinien oder technischen Neuerungen. Bereitstellung von Anleitungen und Unterstützung bei Fragen zum Zutrittssystem.
Schulung und Sensibilisierung: Organisation von Schulungen für Mitarbeiter und Besucher hinsichtlich Sicherheitsbewusstsein, korrektem Verhalten in Sicherheitsbereichen und Umgang mit Ausweisen.
Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien: Sicherstellung, dass alle Prozesse im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben (z.B. DSGVO) und internen Richtlinien stehen. Schutz personenbezogener Daten und vertraulicher Informationen hat höchste Priorität.
Notfall- und Krisenmanagement: Im Falle von Sicherheitsvorfällen koordiniert der Service Desk sofortige Maßnahmen, wie z.B. die Sperrung von Zugängen, Benachrichtigung von Sicherheitskräften und Unterstützung bei Evakuierungen.
Dokumentation und Reporting: Erstellung regelmäßiger Berichte über Zutrittsaktivitäten, Sicherheitsvorfälle und Performance-Indikatoren. Analyse dieser Daten zur kontinuierlichen Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen.
Prozessoptimierung: Identifizierung von Schwachstellen in den Zutrittsprozessen, Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen und Implementierung neuer Technologien, wie z.B. biometrische Systeme oder mobile Zutrittslösungen.
Beratung und Support: Unterstützung von Abteilungen bei der Planung von Veranstaltungen oder Projekten, die spezielle Zutrittsregelungen erfordern. Beratung zu Sicherheitsfragen und best practices im Zutrittsmanagement.
Verwaltung von Ressourcen: Sicherstellung, dass ausreichend Materialien wie Ausweiskarten, Schlüssel oder Token verfügbar sind. Verwaltung von Bestellungen und Lagerbeständen.
Überwachung von Service Level Agreements (SLAs): Einhaltung vereinbarter Reaktions- und Bearbeitungszeiten für Zutrittsanfragen, um einen hohen Servicelevel zu gewährleisten.
Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern: Koordination mit Sicherheitsfirmen oder Technikern für Wartung und Updates der Zutrittskontrollsysteme.
