Security: Anweisende Dokumentation für einen strukturierten, rechtskonformen und wirksamen Sicherheitsbetrieb Professionelles Sicherheitsmanagement erfordert mehr als Technik und Personal – es braucht klare, schriftlich fixierte Handlungsanweisungen, die sowohl im Alltag als auch in Ausnahmesituationen Orientierung bieten. Die anweisende Dokumentation ist das zentrale Instrument zur Umsetzung von Betreiberverantwortung, Gefahrenabwehr, Reaktionssicherheit und Auditfähigkeit im Sicherheitsbetrieb. Anweisende Dokumentation macht Sicherheitsprozesse nachvollziehbar, überprüfbar und verbindlich. Sie definiert wer was wie oft, womit, unter welchen Bedingungen und mit welchem Nachweis zu tun hat – im Regelbetrieb, bei Abweichungen und im Notfall. Sie dient als Grundlage für Schulungen, Qualitätssicherung, Zertifizierungen und Behördennachweise.
Sicherheitsprozesse verbindlich und prüfbar dokumentieren Ziele der anweisenden Dokumentation im Sicherheitsbereich Umsetzung gesetzlicher Pflichten (z. B. DGUV, BetrSichV, PrüfVO, DSGVO)
Standardisierung und Absicherung sicherheitsrelevanter Abläufe
Schulung und Handlungsfähigkeit interner/externer Beteiligter
Nachvollziehbarkeit im Fall von Vorfällen oder Prüfungen
Grundlage für Zusammenarbeit mit Sicherheitsdiensten, Behörden, Auditor:innen
Grunddokumente Titel, Geltungsbereich, Version, Freigabevermerk
Verantwortliche Personen / Rollen
Gültigkeitsdauer, Prüfzyklen, Änderungshistorie
Verweise auf Normen, Regelwerke, Verträge (z. B. mit Dienstleistern)
Verfahrensanweisungen (SOPs) - Beispiele: Zutrittskontrolle Regelbetrieb (z. B. „Berechtigungsprüfung, Verhalten bei verweigertem Zutritt“)
Verhalten bei Einbruchmeldung (z. B. „Meldung, Sicherung, Dokumentation, Übergabe“)
Kontrollgang Tag/Nacht (z. B. „Checkpunkte, Zeitvorgaben, Protokollierung“)
Verhalten bei verdächtigen Personen oder Gegenständen
Notfallmaßnahmen bei Brand, Amok, Bombendrohung, medizinischen Vorfällen
Melde- und Eskalationswege Stufenweise Eskalation: von Ereignismeldung bis Leitungsebene
Kontaktliste: Wer ist wann wie erreichbar?
Reaktionszeiten je Vorfalltyp
Zuständigkeiten interner und externer Stellen
Checklisten und Kontrollformulare Kontrollroutinen (z. B. Öffnungs- / Schließkontrollen, Technikräume)
Übergabeprotokolle zwischen Schichten
Nachweise für Vorfälle, Alarme, besondere Ereignisse
Schulungsnachweise für Sicherheitskräfte (z. B. Einweisung ins Objekt, Verhalten in Sonderlagen)
Anforderungen an Format und Bereitstellung Standardisierte Layouts (z. B. Word-/PDF-Vorlagen mit Prüfvermerk)
Digitale Versionierung und Änderungsprotokolle
Mobile Zugänglichkeit (z. B. Tablets der Sicherheitsdienste)
Ablage im CAFM, DMS oder Intranet mit geregeltem Zugriff
Verknüpfung mit Schulungs-, Audit- und Prüfkalender
Beispiele für Dokumente in der Sicherheitsdokumentation „Zutrittskontrolle mit QR-Code am Hauptzugang“
„Verhalten bei Alarm durch Einbruchmeldeanlage (EMA)“
„Täglicher Kontrollrundgang Technikbereich UG“
„Eskalation bei Verdachtsfall – externe Person mit Zugangskarte“
„Schichtwechsel Nachtwache – Montag bis Freitag“
Erfolgsfaktoren bei Erstellung und Pflege Erstellung durch Sicherheitsverantwortliche in Abstimmung mit FM, IT, Datenschutz, HSE
Beteiligung des Sicherheitsdienstes und aller Schnittstellenpartner
Schulung aller Beteiligten (auch temporäre Kräfte oder Empfangsdienste)
Regelmäßige Überprüfung (mind. jährlich oder bei Vorfällen/Änderungen)
Klar erkennbare Aktualität (z. B. Gültigkeit, Stand, Version)
Verknüpfung mit Audits und ESG Nachweis bei DGUV-, Brandschutz-, Datenschutz- oder FM-Audits
Relevanz in ESG-Berichten: Sicherheit als Governance-Faktor (z. B. Zahl Schulungen, Vorfallhäufigkeit, Reaktionszeit)
Belegführung gegenüber Versicherern und Behörden bei Vorfällen oder Compliance-Fragen
