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Security im Intranet

Facility Management: Security » Sicherheitskonzept » Intranet

Security im Intranet: Transparenz, Meldewesen und Serviceorientierung im digitalen Gebäudebetrieb

Security im Intranet: Transparenz, Meldewesen und Serviceorientierung im digitalen Gebäudebetrieb

Sicherheitsdienste, Zutrittsregelungen, Notfallpläne und Meldestrukturen gehören zum täglichen Gebäudebetrieb – doch viele dieser Prozesse sind für Nutzende unsichtbar oder unklar. Ein professionell gestalteter Bereich für Security im Intranet schafft Transparenz, Vertrauen und Orientierung. Gleichzeitig unterstützt er rechtssichere Abläufe, zielgerichtete Kommunikation und modernes Sicherheitsmanagement – eingebettet in das digitale Serviceangebot eines Standorts. Security im Intranet ist mehr als eine Kontaktliste. Richtig aufgebaut, wird es zum Serviceportal für Sicherheit – mit Informationen zu Zugangsregeln, Verhalten im Notfall, Meldewegen und Präventionsmaßnahmen. So wird Sicherheit nicht nur gewährleistet, sondern auch verständlich, sichtbar und mitgestaltbar. Das Intranet sollte Sicherheitsinhalte zielgruppenspezifisch, aktuell und handlungsorientiert aufbereiten. Die Pflege erfolgt durch Facility Management, Sicherheitsverantwortliche – in enger Abstimmung mit IT, Datenschutz und Kommunikation.

Security im Intranet strukturiert und nutzernah gestalten

Ziele eines Security-Intranets

  • Transparenz über Regeln und Schutzmaßnahmen (z. B. Zutritt, Videoüberwachung, Besucherregelung)

  • Reduktion von Rückfragen und Missverständnissen bei Nutzenden und Gästen

  • Verankerung von Sicherheit als Service – nicht als Kontrollinstanz

  • Erfüllung von Compliance- und ESG-Vorgaben (z. B. dokumentierte Schutzkonzepte, Awareness-Kampagnen)

  • Niedrigschwelliger Zugang zu Notfall- und Meldestrukturen

Mögliche Inhalte des Security-Bereichs im Intranet

Themenfeld

Inhalt

Zutrittsregelung

Wer hat wann wo Zugang? Wie beantrage ich Zutritt? Was tun bei Kartenverlust?

Besuchermanagement

Anmeldelinks, Ansprechpartner:innen, Sicherheitsbriefing für Gäste

Meldesysteme & Notfälle

Notfallnummern, Verhalten bei Alarm, Evakuierungshinweise, Eskalationswege

Verhaltensregeln

Umgang mit verdächtigen Personen/Gegenständen, Sicherheitskultur, Prävention

Kamera- und Datenschutzinformation

Wo wird gefilmt? Warum? Wer hat Zugriff? DSGVO-Hinweise

FAQ-Bereich

Was darf ich mitbringen? Was ist bei Nachtzutritt zu beachten? Wer ist zuständig?

Sicherheitsdienst

Selbstverständnis, Ansprechpartner:innen, Reaktionszeiten, Qualitätssicherung

Reporting

Link zu Vorfallmeldung, Feedbackfunktion, Verbesserungsvorschläge

Technische und organisatorische Umsetzung

  • Zugriffsteuerung je Nutzergruppe (z. B. differenziert nach Mitarbeitenden, Externen, Objektleitungen)

  • Verknüpfung mit CAFM, Zutritts- und Besuchermanagementsystemen

  • Anbindung an Ticketsysteme (z. B. zur Vorfallbearbeitung, Zutrittsbeantragung, Eskalation)

  • Pflegeverantwortung im FM oder Sicherheitsdienstleister-Team

  • Integration in Intranet-Startseite oder Serviceportal

Vorteile für Betrieb und Nutzende

Zielgruppe

Mehrwert

Mitarbeitende

Klarheit über Regeln, Selbstschutz, einfache Meldewege

Facility Management

Weniger Rückfragen, dokumentierte Vorfälle, klare Prozesse

Sicherheitsdienst

Einheitliche Kommunikation, bessere Zusammenarbeit mit Nutzenden

Externe / Gäste

Vorbereitung durch Briefings, klare Einlassprozesse

Compliance / HSE / Datenschutz

Nachweisbare Regelkommunikation, Awareness-Dokumentation

Erfolgsfaktoren für eine gelungene Intranet-Integration

  • Klare Sprache, einfache Struktur (gerne Piktogramme, PDFs, animierte Kurzvideos)

  • Aktualität der Inhalte (z. B. nach Änderungen bei Dienstleistern, Umbauten, Prozessen)

  • Verlinkung verwandter Themen: Notfallmanagement, Brandschutz, IT-Sicherheit, ESG

  • Nutzerzentrierung: Fokus auf Fragen, die im Alltag auftreten (nicht auf Paragraphen)

  • Feedbackkanal: Sicherheitskultur als lebendiger Dialog