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Security: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Facility Management: Security » Sicherheitskonzept » Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Sicherheitsmanagement ab Inbetriebnahme systematisch steuern

Sicherheitsmanagement ab Inbetriebnahme systematisch steuern

Die Inbetriebnahme eines neuen Standorts erfordert nicht nur bauliche, technische und organisatorische Vorbereitung – sie ist auch der Startpunkt für ein vollumfängliches Sicherheitsmanagement. Mit einem durchdachten Security-Betriebskonzept werden Schutzbedarfe, Zuständigkeiten, technische Systeme, Abläufe und Schnittstellen von Beginn an strukturiert definiert. Das Ziel: Sicherheit mit System – rechtskonform, effizient und nutzerorientiert. Ein Security-Betriebskonzept schafft klare Regeln, Strukturen und Prozesse für alle sicherheitsrelevanten Themen an einem neuen Standort. Es dient der Gefahrenabwehr, Compliance, Betriebsstabilität und Nutzerorientierung – und bildet die Grundlage für die spätere Steuerung durch Facility Management, IT, Sicherheitsdienste und Führungskräfte. Das Sicherheitskonzept sollte spätestens zur Übergabe an den Betrieb vorliegen – idealerweise jedoch bereits parallellaufend zur Abschlussphase der Bau- oder Umzugsplanung entstehen. Die Erarbeitung erfolgt interdisziplinär: FM, Sicherheitsplanung, IT, Datenschutz, Brandschutz, Empfangs- und Notfallmanagement wirken mit.

Ziele des Security-Betriebskonzepts

  • Schutz von Personen, Sachwerten, Informationen und Betriebsfähigkeit

  • Klarheit über Zuständigkeiten und Prozesse im Regel- und Störfall

  • Risikominimierung durch präventive und reaktive Sicherheitsmaßnahmen

  • Grundlage für Audits, Zertifizierungen, Versicherungsnachweise und Compliance

  • Integration in Facility-, IT-, Datenschutz- und ESG-Strategien

Standortbeschreibung und Schutzbedarfsanalyse

  • Gebäude, Zonen, Nutzungseinheiten, kritische Infrastruktur

  • Schutzbedarfe (Mitarbeitende, Daten, Technik, Öffentlichkeit, VIPs etc.)

  • Risikoanalyse: Was sind reale Bedrohungen? (Einbruch, Sabotage, Vandalismus, Social Engineering etc.)

Sicherheitsziele und Schutzziele

  • Zutrittskontrolle: Wer darf wann wohin?

  • Detektion: Welche Ereignisse müssen erkannt werden?

  • Reaktion: Welche Maßnahmen folgen auf ein Ereignis?

  • Prävention: Wie werden Risiken frühzeitig ausgeschlossen?

  • Image: Wie sicher fühlt sich der Nutzer – sichtbar oder unaufdringlich?

Sicherheitsorganisation und Zuständigkeiten

  • Betreiberverantwortung, FM, Objektleitung, IT, Datenschutz, Brandschutz

  • Sicherheitsdienstleister: Aufgabenprofil, Präsenzzeiten, Schnittstellen

  • Vertretungsregelungen, Schichtübergaben, Kommunikationswege

  • Einbindung in Notfall- und Krisenmanagement (z. B. Evakuierung, Amokalarm)

Technische Sicherheitsausstattung

  • Zutrittssysteme (Hardware, Software, Rollenmatrix)

  • Videoüberwachung (Kamerapositionen, Speicher, DSGVO-konform?)

  • Einbruchmeldetechnik, Gefahrenmeldesysteme (NGRS, EMA, BMA-Schnittstellen)

  • Besuchermanagement (digital, manuell, Schnittstelle zu Empfang)

  • Anbindung an GLT / CAFM / Ticketsysteme

Prozesse, Verfahrensanweisungen, Meldeketten

  • Kontrollgänge und Schlüsselmanagement

  • Verhalten bei Alarm, Brand, Einbruch, Personengefährdung

  • Melde- und Eskalationsmatrix (Wer informiert wann wen?)

  • Checklisten und SOPs für Regelbetrieb, Störungen, Sonderlagen

Dokumentation und Nachweise

  • Schulungen und Einweisungen (z. B. Security-Briefing, Verhaltensregeln)

  • Übergabe- und Inbetriebnahmeprotokolle sicherheitstechnischer Systeme

  • Protokollierung aller Vorfälle, Kontrollen, Alarme

  • Reportingstruktur (z. B. monatlicher Sicherheitsbericht an Standortleitung)

Integration in andere Systeme und Prozesse

  • CAFM: Sicherheitskomponenten als technische Anlagen erfassen

  • ESG-Reporting: Sicherheitsindikatoren (z. B. Vorfallhäufigkeit, Schulungsquote, Schutzindikatoren)

  • IT und Datenschutz: Zugriffsschutz, DSGVO-Vorgaben, Systemtrennung

  • Arbeitsschutz & HSE: Zusammenarbeit bei Gefährdungsbeurteilungen, Räumungskonzepten

Erfolgsfaktoren für ein funktionierendes Betriebskonzept

  • Interdisziplinäre Erstellung und klare Dokumentation

  • Beteiligung von Sicherheitsdienstleistern ab Konzeptphase

  • Realistische Betrachtung von Risiken und Ressourcen

  • Praxisnahe Definition von Prozessen und Verhaltensregeln

  • Einbindung in Gebäude-, IT- und Kommunikationsinfrastruktur

Beispielhafter Aufbau des Betriebskonzepts (Gliederung)

  • Einleitung & Zielsetzung

  • Standortbeschreibung & Schutzbedarfsanalyse

  • Sicherheitsziele und -strategien

  • Sicherheitsorganisation & Zuständigkeiten

  • Technische Ausstattung & Systeme

  • Betriebsprozesse und Meldewege

  • Dokumentation & Qualitätssicherung

  • Integration in andere Managementsysteme

  • Schulung, Kommunikation & Awareness

  • Anhang: Pläne, Zutrittsmatrix, Checklisten, SOPs